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第三章 总账管理系统
总账管理系统概述
总账管理系统初始化设置
总账管理系统日常业务处理
总账管理系统期末处理
第一节 总账管理系统概述
一、总账管理系统功能概述
总账管理系统的主要功能包括了总账初始化、凭证管理、出纳管理、账簿管理及期末处理。
1．总账初始化
总账初始化即是在启用总账管理系统进行账务处理之前，用户根据企业自身的行业特性和管理需求，对系统进行相关设置的过程。通过系统初始化设置，可以使通用的管理系统更符合本单位的专业需求。
总账初始化主要包括选项设置、期出余额录入等。
2．凭证管理
凭证管理是总账管理系统的核心功能。凭证是总账系统数据的唯一来源，凭证管理通过严密的制单控制保证了填制凭证地正确性，从而保证了进入系统数据的精确性。
凭证管理主要包括了填制凭证、出纳及主管签字、审核凭证等功能。
3．出纳管理
现金收付、银行结算及有关账务的核算与管理都是出纳的重要工作内容。出纳人员可以通过出纳管理功能，进行现金日记账、银行存款日记账的查询和打印，支票登记及银行对账等操作。
4．账簿管理
账簿管理功能可以对账务数据库文件进行排序、检索和汇总处理，用户可依据设置的查询条件，实现总账、明细账、日记账、辅助账及各种汇总表的查询和打印。
5．期末处理
期末处理功能包括转账定义、转账生成、对账和结转等。
二、总账管理系统与其他管理系统的关系
总账系统是会计电算化信息系统的控制中心和传输中心，它与其他子系统之间相互联系，协同进行会计业务的处理过程，如图所示。
总账管理系统与其他管理系统的关系
总账管理系统需要的基本信息和基础档案在基础设置中统一进行设置。
应收款管理系统向总账管理系统传递销售过程中的应收凭证和收款结算的收款凭证。
应付款管理系统向总账管理系统传递采购过程中的应付凭证和付款结算的付款凭证。
工资管理系统将工资分摊和及费用分配结果自动生成转账凭证，传递给总账管理系统。
固定资产管理系统将增加、减少、折旧、计提等业务处理产生的凭证传递给总账管理系统，并通过对账保持固定资产账目的平衡。
成本管理系统将各种成本结转后生成的凭证传递给总账管理系统。
采购、销售、库存管理等业务产生的凭证通过库存核算系统传递给在总账管理系统。
总账管理系统为UFO报表系统、财务分析系统和决策支持系统提供相关的财务数据，以生成财务报表及各种财务分析表。
三、总账管理系统操作流程
总账管理系统业务处理通常分为三个阶段：系统初始化、日常业务处理及期末处理，具体操作流程如图所示。
总账管理系统操作流程
第二节 总账管理系统初始化设置
在基础设置中我们已经完成了基本信息和基础档案等的设置，总账管理系统初始化主要是进行选项设置和期出余额录入。
一、选项设置
选项设置提供了大量选项参数，用户可以根据自身的实际情况和业务需要进行选择，以确定符合自身特点的应用模式。
要进行选项设置，可在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】→【总账】→【设置】→【选项】菜单，打开“选项”对话框，如图所示。
由图可以看出，选项设置分为“凭证”、“账簿”、“会计日历”及“其他”四个选项，下面分别进行介绍。
“选项”对话框
1．“凭证”选项卡
“凭证”选项卡主要栏目说明如下。
制单控制
此项功能是设置在填制凭证时系统应对哪些操作进行控制。
制单序时控制：此项和“系统编号”选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序从小到大进行排列。如有特殊需要，可不选择此项。
支票控制：若选择此项，在使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记。如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。
赤字控制：若选择了此项，在制单时，“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。
制单权限控制到科目：如果需要将操作员的制单权限控制到科目，则选中此项。选择此项前，需首先在“数据权限控制设置”中选择“科目”，再选择此项，然后在“数据权限”中为操作员指定制单时可以使用的科目。设置完成后，操作员在制单时只能使用具有指定权限的科目。
允许修改、作废他人填制的凭证：选择此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不允许修改或作废。
制单权限控制到凭证类别：如果需要将操作员的制单权限控制到凭证类别，则选中此项。选择此项前，需首先在“数据权限控制设置”中选择“凭证类别”，再选中此项，然后在“数据权限”中为操作员指定制单时可以使用的凭证类别。设置完成后，操作员在制单时，凭证类别参照中只显示此操作员有权限的凭证类别。
