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第七章 应收、应付管理系统
应收、应付管理系统概述
应收、应付管理系统初始化设置
应收、应付管理系统日常业务处理
应收、应付管理系统期末处理
第三节 应收、应付管理系统日常业务处理
初始化工作完成后，便可以进行日常业务的处理。应收、应付管理系统日常业务处理主要是对企业日常经营过程中产生的各种收、付款数据信息进行管理，处理收、付款及转账等业务，并生成凭证向总账系统传递，还可依据用户需要进行各种查询和统计分析。
一、应收款管理系统日常处理
应收款管理系统日常业务处理主要包括单据处理、核销处理、转账处理、坏账处理、制单处理等。
1．应收单据处理
应收单据处理是对未收款项的单据进行处理，如发票和代垫费用产生的应收单等。应收单据处理是应付款管理系统日常业务处理的起点，主要包括应收单据的录入及审核。
应收单据录入
（1）选择【日常处理】→【应收单据处理】→【应收单据录入】菜单，打开“单据类别”对话框。
（2）选择单据名称、单据类型及方向，单击【确认】按钮，打开“应收单”窗口。
（3）输入单据日期，客户名称、科目、金额及部门等信息，如图所示，单击【保存】按钮。
应收单据录入
应收单据审核
单据审核是在单据录入后对单据的正确性进一步审核确认，单据只有经过审核后才能参与结算。单据审核可以通过两种方式，一是在单据录入完毕后，直接在该单据窗口单击【审核】按钮，进行审核；一是通过单据审核功能进行审核，其基本操作如下。
（1）选择【应收单据处理】→【应收单据审核】菜单，打开“单据过滤条件”对话框，输入需进行审核单据的条件，如图所示。
（2）单据【确认】按钮，打开“单据处理”窗口。
单据过滤条件
（3）双击需审核单据对应的“选择”栏，显示“Y”标记，如图所示，单击【审核】按钮，系统即对所选单据进行审核。
（4）如需批量审核，可在“单据过滤条件”对话框中选择审核条件后，单击【批审】按钮；或在“单据处理”窗口单击【全选】按钮，再单击【审核】按钮进行单据的批量审核。
单据审核
2．收款单据处理
收款单据处理主要是对结算单据（收款单、付款单即红字收款单）进行管理，包括收款单、付款单的录入与审核。
应收款管理系统的收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款和其他费用等。其中应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单进行核销勾对。
应收款管理系统付款单用来记录发生销售退货时，企业开具的退付给客户的款项。该付款单可与应收、预收性质的收款单、红字应收单、红字发票进行核销。
收款单据的录入与审核与应收单据的录入与审核操作相似，其基本操作如下。
（1）选择【收款单据处理】→【收款单据录入】菜单，打开“收付款单录入”窗口。
（2）单击【增加】按钮，输入客户名称、结算方式、金额和部门等信息，在表格内选择款项类型，并输入各款项金额，如图所示。
（3）单击【保存】按扭，在单击【审核】按钮，完成收款单的审核。
收付款单录入
3．核销处理
核销处理是进行已收款与应收款的核销处理，建立收款与应收款的核销记录，以监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。
核销处理可以在录入收款单据录后，直接单击【核销】按钮，打开“单据核销”窗口（如图所示），进行核销处理；也可以通过“核销处理”功能进行处理，核销处理包括“手工核销”和“自动核销” 两种方式，其操作如下。
单据核销
手工核销
（1）选择【日常处理】→【核销处理】→【手工核销】菜单，打开“核销条件”对话框，输入核销条件，单击【确定】按钮，打开“单击核销”窗口。
（2）单击【分摊】按钮，系统进行核销处理，如图所示。
单据核销处理
自动核销
（1）选择【核销处理】→【自动核销】菜单，在“核销条件”对话框中输入条件后，单击【确定】按钮。
（2）系统自动对符合条件的单击进行核销，并显示“自动核销报告”。
4．票据管理
票据管理可对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理，记录票据详细信息和票据处理情况。如果要进行票据登记簿管理，必须将应收票据科目设置为应收收控科目。
在收到银行承兑汇票和商业承兑汇票时，可选择【票据管理】菜单，打开“票据登记簿”，录入该汇票信息（如图所示），保存该当前票据，即生成一张收款单，可以在“收款单据录入”中查看此票据，并可将其与应收单据进行核销勾对，冲减客户应收账款。在票据管理中，还可以对该票据进行计息、贴现、转出、结算、背书等处理。
录入汇票
5．转账处理
应收款管理系统中的转账处理包括应收冲应收、预收冲应收、应收冲应付及红票对冲等业务，其操作基本相似，在此以应收冲应付和预收冲应收操作为例。
应收冲应收
应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。通过应收冲应收功能将应收账款在客商之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客商间入错户或合并户问题，其操作如下。
