资源简介

(共42张PPT)
模块三
总账管理系统
Contents
知识目标
能力目标
任务一 总账管理系统认知
任务二 公用基础信息初始设置
任务五 出纳管理
任务六 总账管理系统的期末业务处理
实训设计
任务四 总账管理系统的日常业务处理
任务三 总账管理系统的初始化设置
掌握公用基础信息设置和总账管理系统初始化设置
掌握填制、修改、删除、查询和审核凭证
掌握记账和反记账
掌握出纳业务处理
掌握总账管理系统期末业务处理
知识目标
能力目标
能够根据业务资料设置各类
基础档案
能够根据业务资料设置总账管理系统的控制参数
能够根据业务资料录入总账管理系统的期初余额
能够根据业务资料进行凭证的填制、修改、删除、查询和审核
能够将已经审核的凭证进行记账处理
能够根据业务要求定义期末转账凭证并自动生成相应的凭证
能够进行期末总账管理系统结账
总账管理系统
总账管理系统又称为账务处理系统，是企业会计信息系统的一个重要的核心子系统，其他子系统有关资金的数据最终要归集到总账管理系统中，以生成完整的会计账簿。报表系统编制会计报表和进行有关的账务分析时，其数据主要取自总账管理系统。因此，总账管理系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。
任务一
总账管理系统认知
一、 总账管理系统的基本功能
总账管理系统的基本功能如图3-1所示。
图3-1 总账管理系统的功能
一、 总账管理系统的基本功能
1. 系统初始化
系统初始化包括系统工作环境设置、会计科目设置、凭证类别设置、项目目录设置、客户/供应商档案设置、录入期初余额、录入初始银行未达账等操作。其中，一部分设置在基础信息设置中已完成。系统工作环境设置和录入期初余额是总账管理系统中最主要的初始设置。
2. 凭证处理
凭证处理是指通过严密的制单控制，保证填制凭证的正确性。凭证处理功能有资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制、查看最新余额等功能，以对发生的业务进行及时管理和控制，可完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、主管签字等。
3. 出纳管理
出纳管理包括查询和打印现金日记账、银行存款日记账、资金日报表，进行支票登记和管理，进行银行对账并编制银行余额调节表。
一、 总账管理系统的基本功能
4. 账簿管理
账簿管理包括查询和打印各种已记账凭证、总账、明细账、日记账、辅助账及各种汇总表。
5. 辅助核算管理
辅助核算管理包括个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等辅助核算管理。
6. 期末处理
期末处理主要完成期末结转业务，进行记账凭证的自动编制和期末对账、结账工作，包括月末的月结和年末的年结。
二、 总账管理系统的工作流程
第一次使用总账管理系统时，其操作流程如图3-2所示，具体如下：
图3-2 总账管理系统的工作流程
任务二
公用基础信息初始设置
为了满足各企业的具体情况，系统提供了初始设置功能。初始设置也称为初始化，是指使用通用账务系统的企业根据本企业账务处理和账务管理的具体情况，将通用的会计软件转化为专用会计软件，将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作，是使用会计软件的基础。初始设置工作的好坏直接影响到会计电算化工作的效率。系统初始设置分两个层次：第一个层次是公用基础信息设置，其数据都为各个子系统所共享；第二个层次是各子系统工作必不可少的基本设置。
一、 建立部门档案
部门档案主要用于设置企业各个职能部门的信息。部门是指某企业下辖的具有独立进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构。用户应按照已经定义好的部门编码级次正确输入部门编号及其信息。部门档案主要包括部门编码、部门名称、负责人、部门属性等信息。
为北京海源科技股份有限公司账套设置部门档案，相关资料如表3-1所示。
表3-1 部门档案
资料
一、 建立部门档案
（1） 执行“开始”→“程序”→“用友U8V10.1”→“企业应用平台”命令，打开“登录”对话框，输入操作员编码“111”，密码“1”，选择001号账套，单击“登录”按钮，以账套主管的身份登录企业应用平台。
（2） 执行“基础设置”→“基础档案”→“机构人员”→“部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。
（3） 在“部门档案”窗口中单击“增加”按钮，在窗口右边根据资料设置每个部门的部门编码、部门名称，然后单击“保存”按钮。窗口左边显示出增加的部门即表示该部门增加成功，如图3-3所示。
操作过程解析
一、 建立部门档案
图3-3 部门档案设置
操作过程解析
一、 建立部门档案