超出预算允许保存：选择“预算控制”选项后此项功能才起作用，从财务分析系统取相关数据作为预算数。如果填制凭证时超过预算也允许保存凭证，否则不予保存。
操作员进行金额权限控制：若选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，这样可以减少由于不必要的责任事故而带来的经济损失。如果是外部凭证或常用凭证调用生成，不作金额权限控制；自定义结转凭证不受金额控制。
可以使用应收受控科目：若科目为应收款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。因此，如果希望在总账系统中也能使用此科目填制凭证，需选择此项。“可以使用应付受控科目”与“可以使用存货受控科目”与此项功能相似。
凭证审核控制到操作员：如果需要指定某个具有凭证审核权限的操作员，只具有审核某些制单人所制凭证的权限，可选择此项。
出纳凭证必须经由出纳签字：如果要求含有现金及银行科目的凭证由出纳签字后才能记账，则选择此项。“凭证必须经由主管会计签字”功能与此项功能相似。
现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目，则必须输入现金流量项目及金额。
自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，在新增凭证时，系统将按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。
批量审核凭证进行合法性校验：此功能在批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，以提高凭证输入的正确率，合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。
凭证控制
打印凭证页脚姓名：选择在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。
打印包含科目编码：选择在打印凭证时，是否自动打印科目编码。
凭证编号方式：凭证编号方式分为系统编号和手工编号两种。如果选择系统编号，在填制凭证时，系统按照凭证类别按月自动编号。如需手工输入编号，可选择手工编号。
外币核算：如果企业有外币业务，则需选取相应的汇率方式。选择“固定汇率”，在制单时一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额；选择“浮动汇率”，在制单时按当日汇率折算本位币金额。
预算控制：根据预算管理系统或财务分析系统设置的预算数对业务进行控制。
合并凭证显示、打印：如果选择此项，在填制凭证、查询凭证及审核凭证时，凭证按系统选项中的设置显示。
2．“账簿”选项卡
“账簿”选项卡如图所示，主要栏目说明如下。
“账簿”选项
打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、外币、数量等。
明细账（日记账，多栏账）打印方式：在打印正式明细账、日记账或多栏账时，选择按年排页或按月排页。
凭证、账簿套打：此项用于选择打印凭证、账簿是否使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司为账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线。
凭证、正式账每页打印行数：凭证打印行数对凭证每页的行数进行设置；正式账每页打印行数对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。双击表格或按空格对行数直接修改即可。
制单、辅助账查询控制到辅助核算：选择此项，制单时才能使用有辅助核算属性的科目录入分录，辅助账查询时只能查询有权限的辅助项内容。
明细账查询权限控制到科目：此项是权限控制的开关，在系统管理中设置明细账查询权限，必须在总账系统选项中将其打开，才能起到控制作用。
3．“会计日历”选项卡
【会计日历】选项卡如图所示。
“会计日历”选项
利用它可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。但是，此处只能查看会计日历信息，如果要修改会计日历信息，则需要在系统管理中进行。
4．“其他”选项卡
“其他”选项卡如图所示，主要栏目说明如下。
“其他”选项
显示为灰色的账套信息只能查看，不能在此处修改，只能以账套主管的身份进入系统管理进行修改。
数量小数位：在此处定义制单和查账时数量输出的小数位，不足位数将用“0”补齐。
单价小数位：在此处定义制单和查账时单价输出的小数位，不足位数将用“0”补齐。
本位币精度：若数据精确到整数（无小数位），则在制单中由汇率、外币计算本位币时，系统自动四舍五入为整数。
部门排序方式：在参照部门目录或查询部门账时，可以在此设置查询列表的内容是“按编码排序”还是“按名称排序”。个人排序方式与项目排序方式的设置与此项相同。
