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模块三
总账管理系统
Contents
知识目标
能力目标
任务一 总账管理系统认知
任务二 公用基础信息初始设置
任务五 出纳管理
任务六 总账管理系统的期末业务处理
实训设计
任务四 总账管理系统的日常业务处理
任务三 总账管理系统的初始化设置
掌握公用基础信息设置和总账管理系统初始化设置
掌握填制、修改、删除、查询和审核凭证
掌握记账和反记账
掌握出纳业务处理
掌握总账管理系统期末业务处理
知识目标
能力目标
能够根据业务资料设置各类
基础档案
能够根据业务资料设置总账管理系统的控制参数
能够根据业务资料录入总账管理系统的期初余额
能够根据业务资料进行凭证的填制、修改、删除、查询和审核
能够将已经审核的凭证进行记账处理
能够根据业务要求定义期末转账凭证并自动生成相应的凭证
能够进行期末总账管理系统结账
总账管理系统
总账管理系统又称为账务处理系统，是企业会计信息系统的一个重要的核心子系统，其他子系统有关资金的数据最终要归集到总账管理系统中，以生成完整的会计账簿。报表系统编制会计报表和进行有关的账务分析时，其数据主要取自总账管理系统。因此，总账管理系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。
任务三
总账管理系统的初始化设置
一、 总账管理系统参数设置
总账管理系统参数设置也称为选项设置。建立新的账套后，用户可以根据具体情况或业务变更，通过此功能进行选项的设置、查看和修改，主要进行以下几个方面的设置：
（一） 凭证设置
1. 制单控制
制单控制主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。
（1） 制单序时控制。制单序时控制与“系统编号”选项联用，是指制单时凭证编号必须按日期顺序排列，如1月10日编制到15号凭证，则1月11日只能开始编制16号凭证；如有特殊需要，可以将其改为不序时制单。
一、 总账管理系统参数设置
（2） 支票控制。若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入的支票号在支票登记簿中已经存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。
（3） 赤字控制。若选择了此项，在制单时，当资金往来及往来科目或全部科目的最新余额出现负数时，系统会予以提示。
（4） 可以使用应收受控科目。若科目为应收款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收款管理系统使用此科目进行制单，总账管理系统不能使用此科目制单。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。
一、 总账管理系统参数设置
（5） 可以使用应付受控科目。若科目为应付款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付款管理系统使用此科目进行制单，总账管理系统不能使用此科目制单。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。
（6） 可以使用存货受控科目。若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账管理系统不能使用此科目制单。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。
一、 总账管理系统参数设置
2. 外币核算
如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式（固定汇率或浮动汇率）。如果选择固定汇率，那么在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额；如果选择浮动汇率，那么在制单时，按当日汇率折算本位币金额。
一、 总账管理系统参数设置
3. 凭证控制
凭证控制主要是用户对凭证审核、查询等权限进行设置，指定系统应对哪些操作进行控制。
（1） 打印凭证页脚姓名。若选此项，则在打印凭证时自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名；否则，不打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。
（2） 权限设置。如只允许某操作员审核其本部门填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择“凭证必须经主管签字”；如允许操作员查询他人凭证，则选择“可查询他人凭证”。
