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(共22张PPT)
第五单元：秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
秘书口才与人际沟通
学会类型各异的汇报
任务一
了解性格各异的上司
任务二
学会建议、劝说等技巧
任务三
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
第五单元：秘书职场沟通1 ——与上司沟通的口才
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
任务一
学会类型各异的汇报
知识目标
1.熟知口头汇报的类型。
2.掌握汇报技巧。
任务描述
今天行政助理王湘要例行向总经理李卫做汇报,她整理了一下思路:一共有几件事情 涉及哪些单位 哪些人 然后拿起资料,去李总的办公室。李总对她的汇报很满意。王助理是怎样汇报的
任务分析
汇报是秘书与领导打交道的一种经常性方式,它直接关系到秘书与领导沟通的质量和效率,是秘书职业活动中的核心行为之一。汇报语言要简洁平实、清晰流畅,给人留下思路清楚、便于记忆的良好印象。
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
必备知识
(一)与上司沟通的要求
(二)影响与上司沟通的因素
一、上行沟通
二、向领导汇报的技巧
(一)口头汇报的原则
1.汇报的“5W1H”原则
Who —— 何人(人)
When—— 何时(时间、时期)
Where——何地(场所、位置)
What—— 何事(对象、理由)
Why —— 何因(目的、理由)
How —— 怎样发生的(方法、顺序)
2.提示
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
(二)口头汇报的类型
1.告知性汇报
2.请示性汇报
3.建议性汇报
三、向领导请示和汇报的程序和要点
(一)程序
(1)仔细倾听(5W1H):记录→复述→确认。
(2)探讨可行性:快速反应、行动步骤和难以解决的困难。
(3)拟订计划:将工作进度列成明确的时间表。
(4)总结汇报:进程中和完成后(经验与不足)。
(二)请示与汇报的态度
(1)尊重而不吹捧。
(2)请示而不依赖。
(3)主动而不越权。
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
任务二
了解性格各异的上司
知识目标
1.了解上司的性格。
2.培养与领导沟通的能力。
任务描述
顾婷在亨通公司见习两个月,很敬佩秦秘书的职业能力,觉得秦秘书平易近人,但他平时并不喜欢多说话;而张科长则一整天跟什么人都自来熟,似乎更容易接近;李部长则只有一次把小顾叫去送文件,他十分严肃,顾婷简直什么话也不敢说。一天顾见秦秘书不忙,便想问问他,怎样才能从容地跟不同的领导沟通 秦秘书没有就事论事,教给顾的是规律性的应对方法。
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
任务分析
和不同的领导打交道,首先要了解领导的性格类型及其交际风格。虽然人是形形色色的,复杂多样,但可以归纳出有限的几种类型。根据不同类型性格的上司的话语习惯,采用有效的沟通方式:或直截了当,与之开门见山汇报情况;或与之谨慎交谈,察言观色……
必备知识
(一)了解领导,适应领导
(二)不卑不亢,有礼有节
(三)有问必答,分寸得当
(四)维护领导的形象
一、与领导沟通的原则
秘书是为领导提供辅助管理和综合服务的人员,其与领导沟通的好坏直接决定了他的工作绩效。对于秘书而言,如果能够做到得体和有效地与领导沟通,就能真正成为领导的“贴心人”。
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
二、领导者的类型
(一)老虎型的领导者
(二)孔雀型的领导者
(三)考拉型的领导者
(四)猫头鹰型的领导者
(五)变色龙型的领导者
三、与不同领导的沟通技巧
与各种不同性格的领导的沟通技巧
领导风格 倾向 沟通技巧
控制型 直接下命令,不允许部下违背自己的意志,关注工作结果而不是过程。 直截了当,开门见山,干脆利落地谈话;尊重领导的权威,称赞其成就而非人品