打印设置按客户端保存：有多个用户使用多台不同型号的打印机时，选择此项，则按照每个用户自己的打印机类型和打印选项设置打印凭证和账簿。
二、期初余额
期初余额功能包括了期初余额录入和进行试算平衡。
1．期初余额录入
在开始使用总账系统时，需要将经过整理的期初余额录入到总账系统中。如果是年初建账，则可直接录入各账户的年初余额；如果是年中建账，则应先将各账户启用时的余额和年初到启用时的借贷方累计发生额计算清楚，录入总账系统，系统将自动计算年初余额。
如果科目设置了某种辅助核算，那么还应录入辅助项目的期初余额。辅助项目的期初余额不能直接输入，系统会自动为该科目开设辅助账页，在账页中录入辅助账期初余额，输入完毕后，系统自动将累计结果带回总账。累计发生额可以直接输入。录入期初余额的具体步骤如下。
（1）在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】→【总账】→【设置】→【期初余额】菜单，打开“期初余额录入”窗口。
（2）在末级科目“期初余额”栏直接输入期初数据，上级科目的余额由系统自动汇总计算，如图所示。
期初余额录入
（3）设置了辅助核算科目的底色为黄色，双击需要输入数据的辅助核算科目“期初余额”栏，打开相应的辅助账窗口，按明细输入每笔业务的金额，如图所示。
（4）输入完成后，单击【退出】按钮，辅助账余额自动带回总账。
辅助核算科目期初余额录入
2．进行试算平衡
期初余额录入完毕后，应进行试算平衡，其操作如下。
（1）在“期初余额录入”窗口中单击【试算】按钮，打开“期初试算平衡表”对话框。
（2）如果试算结果平衡，如图所示，单击【确认】按钮。
（3）如果试算结果不平衡，需对期初余额进行检查修改，并重新进行试算。
试算结果平衡
第三节 总账管理系统日常业务处理
在总账管理系统初始化设置完成后，便可以进行日常业务处理。总账系统日常业务处理主要包括凭证管理、出纳管理和账簿管理等。
一、凭证管理
记账凭证是总账系统数据的唯一来源，是会计电算化信息系统的基础数据，也是登记账簿的依据，因此凭证管理是总账管理系统日常业务处理中最基本、最核心的内容。凭证管理功能主要包括填制凭证、审核凭证、记账等。
1．填制凭证
在日常账务处理中，填制凭证的方式通常有两种：一是根据审核无误的原始凭证，直接在系统中填制记账凭证；一是先由人工填制好记账凭证，再集中输入系统。企业可以根据会计人员的实际情况和自身需要选择凭证填制方式。
填制凭证的基本内容
在填制凭证时，各会计科目需填制的基本内容有以下几项：
凭证类别：凭证类别即所填制的凭证属于何种类型。如果在设置凭证类别时设置了凭证的限制类型，在填制凭证时必须符合所选限制类型的要求，否则系统会提示错误。
凭证编号：如果在选项设置中选择了“系统编号”，系统则根据不同的凭证类别按月自动顺序编号；如果在选项设置中选择了“手工编号”，则需要手工输入凭证编号，需要注意的是编号的连续性和唯一性。
制单日期：填制凭证时，系统会自动显示当前的操作日期。用户也可在日历中进行选择或直接录入。如果在“选项”设置中选择了“制单序时控制”，用户所输入的凭证日期须大于等于该类凭证最后一张凭证的日期，且不能超过计算机系统日期。
附单据数：指凭证所附的原始单据数量。
摘要：是对凭证所反映经济业务内容的概括说明。摘要可以直接输入，也可以调用常用摘要。不同行的摘要可以相同，也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中显示。
科目名称：可直接输入科目名称或代码，也可单击参照按钮选择相应会计科目。如果输入的是银行科目，系统还会要求输入结算方式、票号、发生日期等信息，以便日后进行银行对账；如果输入的科目有外币核算，系统会自动显示已设置的外币汇率，输入外币金额后，系统会自动计算出本币金额；如果输入的科目有辅助核算标记，则需要输入相关的辅助信息，如部门、个人、客户、供应商、项目等。
金额：即该笔分录的借方或代方发生额，金额不能为零，红字以“-”表示。凭证金额应符合“有借必有贷，借贷必相等”的原则，否则将不能保存。
填制凭证基本内容的操作步骤如下。
（1）在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】→【总账】→【凭证】→【填制凭证】菜单，打开“填制凭证”对话框。
（2）单击【增加】按钮，系统自动增加一张空白凭证。
（3）在凭证左上角单击参照按钮，选择凭证类型，输入制单日期和附单据数。
（4）在摘要栏单击鼠标，输入摘要内容；在“科目名称”栏单击鼠标，然后单击出现的参照按钮“ ”，选择科目名称；在借方金额栏输入实际金额，按“回车”键，转入下一行。
（5）系统自动将上一行摘要复制到下一行，输入贷方科目和贷方金额，如图所示。
（6）单击【保存】按钮，系统提示“凭证已成功保存！”，单击【确定】按钮。
填制凭证
填制凭证的辅助核算数据
在填制凭证时，如果有科目设置了辅助核算，在填制完基本内容后，系统会根据该科目的给出辅助核算提示，要求用户输入相关的辅助核算数据。
