资源简介

(共42张PPT)
模块三
总账管理系统
Contents
知识目标
能力目标
任务一 总账管理系统认知
任务二 公用基础信息初始设置
任务五 出纳管理
任务六 总账管理系统的期末业务处理
实训设计
任务四 总账管理系统的日常业务处理
任务三 总账管理系统的初始化设置
掌握公用基础信息设置和总账管理系统初始化设置
掌握填制、修改、删除、查询和审核凭证
掌握记账和反记账
掌握出纳业务处理
掌握总账管理系统期末业务处理
知识目标
能力目标
能够根据业务资料设置各类
基础档案
能够根据业务资料设置总账管理系统的控制参数
能够根据业务资料录入总账管理系统的期初余额
能够根据业务资料进行凭证的填制、修改、删除、查询和审核
能够将已经审核的凭证进行记账处理
能够根据业务要求定义期末转账凭证并自动生成相应的凭证
能够进行期末总账管理系统结账
总账管理系统
总账管理系统又称为账务处理系统，是企业会计信息系统的一个重要的核心子系统，其他子系统有关资金的数据最终要归集到总账管理系统中，以生成完整的会计账簿。报表系统编制会计报表和进行有关的账务分析时，其数据主要取自总账管理系统。因此，总账管理系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。
任务四
总账管理系统的日常业务处理
一、 填制凭证
记账凭证是登记账簿的依据，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而要确保记账凭证输入准确与完整。在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误的准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单，然后集中输入。
（一） 凭证的基本要素
（1） 凭证类别。单击凭证类别旁的放大镜按钮或F2键，选择所需要的凭证类别，确定后按Enter键，系统将自动生成凭证编号，并将光标定位在制单日期上。
（2） 凭证编号。凭证编号如在选项设置中设置为系统编号，则凭证编号由系统自动取流水号；若设置为手工编号，则凭证号为空，由用户录入编号。凭证号不能为空且必须唯一。
（3） 制单日期。制单日期即填制凭证的日期。系统会自动取进入该总账管理系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期。如果日期不对，可进行修改或参照输入。
一、 填制凭证
（4） 附单据数。在“附单据数”处输入原始单据张数，输完后按Enter键。
（5） 摘要。摘要是本笔分录的说明，摘要应简洁明了。在摘要栏中，可手工输入摘要信息；也可单击摘要栏中的放大镜按钮，然后调用预先设置的摘要信息。
（6） 科目名称。在科目名称栏中，可手工输入科目编码；也可单击科目名称栏的放大镜按钮进入“科目参照”对话框，然后选择需要的科目名称。设置科目名称时必须输入末级会计科目。
（7） 辅助信息。用户应根据科目属性输入相应的辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。在这里输入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。若需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的辅助项，系统显示辅助信息输入窗，可根据需要进行修改。
（8） 金额。输入的金额不能为0，红字以负号表示。用户需要调整金额方向时，可以单击键盘上的空格键进行调整。
一、 填制凭证
① 若希望当前分录的金额为其他所有分录的借、贷方差额，则在金额处按“=”键。
② 会计科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。如果输入的科目名称有重名，系统会提示科目重名。输入科目时，可在科目区单击或按F2键参照输入。
要点提示
一、 填制凭证
下面以填制北京海源科技股份有限公司2016年1月份发生的经济业务的凭证为例，介绍新增凭证、修改凭证、作废及删除凭证、设置常用凭证的方法。
根据北京海源科技股份有限公司2016年1月份发生的经济业务填制凭证。北京海源科技股份有限公司2016年1月份发生的经济业务如下：
（1） 1月2日，提取备用金8000元（附件1张，结算方式为现金支票，结算号为0123456）。
借：库存现金8000
贷：银行存款——工行存款8000
（2） 1月5日，收回蓝天科技公司前欠货款25400元（附件1张，结算方式为现金支票，结算号为234567）。
借：银行存款25 400
贷：应收账款——蓝天科技25400
资料
一、 填制凭证
（3） 1月13日，从上海新辉公司购买配件A01产品100件，单价26元，增值税税率17%，货款未付（附件1张）。
借：原材料——辅助材料——配件A012600
应交税费——应交增值税——进项税额442
贷：应付账款3042
（4） 1月14日，收到外商投入资本15000美元，已存入中国银行，美元与人民币的汇率为1∶6.575 8（附件1张，结算方式为转账支票，结算号为456789）。
借：银行存款——中行存款98 637
贷：实收资本98637
（5） 1月16日，修改前例付款0001号提取现金凭证，提取现金8000元改为6000元。
一、 填制凭证
（6） 1月17日，提取备用金1000元（附件1张，结算方式为现金支票，结算号为111111）。
