资源简介

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模块三
总账管理系统
Contents
知识目标
能力目标
任务一 总账管理系统认知
任务二 公用基础信息初始设置
任务五 出纳管理
任务六 总账管理系统的期末业务处理
实训设计
任务四 总账管理系统的日常业务处理
任务三 总账管理系统的初始化设置
掌握公用基础信息设置和总账管理系统初始化设置
掌握填制、修改、删除、查询和审核凭证
掌握记账和反记账
掌握出纳业务处理
掌握总账管理系统期末业务处理
知识目标
能力目标
能够根据业务资料设置各类
基础档案
能够根据业务资料设置总账管理系统的控制参数
能够根据业务资料录入总账管理系统的期初余额
能够根据业务资料进行凭证的填制、修改、删除、查询和审核
能够将已经审核的凭证进行记账处理
能够根据业务要求定义期末转账凭证并自动生成相应的凭证
能够进行期末总账管理系统结账
总账管理系统
总账管理系统又称为账务处理系统，是企业会计信息系统的一个重要的核心子系统，其他子系统有关资金的数据最终要归集到总账管理系统中，以生成完整的会计账簿。报表系统编制会计报表和进行有关的账务分析时，其数据主要取自总账管理系统。因此，总账管理系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。
任务六
总账管理系统的期末业务处理
总账管理系统的期末业务处理主要包括转账、对账、结账等业务处理。
一、 转账
转账包括五种，分别是自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。第一次使用本系统的用户进入系统后，应先进行转账定义。用户在设置完转账凭证后，以后各月只需调用“转账凭证生成”功能即可。下面主要介绍自定义转账、对应结转、汇兑损益结转、期间损益结转。
北京海源科技股份有限公司需要转账的项目包括以下几项：
（1） 结转短期借款利息，利率为2‰。
（2） 将“应交税费——应交增值税——销项税额”科目贷方发生额转入“应交税费——未交增值税”科目。
（3） 将“银行存款——中行存款（100202）”科目结转汇兑损益，汇兑损益入账科目为“财务费用（6603）”科目（期末汇率为1∶7）。
（4） 设置并生成期间损益。
资料
一、 转账
要求：
（1） 依次生成自定义转账凭证、对应结转凭证。
（2） 审核、记账自定义转账、对应结转凭证。
（3） 生成期间损益结转凭证。
（4） 审核记账期间损益凭证。
1. 自定义转账
自定义转账功能可以处理的转账业务主要有：费用分配的结转，如工资分配等；费用分摊的结转，如制造费用等；税金计算的结转，如增值税等；提取的各项费用的结转，如提取职工教育费等；各项辅助核算的结转。
操作过程解析
一、 转账
第一笔业务为自定义转账业务，其操作步骤如下：
（1） 以操作员编号为“111”的账套主管的身份登录企业应用平台，执行“财务会计”→“总账”→“期末”→“转账定义”→“自定义转账”命令，打开“自定义转账设置”窗口。
（2） 单击“增加”按钮，打开“转账目录”对话框，输入转账序号“0001”，设置转账说明为“计提短期借款利息”，选择凭证类别为“转 转账凭证”，如图3-75所示。
图3-75 转账目录设置
一、 转账
（3） 单击“确定”按钮，打开“计提短期借款利息”窗口，单击“增行”按钮，选择科目编码为“6603”，方向为“借”；双击“金额公式”栏，单击其参照按钮，打开“公式向导”对话框，选择“取对方科目计算结果”函数名为“JG（）”，如图3-76所示。
图3-76 自定义公式设置1
一、 转账
（4） 单击“增行”按钮，选择科目编码为“2232”，方向为“贷”；双击“金额公式”栏，单击其参照按钮，打开“公式向导”对话框，选择“期末余额”函数为“QM（）”，如图3-77所示。
图3-77 自定义公式设置2
一、 转账
（5） 单击“下一步”按钮，打开下一级“公式向导”对话框，选择会计科目为“2001”，方向为“贷”，如图3-78所示。
图3-78 自定义公式设置3
一、 转账
（6） 选择运算符“*”，选中“继续输入公式”复选框，单击“下一步”按钮，返回到上一级“公式向导”对话框，将光标移动到末尾，选择“常数”，如图3-79所示；单击“下一步”按钮，在“常数”文本框中输入“0.002”，单击“完成”按钮，如图3-80所示。
（7） 单击“保存”按钮。
图3-79 自定义公式设置4
图3-80 自定义公式设置5
一、 转账
（8） “自定义转账”设置完成后，执行“业务工作”→“业务会计”→“总账”→“期末”→“转账生成”命令，打开“转账生成”对话框，选择相关选项，单击“确定”按钮，如图3-81所示。
（9） 对自定义转账凭证进行审核并记账。