银行核算
如果填制的是银行类科目，则需输入结算方式、票号及发生日期。
【例】：3月30日，马俊佳用现金支票（票号为XJ066）从工行账户提取现金15000元，作为备用资金。
借：现金 15000
贷：银行存款/工行存款/人民币 15000
制作该凭证的具体步骤如下。
（1）在“填制凭证”窗口单击【增加】按钮，增加一张空白凭证，输入摘要、科目、借方金额。
（2）在输入贷方科目后，系统自动弹出“辅助项”对话框。
（3）选择结算方式，输入票号及发生日期，如图所示。单击【确认】按钮。
银行核算
（4）输入贷方金额后，单击【保存】按钮。若此张支票尚未登记，系统提示“此支票尚未登记，是否登记？”。 （5）如需要登记，单击【是】按钮，打开“登记票号”对话框，在此输入领用日期、领用部门、姓名、限额及用途，如图所示。
（6）单击【确定】按钮，系统提示“凭证已成功保存！”，单击【确定】按钮。
票号登记
外币核算
在填制凭证时，如果有设置了外币核算的科目，则需输入外币金额和汇率。输入外币金额及汇率后，系统将按“外币金额×汇率”自动显示金额。
【例】：3月30日，收到外商投资10000美元，采用固定汇率，月初汇率为1：6.99。（转账支票号：ZZ001）
借：银行存款/工行存款/美元 10000
贷：实收资本（或股本） 69900
制作该凭证的具体步骤如下。
（1）单击【增加】按钮，增加一张空白凭证，输入摘要及外币科目，系统自动显示外币汇率。
（2）在“外币”栏输入外币金额，“借方金额”栏自动显示系统计算后的本币金额，如图所示。
（3）输入完全部内容后，单击【保存】按钮，保存凭证。
外币核算
数量核算
在填制凭证时，如果有设置了数量核算的科目，则需输入数量和单价，系统将按“数量×单价”自动显示金额，其操作步骤如下。
（1）填制凭证过程中，输入数量科目后，系统自动显示“辅助项”对话框。
（2）输入数量及单价，如图所示，单击【确认】按钮。
（3）输入凭证其他内容后，单击【保存】按钮。
数量核算
部门核算
在填制凭证时，如果有设置了部门核算的科目，则需输入发生业务的部门，如图所示。
部门核算
个人往来核算
在填制凭证时，如果有设置了个人往来核算的科目，则需输入部门、个人、发生日期等信息，如图所示。
个人往来核算
客户往来核算
在填制凭证时，如果有设置了客户往来核算的科目，则需输入往来客户及该笔业务的业务员等信息，如图所示。
客户往来核算
供应商往来核算
在填制凭证时，如果有设置了供应商往来核算的科目，则需输入供应商名称、业务员等信息，如图所示。
供应商往来核算
项目核算
在填制凭证时，如果有设置了项目核算的科目，则需输入该笔业务所属的项目名称，如图所示。
项目核算
凭证的修改、作废和恢复
完成凭证的填制后，还可以在填制凭证中对凭证进行修改、删除等操作。
修改凭证
在会计电算化信息系统中，凭证的修改有两种方式，即有痕迹修改和无痕迹修改。
无痕迹修改是指系统内不留下任何修改的线索和痕迹。有两种情况下的错误凭证可进行无痕迹修改：一是尚未审核或签字的凭证，可以直接进行修改；一是经过审核或签字的凭证，在取消审核或签字后可进行凭证修改，其操作步骤如下。
（1）打开“填制凭证”对话框，通过单击【首张】、【上张】、【下张】或【末张】按钮，找到需要修改的凭证。
（2）要修改凭证的基本内容，可将光标放在需要修改处直接进行修改。
（3）如果需要修改辅助项内容，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变为“ ”时双击，弹出“辅助项”对话框，在此可对辅助信息进行修改。
（4）修改完毕，单击【保存】按钮，保存修改信息。
有痕迹修改是指修改凭证时留下修改痕迹，以便为审计工作提供线索。对于已经记账的错误凭证，通常进行有痕迹修改。在会计电算化信息系统中通过“红字冲销”法进行有痕迹修改的操作步骤如下。
（1）在“填制凭证”窗口选择【制单】→【冲销凭证】菜单，打开“冲销凭证”对话框。 （2）输入需要冲销的已记账凭证的月份、凭证类别及凭证号，如图所示。
（3）单击【确定】按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证。
冲销凭证
作废∕恢复凭证
对于尚未签字及审核的凭证，可以直接进行作废处理。同时，系统也可以对作废的凭证进行恢复，具体步骤如下。
（1）在“填制凭证”窗口，找到要作废的凭证。
（2）选择【制单】→【作废∕恢复】菜单，该凭证的左上方显示红色“ ”标志，即表示该凭证已作废。
（3）如需恢复已作废凭证，再次选择【制单】→【作废∕恢复】菜单，即取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证。
整理凭证
如果不需要再保留已作废的凭证，可以通过整理凭证功能将已作废的凭证彻底删除，具体操作如下。
（1）在“填制凭证”对话框中选择【制单】→【整理凭证】菜单，打开“请选择凭证期间”对话框。
