资源简介

(共15张PPT)
第四章 报表管理系统
报表管理系统概述
报表格式设计
报表公式设置
报表数据处理
第一节 报表管理系统概述
一、报表管理系统功能概述
报表管理系统革新了会计报表的传统处理方式，使会计报表的处理更加灵活、准确、及时、有效。其主要功能包括：报表格式设计、报表数据处理、图表管理、文件管理等。
1．报表格式设计
报表格式设计是指：在输入报表数据前先设计一个报表的模板，定义报表中的固定结构。报表管理系统提供了丰富的设计功能，包括设置报表尺寸、定义组合单元、设置单元属性、编辑公式、设置报表风格等。
2．报表数据处理
报表数据处理是指：会计数据的采集、计算、汇总并生成会计报表。报表管理系统提供了排序、查询、审核、舍位平衡、汇总等多种功能。
3．图表处理功能
报表中采用图表形式，可以更直观地反映和分析财务数据。利用图表处理功能，可很方便地对以图形方式组织报表数据。可以制作直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种形式的分析图表，还可以对图表的位置、大小、标题、字体等进行编辑。
4．文件管理功能
报表管理系统提供了各类文件的管理功能，并能够进行不同文件格式的转换，如文本文件、﹡．MDB文件、﹡．DBF文件、Excel文件等。文件管理功能还提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其他财务软件进行数据交换。
5．其他功能
此外，报表管理系统还提供了行业模板、报表输出及二次开发等功能，用户可依据实际需要选择使用。
二、报表管理系统中的基本概念
在会计电算化信息系统中，报表管理涉及了众多相关概念。只有了解这些基本概念，用户才能更好地使用报表管理系统。
1．报表及报表文件
报表
报表也称表页，是报表管理系统存储数据的基本单位。它是由若干行和若干列组成的二维表。具有相同格式不同数据的每张报表称为一个表页。
报表文件
报表文件是一张或多张报表以文件形式保存在存储介质中。每个报表文件都有一个由“名称”和“．扩展名”组成的表名，如“利润表.REP”。
每个报表文件可以包含若干张报表（表页），如“利润表”报表文件中可存放多个月的多张利润表，每一张表都有一个表名。在报表文件中确定一个数据所在位置的标识为“表页名”、“行”和“列”，因此，报表文件相当于一个三维表。
2．报表结构
根据报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。
简单表
简单表由若干行和列组成，它通常分为四个部分：标题、表头、表体和表尾。货币资金表、资产负债表、利润表、现金流量表和大多数会计报表都属于简单表，如图所示。
简单表的组成
标题：用来表示报表的名称。通常情况下，标题的字体、字号会较为突出，并居中显示。
表头：用来描述报表的编制单位名称、日期、报表栏目等。其中报表栏目定义了报表的内容和结构，是表头的重要部分。
表体：是一张报表的核心，主要包括了项目和数据。项目通常作为固定的表样存在，而报表中的数据会随不同的会计期间而变化。
表尾：指表体以下辅助说明的部分，如制表人、审核人等。
复合表
复合表是多个简单表的层次组合。
3．报表单元
单元
报表中由行和列确定的方格称为单元。单元是组成报表的最小单位，用于填置各种数据。单元的名称由所在行、列标识，如B4，即表示报表中第2列第4行对应的单元。
单元区域
单元区域由表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元构成一个完整的长方形矩阵。起始单元和结束单元用“：”联接，表示区域范围。如C3：G7，表示自C3单元至G7单元的长方形区域。
组合单元
组合单元是由相邻的两个或多个单元合并组成的区域。这些单元必须是同一单元类型。在报表管理系统中处理报表时将组合单元视为一个单元，所有针对单元的操作对组合单元都有效。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中单元的名称来表示。
单元属性
单元属性包括单元类型、字体图案、对齐方式等。其中单元类型分为数值单元、字符单元、表样单元。
数值单元：用于存放报表中的数据，需在“数据”状态下输入。数值可直接输入，也可由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。
字符单元：可存储字符型数据，需在“数据”状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字或符号，其内容也可以由单元公式直接生成。
表样单元：在包含多个表页的报表中，有许多单元的内容是一样的，如表头、标题等。为此，系统提供了表样单元。表样单元有两个特点：①其内容只能在“格式”状态下输入和修改，在“数据”状态下只能查看；②其内容出现在所有表页的相同单元中。
4．关键字
关键字是一个的特殊数据单元，可以唯一标识某一个表页，用于在大量表页中快速选择某一表页。每张报表可以定义多个关键字，常用的关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日。关键字的显示位置在“格式”状态下设置，关键字的值则在“数据”状态下录入。
5．“格式”状态与“数据”状态
在报表管理系统中，报表格式设计工作与报表数据处理工作分别在不同的状态下进行。
“格式”状态
在“格式”状态下，可以对报表格式进行相关操作，如设置报表尺寸、行高、列宽、单元属性、单元公式等。在“格式”状态下只能显示报表格式，不能显示报表数据。
“数据”状态
在“数据”状态下，可以管理报表的数据，如录入数据、增加或删除表页、根据单元公式计算数据、进行审核及舍位操作、制作图表、汇总报表等。在“数据”状态下，不能修改报表格式，只能看到包括内容和格式的全部报表内容。
要进行“格式”状态和“数据”状态的切换，可以单击报表工作区左下角的【格式∕数据】按钮。
6．固定表与可变表
固定表
固定表是指报表格式固定，不随经济业务或统计数量的变动而改变固有格式的报表。
可变表
可变表是指报表格式不固定，可根据业务统计与管理的需要随时改变报表大小或格式的报表。
可变表在报表中增加了可变区，可变区是指屏幕显示某个区域的行数或列数是不固定的，在一个报表中只能设置一个可变区。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。可变行列数可随实际需要而增减。
三、报表管理系统基本操作流程
报表管理系统的操作流程分为报表格式设计、报表数据处理、报表输出三个主要步骤，具体流程如图所示。
报表管理系统操作流程图
1．启动系统，建立报表
启动报表管理系统，新建一张空白报表，并进入“格式”状态。这时可以在此张报表上进行报表格式设计，在保存文件时为该表重新命名。
2．报表格式设计
在“格式”状态下对报表格式进行设计，包括确定报表尺寸、项目内容、关键字等。
3．定义公式
定义报表获取数据、计算数据的各类公式，包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。
4．报表数据处理
包括录入报表数据，根据单元公式获取其他数据，输入关键字，生成报表，进行数据审核、舍位平衡、汇总等操作。
5．图表处理
在一个报表中插入图表文件，进行图表数据分析，同时可对图表风格进行设置。
6．报表输出
报表编制完成，可按实际需求输出报表。

展开更多......

收起↑