（1）选择【转账】→【应收冲应收】菜单，打开“应收冲应收”对话框。
（2）在“货款”、“其他应收款”、“预收款”和“合同结算单”复选框中，选择需要处理的单据。
（3）输入日期、转出户和转入户等过滤条件，单击【过滤】按钮，系统自动列出转出户所有满足条件的单据。
（4）在需要转出款项单据行对应的“并账金额”栏输入并账金额，如图所示，单击【确认】按钮，系统自动进行转出、转入处理。
应收冲应收处理
预收冲应收
预收冲应收是处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务，其操作如下。
（1）选择【转账】→【预收冲应收】菜单，打开“预收冲应收”对话框。
（2）输入日期，单击【预收款】选项卡，选择需进行转账处理的客户，单击【过滤】按钮，系统自动列出该客户的预收款，在“转账金额”栏输入转账金额，如图所示。
（3）单击【应收款】选项卡，单击【过滤】按钮，系统列出该客户的应收款，输入转账金额，单击【确认】按钮，系统自动完成转账处理。
预收冲应收
应收冲应付
应收冲应付是用某客户的应收账款，冲抵某供应商的应付款项。系统通过应收冲应付功能将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。
红票对冲
红票对冲可实现客户的红字应收单与其蓝字应收单、收款单与付款单中间的冲抵。
红票对冲可分为手工对冲和自动对冲销两种方式，手工冲销只能对一个客户进行红票冲销，可自行选择红票对冲的单据，手工红票对冲时采用红蓝上下两个列表形式提供，红票记录全部采用红色显示，蓝票记录全部用黑色显示；自动冲销可同时对多个客户依据红冲规则进行红票对冲，并提交自动红冲报告。
6．坏账处理
坏账是指由某种原因造成的货款不能回收的信用风险。坏账处理包括计提坏账准备、坏账发生、坏账回收和坏账查询等，主要以计提坏账准备和坏账发生操作为例。
计提坏账准备
系统提供的计提坏账的方法主要有直接转销法、销售收入百分比法、应收余额百分比法和账龄分析法。在进行坏账处理之前，应首先在选项设置中选择坏账处理方法，并在初始设置中完成坏账准备的设置。本书所举示例选择的坏账处理方式为“应收余额百分比方法”，其具体操作如下。
（1）选择【坏账处理】→【计提坏账准备】菜单，打开“应收账款百分比法”窗口。
（2）系统自动算出当年度应收账款总额，并根据计提比率计算出本次计提金额，如图所示。
（3）若确认此次计提成功，单击【确认】按钮。
计提坏账准备
坏账发生
坏账发生指确定某些应收款为坏账，其基本操作如下。
（1）选择【坏账处理】→【坏账发生】菜单，打开“坏账发生”对话框。
（2）输入日期、客户信息，单击【确定】按钮，打开“发生坏账损失”窗口，系统列出该用户所有未核销的应收款单据。
（3）在已确定为坏账的单据对应的“本次发生坏账金额”栏，输入坏账金额，如图所示，单击【确认】按钮。
坏账发生
坏账回收
坏账收回是对一定期间发生的应收坏账的收回业务进行处理。当收回一笔坏账时，应首先在“收款单据录入”中录入该笔账款的收款单，收款单的金额即为收回的坏账的金额，且该收款单不需要审核，然后通过“坏账回收”功能进行坏账回收处理。
坏账查询
坏账查询对系统内进行坏账处理过程和处理结果进行查询。通过坏账查询可以查看一定期间内发生的应收坏账业务处理情况及处理结果，加强对坏账的监督。
7．制单处理
制单处理是在应收管理系统业务处理完成后，生成凭证，并将凭证传递至总账系统进行记账。用户可以通过以下两种方式进行制单处理。
立即制单
在完成每笔业务的操作后，系统提示“是否立即制单？”，可单击【是】按钮，打开相应的填制凭证窗口，修改并确认凭证信息后，单击【保存】按钮，生成凭证。
单独制单
如果没有执行立即制单，可通过制单处理功能进行制单，基本操作如下。
（1）选择【日常处理】→【制单处理】菜单，打开“制单查询”对话框。
（2）在左侧单据类型列表中选择需进行制单的单据类型（如“发票制单”），在右侧输入相应的查询条件，如图所示。
批量制单查询条件
（3）单击【确认】按钮，打开“制单”窗口，在“凭证类别”下拉列表中选择生成凭证的类别，选择制单日期，如图所示。
批量制单
（4）选择需要生成凭证的单据，单击【制单】按钮，打开“填制凭证”窗口，修改并确认凭证信息，单击【保存】按钮，生成凭证，如图所示。
（5）在选择需要制单的单据时，可单击【全选】按钮，进行批量制单。
生成凭证
8．信息查询与统计分析
应收款管理系统提供了强大的信息查询和统计分析功能。
用户可以通过查询功能查看单据和账表的详细信息。单据查询包括了发票、应收单、收付款单和凭证等的查询；账表查询包括业务总账、业务余额表、业务明细表及对账单的查询，同时还可实现总账、明细账和单据之间的联查。
统计分析也是应收管理系统的一项重要功能，主要包括应收账龄分析、收款账龄分析、欠款分析和收款预测等。
二、应付款管理系统日常业务处理
应付款管理系统日常业务处理主要是对企业与供应商之间的往来款项进行核算与管理。
