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第七章 应收、应付管理系统
应收、应付管理系统概述
应收、应付管理系统初始化设置
应收、应付管理系统日常业务处理
应收、应付管理系统期末处理
第一节 应收、应付管理系统概述
一、功能概述
应收、应付管理系统的功能主要包括系统初始化设置、日常业务处理、信息查询及期末处理等。
1．初始化设置
初始化设置是整个系统运行的基础，通过初始化设置可以为日常业务处理及统计分析作准备，并可保证数据的完整性和连续性。应收、应付管理系统中初始化设置包括系统参数设置、基础信息设置和期初数据录入等。
2．日常业务处理
日常业务处理是对企业往来款项业务进行处理，包括单据处理、核销处理、票据管理、转账处理、坏账处理（应收款管理系统）和制单处理等。
3．信息查询功能
应收、应付管理系统提供了单据查询、账表查询及账龄分析等功能，用户可以通过各类单据和账表的查寻进行统计分析，及时了解企业账款的往来情况，进而加强对往来款项的动态管理。
4．期末处理
期末处理是在月末进行结算汇总损益和月末结账工作。如果企业有外币往来，则需在月末进行外币的汇总损益，在当月的业务全部处理完毕后，进行月账处理。
二、应收、应付系统与其他系统的关系
应收、应付管理系统与其他系统的主要关系如图7-1所示。
应收、应付管理系统与其他系统的关系
应收、应付管理系统与系统管理共享基础信息和数据。
应收、应付管理系统向总账系统传递凭证，并可以对生成的凭证进行查询。
应收、应付管理系统为财务分析提供各种数据。
销售管理系统为应收款管理系统提供已审核的销售发票及各类单据，在应收款管理系统中生成凭证，并对发票进行收款结算处理。应收款管理系统为销售管理系统提供核销情况。
采购管理系统录入的发票可以在应付款管理系统中进行审核记应付账款、付款、核销，已经现付的采购发票可以在应付系统中进行记账、制单；应付款管理系统可以查询采购管理系统中已经入库还没有结算的实际应付信息和未复核的发票。
应收款管理系统与应付款管理系统之间进行转账处理，如应收冲应付。
三、操作流程
应收、应付管理系统基本操作流程如图所示。
应收、应付管理系统操作流程
第二节 应收、应付管理系统初始化设置
在使用应收、应收管理系统处理业务之前，应先对账套参数进行调整，并录入基础信息和期初数据。应收款管理系统和应付款管理系统的初始化设置基本相同，我们以应收款管理系统的初始设置为例进行介绍。
1．账套参数设置
账套参数设置是对系统提供的参数进行设置和选择，以使系统适应自身核算与控制管理的特点和要求，其具体操作如下。
（1）启动应收款管理系统，选择【设置】→【选项】菜单，打开“账套参数设置”对话框，如图所示。
（2）单击【编辑】按钮，对账套参数进行设置，主要参数说明如下。
账套参数设置
常规选项
应收账款核销方式
系统提供了按单据、按产品两种应收款的核销方式。
如果选择按单据核销，在进行核销处理时，系统自动将满足条件的未结算单据全部列出，由用户选择要核销的单据，进行核销处理。
如果选择按存货核销，在进行核销处理时，系统自动将满足条件的未结算单据按存货列出，由用户选择要核销的单据，进行核销处理。
单据核算日期依据
系统提供了单据日期和业务日期两种确认单据审核日期的依据。
如果选择单据日期，在进行单据审核时，系统自动将单据的审核日期（即入账日期）记为该单据的单据日期；
如果选择了业务日期，在进行单据审核时，系统自动将单据的审核日期记为当前业务日期。
汇总损益方式
汇总损益的方式有两种，即外币结清和月末处理。
如果选择“外币结清”，那么只在某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为零且本币余额不为零的外币单据；
如果选择“月末计算”，则在每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为零或者本币余额不为零的外币单据。
坏账处理方式
系统提供的坏账处理方式包括直接转销法、销售收入百分比法、应收账款余额百分比法和账龄分析法，在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则此参数不可以修改，只能下一年度修改。
直接转销法：当坏账发生时，直接在坏账发生处将应收账款转为费用。
销售收入百分比法：根据历史数据确定的坏账损失占全部销售额的一定比例估计可能发生的坏账准备。
应收账款余额百分比法：以应收账款余额为基础，估计可能发生的坏账损失。
账龄分析法：根据应收账款账龄的长短来估计坏账损失的方法。账龄越长，发生坏账的可能就也越大。
代垫费用类型
