资源简介

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目 录
ONTENTS
C
任务一 采购管理系统认知
学习情境八 采购管理系统
任务二 初始设置
任务三 日常业务处理
任务四 账表管理
任务五 期末处理
知识目标
认知采购管理系统的主要功能；
掌握T3－用友通标准版中采购管理系统的相关内容；
掌握采购管理系统初始设置、期初余额录入的操作方法；
掌握T3－用友通标准版中采购管理系统日常业务管理的相关内容；
熟悉采购管理系统的业务处理流程与账表管理。
学习情境八 采购管理系统
能力目标
能够独立完成采购管理系统的初始设置；
能够准确地录入采购管理系统的期初数据；
能够进行普通采购业务的日常处理工作，包括单据处理、
转账处理等相关内容；
能够进行采购管理的期末处理。
学习情境八 采购管理系统
采购管理系统是T3－用友通标准版的一个子系统。它主要进行采购订单处理，动态掌握订单执行情况，向未按期交货的供应商发出催货函。采购管理系统处理采购入库单、采购发票，并根据采购发票确认采购入库成本。
采购管理系统适用于各类工业企业、商业批发企业及医药、物资供销、对外贸易、图书发行等商品流通企业的采购部门和实行采购核算的财务部门。
采购管理系统概述
一、
任务一 采购管理系统认知
采购管理系统与其他系统之间的数据关系
二、
任务一 采购管理系统认知
采购管理系统与库存管理系统、核算管理系统联合使用。采购管理系统填制采购入库单，库存管理系统对其进行审核确认，核算管理系统根据审核后的采购入库单记账。采购结算单的记账凭证通过核算管理系统的“购销单据制单”功能编制，采购发票的记账凭证通过核算管理系统的“供应商往来制单”功能编制。
采购管理系统可以将本系统的单据、账表数据以文本文件、Access文件及Excel文件等格式输出，以便用户利用这些数据进行二次开发。采购管理系统与其他系统之间的数据关系如图8-1所示。
任务一 采购管理系统认知
图8-1 采购管理系统与其他系统之间的数据关系
任务一 采购管理系统认知
采购管理系统的主要功能
三、
（一）采购订货
（1） 采购订单。采购订单是指经供货单位审核确认后的订单可生成采购入库单和采购发票。
（2） 订单执行统计表。通过订单执行统计表可以查询某张采购订单或某业务员、以及各种外币采购业务的订单详细执行情况。
（3） 采购订货统计表。通过采购订货统计表可以查询某业务员、某供应商或某货物的订单的到货入库和货款支付的汇总信息。
（4） 供应商催货函。企业可以对未按期交货的供货单位及时发出催货函。
任务一 采购管理系统认知
（二）采购业务
（1） 采购订单管理。采购订单管理是指企业根据市场情况、企业的用料计划、实际能力及相关的因素，制订切实可行的订单采购计划，并将其下达至订单部门执行。在执行的过程中对订单进行跟踪，以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。
（2） 采购入库。企业可以根据采购订单和实际到货入库数量填制采购入库单，还可以根据采购发票填制采购入库单。除此之外，企业可以暂估入库，支持退货负入库和冲单负入库，并可处理采购期初退货。
（3） 生成采购发票。采购发票可以根据供货单位开具的发票进行处理。采购发票分为增值税专用发票、普通发票、运费发票及其他票据等。采购发票可以根据采购入库单产生。该功能还可以处理负数发票，可以进行现付款结算。
（4） 采购结算。采购结算是针对采购业务的入库单，根据采购发票确认其采购入库成本。采购结算既可以进行计算机自动结算也可以进行手工结算。对于费用票据，系统提供了功能更强大、更灵活的单独结算。
任务一 采购管理系统认知
任务一 采购管理系统认知
（5） 自动结算。自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的、存货相同且数量相等的采购入库单和采购发票进行结算。自动结算是由计算机系统自动将供货单位相同的、存货相同且数量相等的采购入库单的采购发票进行结算。
（6） 手工结算。手工结算可以对采购发票数量与采购入库数量不相等的情况进行处理；可以对非合理损耗损失及税金进行灵活处理；可以结算采购入库单中的部分货物，对未结算的货物可以在取得采购发票后再结算；可以同时对多张采购入库单和多张采购发票进行报账结算；支持三角债结算，即支持用甲单位的采购发票结算乙单位的货物；支持多个操作员在网上同时结算。