（2）选择要整理凭证的月份，单击【确定】按钮，打开“作废凭证表”对话框，如图所示。
（3）选择要彻底删除的作废凭证，单击【确定】按钮，系统提示“是否还需整理凭证断号”，单击【是】按钮，系统即将这些凭证从数据库中删除，并对剩下的凭证重新编号。
整理凭证
2．审核凭证
为了确保记账凭证填制的正确性和完整性，在凭证记账前应对记账凭证进行审核。凭证审核通常包括出纳签字、主管签字及审核凭证。
出纳签字
出纳凭证涉及企业现金的收入与支出，因此加强对出纳凭证的管理是极为必要的。出纳人员可以通过出纳签字功能对涉及现金、银行科目的凭证进行检查核对。如审核无误，出纳执行签字；如有错误，应交与制单人员修改后再重新核对。具体操作步骤如下。
（1）在企业门户界面选择【系统】→【重注册】菜单，以出纳的身份重新注册登录系统。
（2）在“业务”页签中选择【财务会计】→【总账】→【凭证】→【出纳签字】菜单，打开“出纳签字”查询条件对话框。
（3）在“凭证类别”下拉列表框选择凭证的类别，在“月份”下拉列表框选择时间，单击【确认】按钮，打开“出纳签字”凭证列表窗口，如图所示。
（4）选中需要出纳签字的凭证，单击【确定】按钮（或双击该凭证），即显示该张凭证。
出纳签字凭证列表窗口
（5）单击【签字】按钮，凭证底部“出纳”处自动显示出纳人员的姓名，如图所示。
（6）单击【上张】或【下张】按钮，对其他凭证进行签字，完成后单击【退出】按钮。
（7）如果要取消出纳签字，可单击【取消】按钮。
出纳签字
主管签字
企业可以根据自身实际情况选择是否进行主管签字。如果为了加强对会计人员制单的管理，需要主管签字，应首先在“选项”设置中选择“凭证必须经由主管签字”，这样凭证必须由主管签字后才能记账。否则，可不执行主管签字。主管签字操作与出纳签字相似。
审核凭证
审核凭证是审核人员依照财会制度，对制单人员填制的记账凭证进行检查核对的过程，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审核无误，审核人员可以执行签字，如图所示。否则，须交由制单人员修改后重新审核。
审核凭证
3．记账与取消记账
记账
凭证经审核后，即可登记账簿，记账工作采用向导方式由计算机自动进行数据处理，其操作步骤如下。
（1）在“业务”页签中选择【财务会计】→【凭证】→【记账】菜单，打开“记账”向导。
（2）在“记账范围”栏输入要进行记账的凭证范围。此处可输入连续编号范围，如1-3；也可输入不连续编号，如“5，6，9”。输入完毕，如图所示。
选择记账范围
（3）单击【下一步】按钮，显示下图所示记账报告。记账报告是经过合法性检验后的提示信息，如果发现不合法凭证，系统将提示错误；如果没有不合法凭证，将显示所选凭证的汇总表和凭证总数，以便核对。如需打印记账报告，可单击【打印】按钮，否则，单击【下一步】按钮。
显示记账报告
（4）单击【记账】按钮。打开“期初试算平衡表”对话框，如果显示“试算结果平衡”，单击【确认】按钮，系统开始登录总账、明细账辅助账。
（5）记账完毕后，系统提示“记账完毕！”，如图所示。单击【确定】按钮，结束记账操作。
记账
取消记账
如果要取消记账，应首先激活“恢复记账前状态”，再取消记账，具体操作如下。
（1）选择【总账】→【期末】→【对账】菜单，打开“对账”对话框。
（2）按【Ctrl＋H】组合键，系统提示“恢复记账前状态功能已被激活”，如图所示。单击【确定】按钮。
激活“恢复记账前状态”
（3）单击【退出】按钮，返回企业门户，此时在【总账】→【凭证】菜单下显示“恢复记账前状态”菜单项。
（4）选择【总账】→【凭证】→【恢复记账前状态】菜单，打开“恢复记账前状态”对话框，在“恢复方式”栏选择要恢复的状态，如图所示。
（5）单击【确定】按钮，系统提示“请输入主管口令”，输入主管口令后，单击【确定】按钮，系统提示“恢复记账完毕！”，单击【确定】按钮，即取消记账。
恢复记账前状态
4．其他凭证管理功能
查询凭证
查询凭证功能可以对已记账和未记账的凭证进行查询。通过设置查询条件，可以按凭证类别、日期、制单人及各种辅助项等多种方式查询，其步骤如下。
（1）选择【总账】→【凭证】→【查询凭证】菜单，打开“查询凭证”对话框。
（2）输入查询条件，也可单击右侧【辅助条件】按钮，输入辅助项查询条件，如图所示。
（3）单击【确认】按钮，打开凭证查询列表，双击某一凭证行，即可显示此张凭证。
凭证查询
科目汇总
可按一定的汇总条件对记账凭证进行汇总，并生成一张科目汇总表。进行科目汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，财务人员可以随时查询凭证汇总信息。
调用凭证
在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时随时调用，可大大提高业务处理效率。
二、出纳管理
出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套集成管理工具，包括现金日记账和银行存款日记账的查询和输出，支票登记簿的管理，以及银行对账功能等，并提供可长期未达账的审计报告。