（3） 自动填补凭证断号。如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号，将其默认为本次新增凭证的凭证号。
一、 总账管理系统参数设置
（4） 现金流量科目必录现金流量项目。选择此项后，在录入凭证时，如果使用现金流量科目，则必须输入现金流量项目及金额。
（5） 批量审核凭证进行合法性校验。批量审核凭证时，针对凭证进行二次审核，以提高凭证的正确率。
（6） 凭证编号方式。系统在“填制凭证”功能中，一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即系统编号；但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即手工编号。
（7） 预算控制。通过设置，在制单时，当某一科目下的实际发生数造成多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数或报警数时，系统会发出报警。
一、 总账管理系统参数设置
（二） 账簿参数设置
账簿参数设置主要是对账簿打印的一些要求进行设置。
1. 打印位数宽度
打印位数宽度是指定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价栏目。
2. 明细账（日记账、多栏账）打印输出方式
明细账（日记账、多栏账）打印输出方式用于明确打印正式明细账、日记账或多栏账时，按月排页还是按年排页。
一、 总账管理系统参数设置
（1） 按月排页即打印时从所选月份范围的起始月份开始，将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1”。这样，即使所选月份范围不是第一个月，打印的页号也从“1”开始。
（2） 按年排页即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账按顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打印月份在全年总排页的页号。这样，若所选月份范围不是一个月，则打印的页号也有可能不是从“1”开始。
一、 总账管理系统参数设置
3. 账簿套打
明确打印账簿是否使用套打纸进行打印。选择套打印时，系统只将账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。
明细账套打分为金额式明细账和外币数量式明细账，日记账套打分为金额式日记账、外币金额式日记账、数量金额式日记账和外币数量式明细账，多栏账套打只有金额式多栏账。
4. 正式账每页打印行数
正式账页每页打印行数即对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。
一、 总账管理系统参数设置
5. 明细账查询权限控制到科目
执行“企业门户”→“基础信息”→“数据权限”→“数据权限设置”命令，可进行明细账查询权限设置，必须在总账管理系统的选项设置中选择相应选项，才能起到控制作用。
6. 制单、辅助账查询权限到辅助核算
设置此项权限，制单时才能使用有辅助核算属性的科目录入分录，辅助账查询时只能查询有权限的辅助项内容。
一、 总账管理系统参数设置
（三） 会计日历设置
设置会计日历后，可查看各个会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改各个子系统的启用会计年度和启用日期，在“基础信息”中进行修改。
01
02
03
04
05
06
数量小数位
项目排序方式
个人排序方式
单价小数位
本位币精度
部门排序方式
一、 总账管理系统参数设置
（四）其他参数设置
一、 总账管理系统参数设置
北京海源科技股份有限公司账套从2016年1月1日起启用总账管理系统，其总账管理系统的参数设置资料如表3-12所示。
表3-12 总账管理系统参数设置
资料
一、 总账管理系统参数设置
表3-12 总账管理系统参数设置
续表
一、 总账管理系统参数设置
（1） 在企业应用平台中,执行“财务会计”→“总账”→“设置”→“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”按钮，分别根据资料对凭证、账簿、凭证打印、会计日历、权限、自定义项核算和其他选项卡的参数进行设置。“凭证”选项卡和“其他”选项卡的参数设置分别如图3-13和图3-14所示。
图3-13 “凭证”选项卡的参数设置
图3-14 “其他”选项卡的参数设置
操作过程解析
一、 总账管理系统参数设置
