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第四章 报表管理系统
报表管理系统概述
报表格式设计
报表公式设置
报表数据处理
第四节 报表数据处理
在完成报表格式设计与公式定义之后，就可以进行报表的数据处理工作了。数据处理包括了报表编制、数据的审核、舍位、排序查询及汇总等。
一、报表编制
报表编制是在设计好格式的报表中输入关键字和基本数据，依据已经定义的公式完成报表数据的采集和计算，得到完整的数据报表。此外，还可以通过调用系统模板生成报表。
1．生成报表
表页管理
表页管理包括表页的插入、追加、删除等操作。
增加表页
增加表页可以通过插入或追加的方式来完成。插入表页是在当前表页后面插入一张空白表页；追加表页是在最后一张表页后追加N张空白表页。一个报表最多可以管理99 999张表页。下面以追加表页操作为例说明起操作，具体步骤如下。
（1）选择【编辑】→【追加】→【表页】菜单，打开“追加表页”对话框。
（2）输入需要增加的表页数，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，在报表下方会显示“ ”页签。
追加表
删除表页
如果报表文件中的表页已经不需保留，可选择【编辑】→【删除】菜单，将其删除。
输入关键字值
关键字可以唯一标识一个表页，关键字的值和表页中的数据相关联。不同会计期间的会计数据是有所不同的，因此在编制报表前应首先在录入关键字值，其具体操作如下。
（1）在“数据”状态下选择【数据】→【关键字】→【录入】菜单，打开“录入关键字”对话框。
（2）输入“单位名称”及“年”、“月”、“日”，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，系统提示“是否重算第一页？”，单击【是】按钮，系统会根据定义好的单元公式计算当月数据；单击【否】按钮，则不进行计算，后面可利用“表页重算”功能生成数据。
录入关键字
生成报表
（1）在“数据”状态下选择【数据】→【表页重算】菜单，系统提示“是否重算第1页？”。
（2）单击【是】按钮，系统会自动在所选账套和会计年度范围内，根据单元公式计算生成报表数据，如图所示。
生成报表
2．调用模板
在报表系统中，通常都预置了常用的报表模板，如资产负债表、利润表等，用户在编制报表时，可调用系统内置的报表模板，生成一张固定格式的标准报表。下面以调用模板生成“资产负债表”为例进行说明，其具体操作步骤如下。
（1）选择【文件】→【新建】菜单，生成一张空白报表。 （2）在格式”状态下选择【格式】→【报表模板】菜单，打开“报表模板”对话框。
（3）选择“新会计制度科目”和“资产负债表”，如图所示。
“报表模板”对话框
（4）单击【确认】按钮，系统提示“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”，单击【确定】按钮，打开“资产负债表”模板，如图所示。
调用“资产负债表”模版
（5）在“格式”状态下对“资产负债表”的格式进行相应调整，并保存模板。
（6）在“数据”状态下选择【数据】→【关键字】→【录入】菜单，打开“录入关键字”对话框，如图所示。
录入关键字对话框
（7）输入关键字的值，单击【确认】按钮，系统提示“是否重算第1页？”。
（8）单击【是】按钮，系统自动计算所输入月份的数据，如图所示。
（9）根据需要进行相关的审核、舍位等数据处理后，将生成的“资产负债表”保存。
资产负债表
二、数据处理功能
1．审核功能
审核报表是根据报表中已经设置的审核公式，对已经生成的报表进行审核，以检验报表数据的正确性，具体操作如下。
（1）在“数据”状态下选择【数据】→【审核】菜单，报表窗口左下角显示“对本表的审核关系进行校验”。
（2）系统按照审核公式逐条审核表内的关系，如果审核无误，左下角显示“完全正确！”。
（3）若报表数据不符合勾稽关系，系统提示审核公式中定义的错误提示信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。
（4）修改报表数据后，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。
2．舍位平衡功能
舍位平衡通常在报表汇总或合并时进行，具体操作如下。
（1）在“数据”状态下选择【数据】→【舍位平衡】菜单，报表窗口左下角显示“对本表的舍位关系实行校验”。
（2）系统根据定义的舍位公式自动进行舍位操作，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整。
（3）系统将舍位平衡后的数据保存在“SW1．REP”报表文件中，如图所示。
舍位平衡操作
3．排序及查询功能
表页排序
表页排序是按照表页关键字的值或报表中某一单元的值将报表重新排列，以方便查询和管理，其具体操作如下。
（1）选择【数据】→【排序】→【表页】菜单，打开“表页排序”对话框。