① 若要在部门档案中增加负责人，顺序是，首先，增加部门档案；其次，增加人员档案；最后，返回部门档案，在“修改”状态下增加负责人，然后保存修改结果。
② 若要修改部门档案，可在“部门档案”窗口左边将光标定位到要修改的部门编码上，单击“修改”按钮，然后修改部门名称、属性等，但部门编码不能修改。
③ 若要删除某个部门，可将光标放在要删除的部门名称上，单击“删除”按钮，系统提示是否确实要删除该部门档案，单击“是”按钮即可删除该部门档案。
④ 如果人员档案已经引用了某部门档案，若要删除该部门档案，必须先清除人员档案对该部门档案的引用，才能删除该部门档案。
要点提示
二、 设置人员类别
人员类别与工资费用的分配、分摊有关，设置人员类别便于按人员类别进行工资汇总计算等。
为北京海源科技股份有限公司账套设置人员类别，相关资料如表3-2所示。
表3-2 在职人员类别
资料
二、 设置人员类别
（1） 在企业应用平台中，执行“基础设置”→“基础档案”→“机构人员”→“人员类别”命令，打开“人员类别”窗口。
（2） 先单击“正式工”，再单击“增加”按钮，打开“增加档案项”对话框，依次输入档案编码、档案名称，然后单击“确定”按钮，如图3-4所示。
图3-4 人员类别设置
操作过程解析
二、 设置人员类别
① 人员类别要在人员档案建立之前设置完毕。
② 未使用的人员类别名称可以修改，一旦使用则不能修改。
要点提示
三、 设置人员档案
人员档案主要用于记录本单位使用系统的人员列表，包括人员编码、人员姓名、性别、行政部门等。
为北京海源科技股份有限公司账套设置人员档案，相关资料如表3-3所示。
表3-3 人员档案
资料
三、 设置人员档案
（1） 在企业应用平台中，执行“基础设置”→“基础档案”→“机构人员”→“人员档案”命令，打开“人员档案”窗口。
（2） 在窗口左侧部门目录中选择要增加人员的末级部门，单击左上角的“增加”按钮，根据资料设置人员编码为“001”的人员档案，如图3-5所示；然后单击“保存”按钮，依次设置其他人员档案，完成后单击“退出”按钮。
图3-5 人员档案设置
操作过程解析
三、 设置人员档案
① 若要修改人员档案，可将光标定位到要修改的人员名称上，双击所要修改的内容，即可进入修改状态进行修改。
② 若要删除某个人员档案，可将光标放在要删除的人员名称上，单击“删除”按钮，系统提示是否确实要删除该人员档案，单击“是”按钮即可。
要点提示
四、 设置客户分类和客户档案
企业需要根据其管理的要求对客户进行相应的业务数据统计和汇总分析。由于企业客户众多，分布面广，因而需要建立一套完善的分类体系进行管理。企业可以通过客户分类功能将客户按行业、地区等进行分类。
四、 设置客户分类和客户档案
为北京海源科技股份有限公司账套设置客户分类和客户档案，相关资料如表3-4和表3-5所示。
表3-4 客户分类
表3-5 客户档案
资料
四、 设置客户分类和客户档案
（1） 在企业应用平台中，执行 “基础设置”→“基础档案”→“客商信息”→“客户分类”命令，进入“客户分类”窗口。
（2） 单击“增加”按钮，打开“增加客户档案”窗口，输入客户分类编码“01”，类别名称“西北地区”，然后单击“保存”按钮，按照顺序依次录入其他客户分类资料。
（3） 执行“基础设置”→“基础档案”→“客商信息”→“客户档案”命令，进入“客户档案”窗口，单击“增加”按钮，根据资料设置客户编码为“01”的客户档案，如图3-6所示。
图3-6 客户档案设置
操作过程解析
四、 设置客户分类和客户档案
（4） 单击左上角的“银行”按钮，打开“客户银行档案”窗口，然后根据资料设置客户银行档案，如图3-7所示。
（5） 依次单击“保存”“退出”按钮，返回“增加客户档案”窗口，单击“保存并新增”按钮，根据资料依次录入其他客户档案。
图3-7 客户银行档案设置
操作过程解析
四、 设置客户分类和客户档案
① 客户分类编码要按照编码方案进行设置。
② 必须先建立客户分类，才能建立客户档案。
③ 如果要删除客户分类，应先删除与之关联的客户档案。
④ 在建立客户档案时，应遵循事先设定的分类编码规则。
要点提示
五、 设置供应商分类与供应商档案
如果企业需要进行往来账管理，需要设置供应商分类与供应商档案。如供应商分类与供应商档案有变动，要及时进行修改。
为北京海源科技股份有限公司账套设置供应商分类与供应商档案，相关资料如表36和表3-7所示。
表3-6 供应商分类
表3-7 供应商档案
资料
五、 设置供应商分类与供应商档案
（1） 在企业应用平台中，执行“基础设置”→“基础档案”→“客商信息”→“供应商分类”命令，进入“供应商分类”窗口。
（2） 在“供应商分类”窗口，单击“增加”按钮，输入供应商分类编码“01”，类别名称“本地供应商”，然后单击“保存”按钮，按照顺序依次录入其他供应商分类。
操作过程解析
五、 设置供应商分类与供应商档案
（3） 进入“基础设置”→“基础档案”→“客商信息”→“供应商档案”命令，进入“供应商档案”窗口，单击“增加”按钮，输入供应商编码“01”，供应商名称“西安新兴有限公司”，供应商简称“西安新兴”，开户银行“中国银行”，银行账号“0987654”，如图3-8所示。
