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ONTENTS
C
任务一 采购管理系统认知
学习情境八 采购管理系统
任务二 初始设置
任务三 日常业务处理
任务四 账表管理
任务五 期末处理
知识目标
认知采购管理系统的主要功能；
掌握T3－用友通标准版中采购管理系统的相关内容；
掌握采购管理系统初始设置、期初余额录入的操作方法；
掌握T3－用友通标准版中采购管理系统日常业务管理的相关内容；
熟悉采购管理系统的业务处理流程与账表管理。
学习情境八 采购管理系统
能力目标
能够独立完成采购管理系统的初始设置；
能够准确地录入采购管理系统的期初数据；
能够进行普通采购业务的日常处理工作，包括单据处理、
转账处理等相关内容；
能够进行采购管理的期末处理。
学习情境八 采购管理系统
任务三 日常业务处理
任务描述
前文已对河南光大实业有限公司完成了购销存管理系统及核算管理系统的公共设置，在本学习情境任务二中完成了采购管理系统期初余额的录入，并进行了采购管理系统的期初记账操作。现在要进行的是采购管理系统的日常业务处理，如填制采购订单和采购入库单、录入并审核采购发票、进行采购结算等。
子任务一采购业务
任务三 日常业务处理
河南光大实业有限公司2014年1月份发生的业务及相关业务资料如下。
（1） 2014年1月3日，河南光大实业有限公司分别与德胜公司、通利公司签订了订购协议，增值税税率为17%，订购协议相关内容如表8-2所示。
任务三 日常业务处理
（2） 2014年1月6日、1月9日，河南光大实业有限公司分别将1月3日订购的A材料和B材料验收入材料库。
（3） 2014年1月6日，河南光大实业有限公司收到供应商德胜公司开来的采购专用发票和采购运费发票各一张，发票号分别为No.222222和No.001。No.222222发票列明A材料的数量为3 200千克，单价为15元，No.001运费发票金额为500元。
任务三 日常业务处理
（4） 2014年1月9日，河南光大实业有限公司收到通利公司开来的采购专用发票和运费发票各一张，发票号为No.333333和No.002。No.333333发票列明B材料的数量为25吨，单价为2 400元，No.002运费发票金额为700元。
由业务员周庄根据采购入库单生成采购专用发票，并进行采购手工结算。
任务三 日常业务处理
任务分析
采购方以填制采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保材料按时到达企业，以支持企业的正常运营。因此在采购方正式进行采购业务活动之前，根据企业的需求计划确定采购订单并确定供货单位，签订采购意向协议并将采购协议录入系统中。企业根据确定的采购订单有计划地进行采购业务活动，从而进行填制采购入库单等一系列的工作。
任务三 日常业务处理
任务实施
采购订单的录入与审核
一、
采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议，主要包括订单编号、日期、业务员、供货单位、部门、运费、存货名称、计量单位、数量、原币单价、原币金额等。
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“采购订单”命令，打开“采购订单”窗口。
（2） 单击“增加”按钮，录入德胜公司采购订单的项目内容，如图8-14所示。
任务三 日常业务处理
图8-14 录入德胜公司采购订单的项目内容
（3） 录入完毕，单击“保存”按钮，完成德胜公司采购订单的录入操作。
（4） 单击“采购订单”窗口工具栏上的“审核”按钮，完成德胜公司采购订单的审核操作，如图8-15所示。单击“增加”按钮，继续下一张采购订单（通利公司采购订单）的录入。
任务三 日常业务处理
任务三 日常业务处理
图8-15 完成德胜公司采购订单的审核操作
任务三 日常业务处理
要点提示
（1） 如果企业按部门进行采购业务考核，必须在“部门”文本框录入部门名称。
（2） 如果企业按业务员进行采购业务考核，必须在“业务员”文本框录入业务员名称或编码。
（3） 不能修改、删除已审核、已关闭的订单。
任务三 日常业务处理
采购入库单的录入
二、