图3-81 自定义结转生成
一、 转账
2. 对应结转
对应结转功能不仅可以进行两个科目的一对一结转，还可以进行科目的一对多结转。对应结转的科目如有辅助核算，则两个科目的辅助账必须一一对应。
本功能只结转期末余额，若结转发生额，须在自定义转账中设置。
第二笔业务为对应结转业务，其操作步骤如下：
（1） 执行“财务会计”→“总账”→“期末”→“转账定义”→“对应结转”命令，打开“对应结转设置”窗口。
一、 转账
（2） 输入转账编号“0002”、转账摘要“结转销项税额”；选择凭证类别为“转账凭证”。从“转出科目”下拉列表框中选择“22210105”，转出科目名称自动显示为“销项税额”，如图3-82所示。
图3-82 对应结转设置
一、 转账
（3） 单击“增行”按钮，系统在下方窗口新增一空白行，在“转入科目名称”栏中选择“应交税费——未交增值税”，在“科目编码”输入“222102”，单击“保存”按钮，系统自动在结转系数栏上显示为“1”，设置完成。
（4） 对应转账设置完成后，选择“业务工作”→“业务会计”→“总账”→“期末”→“转账生成”对话框，选择相关选项，单击“确定”按钮。
（5） 审核对应结转凭证并记账。
一、 转账
① 对应结转只能结转期末余额；如结转发生额，应到自定义转账中设置。
② 转入科目取数为转出科目取值乘以结转系数。若未输入结转系数，则系统默认为1。自动生成转账凭证时，如果同一凭证的转入科目有多个，且若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减去当前凭证已转出的余额。
要点提示
一、 转账
3. 汇兑损益结转
汇兑损益结转功能用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益结转功能可以处理外汇存款账户、外币现金账户及外币结算的各项债权、债务，但不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。
为了保证汇兑损益计算正确，用户填制某月的汇兑损益凭证时，必须先将本月相关账户的所有未记账凭证记账。
汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或有外币核算的科目。
一、 转账
第三笔业务为汇兑损益结转业务，其操作步骤如下：
（1） 执行“基础设置”→“基础档案”→“财务”→“外币设置”命令，打开“外币设置”对话框，在“调整汇率”栏下输入“7”，如图3-83所示。
图3-83“外币设置”对话框
一、 转账
（2） 执行“财务会计”→“总账”→“期末”→“转账定义”→“汇兑损益”命令，打开“汇兑损益结转设置”对话框，“凭证类别”选择“付 付款凭证”，“汇兑损益入账科目”选择“6603”，将光标移到“是否计算汇兑损益”栏下双击，显示“Y”，单击“确定”按钮，如图3-84所示。
图3-84“汇兑损益结转设置”对话框
一、 转账
（3） 执行“业务工作”→“业务会计”→“总账”→“期末”→“转账生成”命令，打开“汇兑损益试算表”对话框，选择相关选项，单击“确定”按钮，如图3-85所示。
图3-85“汇兑损益试算表”对话框
一、 转账
（4） 生成汇兑损益结转凭证，如图3-86所示。
（5） 对汇兑损益结转凭证进行审核并记账。
图3-86 生成汇兑损益结转凭证
一、 转账
4. 期间损益结转
期间损益结转功能用于在一个会计期间终止时，将损益类科目的余额结转到“本年利润”科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。期间损益结转主要是对“管理费用”“销售费用”“财务费用”“销售收入”和“营业外收支”等科目余额结转。
损益类科目结转将列出的损益类科目。如果希望某损益类科目参与损益类结转，则应在该科目所在行的“本年利润”科目栏填写本年利润科目代码；若为空，则将不结转此损益类科目的余额。
损益类科目的期末余额将结转到该行的“本年利润”科目中去。若损益类科目与“本年利润”科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。损益科目表中的本年利润必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。
一、 转账
第四笔业务为期间损益结转业务，其操作步骤如下：
（1） 执行“财务会计”→“总账”→“期末”→“转账定义”→“期间损益结转”命令，打开“期间损益结转设置”对话框。
（2） 设置“凭证类别”为“转 转账凭证”，设置“本年利润科目”为“4103”，单击“确定”按钮，如图3-87所示。
图3-87 期间损益结转设置
一、 转账