互动型 亲切友善与部下相处,愿意聆听部下的困难和要求,努力营造融洽的工作氛围。 公开、真诚、具体地赞美;态度友善和蔼,留意肢体语言;开诚布公地当面沟通,切勿背后议论。
实事求是型 按照自己的行事标准要求部下,注重问题的细节,善于理性思考。 直接进入主题;对关键细节加以说明。
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
任务三
学会建议、劝说等技巧
知识目标
1.学会接受领导指示的技巧。
2.学会建议、劝说的技巧。
任务描述
黄璐实习了一段时间后,感觉向领导汇报工作,只要兢兢业业、踏踏实实准备材料,思路清晰,话语合乎规范,基本上已经能够胜任了。但是向上司提建议就不是那么好驾驭的工作了,特别是明明很有道理的事情,经理却拒不同意。黄璐对此最犯难了。她决定向老秘书讨教。徐秘书有十来年的工作经验,她为小黄细致地做了介绍。
任务分析
给领导提建议,劝说上司重新审视已定决议,修正其不合理之处,或重新决策,这需要秘书有相当好的口才和丰富的经验。一些细节和外部条件,如建言时上司的心情是否愉悦,建言的方案的优越之处是否明显,数据从哪里来,是否具有强有力的说服力,都是给上司提建议并成功说服他的重要因素。因而对实习秘书小黄来说绝非易事。
秘书职场沟通1——与上司沟通的口才
必备知识
(一)认真听取指示,不打断不插话
(二)应答及时
(三)委婉阐述自己的意见
一、接受领导指示的技巧
二、给上司提意见、建议的技巧
(一)适事 (二)适时 (三)适度
三、劝说领导的技巧
(一)秘书身份与劝说的意义
(二)进谏时不容忽略的细节
1.分清场合,说话得体
2.要语气平和,方式巧妙
(三)劝说领导的技巧
第六单元：秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
秘书口才与人际沟通
有效下达命令
任务一
善于传递话语
任务二
学会赞扬与求助的技巧
任务三
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
第六单元：沟通基本技能2—— 与同事、下属沟通的口才
学会批评与否决的技巧
任务四
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
任务一
有效下达命令
知识目标
1.认识内部沟通及其重要性。
2.把握秘书与同事、下属沟通原则的要点。
3.了解有效下达上级指示的方法。
任务描述
每年逢公司的业务淡季,总经理都会到集团下属单位调研,均由秦勉全程安排并陪同。贺总交给秦勉两份名单,一份是即将前往调研的三个下属单位名单,一份是调研的陪同人员名单。秦勉怎样做好与调研单位的沟通工作
任务分析
贺总亲自带队调研一事,秦秘书要与被调研单位——下属单位的责任人或其办公室进行及时和即时的沟通。在与下级的沟通中,秦秘书的言语要做到客观、清晰,把行程与要求交代清楚。同时,具有权威,毋庸置疑,又不能摆架子,打官腔。
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
必备知识
(一)下行沟通
(二)平行沟通
(三)与下属、同事——内部沟通的共性
(四)秘书与部下、同事人际关系破裂的弊端
一、与下属、同事——内部沟通
二、沟通的主要内容
(1)传达命令,阐明工作程序,发布政策。
(2)对组织内部存在的各种问题提出意见和建议,以便经理人员或者员工进一步改进和提高。
(3)评价员工的工作,了解员工。
(4)向同事提出协助的请求,获得协助,共同完成任务。
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
(1)修身养性,公道正派。
(2)彼此尊敬,平等交流。
(3)创造机会,建立良好关系。
(4)控制情绪,避免争执。
(5)语言礼貌、得体,重视非言语沟通。
(6)不传递不利于团结的话语。
(7)善用赞美、劝导、拒绝、批评等方法。
三、沟通总原则
四、准确无误地传达领导意图
秘书经常受命要将领导指示传达到各部门,因此秘书应当掌握下达命令的技巧,正确传达命令意图,使部下积极接受命令。
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
