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第五章 工资管理系统
工资管理系统概述
工资管理系统初始设置
工资管理系统日常业务处理
工资管理系统期末处理
第一节 工资管理系统概述
一、工资管理系统的功能
工资管理系统的主要任务是正确计算职工工资，对工资总额实行计划管理；按工资的用途、部门等进行数据汇总；依据一定的分配原则进行费用的计提和分配，并登记有关的总账和明细账。
工资管理系统的主要功能包括初始设置、工资数据处理及统计分析等。
1．初始设置
初始设置即是按照企业的实际情况建立工资账套，设置工资管理系统运行所需的各项基础信息，为日常业务处理建立应用环境。通过初始设置可以对工资类别、人员档案、工资计算方式等基本信息进行管理。
初始设置主要包括人员附加信息设置、人员类别设置、工资项目设置、部门设置、工资类别设置及人员档案设置等。
2．工资数据处理
工资数据处理是指工资数据的计算、所得税的扣缴、工资费用的汇总、工资费用的分摊、计提，以及工资数据的转账和输出等工作。通过工资数据处理，可以有效地管理员工的工资数据，为账务系统提供核算数据。
3．统计分析
工资管理系统提供了众多的查询功能，包括工作表、汇总表、明细表、统计分析表，以及自定义报表查询、凭证查询等，以满足企业管理、决策的多角度需求。
二、工资管理系统与其他系统的关系
工资管理系统是会计电算化信息系统的一部分，并与其他系统存在着一定的联系，如图所示。
工资管理系统与其他管理系统的关系
工资管理系统与系统管理共享基础数据；工资管理系统将工资计提、分摊的结果生成转账凭证，传递到总账管理系统；工资管理系统向成本核算系统传递相关费用的合计数据。
三、工资管理系统的操作流程
工资管理系统的操作可分为新用户操作和老用户操作，二者在操作步骤上存在着一定的差别，因此在管理过程中应区别对待。
1．新用户操作流程
初次登录工资管理系统，需首先进行初始设置，之后才能进行工资数据处理和期末处理。
新用户操作过程中需要注意的是工资类别的设置。工资管理系统可为不同工资核算类型的企业提供解决方案，按照工资数据管理类别的不同，工资核算管理分为单类别工资核算管理和多类别工资核算管理。由于多类别工资管理的操作较为复杂，本章将以多类别工资核算管理为例进行讲解，其具体操作流程如图所示。
多类别工资核算管理操作流程图
2．老用户操作流程
如果已经使用了工资管理系统，年末应进行数据的结转，以便开始下一年度的工作。
在新的会计年度开始时，可在【工资管理】→【设置】菜单中选择需要修改的内容，如人员附加信息、人员类别、工资项目、部门等。
第二节 工资管理系统初始设置
工资管理系统的业务处理程序与手工操作程序基本相似。初次启动工资管理系统进行工资核算时，需要进行一次性的初始设置，以建立系统应用环境，每月只需对有变动的信息进行修改，系统会自动计算、汇总数据并生成各种报表。
工资管理系统初始设置包括建立账套、基础信息设置、工资类别设置、人员档案设置等。
一、建立工资账套
建立工资账套是整个工资管理系统正确运行的基础。工资账套不同于“系统管理”中针对整个核算系统的账套，它是企业核算账套的一个组成部分，只针对工资管理系统。
建立工资账套前应先在“系统管理”中建立本单位的核算账套。建立工资账套可通过建立工资套向导来完成，包括参数设置、扣税设置、扣零设置和人员编码四步，具体操作如下。
1．启用工资管理系统
（1）以账套主管的身份注册进入企业门户，在“设置”页签中选择【基本信息】→【系统启用】菜单，打开系统启用对话框。
（2）选中“WA 工资管理”复选框，选择工资管理系统的启用日期，单击【确定】按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击【是】按钮。
（3）在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】→【工资管理】菜单，打开“建立工资套”向导。
2．建立工资账套
（1）参数设置。在“参数设置”页面选择本账套所需处理的工资类别个数，工资的核算币种以及“是否核算计件工资”，如图所示。
参数设置
（2）扣税设置。单击【下一步】按钮，进入“扣税设置”页面，在此选择工资核算时是否进行扣税处理，如左图所示。
（3）扣零设置。单击【下一步】按钮，进入“扣零设置”页面，选择是否进行扣零处理。如果选中“扣零”复选框，以下的扣零类别变为可选项，选择需要的扣零方式，如右图所示。
扣税设置 扣零设置
（4）人员编码。单击【下一步】按钮，进入“人员编码”页面，根据需要在“人员编码长度”后选择输入编码长度，如左图所示。