借：库存现金1000
贷：银行存款——工行存款1 000
（7） 1月18日，销售一部刘安出差回来报销差旅费4000元，其原借款5000元，多余现金交回（附件1张）。
借：库存现金1000
销售费用——差旅费4000
贷：其他应收款——应收个人款5000
（8） 作废凭证编号为“付?0002”的凭证。
（9） 删除作废的凭证编号为“付?0002”的凭证。
（10） 将凭证编号为“付?0001”的凭证设置为常用凭证。
一、 填制凭证
1. 新增凭证
（1） 第一笔业务的处理为录入银行科目、票据管理凭证，具体操作步骤如下：
① 更换操作员，以“222 马林”的身份登录系统，进入企业应用平台，执行“业务工作”→“财务会计”→“总账”→“凭证”→“填制凭证”命令，弹出“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮，增加一张空凭证，如图3-42所示。
图3-42 新增凭证
操作过程解析
一、 填制凭证
② 在“填制凭证”窗口，选择凭证日期为2016年1月2日，输入附件张数“1”，选择凭证的类别为“付款凭证”；输入摘要“提取备用金”；输入借方科目“1001”，系统会自动转化为中文会计科目名称，或通过单击“科目名称”栏的参照按钮，在弹出的“科目参照”对话框中选择借方科目，如图3-43所示；然后输入借方金额8000元。
图3-43 设置借方科目名称
操作过程解析
一、 填制凭证
③ 按Enter键，光标移到第二行，并自动复制上一行的摘要，输入贷方会计科目“100201”，按Enter键后弹出“辅助项”对话框，输入结算方式、票号、发生日期，如图3-44所示；单击“确定”按钮后返回“填制凭证”窗口，输入贷方金额“8000”。
图3-44 设置辅助项1
操作过程解析
一、 填制凭证
④ 单击“保存”按钮，如果此支票尚未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记？”提示框，如图3-45所示；单击“是”按钮，弹出“支票登记”对话框，输入领用日期、部门和用途，单击“确定”按钮。
⑤ 单击“保存”按钮，凭证增加完毕。
图3-45 支票登记提示框
操作过程解析
一、 填制凭证
（2） 第二笔业务的处理为录入部门往来、客户、供应商往来凭证，具体操作步骤如下：
① 在“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮增加一张空凭证，按照要求修改凭证类别、制单日期和附件张数。
② 设置借方会计科目，输入贷方会计科目，按Enter键后弹出“辅助项”对话框，根据资料设置客户、发生日期等，如图3-46所示；单击“确定”按钮后返回“填制凭证”窗口，录入贷方金额“25400”，如图3-47所示；单击“保存”按钮。
图3-46 设置辅助项2
图3-47 填制收款凭证
一、 填制凭证
（3） 第三笔和第四笔业务的处理为录入数量或外币金额式核算的凭证，具体操作步骤如下：
① 在“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮增加一张空凭证，按照要求修改凭证类别、制单日期和附件张数。
② 输入摘要“购买配件”，设置科目名称，按Enter键后弹出“辅助项”对话框，输入数量“100”，单价“26”，如图3-48所示；单击“确定”按钮后返回“填制凭证”窗口，借方金额系统自动计算出来。
图3-48 设置辅助项3
一、 填制凭证
③ 按Enter键进入下一行，根据资料输入科目名称“22210101”、借方金额“442”。
④ 按Enter键进入下一行，根据资料输入科目名称“2202”，按Enter键后弹出“辅助项”对话框，根据资料设置供应商、发生日期等，如图3-49所示；单击“确定”按钮后返回“填制凭证”窗口，输入贷方金额“3042”；单击“保存”按钮。
图3-49 设置辅助项4
一、 填制凭证
⑤ 在“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮增加一张空白凭证，按照要求修改凭证类别、制单日期和附件张数。
⑥ 输入摘要“收到投资”、科目名称“100202”，按Enter键后凭证界面出现外币金额输入区域，输入外币金额“15000”，系统根据外币设置的汇率自动转化成人民币金额“98637”。
⑦ 按Enter键进入下一行，输入贷方科目名称“实收资本”，贷方金额“98 637”，如图3-50所示。
⑧ 单击“保存”按钮完成。
图3-50 填制外币收款凭证
一、 填制凭证
① 若在选项设置中设置了“制单序时控制”选项，那么修改后的制单日期不能在上一编号凭证的制单日期之前。例如，1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。
② 若在选项设置中设置了“不允许修改、作废他人填制的凭证”，那么操作员不能修改他人填制的凭证。
③ 外部系统传递过来的凭证不能在总账管理系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。
④ 凭证上不同行的摘要可以不相同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
⑤ 采用序时控制时，凭证日期应大于启用日期，不能超过业务日期。
⑥ 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
要点提示
一、 填制凭证
2. 修改凭证