（2） 单击“确定”按钮保存并返回。
总账管理系统的参数设置将决定总账管理系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设置后一般不能随意改变。
操作过程解析
要点提示
二、外表设置
汇率管理是专为外币核算服务的。有外币业务的企业，应进行外币设置。其作用是，一方面，可以减少录入汇率的次数与差错；另一方面，可以避免在汇率发生变化时出现错误。
设置北京海源科技股份有限公司账套的外币汇率，有关资料如表3-13所示。
表3-13 外币信息
资料
二、外表设置
（1） 在企业应用平台中，执行“基础设置”→“基础档案”→“财务”→“外币设置”命令，进入“外币设置”对话框。
（2） 单击“增加”按钮，选择“固定汇率”，输入币符 “USD”，币名“美元”；在2016年1月“记账汇率”栏单元格中输入“6.575 80”，如图3-15所示。用同样的方法设置港币的汇率，如图3-16所示。
图3-15 外币设置1
图3-16 外币设置2
操作过程解析
二、外币设置
要点提示
固定汇率是指外币换算过程中，无论汇率如何变化，都将按照设置的汇率来折算本位币；浮动汇率则根据每天的汇率来折算本位币。因此，在外币设置的过程中，要分清是固定汇率还是浮动汇率。
三、凭证类别设置
第一次使用总账管理系统，应正确选择凭证类别的分类方式。系统提供了5种常用分类方式供企业选择，分别是记账凭证，收款凭证、付款凭证、转账凭证，现金凭证、银行凭证、转账凭证，现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证，自定义。
资料
设置北京海源科技股份有限公司账套的凭证类型，相关资料如表3-14所示。
表3-14 凭证类别
三、凭证类别设置
（1） 在企业应用平台中，执行“基础设置”→“基础档案”→“财务”→“凭证类别”命令，进入“凭证类别预置”对话框，选中“收款凭证 付款凭证 转账凭证”单选按钮，如图3-17所示。
图3-17“凭证类别预置”对话框
操作过程解析
三、凭证类别设置
（2） 单击“确定”按钮，进入“凭证类别”对话框；单击“修改”按钮，并双击“收款凭证”相应“限制类型”栏下单元格，出现下拉菜单，选择“借方必有”；然后在“限制科目”栏下相应单元格输入“1001,1002”。按照同样的方法设置其他凭证类别的限制类型和限制科目，如图3-18所示。
图3-18 凭证类别设置
操作过程解析
四、 会计科目设置
设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。
（一） 指定现金、银行总账科目
在北京海源科技股份有限公司账套中，指定1001为现金总账科目，指定1002为银行总账科目。
在“会计科目”窗口中，执行“编辑”→“指定科目”命令，打开“指定科目”对话框，选中“现金科目”单选按钮，选择“1001库存现金”，单击“确定”按钮，如图3-19；选中“银行科目”单选按钮，选择“1002银行存款”，单击“确定”按钮，如图3-20所示。
资料
操作过程解析
四、 会计科目设置
图3-19 指定现金科目
图3-20 指定银行科目
四、 会计科目设置
指定会计科目是出纳签字的必要条件之一，若在选项设置中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，不仅需要在进行操作员权限设置时勾选“出纳签字”复选框，而且必须指定会计科目，两个条件缺一不可。
（二） 设置会计科目
会计科目是会计要素的具体化，是填制凭证、登记账簿、编制会计报表的基础。设置会计科目是会计核算方法之一，用户可根据会计核算和会计管理的需要，在总账初始化设置中设置会计科目。在设置会计科目时，要考虑其完整性、科学性和扩展性需求。
要点提示
四、 会计科目设置
1. 新增会计科目
为北京海源科技股份有限公司账套新增会计科目，相关资料如表3-15~表3-19所示。
表3-15 会计科目
资料
四、 会计科目设置
表3-15 会计科目
续表
四、 会计科目设置
表3-16 客户往来核算期初数据——应收账款期出数据
表3-17 供应商往来核算期初数据——预付账款期出数据
表3-18 个人往来核算期初数据——应收个人款期初数据
表3-19 供应商往来核算期初数据——应付账款期初数据
四、 会计科目设置
企业会计核算执行国家统一的会计制度，用户在建立核算账套时应根据单位的实际情况，选择预置相应行业的会计科目。若建账时选择预置2007年新会计准则科目，则进入会计科目设置界面时，科目列表会显示系统已预置156个会计科目，其中资产类69个，负债类35个，共同类5个，所有者权益类7个，成本类7个，损益类33个。用户需要增加的是这156个科目外根据管理要求增设的明细科目。