1．现金日记账及银行存款日记账
现金日记账
要查询进行现金日记账，需在设置科目时预先指定“现金”科目，然后进行如下操作。
（1）在企业门户“业务”页签中选择【出纳】→【现金日记账】菜单，打开“现金日记账查询条件”对话框。
（2）输入相应的查询条件或在“我的账簿”中选择已保存的查询条件，如图所示。
现金日记账查询条件
（3）单击【确认】按钮，打开“现金日记账”窗口，如图所示。
（4）选择要查看的凭证行，单击【凭证】按钮或者双击该行，即可查看相应的凭证。
（5）单击【总账】按钮，可以查看此科目的三栏式总账。查询完毕，单击【退出】按钮。
现金日记账
银行日记账
本功能用于查询银行日记账，其功能与现金日记账相似。所不同的是银行存款日记账多了“结算号”一栏，如图所示，它主要用于对账。如果在设置科目时指定了其他科目为“银行总账科目”，也可在此处对其他会计科目进行查询。
银行日记账
2．资金日报
资金日报可以反映现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。资金日报表可由系统根据记账凭证自动生成，可提供当日借、贷额合计、余额及当日业务量等信息，其操作步骤如下。
（1）选择【出纳】→【资金日报】菜单，打开“资金日报表查询条件”对话框。
（2）输入查询日期及其他条件，如图所示。
资金日报表查询条件
（3）输入完毕，单击【确认】按钮，打开“资金日报表”窗口，如图所示。查询完毕，单击【退出】按钮。
资金日报表
3．支票登记簿
支票登记是出纳日常工作的一部分，系统提供了“支票登记簿”功能，以供出纳人员详细登记支票的领用人、领用日期、用途、是否报销等情况。只有在“会计科目”设置中被指定为“银行总账科目”的会计科目，才能使用支票登记簿。
在使用支票登记簿功能前，须先进入“结算方式”设置，在需使用支票登记簿的结算方式下方选中“是否票据管理”复选框，接下来进行如下操作。
（1）选择【出纳】→【支票登记簿】菜单，打开“银行科目选择”对话框。
（2）选择要进行支票登记的科目，单击【确定】按钮。打开“支票登记”窗口。
（3）单击【增加】按钮，新增空白行，输入领用日期、领用部门、领用人、支票号、预计金额及用途等信息，如图3-36所示。
（4）单击【保存】按钮，保存记录。全部登记完毕，单击【退出】按钮。
支票登记
4．银行对账
银行对账是出纳人员的一项基本工作。企业通过银行进行业务结算时，由于账务处理和入账时间不一致，往往会出现未达账项，为了防止记账发生错误，及时了解银行存款的实际余额，企业通常会定期进行对账。
银行对账期初录入
在第一次使用银行对账功能前，需首先录入银行对账启用日期时的期初数据，包括单位日记账和银行对账单的调整前余额，以及单位日记账和银行对账单未达项，其操作步骤如下。
（1）选择【出纳】→【银行对账】→【银行对账期初录入】菜单，打开“银行科目选择”对话框。
（2）从“科目”下拉列表选择科目，单击【确定】按钮，打开“银行对账期初”对话框。
（3）确认启用日期，然后分别输入“单位日记账”和“银行对账单”调整前余额。
（4）单击【对账单期初未达项】按钮，打开“银行方期初”窗口。
（5）单击【增加】按钮，输入对账期初单未达项信息。
（6）单击【保存】按钮，保存结果。全部填写完毕，单击【退出】按钮。
（7）同理输入“日记账期初未达项”。最后单击【退出】按钮，返回“银行对账期初”对话框，如图所示。
银行对账期初
录入银行对账单
在开始对账前，须将银行出具的银行对账单录入系统，用于与单位日记账进行核对。银行对账单的录入通常采取人工录入的方式；如果银行对账单以系统文件的方式传递给企业，也可以直接引入，其操作步骤如下。
（1）选择【出纳】→【银行对账】→【银行对账单】菜单，打开“银行科目选择”对话框。
（2）选择科目及月份，单击【确定】按钮，打开“银行对账单”窗口。
（3）单击【增加】按钮，增加一行空白行，依次输入银行对制单数据信息，如图所示，单击【保存】按钮。
录入银行对账单
银行对账
录入银行对账单后，即可以进行银行对账。银行对账可采用自动对账和手工对账相结合的方式。
自动对账
自动对账是系统根据设定对账条件，将单位日记账和银行对账单自动进行核对、勾销。对于已核对上的银行业务，系统将自动在单位日记账和银行对账单双方标注两清标志，并视为已达账项；没有两清标记的，系统视其为未达账项，具体操作如下。
（1）选择【出纳】→【银行对账】→【银行对账】菜单，打开“银行科目选择”对话框。
（2）选择科目及月份，单击【确定】按钮，打开“银行对账”窗口。
（3）单击【对账】按钮，打开“自动对账”对话框，如图3-39所示。
“自动对账”对话框
（4）在此选择日期及对账条件。“方向相同，金额相同”为系统默认的必要条件，其他条件如“日期相差几天之内”、“结算方式相同”、“结算票号相同”可由用户选择。
（5）设置完毕，单击【确定】按钮，即显示对账结果，如图所示。