（4） 依次录入其他供应商档案。
图3-8 供应商档案设置
操作过程解析
五、 设置供应商分类与供应商档案
① 必须先建立供应商分类，才能建立供应商档案。
② 在建立供应商档案时，应遵循事先设定的分类编码规则进行编码。
要点提示
六、 设置计量单位组、计量单位和存货档案
计量单位组类别分为无换算率、浮动换算率、固定换算率。每个计量单位组中有一个主计量单位、多个辅助计量单位，可以设置主、辅计量单位之间的换算率；还可以设置采购、销售、库存和成本管理系统所默认的计量单位。
（1） 无换算率是指该计量单位组的每个计量单位之间没有关联。
（2） 浮动换算率是指只能设置两个换算单位，这两个单位之间的换算率可能会在不同的业务交易中有不同的换算率。
（3） 固定换算率是指该计量单位组有两个及以上的计量单位，且每一个辅计量单位对主计量单位的换算率不为空。也就是说，主计量单位和辅计量单位是关联的且是固定的,如件和包，件是主计量单位，如果1包＝10件，那么10就是固定的换算率。
六、 设置计量单位组、计量单位和存货档案
为北京海源科技股份有限公司账套设置计量单位组、计量单位和存货档案，相关资料如表3-8、表3-9和表3-10所示。
表3-8 计量单位组
表3-9 计量单位
六、 设置计量单位组、计量单位和存货档案
表3-10 存货档案
（1） 在企业应用平台中，执行“基础设置”→“基础档案”→“存货”→“计量单位”命令，打开“计量单位——计量单位组”窗口，单击“分组”按钮，进入“计量单位组”对话框。
操作过程解析
六、 设置计量单位组、计量单位和存货档案
（2） 单击“增加”按钮，输入计量单位组编码“01”，计量单位组名称“重量”，计量单位组类别选择“无换算率”，然后单击“保存”按钮，如图3-9所示。按照资料依次设置其他计量单位组。
图3-9 计量单位组设置
操作过程解析
六、 设置计量单位组、计量单位和存货档案
（3） 计量单位组设置完成之后，单击“保存”按钮，单击“退出”按钮，打开“计量单位-（01）-基本计量单位〈无换算率〉”窗口；单击“单位”按钮，进入“计量单位”对话框，单击“增加”按钮，输入计量单位编码“01”，计量单位名称“吨”，再单击“保存”按钮，如图3-10所示；然后单击“增加”按钮，输入计量单位编码“02”，计量单位名称“包”，勾选“主计量单位标志”复选框，并单击“保存”按钮。用同样的方法增加计量单位编码为“03”的计量单位，要注意的是，须录入换算率“10”，如图3-11所示。
图3-10 计量单位设置1
操作过程解析
六、 设置计量单位组、计量单位和存货档案
（4） 计量单位组和计量单位设置完成后，进入存货档案设置。执行“基础设置”→“基础档案”→“存货”→“存货档案”命令，弹出“存货档案”窗口，选择存货分类的最末级，单击“增加”按钮，根据资料依次录入相关信息。全部增加完成后单击“保存”按钮。
图3-11 计量单位设置2
操作过程解析
六、 设置计量单位组、计量单位和存货档案
① 设置为固定换算率时，选择的计量单位组可以包含两个以上（不包括两个）的计量单位，且每一个辅计量单位对主计量单位的换算率不为空。
② 设置为浮动换算率时，必须并且只能设置两个换算单位。这两个单位之间的换算率在不同的业务交易中可能会有不同的换算率。
要点提示
七、 设置结算方式
用友U8V10.1软件提供了设置银行结算方式的功能，用于建立和管理用户在经营活动中涉及的结算方式。结算方式是指企业在日常经营过程中进行款项结算的方式，主要包括支票、汇票等结算方式。
设置结算方式的内容有结算方式编码、名称等。结算方式编码用以表示某结算的方式，一般用数字表示；结算方式的名称一般用汉字或英文字母表示。
七、 设置结算方式
为北京海源科技股份有限公司账套设置结算方式，相关资料如表3-11所示。
表3-11 结算方式
资料
七、 设置结算方式
（1） 在企业应用平台中，执行“基础设置”→“基础档案”→“收付结算”→“结算方式”命令，进入“结算方式”窗口。
（2） 单击“增加”按钮，输入结算方式编码“1”、结算方式名称“现金结算”，并单击“保存”按钮；输入结算方式编码“2”、结算方式名称“支票结算”，并单击“保存”按钮；输入结算方式编码“201”、结算方式名称“现金支票”，并单击“保存”按钮；输入结算方式编码“202”、结算方式名称“转账支票”，勾选“是否票据管理”复选框，并单击“保存”按钮，如图3-12所示。按照顺序依次输入其他结算方式。
操作过程解析
七、 设置结算方式
图3-12 结算方式设置
操作过程解析
七、 设置结算方式
支票管理是系统为辅助银行出纳对银行结算票据管理而设置的功能，类似于手工登记簿的管理方式。如果要进行票据管理，则应选中“是否票据管理”复选框。
要点提示

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