采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为入库单、退货单，按业务类型划分为普通业务入库单和其他业务入库单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票生成。
在实际工作中，用户可根据到货清单直接在系统上填制采购入库单（前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入系统（后台处理），用户应根据本单位的实际情况选择采用哪种方式，一般来说，业务量不多、基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“采购入库单”命令，打开“采购入库”窗口。
（2） 单击“增加”按钮右侧的下三角按钮，选择“采购入库单”，即可增加一张采购入库单。首先单击“仓库”文本框参照按钮，选择“材料库”，再分别选择“入库类别”和“采购类型”，然后单击“选单”按钮右侧的下三角按钮，选择“采购订单”，录入采购入库单的其他项目信息，如图8-16所示。
任务三 日常业务处理
任务三 日常业务处理
图8-16 在“采购入库”窗口选择“采购订单”
任务三 日常业务处理
（3） 单击“采购订单”选项，打开“单据拷贝”窗口，如图8-17所示。
图8-17 “单据拷贝”窗口
任务三 日常业务处理
（4） 单击“过滤”按钮，打开“订单列表”窗口。
（5） 双击“选择”列，选中要生成采购入库单的采购订单，如图8-18所示。
图8-18 “订单列表”窗口
任务三 日常业务处理
（6） 单击“确认”按钮，生成一张采购入库单，如图8-19所示。
（7） 单击“保存”按钮，完成采购入库单的录入操作。单击“增加”按钮，继续下一张采购入库单的录入。
图8-19 生成的采购入库单
任务三 日常业务处理
要点提示
（1） 凡是审核过的入库单，本系统不能对其修改，因此审核必须认真仔细。如果没有启用库存管理系统，并且企业管理要求不严格，那就可以不审核入库单。
（2） 采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可多次与采购发票结算。
（3） “仓库”栏必须录入名称，可以参照录入。录入单据体的存货后，对“仓库”名称不能修改，如确实需要修改，在删除单据中的各行数据后才能修改。
任务三 日常业务处理
采购发票的录入与审核
三、
采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对采购发票进行压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将采购发票输入系统，以便实时统计在途货物。采购发票按发票类型分为专用发票、普通发票（包含普通发票、农产品收购凭证、废旧物资收购凭证、其他收据，单价金额含税）、运费发票，按业务性质分为蓝字发票和红字发票。
任务三 日常业务处理
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“采购发票”命令，打开“采购发票”窗口。
（2） 单击工具栏上的“增加”按钮右侧的下三角按钮，选择“专用发票”，打开“采购发票”录入窗口。
（3） 单击“选单”按钮右侧的下三角按钮，选择“采购入库单”，如图8-20所示。
任务三 日常业务处理
图8-20 选择采购入库单
任务三 日常业务处理
（4） 单击“采购入库单”选项，打开“单据拷贝”对话框。
（5） 单击“过滤”按钮，打开“入库单列表”窗口。
（6） 双击“选择”列，选中要生成采购专用发票的采购入库单，如图8-21所示。
任务三 日常业务处理
图8-21 选中要生成采购专用发票的采购入库单
任务三 日常业务处理
（7） 单击“确认”按钮，生成一张采购专用发票，如图8-22所示，然后录入发票号。
图8-22 直接生成采购专用发票
任务三 日常业务处理
（8） 单击“保存”按钮，完成采购发票的录入操作。
（9） 更换操作员，单击“采购发票”窗口工具栏上的“复核”按钮，完成所有采购发票的复核操作，如图8-23所示。
图8-23 完成所有采购发票的复核操作
任务三 日常业务处理
要点提示
（1） 根据采购入库单可批量地生成采购发票，并自动结算。
（2） 可以设定采购最高进价控制，执行“设置”→“选项”→“最高进价控制口令”命令，输入口令，则对操作员进行最高进价控制，不输入口令则不进行最高进价控制。用户还应到系统管理操作员权限设置中进行相应的授权。