银行对账
手工对账
自动对账后，还可能有一些特殊的已达账项没有对上，被系统视为未达账项。为了进一步对未核对出来的已达账项进行核对，保证对账的彻底准确，还需进行手工对账，具体操作如下。
（1）在“银行对账”窗口中查找应勾对而未勾对上的对应账项。
（2）分别在“单位日记账”和“银行对账单”列表中双击该项“两清”栏，即显示手工对账两清标记“Y”。
（3）对账完毕，单击【检查】按钮，进行对账平衡检查，若显示平衡，单击【确认】按钮。若显示不平衡，检查后重新对账。
余额调节表查询
在对账完成以后，便可以在此查询“银行存款余额调节表”，检查对账是否正确。为此，选择【银行对账】→【余额调节表查询】菜单，选择要查看的科目，单击【查看】按钮，即显示该银行账户的“银行存款余额调节表”，如图所示。
银行存款余额调节表
查询对账勾对情况
通过此功能可以查询单位日记账和银行对账单的对账结果。
核销银行账
银行对账后，可通过此功能将核对无误的已达账项删除。需要注意的是，如果银行对账不平衡，不能进行此项操作，否则会造成日后对账错误。
长期未达账审计
此项用于查询至截止日期为止，未达天数超过一定天数的银行未达账项，以便企业分析长期未达原因，避免资金损失。
三、账簿管理
在总账系统中，经过制单、审核、记账等业务处理后，就可以进行账簿的查询及打印。账簿管理提供了科目账及各种辅助核算账簿的查询功能，而且可以进行总账—明细账—凭证的联查，极大地方便了会计人员对各个环节会计资料的查询需求。
1．科目账
科目账通常包括总账、明细账、多栏账、日记账等，其具体操作步骤相似，我们仅以总账和多栏账查询操作为例进行说明。
总账
查询总账时不但可以查询各总账科目的年初余额，各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有2至6级明细科目的年初余额，各月发生额合计及月末余额。总账查询操作步骤如下。
（1）选择【账表】→【科目账】→【总账】菜单，打开“总账查询条件”对话框，如图所示。
总账查询条件对话框
（2）输入要查询科目和级别，单击【确定】按钮，打开“总账”窗口，显示“现金总账”查询结果，如图所示。
总账查询
余额表
余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。
明细账
用于查询各账户的明细账发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。本功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。
序时账
序时账用于查询按记账凭证的时间顺序排列每笔业务的明细数据。
多栏账
多栏账用于查询多栏明细账。在查询多栏账之前，必须先定义多栏账的查询格式才能查询，具体步骤如下。
（1）选择【账簿】→【科目账】→【总账】菜单，打开“多栏账”窗口。
（2）单击【增加】按钮，打开“多栏账定义”对话框。
（3）在“核算科目”下拉列表中选择科目，单击【自动编制】按钮，系统自动将所选科目下的明细科目作为多栏账的栏目，并显示在“栏目定义”栏中，如图所示。
多栏账定义
（4）单击【确定】按钮，完成多栏账的定义，返回“多栏账”窗口。
（5）单击【查询】按钮，即显示多栏账查询结果，如图所示。
多栏账查询结果
日记账
用于查询除现金日记账、银行日记账以外的其他日记账。在查询日记账之前，应先在“会计科目”中将要查询的日记账设置为“日记账”。
日报表
用于查询输出某日所有科目的发生额及余额情况（不包括现金、银行存款科目）。
2．辅助核算账查询
会计软件在完成企业会计核算的基础上，还提供了辅助核算与管理功能，主要包括个人往来账、部门辅助账、项目辅助账、客户往来辅助账及供应商往来辅助账等。下面以个人往来账查询的具体操作为例进行说明。
个人往来账
个人往来辅助账的管理主要涉及个人往来辅助账余额表、明细账的查询、个人往来账的清理、对账及账龄分析等，具体操作步骤如下。
个人往来余额表
个人往来余额表用来查询个人往来核算发生额余额情，操作步骤如下。
（1）选择【账表】→【个人往来账】→【个人往来余额表】→【个人余额科目表】菜单，打开“个人往来_科目余额表”对话框，如图所示。
“个人往来_科目余额表”对话框
（2）选择科目、月份、余额、统计方向等信息，单击【确认】按钮，即显示“个人往来余额表”，如图所示。
个人往来余额表
个人往来明细
（1）选择【账表】→【个人往来账】→【个人往来明细】→【个人科目明细账】菜单，打开“个人往来_科目明细账”对话框。
（2）选择科目、月份等信息，单击【确认】按钮，即显示“个人往来明细账”，如图所示。
个人往来明细账
个人往来账清理
个人往来账清理用于对个人的借款、还款情况进行清理，操作步骤如下。
（1）选择【账表】→【个人往来账】→【个人往来清理】菜单，打开“个人往来两清条件”对话框。
（2）选择科目、部门、个人及截止月份等信息，单击【确认】按钮，打开“个人往来两清”窗口。