（3） 执行“业务工作”→“业务会计”→“总账”→“期末”→“转账生成”命令，打开“转账生成”对话框，设置结转月份、类型、科目等，如图3-88所示。
（4） 单击“确定”按钮，生成期间损益结转凭证，如图3-89所示。
（5） 对期间损益结转凭证进行审核并记账。
图3-88 转账生成设置
图3-89 期间损益结转凭证
一、 转账
在进行期间损益结转之前，本月所有的未记账凭证应均已进行记账，以保证损益类科目数据的完整性。
要点提示
二、 对账
对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确、账簿数据是否平衡。它主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账的数据来完成账账核对。一般来说，实行计算机记账后，只要记账凭证输入正确，计算机自动记账后各种账簿数据都应是正确、平衡的。但由于非法操作、计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月进行一次，一般可在月末结账前进行。
对北京海源科技股份有限公司账套进行对账操作。
资料
二、 对账
（1） 执行“财务会计”→“总账”→“期末”→“对账”命令，打开“对账”对话框。
（2） 在“月份”栏下选择“2016.01”，单击“试算”按钮，打开“2016.01试算平衡表”。
（3） 单击“确定”按钮，返回“对账”对话框。
（4） 单击“选择”按钮，在“月份”为“2016.01”相应的“是否对账”栏下的单元格双击，出现“Y”标志，如图3-90所示。
图3-90 “对账”对话框
操作过程解析
二、 对账
（5） 单击“对账”按钮，系统开始自动对账，并显示对账结果，如图3-91所示。
（6） 单击“退出”按钮。
图3-91 自动对账结果
操作过程解析
三、 结账
财务人员在每月月底都要进行结账处理。结账实际上就是计算结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。会计电算化下的结账与手工结账相比简单多了，其结账是进行一种批处理。
对北京海源科技股份有限公司账套进行结账操作。
（1） 执行“财务会计”→“总账”→“期末”→“结账”命令，进入“结账”对话框，如图3-92所示。
图3-92“结账”对话框
资料
三、 结账
（2） 单击进行结账的月份“2016.01”。
（3） 单击“下一步”按钮，进入“结账—核对账簿”对话框，单击“对账”按钮，系统对结账月份的账进行账账核对，对账结果如图3-93所示。
图3-93 账账核对结果
三、 结账
（4） 单击“下一步”按钮，进入“结账—月度工作报告”对话框，系统显示月度工作报告，如图3-94所示。
图3-94 月度工作报告
三、 结账
（5） 单击“下一步”按钮，打开结账提示框，如图3-95所示。如果符合结账要求，系统将进行结账，则单击“结账”按钮进行结账；否则，不能结账，应先根据提示处理有关问题后再进行结账操作。
图3-95 结账提示框
三、 结账
若要取消结账，应以账套主管的身份在“结账”对话框按“Ctrl+Shift+F6”键激活“取消结账”功能，再输入账套主管口令，即可取消结账标志。
要点提示
总账管理系统实训
实训一 设置基础
一、设置部门档案
部门档案如表3-22所示。
表3-22 部门档案
总账管理系统实训
二、设置人员档案
部门档案如表3-23所示。
表3-23 人员档案
总账管理系统实训
三、设置客户分类
客户分类如表3-24所示。
表3-24 客户分类
总账管理系统实训
四、设置客户档案
客户档案如表3-25所示。
表3-25客户档案
总账管理系统实训
五、 设置供应商分类
供应商分类如表3-26所示。
表3-26 供应商分类
六、 设置供应商档案
供应商档案如表3-27所示。
表3-27 供应商档案
总账管理系统实训
七、 设置存货分类
存货分类如表3-28所示。
表3-28 存货分类
总账管理系统实训
八、 设置计量单位与存货档案
1. 计量单位
（1） 计量单位组编码：001。
（2） 计量单位组名称：重量和数量。
（3） 计量单位组类别：无换算率组。
（4） 计量单位：千克、台、件。
2. 存货档案
存货档案如表3-29所示。
表3-29 存货档案
总账管理系统实训
九、 设置结算方式
结算方式如表3-30所示。
表3-30 结算方式
总账管理系统实训
十、 设置外币汇率
外币汇率如表3-31所示。
表3-31 外币汇率
总账管理系统实训
十一、 设置常用摘要
常用摘要如表3-32所示。
表3-32 外币汇率
总账管理系统实训
实训二总账管理系统初始化设置（一）
一、 新增会计科目
会计科目如表3-33所示。
表3-33 会计科目
总账管理系统实训
一、 新增会计科目