（5）单击【完成】按钮。若在参数设置中将“工资类别”设置为“多个”，系统则提示“未建立工资类别！”，单击【确定】按钮，打开“工资管理”对话框，如右图所示。
（6）若单击【确定】按钮，即启动建立工资类别向导，用户可以在此输入工资类别，然后选取该工资类别所包括的部门，进行工资类别设置；也可以单击【取消】按钮，在完成基础设置后再进行工资类别设置。
设置人员编码长度 “工资管理”窗口
二、基础设置
完成工资账套的建立后，就需对整个工资系统运行所需的基础信息进行设置，包括人员附加信息设置、人员类别设置、工资项目设置、银行名称设置和部门设置等。
1．人员附加信息设置
人员附加信息设置用于增加人员的信息项目，以丰富人员档案的内容，便于对人员进行更加有效的管理，具体操作步骤如下。
（1）在企业门户“业务”页签中选择【工资管理】→【设置】→【人员附加信息设置】菜单，打开“人员附加信息设置”对话框。
（2）单击【增加】按钮，在“信息名称”后的文本框中输入信息名称，也可在“栏目参照”下拉列表中选择信息名称，单击【增加】按钮，将输入的信息保存，如图所示。
人员附加信息设置
（3）选中已输入的信息名称，选择“是否参照”及“是否必输项”。如果选中“是否参照”项，还需单击【参照档案】按钮，打开所选信息名称对应的“工资人员附加信息”对话框，输入参照信息，如图所示。
（4）如需删除某项附加信息，可选中该信息，单击【删除】按钮。
（5）设置完毕，单击【返回】按钮。
人员附加信息参照档案
2．人员类别设置
人员类别设置指设置人员类别的名称，以便按不同人员类别进行工资计算和汇总，其操作如下。
（1）选择【设置】→【人员类别设置】菜单，打开“类别设置”对话框。
（2）系统默认为“无类别”，单击【增加】按钮，在文本框中输入人员类别的名称，如图所示。
（3）再次单击【增加】按钮，保存输入信息。
（4）信息全部设置完毕，单击【退出】按钮。
人员类别设置
3．工资项目设置
工资项目设置是定义工资核算所涉及的项目名称、类型和长度等。
系统中提供了一些固定的工资项目，如“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等，这些项目不能删除和重命名。
此处设置的工资项目是针对所有工资类别需要的全部工资类别，其具体操作如下。
（1）选择【工资管理】→【设置】→【工资项目设置】菜单，打开“工资项目设置”对话框。
（2）单击【增加】按钮，在“工资项目”列表中增加一行空行，在此直接输入项目名称，或在右侧“名称参照”下拉列表中选择项目名称。
（3）依次输入工资项目的类型、长度、小数和增减项，也可在各项下拉列表中选择输入，如图所示。
（4）设置完毕，单击【确认】按钮，系统提示“工资项目已经改变，请确认各工资类别的公式是否正确。否则计算结果可能不正确。”单击【确定】按钮返回。
工资项目设置
4．银行名称设置
如果企业发放工资的方式为银行代发形式，则需进行银行名称及账号长度的设置。发放工资的银行可按需要设置多个，这里银行名称的设置针对所有工资类别，其具体操作如下。
（1）选择【设置】→【银行名称设置】菜单，打开“银行名称设置”对话框。
（2）单击【增加】按钮，输入银行名称，确定账号长度，系统默认账号长度为11。
（3）输入“录入时需要自动带出的账号长度”，并选择账号是否定长。如图所示。
（4）如需删除已输入的银行名称，可选中该银行名称，单击【删除】按钮。
银行名称设置
5．部门设置
部门设置是设置人员工资信息的基础。部门信息是共享数据，我们已经在总账系统基础设置中完成了部门的设置，在此只需要对部门信息进行相应修改，其操作如下。
（1）选择【设置】→【部门设置】菜单，打开“部门档案”对话框。
（2）在此可以对“部门档案”中的负责人、部门属性等信息进行修改。
6．计件工资标准、方案设置
建立工资账套时，如果在参数设置中选中了“是否核算计件工资”项，那么就会在“设置”菜单下显示“计件工资标准设置”和“计件工资方案设置”两项，用户应在统计计件工资前，在此进行标准及方案的设置。
计件工资标准设置
计件工资标准设置用于定义统计计件数据的统计标准，具体操作如下。
（1）选择【设置】→【计件工资标准设置】菜单，打开“计件工资标准设置”对话框。
（2）单击【增加】按钮，在“名称”文本框中输入计件工资标准的名称，如图所示，单击【保存】按钮。
计件工资标准设置
（3）选择某一统计标准名称，双击“启用”栏，显示“√”标记，表示该标准已启用。
（4）单击【档案】按钮，打开“档案--工时”对话框，如图所示。
“档案--工时”对话框