第五笔业务的处理为修改凭证，具体操作步骤如下：
（1） 在企业应用平台中，执行“业务会计”→“财务会计”→“总账”→“凭证”→“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。
（2） 单击工具栏上的“查询”按钮，在弹出的“凭证查询”对话框中输入查询限制条件或直接单击“确定”按钮，系统列出所有凭证，双击“付款-0001”凭证。
（3） 将光标放在要修改的金额处，将金额直接修改成“6000”。
（4） 单击“保存”按钮，保存修改后的信息。
一、 填制凭证
若要修改凭证辅助项信息，要先选中辅助核算科目，然后将光标置于备注辅助项，等鼠标变成笔头状时双击，弹出“辅助项”对话框，在该对话框中修改相关信息。第六和第七笔业务的处理方法分别同第一和第二笔业务。
3. 作废及删除凭证
（1） 作废凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。
第八笔业务的处理为作废凭证，具体操作步骤如下：
① 在企业应用平台中，执行“业务会计”→“财务会计”→“总账”→“凭证”→“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。
② 单击工具栏上的“查询”按钮，在弹出的“凭证查询”对话框中输入查询限制条件或直接单击“确定”按钮，系统列出所有凭证，双击“付款-0002”凭证。
要点提示
一、 填制凭证
③ 单击“作废/恢复”命令，该凭证被标上“作废”字样，表示已将该凭证作废，该作废凭证仍保留其凭证内容及编号，如图3-51所示。如果再次单击“作废/恢复”命令，则取消对该张凭证的作废操作。
④ 单击“保存”按钮，保存修改后的信息。
图3-51 作废的凭证
一、 填制凭证
作废的凭证不能被修改和审核。作废的凭证须参与记账，否则无法结账，但其不进行数据处理，相当于空白凭证。在进行账簿查询时，没有该张凭证的数据。
（2） 整理凭证。整理凭证就是删除所有作废的凭证，并对未记账凭证重新编号。
第九笔业务的处理为删除已作废的凭证，具体操作步骤如下：
① 在企业应用平台中，执行“业务会计”→“财务会计”→“总账”→“凭证”→“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。
② 单击工具栏上的“查询”按钮，在弹出的“凭证查询”对话框中录入查询限制条件或直接单击“确定”按钮，系统列出所有凭证，双击“付款-0002”凭证。
要点提示
一、 填制凭证
③ 单击“整理凭证”命令，打开“凭证期间选择”对话框，选择待删除凭证所属期间，单击“确定”按钮，如图3-52所示；弹出“作废凭证表”对话框，选择要删除的凭证，在其相应“删除”栏双击鼠标，出现“Y”标志，如图3-53所示。
图3-52 “凭证期间选择”对话框
图3-53 “作废凭证表”对话框
一、 填制凭证
④ 弹出“是否还需整理凭证断号”提示框，根据需要选择重排条件，如选中“按凭证号重排”单选按钮，单击“是”按钮，如图3-54所示。
图3-54“是否还需整理凭证断号”提示框
一、 填制凭证
4. 设置常用凭证
第十笔业务的处理为设置常用凭证，具体操作步骤如下：
（1） 在“填制凭证”窗口中，查询“付-0001”凭证，执行“制单”→“常用凭证”→“生成常用凭证”命令。
（2） 打开“常用凭证生成”对话框，输入代号“0001”和说明“提取备用金”，单击“确认”按钮保存为常用凭证，如图3-55所示。
图3-55 常用凭证设置
二、 出纳签字
出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有“库存现金”和“银行存款”科目的凭证进行审查，主要审查出纳凭证中的出纳科目及金额是否正确，经审查认为有错误或有异议的凭证，应由制单员修改后再审查。
进行出纳签字必须满足以下3个条件：
（1） 执行“会计科目”→“编辑”→“指定会计科目”命令。
（2） 在设置总账管理系统参数时，选择“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。
（3） 出纳人员有出纳签字权限。
对北京海源科技股份有限公司2016年1月的经济业务凭证进行出纳签字。
（1） 以“333 宋明”的身份登录总账管理系统，执行“凭证”→“出纳签字”命令，打开“出纳签字”对话框，如图3-56所示。
图3-56 出纳签字”对话框
二、 出纳签字
资料
操作过程解析
（2） 单击“确定”按钮，打开“出纳签字列表”窗口。
（3） 双击第一张要签字的凭证，打开待签字的第一张凭证。
（4） 单击“签字”按钮，完成本张凭证的签字，签字完成之后，凭证底部的“出纳”位置被自动签上出纳人员的姓名，如图3-57所示。系统提供逐张“签字”和“成批签字”功能。选择“成批签字”功能后，打开“凭证”对话框，单击“确定”按钮，如图3-58所示。
图3-57 经出纳签字的凭证
图3-58 出纳成批签字
二、 出纳签字
① 出纳签字只针对收款凭证和付款凭证。
② 出纳签字和制单员可以为同一个人，也可以为不同的人。
③ 单击“取消”按钮或执行“出纳”→“取消签字”命令，可以取消出纳签字。
二、 出纳签字
要点提示
审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行审核，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等。经审核认为有错误或有异议的凭证，应由制单员修改后再审核，只有具有审核权的人员才能进行凭证审核操作。