任务三 日常业务处理
采购结算
四、
采购结算也叫采购报账。在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。
采购结算是针对一般采购业务类型的入库单，根据采购发票确认其采购成本。采购结算根据操作方式分为自动结算和手工结算，另外考虑费用折扣结算的特殊性，系统专设费用折扣票单独结算功能；根据单据处理上分为正数入库单结算与负数入库单结算，正数发票结算与负数发票结算，正数入库单结算与正数发票结算，费用折扣发票结算与入库单结算，费用折扣票结算与存货结算等方式。
任务三 日常业务处理
1.自动结算
自动结算功能中有3种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。
任务三 日常业务处理
要点提示
红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，金额可以不相等。
任务三 日常业务处理
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“采购结算”→“自动结算”命令，打开“自动结算”对话框，如图8-24所示。
图8-24 “自动结算”对话框
任务三 日常业务处理
（2） 单击“供应商”文本框的参照按钮，选择“德胜公司”，如图8-25所示。
图8-25 供应商选择“德胜公司
任务三 日常业务处理
（3） 单击“确认”按钮，系统弹出结算状态提示框，如图8-26所示。
图8-26 结算状态提示框对话框
任务三 日常业务处理
（4） 单击“确定”按钮，完成自动结算操作，如图8-27所示。
图8-27 完成自动结算操作
任务三 日常业务处理
2.手工结算
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“采购结算”→“手工结算”命令，弹出手工结算“条件输入”对话框，如图8-28所示。
图8-28 手工结算“条件输入”对话框
任务三 日常业务处理
（2） 单击“确认”按钮，打开“入库单和发票选择”窗口，如图8-29所示。
图8-29 “入库单和发票选择”窗口
任务三 日常业务处理
（3） 选中要进行手工结算的采购入库单，再选中相应的采购专用发票，如图8-30所示。
图8-30 选中相关的采购入库单和采购专用发票
任务三 日常业务处理
（4） 单击“确认”按钮，返回“手工结算”窗口，如图8-31所示。
图8-31 “手工结算”窗口
任务三 日常业务处理
（5） 单击“分摊”按钮，系统提示“选择按金额分摊，是否开始计算？”，如图8-32所示。
图8-32 分摊提示
任务三 日常业务处理
（6） 单击“是”按钮，系统提示“费用分摊（按金额）完毕，请检查。”，如图8-33所示。
图8-33 费用分摊完毕
任务三 日常业务处理
（7） 单击“确定”按钮，进入分摊运费后的“手工结算”窗口。
（8） 单击“手工结算”窗口工具栏上的“结算”按钮，系统弹出“完成结算！”提示框，如图8-34所示。
图8-34 手工结算完成
任务三 日常业务处理
（9） 单击“确定”按钮，完成手工结算操作，如图8-35所示。
图8-35 完成手工结算操作
任务三 日常业务处理
（10） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“采购结算”→“采购单明细列表”命令，进入“采购结算单列表”窗口，查询本次手工结算结果，如图8-36所示。
图8-36 查询本次手工结算结果
任务三 日常业务处理
要点提示
（1） 企业如果选择了带有折扣金额的发票，系统将把折扣金额在结算费用列表中显示出来，在结算时再将折扣金额分摊到对应的入库单、发票的存货中去，改变存货成本。
（2） 如果企业要把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度摊入采购成本，那么可以选择“费用发票”。
（3） 选择一种费用分摊到发票上的方法。单击选择“按数量分摊”或“按金额分摊”。
任务三 日常业务处理
