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项目一
拟定会议方案
项目一：拟定会议方案知识目标掌握会议通知的写作要求了解会议方案的概念和格式明确会议记录的格式与写作要点了解准备会议议程所需要的资料，并能有序整理能力目标能熟练拟写会议通知能拟写会议筹备方案能制作会议记录模板，并能正确、全面进行会议记录。能制定会议议程，并熟练掌握其合理次序一、任务描述1、情境导入新世界公司经理办公会决定于20××年1月7日召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规模和会期等因素，拟写相关的会议文书。一、任务描述2．训练任务拟写会议通知1制作会议记录模板3拟写会议筹备方案2准备会议相关文件4拟定会议议程表5二、任务实施任务1——要素分解1明确会议目的及议题2确定会议时间地点参会人员及其他事项3明确会议通知格式规范知识链接 会议通知会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；书面通知：以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。 会议通知的格式参考例文：关于召开2006年颜料行业工作会议的通知知识链接 会议通知的内容会议通知主要用于上级机关或有关部门通知重要会议或大型会议的召开，以保证会议如期举行。内容一般包括：会议名称，召开的根据和目的，会议的时间、地点和报到的时间、地点、会议内容、会议要求、与会人员，会议要求与注意事项等，收费标准，乘车路线，联系单位（联系人、联系电话）等。二、任务实施任务2——要素分解后勤服务预算议程人员会议拟写会议筹备方案知识链接 会议筹备方案会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜在编写会议工作方案的过程中，应注意会议工作方案要点齐全，体现出总体方案的特点。由于内容的限制，会议筹备方案有许多附件，因此起草时应根据背景资料将附件制作齐全。参考例文：××股份有限公司第三次股东代表大会会议方案知识链接会议方案的结构标题（召开单位+会议名称+文种）会议方案 正文（开头+主体+结尾）签署发文机关、日期知识链接会议方案的正文写法开头部分应写明开会的原由、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等， “指导方针”、“总体设想”部分会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中“主要目标”、“实施步骤”和“政策措施”三项。结尾语部分的写作，要根据 会议方案 的性质而定 。二、任务实施任务3——要素分解新世界公司会议记录（要素结构）会议名称：×××××××××会议时间：二○××年×月×日×时会议地点：公司办公楼五楼大会议室出席人：××××××××××××××……缺席人：××××××××××……主持人：总经理××记录人：办公室主任刘××任务3——要素分解一、议题主持人发言：×××二、讨论与会者发言：×××三、决定散会主持人：×××（签名）记录人：×××（签名）（本次会议记录共×页）知识链接 一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明主要议题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核心部分。知识链接会议记录的内容这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：?会议的议题、宗旨、目的； 会议议程；?会议报告和讲话； 会议讨论和发言；?会议的表决情况； 会议决定和决议；?会议的遗留问题。这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。二、任务实施任务4——要素分解搜集会议文件销售目标及人员招聘的相关材料销售二部经理人的个人资料东部地区销售情况总结及内部沟通问题人员名单任务5：拟写会议议程表——实施步骤步骤1：公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行步骤2：宣布议程。步骤3：说明有关人员缺席情况。步骤4：宣读并通过上次会议的记录。步骤5：东部地区销售情况总结。步骤6：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。步骤7：公司销售人员的招聘和重组。步骤8：销售二部经理的人选。步骤9：下季度销售目标。知识链接： 1．会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者 （2）安排各议程事项的时间在编排议程的时候，遵循以下两个原则：一是议案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。 （3）确定每一项议程 （4）决定会议讨论形式 （5）决定会议决策的方式知识链接： 2．会议日程的编制方法 注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排 宣布议程 将同类性的问题集中排列在一起， 保密性较强的议题，一般放在后面参考评分标准任务1：总分20分任务2：总分20分任务3：总分20分任务4：总分10分任务5：总分30分参考评分标准学生训练成果评价表项目项目1拟定会议方案任务序号任务得分 及 任务完成情况评价12345总分学生签字： 指导教师签字： 年 月 日

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