（7） 费用分配。工业企业可以将采购发票中的费用金额或费用发票的金额按入库数量或入库金额分摊到入库成本中。
（8） 费用折扣单独结算。费用折扣单独结算是指对费用折扣票进行单独费用分配，可以选择已结算的采购入库单、未结算的采购入库单、部分结算的采购入库单进行结算。
任务一 采购管理系统认知
任务一 采购管理系统认知
（三） 采购账表
（1） 货到票未到统计表。通过该表可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件统计货到已入库但未收到采购发票的情况。
（2） 货到票未到明细表。该表可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件查询货到已入库但未收到采购发票的情况。
（3） 票到货未到统计表。通过该表可以查询某段日期内，某供货单位、某采购部门、某业务员已收到采购发票但货物未入库的情况。
任务一 采购管理系统认知
（4） 票到货未到明细表。通过该表可以查询某段日期内，某供货单位、某采购部门、某业务员已收到采购发票但货物未入库的详细情况。
（5） 费用明细表。该表是对采购发票做出已结算和未结算的分类，按发票日期、发票号、费用名称逐条记录详细列表的明细表。
（6） 结算统计表。该表是根据业务类型为一般采购的结算单，按供货单位、存货所统计的汇总表。
任务一 采购管理系统认知
（7） 结算明细表。该表是根据业务类型为一般采购的结算单，按供货单位、存货逐条记录详细列表的明细表。
（8） 存货采购余额一览表。该表是根据采购入库单和采购发票按供货单位、存货名称分类汇总的统计表。
（9） 存货采购明细表。该表是根据采购入库单和采购发票按供货单位、存货名称记载的明细表。
任务一 采购管理系统认知
（10） 增值税发票抵扣明细表。该表是根据发票类型，按月汇总已结算的增值税发票抵扣一览表。
（11） 采购综合统计表。该表是分别按供货单位、地区、采购部门、业务员、货物大类、货物分列汇总的统计表。该表分为供货单位采购统计表、地区采购统计表、采购部门采购统计表、业务员采购统计表、存货采购统计表，反映采购业务活动中的订货、到货入库、收票及付款情况。
任务一 采购管理系统认知
采购管理应用方案
四、
（一）企业应用方案
1.采购部门有采购核算会计的应用方案
如果企业在采购部门配备了采购核算会计，那么只要在采购部门就安装采购管理系统，采购部门就既可以进行采购订单管理，又可以进行采购结算处理，并进行采购账表统计工作。由采购核算会计进行采购发票输入、审核和采购结算工作，之后将采购入库单报财务部门的成本会计进行核算，将采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。
如果企业在采购部门没有设置采购核算会计，那么应该在采购部门和财务部门都安装采购管理系统，采购部门进行采购订单管理，根据采购订单填制采购入库单，掌握采购订单的执行情况，并进行有关采购入库的账表统计。采购结算工作由财务部门进行，即财务部门根据采购部门输入的采购发票或采购部门填制、仓库管理员审核后的采购入库单确认采购入库成本。
任务一 采购管理系统认知
2.采购部门没有采购核算会计的应用方案
任务一 采购管理系统认知
（二）集成应用方案
1.与库存管理系统集成使用
基础设置与库存管理系统共享，如仓库档案、存货档案、供应商档案，以及“业务范围”中的“有无辅助计量单位”等。采购入库单由采购管理系统填制，库存管理系统只能对采购入库单进行审核。对于采购管理系统结算的采购入库单，库存管理系统不能修改、删除。必须在采购管理系统月末结账后，库存管理系统才能进行月末结账操作，即采购管理系统先结账，库存管理系统后结账。
任务一 采购管理系统认知
2.与核算管理系统集成使用
采购入库单由采购管理系统填制，核算管理系统不能录入采购入库单，只能对采购入库单进行单价修改、记账。对于个别计价核算的存货，其批次的指定也是在存货管理系统完成的。核算管理系统对采购入库单记账后，采购管理系统不能对采购入库单进行修改、删除。必须在采购管理系统期初记账或月末结账后，核算管理系统才能进行期初记账或月末结账操作，即采购管理系统先结账，核算管理系统后结账。

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