对北京海源科技股份有限公司2016年1月的经济业务凭证进行审核。
（1） 以“111 陈龙”的身份登录总账管理系统，选择“总账”→“凭证”→“凭证审核”命令，进入“凭证审核”对话框，如图3-59所示。
图3-59 “凭证审核”对话框
三、 凭证审核
资料
（2） 单击“确定”按钮，打开“凭证审核列表”窗口。
（3） 双击需要审核的凭证，进入“凭证审核”窗口。
（4） 审核凭证，无误后，单击“审核”按钮或利用“成批签字”功能进行签字，凭证底部的“审核”位置被自动签上审核人员的姓名。
① 单击“取消”按钮或执行“审核”→“取消审核”命令，可以取消审核。
② 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改或删除，只有取消审核签字后才可以修改或删除
③ 作废的凭证不能审核。
三、 凭证审核
操作过程解析
要点提示
记账凭证经审核签字后，可用于登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账等。记账一般采用向导方式，记账过程很便捷，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。
对北京海源科技股份有限公司2016年1月的经济业务凭证进行记账。
（1） 以账套主管的身份登录企业应用平台，进入总账管理系统，执行“总账”→“凭证”→“记账”命令，进入“记账”对话框，如图3-60所示。
四、 凭证记账
图3-60 “记账”对话框
资料
（2） 选择要进行记账的凭证范围，单击“全选”按钮，则选择所有凭证。
（3） 单击“记账”按钮，打开“期初试算平衡表”对话框。
（4） 单击“确认”按钮，系统开始登记有关的总账、明细账和辅助账。登记完成后，弹出“记账完毕！”提示框。
（5） 单击“确定”按钮，关闭“记账”对话框返回。
① 恢复记账前状态又称为反记账，用于发生记账被中断，需要将数据恢复原状再重新记账时。
由于某种原因，事后发现本月记账有错误，利用反记账功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证，进行修改后再记账。但这种用途不符合会计记账规范，因而系统未将反记账功能直接显示在菜单中。
四、 凭证记账
要点提示
反记账功能的使用需要组合键激活，只有账套主管才有权限进行反记账操作，具体操作如下：
A.在期末“对账”对话框，按“Ctrl+H”组合键，系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活。”提示框，如图3-61所示；再按一次“Ctrl+H”组合键，则系统将隐藏恢复记账前状态功能。
四、 凭证记账
图3-61 “恢复记账前状态功能已被激活。”提示框
要点提示
B.退出期末“对账”对话框，执行“凭证”→“恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框，选择恢复方式，如图3-62所示。
四、 凭证记账
图3-62“恢复记账前状态”对话框
要点提示
C.根据需要设置恢复记账前状态，单击“确定”按钮，在弹出的对话框里输入账套主管口令，确认后系统开始进行恢复工作，完成后弹出“恢复记账完毕！”提示框，如图3-63所示。
② 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。
③ 作废的凭证不需要审核，可直接记账。
四、 凭证记账
图3-63 反记账
要点提示
（一） 凭证查询
“凭证”菜单下的“查询凭证”功能用于查询已记账及未记账凭证，进入“查询凭证”功能时，屏幕显示查询条件。输入凭证查询条件后，屏幕显示凭证一览表。在凭证一览表中双击某张凭证，则显示此张凭证。
五、 凭证查询和账簿查询
五、 凭证查询和账簿查询
（二） 账簿查询
1. 总账查询
总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可查询所有二至五级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目的一级科目名称加上“总账”，如“应收账款总账”；查总账对应的明细账时，明细账显示为“应收账款明细账”。
2. 余额表查询
余额表用于查询各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。总账以总账科目分页设账，余额表可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。
五、 凭证查询和账簿查询
3. 明细账查询
系统提供了普通明细账、按科目排序明细账和月份综合明细账3种明细账查询格式。普通明细账按科目查询，按发生日期排序；按科目排序明细账按非末级科目查询；月份综合明细账按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账。
4. 多栏账查询
查询多栏账之前，必须先定义多栏账的查询格式。在“多栏账”窗口中，单击“增加”按钮，屏幕显示“多栏账定义”窗口。在“核算科目”下拉列表框中选择“多栏账”核算科目，系统根据科目自动显示多栏账名称，也可以在“多栏账名称”处直接修改多栏账名称。

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