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第四章 报表管理系统
报表管理系统概述
报表格式设计
报表公式设置
报表数据处理
第三节 报表公式设置
在会计电算化信息系统中，各种报表之间存在着密切的数据逻辑关系，因此，报表中各种数据的采集、运算及勾稽关系（指某个会计报表与另一个会计报表之间以及本会计报表项目的内在逻辑对应关系）的检验就需应用不同的公式，主要包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式。
一、单元公式
单元公式是为报表数据单元赋值的公式。单元公式的作用是从报表系统内部或其他系统中采集数据，直接或经过简单运算填入相应的报表单元中。
对于报表内小计、合计的数据可通过设置简单的计算公式获取；对于从其他报表中提取的数据，可通过建立表与表之间的数据连接公式来获取；对于从账务系统或其他系统中采集的数据，可以通过账务函数公式自动从其他系统中获取。
1．报表系统内部取数公式
本表页内取数公式
本表页内取数公式用于从一张表页内部获取数据，并按需要进行简单的统计计算。用户可以直接输入公式，也可以通过“函数向导”引导输入统计函数，其具体操作步骤如下。
直接输入公式
（1）在表页中选定需定义公式的单元，如“C7”（即期初数的合计）。
（2）在“格式”状态下选择【数据】→【编辑公式】→【单元公式】菜单，打开“定义公式”对话框。
（3）在定义公式的文本框中输入计算公式，如图所示。
（4）单击【确认】按钮，定义单元公式的单元格中显示“公式单元”字样。
直接输入计算公式
使用统计函数
（1）选定需要定义公式的单元，如“F7”（即期末数合计）。
（2）选择【数据】→【编辑公式】→【单元公式】菜单，打开“定义公式”对话框。
（3）单击【函数向导】按钮，打开“函数向导”对话框，如图所示。
函数向导
（4）在“函数分类”列表框中选择“统计函数”，在右侧“函数名”列表框中选择函数名，如“PTOTAL”（即求和函数）。
（5）单击【下一步】按钮，打开“固定区统计函数”对话框，如图所示。
“固定区统计函数”对话框
通过“筛选表达式”可设置筛选条件，从而选出指定区域内符合筛选条件的数据参与计算。
（6）在“固定区区域”文本框中输入统计区域，如“F4：F6”。
（7）单击【确认】按钮，“定义公式”对话框中即显示定义好的函数公式，如图所示。
选择统计函数后的“定义公式”对话框
本表页内取数常用的统计函数如表所示。
本表页取数常用统计函数
本表它页取数公式
一个报表可以由多张表页组成，表页之间相互联系，在获取报表数据时可能会应用到其他表页中的数据，这就需要利用本表它页的取数公式。
要从其他表页中提取数据，可使用本表它页取数函数“SELECT()”，其函数格式为SELECT(<区域>[,<页面筛选条件>])。
【例】：若当前表页中关键字“年”为2008，要使本表页B列取本表关键字“年”为2007的表页中B列的数值，可使用如下公式：
B=SELECT(B,年@=年+1)
报表之间取数公式
报表之间取数公式用于从其他表中获取数据。在进行报表之间取数时，不仅要考虑数据取自哪张表的哪一单元，还要考虑数据取自表的哪一页。
报表之间取数公式与本表页内取数公式类似，主要区别是将本表表名换为它表的表名，其函数格式为：<目标区域> = “<它表表名>”-> <单元区域>[@ <页号>]。
【例】：若当前表页D5的值等于表“Y”第4页D5的值，可使用如下表达是
D5="Y" -> D5 @ 4
2．账务系统取数公式
账务数据是会计报表数据的主要来源。报表管理系统通过账务函数建立数据关系，从账簿、凭证中采集数据，进入报表系统生成报表。账务函数架起了报表系统和账务处理系统之间数据传递的桥梁，实现了账表的一体化，其具体操作如下。
（1）选中需要被定义的单元，如“C4”（即现金期初数）。
（2）打开“定义公式”对话框，单击【函数向导】按钮，打开“函数向导”对话框。
（3）在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”，在右侧的“函数名”列表框中选择函数名，如“期初（QC）”，如图所示。
定义账务函数
（4）单击【下一步】按钮，打开“用友账务函数”对话框，如左图所示。
（5）如果用户对函数格式比较熟悉，可在“函数录入”文本框中直接按函数格式输入入函数。但对于初学者来说，建议可使用参照功能，可单击【参照】按钮，打开“账务函数”对话框，输入获取数据的账套号、科目、会计年度及方向等，如右图所示。
录入账务函数 利用参照输入账务函数
（6）单击【确定】按钮，完成账务取数公式的定义，如图所示。
（7）单击【确认】按钮，返回报表编辑画面，继续定义其他单元公式。
账务取数公式
（8）单元公式定义完成后，“格式”状态下的报表样式如图所示。
完成定义单元公式
二、审核公式
报表中的每个数据都有明确的经济含义，数据之间一般都存在一定的勾稽关系。为了确保报表数据的准确性，通常要对报表之间或报表之内的勾稽关系进行检查。用来审核数据之间勾稽关系的公式称之为审核公式。
定义审核公式，即是把要检查的数据之间的勾稽关系以审核公式的形式预先存入系统，用以检查报表生成之后数据的准确性。
由于前面所举“货币资金表”中不存在这样的勾稽关系，下面以“资产负债表”为例进行说明。
在资产负债表中，C43单元为资产总计的年初数，G43单元为负债和所有者权益总计的年初数，那么则存在C43=G43的勾稽关系，定义勾稽关系的具体操作如下。
（1）选择【数据】→【编辑公式】→【审核公式】菜单，打开“审核公式”对话框。
（2）在“审核关系”栏输入需要定义的审核公式：
C43=G43 MESS"年初资产总计<>年初负债和所有者权益总计！"，如图所示。
（3）单击【确定】按钮，保存定义好的审核公式。
定义审核公式
三、舍位平衡公式
在报表汇总时，可能出现各报表的数据计量单位不统一或数据位数过多的情况，这就需要将报表的数据进行位数转换，在转换过程中，原报表的平衡关系可能因四舍五入的舍位操作而被破坏，因此需要对转换后数据的平衡关系进行调整。报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式即称为舍位平衡公式，其具体操作如下。
（1）选择【数据】→【编辑公式】→【舍位公式】菜单，打开“舍位平衡公式”对话框。
（2）分别输入“舍位表名”、“舍位范围”、“舍位位数”及“平衡公式”，如图所示。
（3）单击【完成】按钮，完成舍位平衡公式的定义。
定义舍位平衡公式

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