操作过程解析
四、 会计科目设置
增加会计科目的方法有以下3种：
（1） 直接增加。执行“基础设置”→“基础档案”→“财务”→“会计科目”命令，进入“会计科目”窗口；单击“增加”按钮，进入“新增会计科目”对话框，输入会计科目编码“100201”，会计科目名称“工行存款”，选中“日记账”“银行账”复选框，单击“确定”按钮，如图3-21所示。
图3-21 增加会计科目
四、 会计科目设置
（2） 单个复制。在“会计科目”窗口中，执行“编辑”→“复制”命令，选择被复制的会计科目，单击“复制”按钮，然后修改会计科目的编码与名称。
（3） 成批复制。在“会计科目”窗口中，单击“编辑”按钮，选择“成批复制”，打开“成批复制”对话框，如图3-22所示；按要求选择复制和被复制的会计科目。
图3-22 成批复制会计科目
四、 会计科目设置
① 增加的会计科目编码长度及每级位数要符合编码规则。
② 只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与一级科目的相同。
③ 一个会计科目可同时设置两种辅助核算。
④ 如果账页格式是外币金额式，则在增加会计科目时须勾选“外币核算”复选框；如果账页格式是数量金额式，则在增加会计科目时，须勾选“数量核算”复选框并给出单位；如果账页格式是数量外币金额式，则须勾选“外币核算”和“数量核算”复选框。
要点提示
四、 会计科目设置
2. 修改和删除会计科目
（1） 修改会计科目。在“会计科目”窗口中，选择需要修改的会计科目，单击“修改”按钮，进行会计科目修改，如图3-23所示。
（2） 删除会计科目。在“会计科目”窗口中，选择要删除的会计科目，单击“删除”按钮，弹出记录删除不能恢复的信息提示框，单击“确定”按钮即可。
图3-23 修改会计科目
四、 会计科目设置
① 已使用的会计科目不能删除，包括已录入期初余额，已在多栏定义中使用，已在支票登记簿中使用，已录入辅助账期初余额，已在凭证类别中使用，已在转账凭证定义中使用，已在常用摘要定义中使用，已制单、记账的凭证中使用的会计科目。
② 非末级科目不能删除。
要点提示
五、 项目目录设置
在进行会计科目设置时，会计科目的辅助核算与所设置的档案数据有关（如部门档案、人员档案、客户档案等）。如果会计科目涉及项目核算，那么项目核算与所设置的项目档案有关。不同业务性质的用户可能会有不同的项目管理，须针对具体项目进行项目核算，如在建工程、开发项目、某笔销售业务等都可以设置为项目核算，建立项目档案。
设置北京海源科技股份有限公司账套的项目目录，有关资料如表3-20所示。
表3-20 项目目录设置
资料
五、 项目目录设置
（1） 设置项目档案。在企业应用平台中，执行“基础信息”→“基础档案”命令，双击“项目目录”，弹出“项目档案”设置对话框，如图3-24所示。
图3-24 项目档案设置
操作过程解析
五、 项目目录设置
（2） 定义项目大类。
① 单击增加按钮，弹出“项目分类定义_增加”对话框。
② 输入新项目大类的名称“基本生产成本”，如图3-25所示。
图3-25 设置项目大类名称
操作过程解析
五、 项目目录设置
（2） 定义项目大类。
③ 单击“下一步”按钮，定义项目级次，可以修改项目级次，类似于定义编码方案，这与后面设置项目大类的下级分类有关，如图3-26所示。
图3-26 定义项目级次
操作过程解析
五、 项目目录设置
（2） 定义项目大类。
④ 单击“下一步”按钮，定义项目栏目，可对每一个项目进行描述。单击“增加”按钮，增加新的描述字段，如图3-27所示。
⑤ 单击“完成”按钮，退出项目大类名称定义。
图3-27 定义项目栏目
操作过程解析
五、 项目目录设置
（3） 项目分类定义。单击“项目分类定义”选项卡，在“项目大类”下拉列表框中选择已设置好的项目大类名称，单击“增加”按钮，输入编码“1”和名称“产品制造”，设置完成后单击“确定”按钮进行保存；用同样的方法定义其他项目分类，如图3-28所示。
图3-28 项目分类定义
操作过程解析
五、 项目目录设置
输入分类编码及名称后若不单击“确定”按钮，而是单击“增加”按钮，则前面输入的项目分类不予保存。
（4） 项目目录维护。完成项目分类定义后，单击“项目目录”选项卡，在“项目大类”下拉列表框中选择“基本生产成本”，如图3-29所示；单击“维护”按钮，然后增加“101 甲产品”和“102 乙产品”，如图3-30所示。
图3-29 项目档案设置1
图3-30 项目档案设置2
要点提示
操作过程解析
五、 项目目录设置
（5） 指定核算科目，建立与总账管理系统的联系。项目目录设置完成后，单击“核算科目”选项卡，在“项目大类”下拉列表框中选择“基本生产成本”，如图3-31所示；将“待选科目”中“500101 直接材料”“500102 直接人工”“500103 制造费用”选到“已选科目”中，单击“确定”按钮保存，如图3-32所示。