（4） 用户可以在结算汇总表中处理非合理损耗的金额和非合理损耗进项税转出金额，此处确定的非合理损耗类型将决定核算管理系统对这两项的入账科目。系统支持一张入库单与多张发票的分次结算，可以拆单、拆记录，既可以结算入库单上的部分货物，也可以结算入库单中一个货物的一部分，用户只需调整入库货物的结算数量，使之与“发票数量+合理损耗数量+非合理损耗数量”相等即可。入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空，入库成本以结算金额为准。
任务三 日常业务处理
（5） 如果没有期初记账，则不能进行采购结算。
（6） 如果当前操作日期在已月末结账的日期范围内，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。如果采购结算确实应该核算在当前操作日期所在的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。
（7） 结算时，入库单和发票上的“项目”（项目档案的项目，不是栏目）不要求一致，可以均为空，也可以一方为空。结算单项目继承入库单项目，如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。
任务三 日常业务处理
子任务二付款业务
任务描述
（1） 2014年1月13日，河南光大实业有限公司财务部的出纳员李四开出转账支票两张，一张用于支付德胜公司A材料款，支票金额为56 160元；另一张用于支付通利公司B材料款70 200元，开出的支票金额为100 000元，多出的材料款形成预付款。
（2） 2014 年1月15日，收到1月12日向德胜公司购入的A材料，数量为1 000千克，单价为15元，并验收入库，并决定1月16日将应付款17 550元全部转给通利公司。
任务三 日常业务处理
（3） 2014 年1月15日,将德胜公司的应付款项56 160元转给通利公司。
（4） 2014 年1月16日,通利公司将预付款53 100元转为应付款。
（5） 2014 年1月30日，通利公司将50元的应付款冲减应收款。
任务三 日常业务处理
任务分析
当采购业务发生之后，下一步进行的就是有关付款业务的处理，如直接付款业务的处理、暂欠货款的处理、支付部分货款、多支付货款或同时使用预付款的处理等。在日常往来的业务中，由于往来单位之间可能会比较频繁地发生往来款项，在账面上对于一个往来单位可能既存在债权关系又存在债务关系。如不及时清理，一方面会导致往来账务过于庞大，不易管理，另一方面也不利于清理与供应单位的债权债务关系。该软件系统设置了转账处理功能，可以帮助用户对往来账做进一步的清理。
任务三 日常业务处理
任务实施
直接付款业务的处理
一、
付款单是支付款项而输入的单据，是用来记录企业因采购而支付的款项。付款单录入是将已支付的供应商款项录入应付款管理系统。企业支付每笔款项应知道该款项是结算所欠供应商货款，还是提前支付费用，一般通过款项类型予以区别。在录入付款单时，应指定其款项用途，包括支付货款、预付款、代收款。如果选择款项类型为“应付款”，则表明该款项性质为冲销应付款；如果选择款项类型为“预付款”，则该款项性质为形成预付款。
任务三 日常业务处理
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“供应商往来”→“付款结算”命令，进入“单据结算”窗口的付款单界面，如图8-37所示。
图8-37 付款单
任务三 日常业务处理
（2） 单击“供应商”文本框的参照按钮，选择供应商名称，录入付款单的其他信息，如日期、结算方式、结算科目、部门等，如图8-38所示。
图8-38 录入付款单信息
（3） 单击工具栏中的“保存”按钮，完成付款单的录入操作。
（4） 如果需要继续录入，可单击“增加”按钮，录入该客户的下一张付款单；如果想放弃当前的操作，可单击“放弃”按钮。
（5） 单击“单据结算”窗口工具栏上的“核销”按钮，在单据下方显示其对应的发票信息，在“本次结算”项目列内输入本次的计算金额，如图8-39所示。
任务三 日常业务处理
任务三 日常业务处理
图8-39 已录入本次结算金额的付款单
任务三 日常业务处理
（6） 单击“保存”按钮，核销完毕，如图8-40所示。
图8-40 核销完成的付款单
应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商。通过将应付款业务在供应商之间转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商间入错户和合并户等问题。