应付款管理系统日常业务处理过程是将日常采购业务中产生的采购发票、付款单和其他应付单等单据录入系统，进行核销、转账、制单及查询等处理，其功能和操作与应收款管理系统相似，以下只针对应付款管理系统自身特点进行简要介绍。
1．应付单据处理
应付单据处理主要是对采购发票、应付单等应付单据进行录入及审核。
如果同时使用应付款管理系统和采购管理系统，发票由采购管理系统录入，在此可以对采购管理系统传递过来的单据进行审核、核销、转账、制单和查询等处理。而在本系统需要录入的单据仅限于应付单；如果单独使用应付款管理系统，各类应付单据均应在本系统中录入，应付单据如图所示。
应付单据处理
2．付款单据处理
付款单据处理主要是对付款单、收款单等结算单据进行录入与审核。
应付款管理系统的付款单用来记录企业所支付的款项，付款单如图所示。
付款单据处理
应付款管理系统的收款单用来记录发生采购退货时，企业所收到的供应商退款。
3．核销处理
应付款管理系统中核销处理是指进行的付款核销应付款的工作，核销有以下几种情况：
付款单的金额与单据金额一致，付款单与单据完全核销。
付款单的金额大于单据金额，在本次结算金额栏填入单据金额，剩余金额系统形成预付款。
在核销时，付款单金额小于单据金额，在本次结算金额栏填入付款单金额，剩余单据金额留待下次核销。
4．票据管理
这里的票据管理实际上是一个票据登记簿，可以对开出的应付票据进行登记、转出、计息和结算处理。应付票据的管理与应收票据管理基本类似，相对于应收票据，应付票据没有背书和贴现处理。
要使用票据管理功能，必须将应付票据科目设置为应付系统受控科目。
5．转账处理
应付款管理系统的转账处理包括应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收和红票对冲。
应付冲应付：是指将某一供应商的应付账款转入另一供应商的账款中。通过本功能可将应付款业务在供应商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整。
预付冲应付：是将企业预付给供应商的款项和所欠供应商的货款进行转账核销处理。
应付冲应收：是用企业应付给某供应商的应付账款，冲抵应收取某客户的应收账款。
红票对冲：指将同一供应商的红票和其蓝字发票进行冲销。
6．制单处理
应付款管理系统提供的制单类型主要有发票制单、应付单制单、核销制单、票据制革、转账制单、汇兑损益制单等，如图所示。系统根据选取的制单类型将所有末制单的记录显示在制单窗口，用户可根据需要进行制单处理。
应付款管理系统制单处理
7．信息查询与统计分析
应付款管理系统提供了单据查询、账表查询及统计分析等功能，通过查询统计，企业能及时发现问题，以加强对往来账款的监督和管理。
单据查询
系统提供对应收单、结算单、凭证等的查询。进行各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。
业务账表查询
通过账表查询，可以及时地了解企业一定期间内期初应付款结存，应付款发生、付款发生的汇总情况、累计情况及期末应付款结存汇总情况；还可以了解各个供应商期初应付款结存明细情况，应付款发生、付款发生的明细情况、累计情况及期末应付款结存明细情况。
统计分析
通过统计分析，可以按用户定义的账龄区间，进行一定期间内应付款账龄分析、付款账龄分析及往来账龄分析；了解各个应付款周转天数和周转率，各个账龄区间内应付款、付款及往来情况。
第四节 应收、应付管理系统期末处理
在完成应收、应付管理系统的日常业务处理后，需进行期末处理，包括汇总损益和月末结账，以应收款管理系统为例。
一、汇总损益
如果企业有外币往来业务，在月末需要计算外币单据的汇总损益。在进行汇总损益之前，应首先在账套选项设置中选择汇兑损益的处理方法，系统提供两种汇兑损益的处理方法：月末计算汇兑损益和单据结清时计算汇兑损益，无论根据哪种方式进行损益处理，均可以按币种、供应商、科目、单据查询相应的汇兑损益信息。
选择【日常处理】→【汇总损益】菜单，打开“汇总损益”窗口（如图所示），选择计算日期，双击所选币种对应的“选择”栏，显示“Y”标记，单击【下一步】按钮，即显示所选币种汇兑损益的计算情况。
汇总损益
二、结账
在完成日常业务处理后，在月末需进行结账，其操作如下。
（1）选择【期末处理】→【月末结账】菜单，打开“月末处理”对话框。
（2）双击要结账月份对应的“结账标志”栏，显示“Y”标记，如左图所示。
（3）单击【下一步】按钮，在处理情况都为“是”的情况下，如右图所示，单击【确认】按钮，系统提示“3月份结账成功”单击【确定】按钮完成结账。
选择结账月份 月末结账
三、取消结账
如需取消本月结账，可执行以下操作。
（1）选择【期末处理】→【取消结账】菜单，打开“取消结账”对话框，如图所示。
（2）选择需要取消记账的月份，单击【确认】按钮，系统提示“取消结账”成功，单击【确定】按钮，即取消本月结账。
取消结账

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