图3-31 核算科目设置1
图3-32 核算科目设置2
操作过程解析
五、 项目目录设置
核算科目选择完成后，一定要单击“确定”按钮；若不单击“确定”按钮，则前面选定的核算科目不予保存。
要点提示
六、 期初余额设置
期初余额录入功能用于年初录入余额、调整余额，以及核对期初余额并进行试算平衡。如果是第一次使用总账管理系统，必须使用此功能输入科目余额，以便登记账户期初余额，为正确核算各类账户余额做好准备。
1. 录入期初余额
录入北京海源科技股份有限公司账套的期初余额，相关资料见表3-15~表3-19。
资料
六、 期初余额设置
（1） 在企业应用平台中，执行“业务工作”→“财务会计”→“总账”→“设置”→“期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口，如图3-33所示。
图3-33“期初余额录入”窗口
操作过程解析
六、 期初余额设置
如果年初建账，可以直接录入年初余额；如果年中建账，则需要录入所建账月份的期初余额和从该年年初到该月份的借、贷方累计发生额，系统会自动计算年初余额。凭证记账后，期初余额处于浏览、只读状态，不能进行修改，只可以查询或者打印；如果要修改，则须先将所有已记账的凭证取消记账。
（2） 无辅助核算的末级科目以白色显示，其余额可直接输入。以“库存现金”科目为例，直接在其相应“期初余额”栏下单元格中录入“3 000”，如图3-34所示。
图3-34 无辅助核算的末级科目期初余额的录入
要点提示
操作过程解析
六、 期初余额设置
（3） 非末级科目以黄色显示，其余额由系统自动计算。以“银行存款”科目为例，“银行存款”科目下有两个二级科目，分别是“工行存款”和“中行存款”，分别在“工行存款”和“中行存款”对应的“期初余额”栏下单元格中录入“20 000”和“65 787”，一级会计科目“银行存款”科目的金额由系统自动计算，无须手工录入，如图3-35所示。
图3-35 系统自动计算的期初余额
操作过程解析
六、 期初余额设置
（4） 会计科目账页格式为数量金额式或者外币金额式，则先录入金额，再录入数量或外币，如图3-36所示。
图3-36 数量金额式期初余额的录入
操作过程解析
六、 期初余额设置
（5） 含个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等辅助账类科目以黄色显示，录入其期初余额需要双击辅助核算科目的期初余额，在弹出的“辅助期初余额”窗口中另行录入。以应收账款为例，双击“应收账款”所在行后面“期初余额”栏下对应的单元格，弹出“辅助期初余额”窗口，单击工具栏上的“往来明细”，打开“期初往来明细”窗口，单击“增行”按钮，选择“蓝天科技”客户，录入余额“25 400”，按照要求继续录入其他数据，如图3-37和图3-38所示。
图3-37“期初往来明细”窗口
操作过程解析
六、 期初余额设置
图3-38期初往来明细
六、 期初余额设置
2. 科目余额方向调整
除了系统默认的科目余额方向外，还有一部分调整科目，它们的余额方向可以与同类科目默认的余额方向相反。例如，“累计折旧”科目的余额方向为贷方，若要调整其科目余额方向，先选择该科目，然后单击“期初余额录入”窗口工具栏上的“方向”按钮，弹出调整余额方向提示框，单击“是”按钮，如图3-39所示。
图3-39 科目余额方向调整提示框
六、 期初余额设置
如果某科目录入了期初余额，将不能调整其余额方向，须先将该科目期初余额删除，再调整该科目的余额方向。
要点提示
六、 期初余额设置
3. 试算平衡
依据“借方余额＝贷方余额”的原理来检验数据的正确性，用“资产＝负债＋所有者权益”的静态平衡公式进行试算平衡，即进行期初余额平衡校验。单击“期初余额录入”窗口工具栏上的“试算”按钮，校验工作由计算机自动完成。校验完成后，如果试算平衡，系统自动生成一个试算结果平衡的报告，如图3-40所示。
图3-40 试算结果平衡报告
六、 期初余额设置
4. 期初对账
在录入期初余额时，不经意中会发生总账与辅助账、总账与明细账之间的数据错误，为了及时做到账账核对，尽快修正错误的账务数据，应进行期初对账。
在“期初余额录入”窗口单击“对账”按钮，弹出“期初对账”对话框，单击“开始”按钮，计算机自动进行对账，如图3-41所示。对账方法为总账上下级之间、总账与明细账之间、总账与辅助账之间核对。对账完成后，显示对账结果。如果对账结果显示有错误，可查看错误原因。
图3-41 “期初对账”对话框

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