任务三 日常业务处理
转账业务的处理
二、
1.应付冲应付
任务三 日常业务处理
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“供应商往来”→“应付冲应付”命令，打开“应付冲应付”对话框，如图8-41所示。
图8-41 “应付冲应付”对话框
任务三 日常业务处理
（2） 选中“货款”复选框，选择需要处理的单据，录入转出户、转入户等过滤条件。
（3） 录入完成后，单击“过滤”按钮，系统会将该转出户所有满足条件的单据全部列出。可双击并账金额栏，手工输入并账金额。也可在余额栏内，选择“并账金额”，双击本行则并账金额自动填充余额，如图8-42所示。
任务三 日常业务处理
图8-42 已录入并账金额
任务三 日常业务处理
（4） 输入完有关信息后，单击“确认”按钮，完成应付冲应付的操作，如图8-43所示。
图8-43 完成应付冲应付的操作
任务三 日常业务处理
2. 预付冲应付
预付冲应付用于处理供应商的预付款和对该供应商的应付款的转账核销业务。
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“供应商往来”→“预付冲应付”命令，进入“预付冲应付”对话框，选择供应商“通利公司”，单击“过滤”按钮，如图8-44所示。
任务三 日常业务处理
图8-44 “预付冲应付”对话框
任务三 日常业务处理
（2） 单击“应付款”选项卡，选择供应商“通利公司”，单击“过滤”按钮，如图8-45所示。
图8-45 “应付款”选项卡
任务三 日常业务处理
（3） 单击“自动转账”按钮，系统弹出提示框，如图8-46所示。
图8-46 是否自动转账操作提示框
任务三 日常业务处理
（4） 单击“确定”按钮，系统会自动进行成批的预付冲抵应付款工作，如图8-47所示。
图8-47 预付冲应付转账信息提示
任务三 日常业务处理
要点提示
（1） 每笔应付款的转账金额不能大于其余额。
（2） 应付款的转账金额合计应该等于预付款的转账金额合计。
（3） 用户可以使用“分摊”按钮对当前各单据的转账金额根据输入的转账总金额进行分摊和取消分摊处理。
（4） 无论是手工输入的单据转账金额还是自动分摊添入的转账金额，均不能大于该单据的余额。
（5） 最终确认的转账金额以单据上输入的转账金额为准。
应付冲应收是指用某供应商的应付款冲抵某客户的应收款项。通过应付冲应收，将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应付债务与应收债权的冲抵。
任务三 日常业务处理
3.应付冲应收
任务三 日常业务处理
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“供应商往来”→“应付冲应收”命令，打开“应付冲应收”对话框，如图8-48所示。
图8-48 “应付冲应收”对话框
（2） 单击“应付”选项卡，在“应付”选项卡中输入如供应商、部门等过滤条件。
（3） 输入完成后，单击“过滤”按钮，系统会将该客户所有满足条件的应付款的单据类型、单据编号、单据日期、金额、转账金额等项目列出。用户可以在“转账金额”一列里输入每笔应付款的转账金额，如图8-49所示。
任务三 日常业务处理
任务三 日常业务处理
图8-49 录入应付款的转账金额
任务三 日常业务处理
（4） 如果用户在“转账总金额”中输入了数据，则单击“分摊”按钮后，系统会自动将转账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理。
（5） 单击“应收”选项卡，输入相应内容。单击“过滤”按钮，录入转账金额。
（6） 单击“确认”按钮，然后再单击“确定”按钮，完成应付冲应收的操作，如图8-50所示。
任务三 日常业务处理
图8-50 完成应付冲应收的操作
任务三 日常业务处理
要点提示
（1） 每笔应收款的转账金额不能大于其余额。
（2） 应收款的转账金额大于应付款的转账金额时，可将多余的应收款生成预付款。
（3） 应付款的转账金额大于应收款的转账金额时，可将多余的应付款生成预收款。
（4） 如果用户的应收账款系统采用的是总账控制方式，则不能执行该功能。
任务三 日常业务处理
（5） 用户双击当前单据，则该单据的余额被写入转账金额一栏，再次双击该单据，则该单据的转账金额一栏被清空。