（3）单击【勾对】按钮，系统自动将已达账项打上结清标志，如图所示。
个人往来账清理
个人往来催款单
（1）选择【账表】→【个人往来账】→【个人往来清理】菜单，打开“个人往来催款条件”对话框。
（2）选择科目、部门、姓名及截止日期，单击【确认】按钮，即显示“个人往来存款单”。
往来账龄分析
个人借款控制与管理是企业内部控制制度的一部分，往来账龄分析通过账龄区间的设置，由系统对个人往来余额的时间分布情况进行统计，其操作与前相似。
部门辅助账
部门辅助账主要是为了考核部门收支的发生情况，以便及时了解和控制部门费用的支出，并对各部门的收支情况进行比较分析。部门辅助账的管理主要涉及部门辅助总账、明细账的查询，正式账簿的打印，以及部门收支分析。
项目辅助账
项目辅助账主要用于查询单位各项目的费用、收入、往来等汇总和明细信息，包括项目总账、项目明细账及项目统计分析。
客户往来辅助账及供应商往来辅助账
客户往来辅助账及供应商往来辅助账的管理在应收应付系统中进行，主要是进行客户和供应商往来款项发生、清欠的管理工作，以便企业及时掌握往来款项的最新情况，其中包括余额表、明细账、往来账清理、账龄分析报告等功能。
第四节 总账管理系统期末处理
期末处理是指在每个会计期间结算后，都要完成的一些特定会计工作，主要包括转账定义、转账生成、对账、结账等。由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性，因此，在会计电算化信息系统中进行期末业务处理，可以规范业务处理范围，大大提高工作效率。
一、转账定义
期末业务的处理具有很强的规律性，因此可以利用自动转账功能将所发生经济业务的凭证模板定义下来，在进行期末处理时，通过调用这些模板来自动生成相关凭证。转账定义主要包括了自定义转账、对应结转、销售成本结转、售价销售成本结转、汇兑损益等方式。
定义凭证模板时，需设置凭证类别、摘要、借贷会计科目及其金额公式。以自定义转账操作为例进行说明。
（1）选择【期末】→【转账定义】→【自定义转账】菜单，打开“自定义转账设置”对话框。
（2）单击【增加】按钮，打开“转账目录”对话框。
（3）输入转账序号，转账说明及凭证类别，如图所示。
自定义转账设置
（4）单击【确定】按钮，依次输入科目编码、方向及公式等信息。
（5）单击【增行】按钮，继续完成分录，如图所示。
自定义转账设置
二、转账生成
在定义完转账凭证之后，每月月末可以直接调用已定义好的凭证模板来自动生成相关的记账凭证。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以转账之前，一定要将所有未记账凭证全部记账，下面以保证转账凭证数据的准确、完整。以自定义转账生成为例进行说明。
（1）选择【期末】→【转账生成】菜单，打开“转账生成”对话框，如图所示。
（2）选择“自定义转账”单选扭，并选择结转月份。选择需要生成的转账凭证，也可单击【全选】按钮进行全选。
“转账生成”对话框
（3）设置完毕，单击【确定】按钮，系统生成转账凭证。
（4）单击【保存】按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中，凭证左上角出现“ ”标志，如图所示。
转账生成
三、对账
对账是对账簿数据进行审核，以检查记账是否正确，账簿是否平衡。对账包括总账与明细账、总账与辅助账等的核对。通常情况下，只要记账凭证录入正确，系统自动记账后，应该是账账相符，余额平衡的。但是由于非法操作等因素可能会造成某些数据被破坏，引起账账不符。因此，为了避免此现象发生，应定期进行对账，其具体操作如下。
（1）选择【期末】→【对账】菜单，打开“对账”对话框。
（2）将光标移至要进行对账的月份后，单击【选择】按钮，再单击【对账】按钮，系统开始自动对账，并显示对账后结果，如图所示。
（3）对账之后，单击【试算】按钮，对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。
对账结果
四、结账
每月工作结束后，月末都要进行结转。结账即计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。结账操作步骤如下。
（1）选择【期末】→【结账】菜单，打开【结账】向导，如图所示。
开始结账
（2）选择要结账的月份，单击【下一步】按钮，打开“核对账簿”页面，如图所示。
核对账簿
（3）单击【对账】按钮，待显示“对账完毕”，单击【下一步】按钮，显示月度工作报告，如图所示。
（4）查看工作报告后，单击【下一步】按钮，进入“结账”页面。
（5）单击【结账】按钮，完成结账工作。
月度工作报告
若需要取消结账，可在“开始结账”页面选择要取消结的月份，按【Ctrl＋Shift＋F6】组合键，激活“取消结账”功能。输入主管口令，单击【确认】按钮，即取消结账标记。

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