（5）单击【增加】按钮，打开“档案设置”对话框，输入计件工资标准的具体内容，如编码和名称，如图所示。
（6）单击【保存】按钮，再依次单击【返回】按钮返回。
输入工资标准具体内容
计件工资方案设置
（1）选择【设置】→【计件工资方案设置】菜单，打开“设置”窗口。
（2）单击【增加】按钮，输入计件工资方案的编号、名称和计件单价等相关信息，如图所示。
（3）确认信息无误后，单击【保存】按钮，保存此方案。
（4）单击【退出】按钮，完成计件工资方案设置。
计件工资方案设置
三、工资类别设置
工资类别是指在一套工资账中，根据不同的工资计算方式设置的工资数据管理类别。工资管理系统提供了处理多个工资类别的功能，每个工资类别下有职工档案、工资变动、工资数据、报税处理和银行代发等。如果建账时选择了“多个”工资类别，那么就需要在此进行工资类别设置。
1．建立工资类别
工资类别可以在建账完成后通过工资类别向导建立，但通常情况下都在完成基础设置后再进行设置，其操作步骤如下。
（1）选择【工资管理】→【工资类别】→【新建工资类别】菜单，打开“新建工资类别”向导。
（2）在文本框中输入工资类别名称，如图所示。
新建工资类别
（3）单击【下一步】按钮，在“请选择部门”列表中选择新建工资类别所包含的部门，如图所示。
（4）单击【完成】按钮，系统提示“是否已2008-04-01为当前工资类别的启用日期？”（日期按用户实际的操作日期显示），单击【是】按钮，在“工资类别”菜单下即显示“打开工资类别”和“关闭工资类别”项。
选择部门
2．关闭工资类别
在完成新建工资类别后，工资类别处于打开状态，要继续建立其他工资类别，需先将其关闭，具体操作如下。
选择【工资类别】→【关闭工资类别】菜单，关闭“正式员工”工资类别。
3．打开工资类别
（1）选择【工资类别】→【打开工资类别】菜单，打开“打开工资类别”对话框。
（2）选择需要打开的工资类别，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，打开所选工资类别，进行该工资类别相关操作。
打开工资类别
4．删除工资类别
（1）选择【工资类别】→【删除工资类别】菜单，打开“删除工资类别”对话框，如图所示。
（2）选择要删除的工资类别，单击【确认】按钮，即将所选工资类别删除。
删除工资类别
四、人员档案设置
人员档案设置即是输入参加工资核算的所有员工的姓名、编号、所在部门及人员类别等基本信息。设置人员档案有利于各部门对职工进行有效的管理。人员档案设置包括人员档案的增加、修改、删除、查找和人员变动等。另外，人员档案的设置是针对某一个工资类别进行的，因此，在设置人员档案之前，需先打开相应的工资类别。
1．增加人员档案
输入基本信息
（1）选择【工资类别】→【打开工资类别】菜单，打开需要设置人员档案的工资类别。
（2）选择【设置】→【人员档案】菜单，打开“人员档案”窗口。
（3）单击【增减】按钮，打开“人员档案”对话框。
（4）单击【基本信息】选项卡，输入人员编号、人员姓名、部门编码、部门名称、人员类别等基本信息，如图所示。
人员档案—基本信息
录入附加信息
如果在基础设置中对人员附加信息进行了设置，在此需输入人员的附加信息，具体操作如下。
（1）在“人员档案”对话框中单击【附加信息】选项卡。
（2）输入人员的附加信息，如图所示。
人员档案—附加信息
（3）单击【确认】按钮，继续录入其他人员档案，设置完成的人员档案如图所示。
人员档案
2．修改人员档案
在人员档案设置完成后，可根据实际需要对人员的基本信息、人员变动情况和数据档案进行修改，具体操作如下。
基本信息修改
（1）选择【设置】→【人员档案】菜单，打开“人员档案”窗口。
（2）选择需要修改档案的人员，单击【修改】按钮，打开“人员档案”对话框。
（3）在此对人员的姓名、部门、类别及属性等信息进行修改，修改完毕，单击【确认】按钮，系统提示“写入该人员信息吗？”，单击【确定】按钮，系统自动转入下一人的信息页面，可继续进行修改，也可单击【上一人】、【下一人】按钮，修改其他人员信息。
（4）修改完毕，关闭对话框返回“人员档案”窗口。
人员调离
如果某一人员已调离或退休，此人将不再计入工资的发放与汇总，因此需要将其档案进行修改，具体操作如下。
（1）在“人员档案”窗口选中已调离的人员，单击【修改】按钮，打开“人员档案”对话框。
（2）单击【基本信息】选项卡，在“属性”栏中选中“调出”复选框，此时“离开日期”项显示为可输入项，可以在此输入离开日期，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，系统提示“写入该人员信息吗？”，单击【确定】按钮，关闭对话框返回“人员档案”窗口。