（6） 对自动分摊好的金额可以进行手工修改。
（7） 若已经分摊好转账金额，再次单击“分摊”按钮，则系统将自动清空所有单据上的转账金额。
任务三 日常业务处理
4.并账错误的修改
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“供应商往来”→“取消操作”按钮，打开“取消操作条件”对话框。
（2） 单击“供应商”文本框右侧的参照按钮，选择“供应商”为“0002”，然后单击“操作类型”文本框的下三角按钮，选择“转账”，如图8-51所示。
任务三 日常业务处理
图8-51 录入取消操作条件的信息
任务三 日常业务处理
（3） 单击“确认”按钮，打开“取消操作”窗口。
（4） 双击“选择标志”列，此列内会出现“Y”标志，如图8-52所示。
（5） 单击“确定”按钮，完成取消转账的操作。
图8-52 “取消操作”窗口
任务四 账 表 管 理
采购明细表
一、
采购明细表是将采购业务中的采购发票、采购入库单以及采购结算数据，根据用户的查询条件，逐笔显示出来的表。其主要包括采购发票核销明细表、费用明细表、增值税抵扣明细表等。
采购发票核销明细表以采购发票为依据，统计发票的付款核销情况。其包括预付冲应付、应付冲应收、红票对冲、现付、付款核销等内容。
增值税抵扣明细表是根据已报账的采购发票产生的增值税抵扣税额明细表。其可以详细反映某月份各种增值税发票的增值税额抵扣情况。
任务四 账 表 管 理
供应商往来账表
二、
供应商往来账表主要包括供应商往来总账、供应商明细账、供应商往来余额表、供应商往来对账单等。
通过查询供应商往来总账，可以查看供应商、供应商分类、地区分类、部门、业务员、供应商总公司、主管业务员、主管部门、存货、存货分类在一定月份期间所发生的应付、付款及余额情况。
通过查询供应商往来对账单，可以查看一定期间内各供应商、供应商分类、供应商总公司、部门、主管部门、业务员、主管业务员的对账单。
任务五 期 末 处 理
期末处理指用户进行的期末结账工作。如果当月业务已全部处理完毕，则要进行月末结账处理。只有月末结账后，才可以开始下月的工作。
如果采购管理要取消月末处理，必须先通知库存管理、核算的操作人员，要求他们在系统中取消月末结账。如果库存管理、核算的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消采购管理系统的月末结账。如果没有启用库存管理、核算管理系统，并且不需要查看采购余额一览表，那么就可以不进行采购月末结账处理。
任务五 期 末 处 理
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“月末处理”命令，打开“月末结账”对话框。
（2） 选择结账月份。双击“选择标记”一栏，出现“选中”标记，表示选择该月进行结账，如图8-53所示。
任务五 期 末 处 理
图8-53 标记“选中”
任务五 期 末 处 理
（3） 单击“月结检测”按钮，系统弹出可以成功月末处理的提示框，如图8-54所示。
图8-54 可以成功月末处理的提示框
任务五 期 末 处 理
（3） 单击“确定”按钮，系统将月末结账的检测结果进行列示。如果有未处理的业务，可以单击其中任意一项，以检查其详细信息；如果没有待处理的业务，系统弹出提示框，如图8-55所示。
图8-55 提示月末结账完毕
任务五 期 末 处 理
（5） 单击“月末结账”对话框中的“取消结账”按钮，可以取消结账操作。
（4） 单击“确定”按钮，完成结账操作。
任务五 期 末 处 理
要点提示
（1） 不允许跨月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。
（2） 没有期初记账，将不允许月末结账。
（3） 当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据（发票和应付单）在结账前要全部审核。
（4） 当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单），照样可以进行月末结账处理。
（5） 如果本月还有未核销的结算单，不能结账。

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