是选择核算代垫费用的单据类型，如果在初始设置“单据类型设置”中，设置了多种“应收单”的单据类型，则可在此选择代垫费用单的单据类型，若应收单没有进行分类，则无须设置。
凭证选项
受控科目制单方式
即选择应收管理系统受控科目的制单方式，系统提供了明细到客户和明细到单据两种方式。
明细到客户：是指将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算多笔业务的控制科目相同，系统会自动将其合并成一条分录，用户可以在总账系统中查询每个用户的详细信息。
明细到单据：是指将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，将每一笔业务形成一条分录，用户可以在总账系统查看到每个客户的每笔业务的详细情况。
非受控科目制单方式
“明细到客户”与“明细到单据”选项与“受控科目制单方式”中功能相同。
汇总制单：指将多个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算多笔业务的非控制科目及所带辅助核算项目相同，系统自动将其合并成一条分录。汇总制单可以精简总账中的数据，用户在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。
控制科目依据
控制科目指所有带有客户往来辅助核算并受控于应收系统的科目。设置控制科目有按客户分类、按客户、按地区三种依据。
按客户分类设置：客户分类指根据一定的属性将企业的往来客户分为若干大类。按客户分类设置是依据不同的客户分类，为每一客户分类设置应收科目和预收科目。
按客户设置：是为每一客户设置不同的应收科目和预收科目，此设置可适合特殊客户的需要。
按地区设置：是依据不同的地区分类，为每一地区分类设置不同的应收科目和预收科目。
销售科目依据
分为按存货和按存货分类两种方式。
按存货设置：可直接针对不同的存货设置不同的科目。
按存货分类设置：存货分类是指根据存货的属性对存货划分的大类。用户可以依据不同的存货分类，为每一存货分类设置不同的科目。
（3）设置完成，单据【确定】按钮返回。
2．基础信息设置
应收、应付管理系统与总账及其他子系统系统共享的基础信息，如客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、地区分类、存货分类和存货档案等，已在基础设置中设置完成，在此仅介绍应收、应付管理系统中需要用到的、之前未进行设置的基础档案。
存货分类设置
（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【存货】→【存货分类】菜单，打开“存货分类”窗口。
（2）输入类别编码和类别名称等信息，如图所示单击，【保存】按钮，继续完成其他存货类别设置。
存货档案
计量单位设置
计量单位组分为无换算、浮动换算和固定换算三种类别，每个计量单位组中有一个主计量单位、多个辅助计量单位，可以设置主辅计量单位之间的换算率；还可以设置采购、销售、库存和成本系统所默认的计量单位。设置计量单位时，应先增加计量单位组，再增加组下的具体计量单位内容。
（1）选择【存货】→【计量单位】菜单，打开“计量单位—计量单位组别”窗口。
（2）单击【分组】按钮，打开“计量单位分组”对话框。
（3）单击【增加】按钮，输入计量单位组编码、计量单位组名称，如“无换算关系”，并选择计量单位组别，如图7-5所示。
设置计量单位组
（4）单击【保存】按钮，再单击【退出】按钮，返回“计量单位—计量单位组别”窗口。
（6）在左侧列表中选择设置好的计量单位组，如“无换算关系”单位组，单击【单位】按钮，打开“计量单位设置”对话框。
（7）输入计量单位编码、计量单位名称等信息，如图所示。
（8）单击【保存】按钮，单击【退出】按钮，计量单位窗口中即显示设置完成的计量单位。
计量单位设置
设置存货档案
（1）选择【基础设置】→【存货】→【存货档案】菜单，打开“存货档案”对话框。
（2）选择存货分类，单击【增加】按钮，打开“增加存货档案”对话框，输入存货档案编码、存货名称等信息，如图所示，单击【保存】按钮。
存货档案设置
单据编号设置
（1）选择【单据设置】→【单据编码设置】菜单，打开“单据编码设置”对话框。
（2）在左边列表中选择单据类型，单击【修改】按钮，在右侧详细信息栏选择单据编号方式，如“完全手工编码”，如图所示。
单据编号设置
3．初始设置
在应收、应付管理系统中进行初始设置主要包括设置科目、坏账准备设置（应收款管理系统）、账龄区间设置、报警级别设置和单据类型设置等。
设置科目
设置科目即是设置各业务类型凭证中的常用科目，在生成凭证时自动带出所设置的科目，以简化凭证生成操作。