（4）此时，人员档案中该人员对应的“工资停发”栏显示“调出”。
人员调离
工资停发
如果某一人员因特殊情况，需暂时停止发放工资，可进行停发工资设置，具体操作与人员调离相似。
选择“工资停发”属性的人员，将不再进行工资发放，但可保留人员档案,需要时可恢复发放。
数据档案
如果需要直接输入或修改某一职工的工资，可进行如下操作。
（1）单击【数据档案】按钮，打开“工资数据录入---页编辑”对话框，如图所示。
（2）双击要录入或修改的工资项目，直接输入工资数据，点击【保存】按钮，保存修改。
“工资数据录入---页编辑”对话框
数据替换
如果有某一部分人员的某个工资项目需同时修改，可利用数据替换功能，将符合条件人员的某个工资项目内容统一进行替换，以提高人员信息修改效率，具体操作如下。
（1）在“人员档案”窗口单击【替换】按钮，打开“数据替换”对话框。
（2）选择需要被替换的项目名称，输入替换内容，选择需要替换项目的条件，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，系统提示“数据替换后不可恢复，确认吗！”，单击【确定】按钮，完成项目内容的替换。
数据替换
3．删除人员档案
（1）在“人员档案”窗口选择需要删除的人员，单击【删除】按钮。
（2）系统提示“是否删除当前人员信息”，单击【是】按钮，即将该人员信息删除。
4．人员信息复制
本功能用于管理多个工资类别中人员结构相同的工资数据。当新建工资类别中的人员与已建工资类别人员信息相同时，可通过此功能，将已建工资类别中的人员信息复制到新建工资类别中，具体操作步骤如下。
（1）打开需复制人员信息的工资类别，选择【数据维护】→【人员信息复制】菜单，打开“人员表结构复制”对话框。
（2）在“工资类别”后的“下拉框”中选择要复制人员信息所在的工资类别编号，输入限制条件，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，系统提示“确认当前设置复制条件”，单击【是】按钮，系统提示“2条满足条件的数据被复制”（用户操作中会按实际情况显示满足条件数据的条数），单击【确定】按钮，符合条件的人员信息即被复制。
人员信息复制
五、设置工资项目及计算公式
在基础设置中设置的工资项目包括了本单位所有工资类别所需的全部工资项目。在多类别工资核算管理中，由于不同的工资类别发放的工资项目和计算方法有所不同，因此还需对某个选定的工资类别进行工资项目设置，并定义该类别工资的计算公式。
1．选择本工资类别的工资项目
（1）选择【工资类别】→【打开工作类别】菜单，选择要设置工资项目的工资类别，打开该工资类别。
（2）选择【设置】→【工资项目设置】菜单，打开“工资项目设置”对话框。
（3）单击【增加】按钮，增加一空白行，在“名称参照”下拉列表中选择该工资类别需设置的工资项目。
（4）单击 “ ”、“ ”移动按钮，调整工资项目的排列顺序，工资项目设置完毕，如图所示。
本工资类别的工资项目
2．公式设置
公式设置是定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程，快速对工资进行计算处理。
计算公式设置
（1）在“工资项目设置”对话框中单击【公式设置】选项卡。
（2）在“工资项目”栏单击【增加】按钮，在新增空行的下拉列表中选中需要设置计算公式工资项目。
（3）在该工资项目公式定义文本框中输入计算公式；也可在“公式输入参照栏”中选择需要的“工资项目”、“部门”、“人员类别”和“运算符”，编辑生成计算公式，如图所示。
（4）公式设置完成后，单击【公式确认】按钮确认无误后，单击【确认】按钮返回。
工资项目设置—公式设置
函数公式设置
如需设置函数公式，可利用函数向导定义函数公式，其操作步骤如下。
（1）在“工资项目”栏选中某一工资项目，单击【函数公式向导输入】按钮，进入“函数向导——步骤之1”页面。
（2）在“函数名”列表中选择计算所需的函数，如左图所示。
（3）单击【下一步】按钮，进入“函数向导——步骤之2”页面，按系统提示的函数格式，参照输入逻辑表达式及算术表达式，如右图所示。
函数向导——步骤之1 函数向导——步骤之2
（4）单击【完成】按钮返回“工资项目设置”对话框。
（5）完成所有工资项目的公式定义后，单击“ ”、“ ”移动按钮，调整工资项目计算的顺序，如图所示，单击【确认】按钮返回。
完成公式设置

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