任务二
善于传递话语
知识目标
1.正确传递各种信息。
2.坚守传递话语原则,维护企业内和谐的人际关系。
任务描述
张明能吃苦耐劳,业务能力强,但他与商场部罗总发生分歧,于是向宋总经理递交辞呈,准备辞职离去。宋总知道张确有过人之处,非常想重用他,便与罗总沟通,希望留下人才。罗总考虑到宋经理的面子,决定用张之长而避其短,加强公司业务发展。罗总的助理小黄是和张明无话不谈的好友,罗总便将向张传递挽留意向的任务交给了小黄,罗总把黄叫到办公室,一五一十说了原委。小黄怎样向张传话,达到公司留下张的目的
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
任务分析
小黄与张明的谈话,其目的就是完成总经理交代的传话任务。为小黄传递给张的话语就要有所选择,只传递给他领导对他的正面评价。为罗下一步找张谈话,做成功的铺垫,使张能按照宋总经理的意愿留在公司,为公司所用。
必备知识
秘书是单位各职能部门间沟通的桥梁,也是外界与单位联系的桥梁。在工作中少不了要向各方面口头传递各种信息:或是代人传话,或是表达自己的意图。
掌握传话的技巧与原则,是秘书成功沟通的基本功之一,它关系企业内部的和谐,关系到员工团结一致、全心全意为企业出力。
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
(一)他人话语传递的基本要求
(二)他人话语传递的技巧
1.分析传话内容
2.抓住传话要点
3.选择传话时机,
4.适度讲究礼节性言辞
5.在叙述中显出评价
6.舍弃某些言词
一、他人话语的传递
二、自己意图的传递
(一)选用正确的句式
(二)选用正确的语气
(三)选用积极的语言方式
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
任务三
学会赞扬与求助的技巧
知识目标
1.学会赞美同事。
2.构建和谐的同事关系,获得协助。
任务描述
文字秘书小孙眼睛红红地来找秦勉诉苦,希望得到秦的指点。原来今天周总经理办公室的桶装纯净水喝完了。小孙正好要去做会议记录,她一边站起来准备去会议室,一边急急地对打字员张姐说:“张姐,崔总办公室没水了,你给他送桶水去吧。”没想到张姐毫不留情面:“你才来几天,不过就是一个小秘书,居然指挥起我来了!”小孙想知道以后遇到此类事情该怎么与同事沟通
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
任务分析
首先要让小孙认识到此次沟通失败原因在她自己身上,张比孙年长,理应受到尊重,请求协助的话语应当用充满真诚、带商议征询口吻。其次她应该明白同事之间的和谐人际关系平时就需要构建起来。
必备知识
赞扬的技巧概括起来有四点:
态度真诚——内容具体——注意场合——间接赞美。
一、赞扬的态度要真诚
二、赞扬的内容要具体
三、注意赞美的场合
四、适当运用间接赞美
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
任务四
学会批评与否决的技巧
知识目标
1.学会拒绝同事、属下不合理的要求。
2.学会批评的技巧。
任务描述
陈萍的手机最近成了热线,各部门的分管领导频频打电话来,询问董事会对人事任免的动向。陈萍非常为难。日常工作中,她经常要处理上级来文、来电,参加单位高层领导的重要会议并做记录,因此对重要信息掌握较多,甚至对领导的意见分歧也是了如指掌。但是秘书工作的纪律她很明白,此时此事必须守口如瓶。给那些分管领导逼得真想把董事会议内容一吐了事,实在憋屈得很,她找秦勉聊聊天,听听他的高招。
秘书职场沟通2——与同事、下属沟通的口才
任务分析
在与同事交往过程中,有些人总是有意无意地向秘书打听一些信息,如机构的变动、个人职位的升迁、工资待遇等事关切身利益的事情,有的同事甚至打听单位的一些商业机密。如果秘书嘴不严,随意将重要信息泄漏出去,很容易给领导的工作造成被动,甚至给所在单位带来经济损失,这样性质就十分严重了。
必备知识
(一)批评的原则
(二)批评的策略
(三)批评的技巧
一、委婉拒绝
二、批评的原则、策略和技巧

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