续表
表3-33 会计科目
总账管理系统实训
一、 新增会计科目
二、指定出纳专管科目
将1001科目指定为现金总账科目，1002科目指定为银行总账科目。
续表
表3-33 会计科目
总账管理系统实训
实训三总账管理系统初始化设置（二）
一、 设置凭证类型
凭证类型如表3-34所示。
表3-34 凭证类型
总账管理系统实训
二、 设置通用凭证
常用凭证如表3-35所示。
表3-35 常用凭证
总账管理系统实训
实训四总账管理系统日常账务处理
大山技术有限公司2017年1月份发生以下经济业务：
（1） 1月3日，支付材料款（附件1张，为银行承兑汇票，编号为1512）。
借：应付账款——山东海滨公司35 000
贷：银行存款——工行存款35 000
（2） 1月10日，提取现金（附件1张，为转账支票，编号为1004，调用常用凭证）。
借：库存现金80 000
贷：银行存款——工行存款80 000
（3） 1月10日，发放工资（附件3张）。
借：应付职工薪酬80 000
贷：银行存款——工行存款80 000
总账管理系统实训
（4） 1月11日，收回账款（附件1张，为转账支票，编号为1005。可调用常用凭证）。
借：银行存款——工行存款120 000
贷：应收账款——西安彩虹公司120 000
（5） 1月12日，销售产品（附件2张）。
借：应收账款——河北新和公司35 100
贷：主营业务收入30 000
应交税费——应交增值税——销项税额5 100
（6） 1月14日，采购材料（附件2张，为购买甲材料10 000件，单价3.50元。转账支票1张，编号为1006）。
借：原材料——甲材料35 000
应交税费——应交增值税——进项税额5 950
贷：银行存款——工行存款40 950
总账管理系统实训
（7） 1月14日，缴纳上月税金（附件1张，为转账支票，编号为1007。可调用常用凭证）。
借：应交税费——未交增值税60 000
——应交所得税90 500
贷：银行存款——工行存款150 500
（8） 1月17日，购买计算机（附件2张。转账支票编号为1008）。
借：固定资产10 000
应交税费——应交增值税——进项税额1 700
贷：银行存款——工行存款11 700
（9） 1月19日，生产领料（附件1张，为领乙材料30 000件，单价5.00元。可调用常用凭证）。
借：生产成本——直接材料150 000
贷：原材料——乙材料150 000
总账管理系统实训
（10） 1月22日，支付广告费（附件2张。转账支票编号为1009）。
借：销售费用5 000
贷：银行存款——工行存款5 000
以会计身份登录企业应用平台，进行以下操作：
（1） 编制记账凭证。
（2） 审核记账凭证并记账。
（3） 输出总账、明细账、日记账。
（4） 分别定义并输出“应交税费”“生产成本”两个会计科目的多栏账，多栏账有关资料如表3-36所示。
资料
总账管理系统实训
表3-36 多栏账有关资料
总账管理系统实训
实训五总账管理系统期末业务处理
根据以下资料进行自动转账、结汇、结转期间损益、对账和结账操作：
1. 2016年12月31日工行存款余额调节表
2016年12月31日工行存款余额调节表如表3-37所示。
表3-37 工行存款余额调节表
总账管理系统实训
2. 2017年1月31日工行存款对账单
2017年1月31日工行存款对账单如表3-38所示。
表3-38 工行存款对账单
总账管理系统实训
3. 自动银行对账
自动银行对账的截止日期为2017年1月31日，日期相差在12天以内，对账标准为“金额＋结算号＋结算方式＋方向”必须相同。
4. 自动转账定义
（1） 凭证类型为转账凭证，摘要为“计提折旧”。
借：制造费用（期初余额）（1601、月、借）* 0.01
管理费用（期初余额）（1601、月、借）* 0.008
贷：累计折旧（借贷平衡差额）
（2） 凭证类型为转账凭证，摘要为“转出本月未交增值税”。
借：应交税费——应交增值税——转出未交增值税（净发生额）
贷：应交税费——未交增值税 （借、贷平衡差额）
总账管理系统实训
5. 对应结转定义
（1） 凭证类型为转账凭证，摘要为“工程完工交付使用”。
（2） 转出科目编码为1604（在建工程）。
（3） 转入科目编码为1601（固定资产），结转系数为1.0。
6. 自动结转汇兑损益设置
（1） 期末调整汇率为1美元＝8.23元人民币。
（2） 凭证类型为付款凭证。
（3） 汇兑损益入账科目为6603（财务费用）。外币科目如表3-39所示。
7. 自动结转期间损益设置
凭证类型为转账凭证，转入科目为4103（本年利润）。
表3-39 外币科目

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