（2）输入关键字的值或某一合法的单元，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，表页自动排序。
表页排序
表页查询
（1）选择【编辑】→【查找】菜单，打开“查找”对话框。
（2）选择查找内容，如“表页”；输入查询条件，如“月”“＝”“3”，如图所示。
（3）单击【查找】按钮，如查找到符合条件的表页，即将其显示为当前表页。
表页查询
4．数据透视
在报表管理系统中，大量的数据是以表页的形式分布的。正常情况下，每次只能显示一张表页。如果想对各个表页的数据进行比较，可以通过数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个画面中。
调用数据透视功能，可在“数据”状态下选择【数据】→【透视】菜单。
5．报表汇总
报表汇总是报表数据以不同形式叠加后，得到的某一期间的汇总数据，用以反映该期间的财务状况。
报表汇总既可把汇总数据保存在本报表中，也可形成一个新的汇总表；既可汇总报表中的所有表页，也可汇总符合指定条件的表页；既可对表页进行汇总，也可对可变区进行汇总，其具体操作步骤如下。
（1）在“数据”状态下，选择【数据】→【汇总】→【表页】菜单，打开表页汇总向导，选择汇总数据的保存位置，如图所示。
选择汇总方向
（2）单击【下一步】按钮，进入汇总条件页面，输入表页的汇总条件，如图所示。
输入汇总条件
（3）单击【下一步】按钮，进入汇总位置页面，在此对报表可变区汇总进行处理，如图所示。
（4）单击【完成】按钮，生成汇总结果。
可变区汇总设置
三、图表处理
报表管理系统不仅能提供报表处理功能，还提供了图表处理功能，实现以图表方式对数据进行直观的分析。系统提供的图表格式通常包括直方图、圆饼图、折线图、面积图等。
图表是利用报表文件中的数据生成的，图表与报表有着紧密的联系，当报表中的源数据发生变化时，图表也随之变化。一个报表文件可以生成多个图表。
图表以图表窗口的形式存在。它并不是独立的文件，而是依附于源数据所在的报表文件存在。只有打开报表文件后，才能打开相关的图表。如果报表文件被删除，由该报表文件中的数据生成的图表也同时被删除。
图表功能包括了追加图表显示区域、插入图表对象、编辑图表、对象等。
1．追加图表显示区域
（1）在“格式”状态下选择【编辑】→【追加】→【行】菜单，打开“追加行”对话框。
（2）输入追加的行数，用以显示要绘制的图表，然后单击【确定】按钮。
2．插入图表对象
（1）在“数据”状态下选取数据区域，如“A3：F6”，系统把区域中的第一行和第一列默认为标注，其余为数据区。
（2）选择【工具】→【插入图表对象】菜单，打开“区域作图”对话框。
（3）选择“数据组”“操作范围”及图表样式。
（4）在文本框中分别输入“图表名称”、“图表标题”、“X轴标题”和“Y轴标题”，如图所示。
“区域作图”对话框
（5）单击【确认】按钮，即在所选区域插入图表，如图所示。
插入图表对象
3．设置图表风格
在图表对象窗口中，可以调整标题、X标题、Y标题、图形和图例的位置、尺寸、样式以及字体样式等。
若要调整标题、X标题、Y标题、图形和图例的位置，可首先单击选中它们，然后将其拖动到适当位置。
若要调整对象或图形的尺寸，可首先将鼠标放在图表对象或图形边框的黑点上，然后拖动鼠标调整尺寸。
下面简要介绍一下编辑图表标题的方法。
（1）在图表区域内双击鼠标选中图表。
（2）打开【编辑】下拉菜单，选择“主标题”、“X轴标题”或“Y轴标题”。例如，选择“主标题”，将打开“编辑标题”对话框，如图所示。
（3）修改标题内容，然后单击【确认】按钮。
编辑图表主标题
编辑标题字体
（1）在图表区域内选中需要进行编辑的标题，如“资金分析对比”。
（2）选择【编辑】→【标题字体】菜单，打开“标题字体”对话框，如左图所示。
（3）选择标题的字体、字型、字号及效果，然后单击【确认】按钮，如右图所示。
“标题字体”对话框 完成图表风格设置后画面
四、报表输出
1．报表输出内容
在报表编制完毕后，可根据不同需求输出报表结构、输出完整完整报表或以不同文件形式导出数据。
输出报表结构是直接输出不包括会计数据的空白表样。
输出完整报表是输出包括会计数据和表结构的完整报表
导出数据是为方便其他系统调用报表数据，将报表数据以“．DBF”数据库文件或“．TXT”文本文件的形式导出。
2．报表输出方式
报表的输出方式包括屏幕显示、打印输出、磁盘输出及网络传输。
屏幕显示是将报表文件显示在屏幕上，用户可以通过计算机直接查看报表。
打印输出是即将报表以纸介质的形式打印输出，以便将报表上报及保存等。
磁盘输出是将各种报表以文件形式输出到磁盘上，以方便报表的调用及汇总等。
网络传输是通过计算机网络将报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站，从而提高会计数据的时效性。

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