科目设置包括基本科目设置、控制科目设置、产品科目设置和结算方式科目设置，其操作方法基本相同，仅以基本科目操作为例进行介绍。
基本科目设置
基本科目设置是定义核算应收（应付）款项时经常用到的科目。被设置为基本科目的科目必须是末级科目。核算应收款项时经常用到的科目包括应收账款、预收账款、销售收入和税金科目等，其操作如下。
（1）选择【应收管理系统】→【初始设置】菜单，打开“初始设置”窗口。
（2）在左侧列表选择【设置科目】→【基本科目设置】菜单，右侧栏即显示“基本科目设置”页面，在此选择输入各项基本科目，如图所示。
基本科目设置
控制科目设置
控制科目设置是按照选项设置中选择的控制科目依据（按客户分类、按客户、按地区），进行应收科目和预收科目的设置。
例如，在“控制科目依据”设置时选择了按客户进行设置，系统会自动列出客户编号和名称，如图所示。双击每个客户对应的“应收科目”和“预收科目”栏，参照输入不同客户对应的应收科目和预收科目。
控制科目设置
产品科目设置
产品科目设置是依据选项设置中选择的销售科目依据（存货或存货分类），进行销售收入科目、应交增值税科目、销售退回科目的设置。
例如，在销售科目依据设置时，选择了按存货设置，系统会在此列出所有存货编码和存货名称，如图所示，双击不同存货对应的科目栏，参照输入产品科目。
产品科目设置
结算方式科目设置
结算方式科目设置是为已经设置好的结算方式选择一个默认的对应核算科目，如图所示，以便在应收账款核销时，直接按不同的结算方式生成相应的会计科目，在制单时自动带出。
结算方式科目设置
坏账准备设置
坏账准备设置是依据用户选择的坏账处理方式，对坏账准备期初余额、提取比率、坏账准备科目和对方科目进行设置。
第一次使用应收管理系统时，需手工输入坏账准备的期初余额，以后各年度使用系统时坏账准备的期初余额均由系统自动生成且不能修改。坏账准备设置的操作方法与科目设置相似，如图所示。
坏账准备设置
账龄区间设置
账龄区间设置是定义应收款、收款的时间间隔，以便于对应收款和收款进行账龄查询和分析。
账龄区间总天数直接输入，系统根据输入的总天数自动生成相应的区间。如图所示。
账龄区间设置
报警级别设置
通过对报警级别的设置，按照客户欠款余额与其受信额度的比例将客户分为不同的类型，用户可以在“单据查询”功能中进行报警查询，以便于企业随时掌握客户的信用情况，
在进行报警级别设置时，序号由系统自动生成，从01开始，不能修改或删除。级别名称和各区间的比率直接输入，起止比率将自动生成，如图所示，最后一个区间不能修改和删除。
报警级别设置
单据类型设置
单据类型设置是建立应收款业务与单据类型的对应关系，以提高业务处理的效率，并进行分类汇总、查询和分析等工作。系统提供了发票和应收单两大类型的单据。
如果单独使用应收款管理系统，发票类型对应的单据名称包括“销售专用发票”和“销售普通发票”，如图所示；如果使用应收款管理系统的同时使用销售管理系统，发票类型对应的单据名称还包括“销售调拨单”和“销售日报”。发票是系统默认的单据类型，不能修改和删除。
应收单是记录销售业务之外的应收款情况。用户可将应收单划分为不同的类型，以区分应收货款之外的其他应收款，还可自由定义应收单的对应科目。
单据类型设置
4．期初余额录入
在完成账套参数设置、基础信息设置和初始设置后，还需录入期初余额，以保证数据的完整性。期初余额以单据的形式录入，完成录入后，需要与总账系统中相应的客户往来账户余额进行核对，以检查录入的期初余额与总账中相应往来科目余额是否相等，其操作步骤如下。
录入期初数据
（1）选择【设置】→【期初余额】菜单，打开“期初余额--查询”对话框。
（2）输入查询条件，若不需设置条件可直接单击【确认】按钮，打开“期初余额”窗口。
（3）单击【增加】按钮，打开“单据类别”对话框。
（4）选择单据名称、单据类型和方向，如左图所示。
（5）单击【确认】按钮，打开所选单据名称和单据类别对应的发票窗口，如“期初销售发票”窗口。
（6）输入开票日期、客户名称、科目、部门、项目等信息，在表格中输入货物名称、数量、含税单价等，如右图所示。
输入单据类别 录入期初数据
（7）单击【保存】按钮，继续完成其他单据输入后，返回“期初余额”窗口，即显示“期初余额明细表”，如图所示。
期初余额明细表
对账处理
（1）在“期初余额”窗口单击【对账】按钮，打开“期初对账”窗口，如图所示。
（2）查看应收期初与总账期初的余额是否平衡，如果差额为零，则应收管理系统与总账系统期初余额平衡。
期初对账

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