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第四章 报表管理系统
报表管理系统概述
报表格式设计
报表公式设置
报表数据处理
第二节 报表格式设计
报表格式设计即设计一张报表的基本框架。报表格式决定了整张报表的外观和结构，是报表数据录入和处理的基础。
报表格式设计主要包括报表尺寸、行高、列宽、报表项目内容、单元属性、单元公式、关键字等的设置。报表格式设计需在“格式”状态下进行。
在进行报表格式设计前，通常应先准备一份手工表样，如固定表“货币资金表”，如表所示。
货币资金表
一、创建报表
（1）以系统管理员的身份注册进入企业门户。选择【财务会计】→【UFO报表】菜单，进入UFO报表管理系统。
（2）选择【文件】→【新建】菜单，建立一张空白报表，系统默认报表名为“report1”，如图所示。
建立空白报表
二、报表格式设计
报表格式设计可分为固定格式设计和可变格式设计。
1．固定表的格式设计
设置报表尺寸
设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。报表的行数应包括标题、表头、表体和表尾所占的全部行，其操作步骤如下。
（1）选择【格式】→【表尺寸】菜单，打开“表尺寸”对话框，分别输入报表的行数和列数，如图所示。
（2）单击【确认】按钮，即显示按要求行列数设置的表格。
设置表尺寸
定义行高和列宽
设置的行高和列宽以适合输入本单元内容为宜，行高和列宽均以毫米为单位，具体操作如下。
（1）在报表中选中需要调整行高的单元，如“A1”。
（2）选择【格式】→【行高】菜单，打开“行高”对话框，如图所示。
（3）输入行高数据，单击【确认】按钮。
（4）同理，选择要调整列宽的单元，选择【格式】→【列宽】菜单，可对列宽进行设置。
设置行高
定义组合单元
定义组合单元是指：为了格式设计的需要，把几个单元合并为一个单元使用，具体操作如下。
（1）在进行格式设计的报表中，选择需要合并的区域，如“A1：F1”。
（2）选择【格式】→【组合单元】菜单，打开“组合单元”对话框，如图所示。
（3）选择所需的组合方式。单击【整体组合】、【按列组合】或【按行组合】按钮，所选定的单元区域即合并为一个单元。
定义组合单元
画表格线
在新建的报表中是没有任何表格线的，因此在设计报表过程中应在需要输入内容的表体区域画表格线，具体操作步骤如下。
（1）选中报表中需要画线的区域，如“A3：F7”。
（2）选择【格式】→【区域画线】菜单，打开“区域画线”对话框，如图所示。
（3）单击画线类型单选钮，并选择画线样式。
（4）单击【确认】按钮，所选区域即被画上表格线。
画表格线
输入报表项目
报表的基本框架设置完成后，接下来就可输入报表项目内容。报表项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目、表尾等。其具体操作如下。
（1）选中需要输入内容的单元或组合单元。
（2）在单元或组合单元内输入相关文字内容，如图所示。
输入项目内容
设置单元格属性
在单元格属性中可以对单元的类型、字体图案、对齐方式及边框等属性进行设置。
设置单元类型
新建的报表，所有单元的单元类型均默认为数值型。在“格式”状态下，输入项目内容的单元，系统默认为表样单元，表样单元对所有表页都有效，即其内容会出现在所有表页中；未输入内容的单元均默认为数值单元，在“数据”状态下可输入数值；需要在“数据”状态下输入字符的单元，可将其定义为字符单元。数值单元和字符单元设置后只对本表页有效。设置单元类型的操作步骤如下。
（1）选中需要设置单元类型的单元，如“F8”。
（2）选择【格式】→【单元属性】菜单，打开“单元格属性”对话框。
（3）单击【单元类型】选项卡，选择单元类型，如图所示。
（4）单击【确定】按钮返回。
设置单元类型
设置单元风格
在单元格属性中还可对报表的字体图案、对齐方式及边框样式等外观风格进行设置，其具体操作如下。
（1）选中需进行设置的单元格。如“A1”。
（2）选择【格式】→【单元属性】菜单，打开“单元格属性”对话框。
（3）单击【字体图案】选项卡，在此设置标题的字体、字型、字号、颜色等属性，如图所示。
设置字体图案
（4）单击【对齐】选项卡，选择对齐方式；单击【边框】选项卡，选择边框样式。
（5）设置完毕，单击【确定】按钮，完成风格设置的报表如图所示。
设置单元风格
定义关键字
关键字用来唯一标识表页。要使用关键字，必须首先定义关键字，然后在输入关键字的值。其中，定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页中的位置，两项工作，下面介绍具体操作方法。至于输入关键字值的方法，请参见本章第三节。
设置关键字
（1）选中需要设置关键字的单元或组合单元，A2：F2。
（2）选择【数据】→【关键字】→【设置】菜单，打开“设置关键字”对话框，如图所示。
设置关键字
（3）单击需要设置的关键字前的单选钮，如单击【单位名称】单选钮。
（4）单击【确定】按钮返回。
（5）同理，将“年”、“月”、“日”设置为关键字，结果如图所示。
为表格设置关键字
调整关键字位置
同一个单元或组合单元设置了多个关键字后，会出现重叠在一起的现象，因此，需要对关键字的位置进行调整，具体操作如下。
1）选择【数据】→【关键字】→【偏移】菜单，打开“定义关键字偏移”对话框。
（2）在需要调整位置的关键字后输入偏移量，如“单位名称0”、“年 -120”、“月 -90”、“日 -60”，如图所示。
定义关键字偏移
（3）设置完毕，单击【确定】按钮，关键字及其位置如图所示。
显示关键字位置
2．可变表格式设计
如果一张报表中的行数或列数不固定，需随企业实际业务的需要增加或减少，则可将报表定义为可变表。
制作可变表的步骤与固定表基本相同，所不同的是在表体中设置了一个可变区。定义可变区的操作如下。
（1）选取“格式”状态，如果要设置行可变区，则选中第一可变行的行标；如果要设置列可变区，则选中第一可变列的列标。
（2）选择【数据】→【可变区】→【设置】菜单，打开“设置可变区”对话框。
（3）选择【行可变】或【列可变】单选钮，输入可变数量，如图所示。
设置可变区
（4）单击【确认】按钮，即将所选区域设置为可变区。可变行下一行的行标变为“可变行行标数＋可变行数量”，如图所示，示例中第4行为可变区，可变行数量为10，设置完可变区后，第5行变为第14行。
可变区域设置完成
三、保存报表
报表格式设计完之后，一定要及时保存，以便日后工作使用。用友报表文件的扩展名为“．REP”。保存报表的操作如下。
（1）选择【文件】→【另存为】菜单，打开“另存为”对话框。
（2）选择要保存文件的文件夹，输入报表文件名“货币资金表”，选择保存类型“报表文件（﹡．REP）”。
（3）单击【保存】按钮，保存成功。

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