资源简介

(共32张PPT)
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第二章　办公室日常事务
学习目标
知识点：
了解办公室日常事务性工作的内容
掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点：
掌握在具体办公环境下的工作方法
能准确领会本级和上级组织领导的工作意图
了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点：
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养
培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第七节 办公室零用现金管理和公务费用报销
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情景案例
宏利公司行政部的几台计算机出了问题，经常死机。行政经理让秘书贾珊联系公司技术部请技术人员帮忙来修理一下。贾秘书找到技术部，技术部负责人说这段时间技术部都在忙于新产品的开发，实在抽不出人来，只能等以后再说。贾珊向行政经理汇报，行政经理有些着急，说办公室工作不能停。他突然想起什么，说办公室新聘的秘书左景在学校学的就是计算机，让他试试吧。下午左景检查了出问题的计算机，说修好没问题，只是要更换一些配件，需要几百元。贾秘书负责办公室零用现金的管理，她从自己办公桌抽屉里的零用现金中拿出伍百元，交给左景去购买配件。第二天，办公室的几台计算机终于修好了。
第二天刚上班，文印室的小赵来找贾珊，说前些天文印室购买了一批打印用的A4纸，她交给贾珊一张发票，贾秘书看了看金额，就把钱支付给了小赵。十点钟，行政助理找到贾珊，说明天动身去杭州出差两天，要贾珊去公司财务部借款。贾珊说正好办公室零用现金还有几仟元，你先拿去，回来再报销。行政助理走后，贾珊这才想起办公室支出的费用已达到一定数额，需要到财务部门报销并将现金返还进行周转。她清理了抽屉里的一堆票据，发现有些票据她已想不起经手人是谁，甚至在发票里还夹杂了几张购货收据。果然，当她拿着票据到公司财务部报销时，就遇到了麻烦。
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项目任务
贾秘书到公司财务部报销会遇到什么麻烦？你认为贾秘书在办公室零用现金的管理和公务费用报销的工作中需要作哪些改进？
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任务分析
贾秘书到公司财务部报销，公司财务人员在核对报销票据时会责成贾秘书对没有注明经手人的票据必须要找到经手人并亲自在上面签字证明，否则不会予以报销，另外，按照财务规定，购货收据一般不能作为报销凭据，因此，贾秘书要顺利完成费用报销，恐怕还有一些善后工作必须要做。
贾秘书在办公室零用现金管理和公务费用报销的工作中存在很多问题，必须要加以改进，否则麻烦会更多。如办公室零用现金不能随便放置在办公室的抽屉内，这样做存在很大的安全隐患，应将现金锁在办公室保险箱内，如果数额过大，最好存入银行，办公室里不要留太多现金。另外，贾秘书支付给文印室小赵办公费用的做法违反了办公室零用现金的管理操作程序，小赵首先要向领导提出购买办公用品申请，填写相关凭单，经领导签字同意，贾秘书予以认真审核后，才能将现金支付给小赵。贾秘书将办公室零用现金当作差旅费借给行政经理的做法也是不正确的，不能将办公室零用现金等同于差旅费，两者的用途是不同的，贾秘书应按公司相关规定到财务部为行政经理预支差旅费用。
贾秘书必须要了解和掌握办公室零用现金管理和公务费用报销的基本知 识，否则很难胜任秘书工作。
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办公室零用现金的管理
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公司企业付款，一般都是通过银行转账结算，或者使用支票、汇票等结算。但在企业日常的运营当中，许多开销不可能用支票等形式来支付，一些小额的办公费用难于多次去财务临时支取，因此，许多企业办公室常设立有一笔零用现金或称作备用金，以用于小额开销，以备急用。秘书应做好这笔零用现金的保管和使用工作。
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办公室零用现金的管理
1、办公室零用现金的用途、数额和保管
办公室零用现金是用于支付本市交通费、邮资、接待用的茶点费、停车费和添置少量的办公用品。它通常是由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出。它的数额根据企业的规模和平时小额支出的数额来确定，秘书领取零用现金后，应将现金锁在办公室保险柜内，并负责保管和支付。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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小技法
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对公司小额现金的管理要建立专门的制度，从预借到支出都要严格按规章办理。秘书在处理这类小额现金时，特别要注意的是不要将它和差旅费等混同起来。
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办公室零用现金的管理
2、办公室零用现金管理的方法
⑴ 建立零用现金账簿
秘书应建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额数量和支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等。有时还要对账目进行分析，了解花销的情况和去向。
⑵ 填写零用现金凭单
内部工作人员需要领取零用现金时，应填写零用现金凭单，提交开销的项目和用途、日期、金额。
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零用现金帐薄示例
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零用现金凭单示例
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零用现金凭单 编号
项目和用途 申请人签名 金额
日期
审批人签名 日期
账页编号支付 日期
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办公室零用现金的管理
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⑶ 零用现金使用审批
秘书要认真核对零用现金凭单，经审批人（通常是企业中分管财务的领导）审批签字后，方可将现金支付给申请者。
⑷ 核对领取者提交的单据
秘书要认真核对领取者提交的发票等单据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等单据附在零用现金凭单后面。
⑸ 做好支出记录
每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。
⑹ 定期财务报销
当支出的费用达到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。
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办公室零用现金的管理
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3、零用现金管理的注意事项
⑴ 秘书应严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。
⑵ 秘书保管备用金，应及时把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。
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公务费用的报销
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有时为公司办事需要花些费用，如出差或接待客人等，事后就需要报销费用。但这些费用不能从零用现金中支付，而需要直接到财务部门申请费用和报销结算。
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公务费用的报销的工作步骤
出纳部门把先前领取
的现金数额和支
出情况进行结算 ，
多退少补
提交费用申请报告
或填写费用申请表
将报告或表提交财务部门，
领取支票或现金借款
工作结束将发票附在
“旅差费报销单”
后面，签字提交出纳
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主管领导的审核同意，
并签字批准
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差旅费报销单示例
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公务费用的报销
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注意事项
⑴ 提前向企业有关领导报告报销的相关事宜；
⑵ 领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续；
⑶ 报销要及时。
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出差费用的办理
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企业领导或主管国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉出差费用的各种办理方法。
（1）预支现金。有些公司为出差人员预支差旅费，或先由出差人员自己支付差旅费，等出差回来后报销。如果是前一种情况，秘书掌握领导的有关出差信息后，就可以填表申请预支差旅费。
（2）办理信用卡。信用卡可以从银行取得，上面开列了出差人员的姓名、签名、号码和最高支款金额数等内容。这笔金额要从企业存在银行的存款账户中扣除。当出差人员在外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一张信用卡通常包括一笔很大的金额。
（3）办理旅行支票。秘书可为领导在开有账户的银行购买旅行支票，只要填写一张申请表，然后由领导当着银行代表的面在支票上签字即可。
（4）办理信用证。如果是出国差旅，而且差旅费金额很大，就需要到开户银行办理信用证。有了信用证，差旅者就可以在世界各地的银行提取现款，直到信用证的面额提完。去国外差旅时最好购买旅行支票和信用证。
当领导或主管出差回来后，秘书有时还须代上司整理出差费用记录，转交会计人员报销有关费用。
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小技法
上司出差回来后，秘书要代替上司报销差旅费。秘书应将上司所有出差票据整理好，按财务部门指定的单据填好，分门别类地算好，将所有单据按财务部门的规定贴在出差报销单后面，然后，将报销单交上司本人或财务部门负责人审核签字。报销时应根据出差之前预借金额和出差发生的实际费用的差额，多退少补。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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秘书为何要具备一定的财务常识
在公司内部，一般都设有财务部门，他们专门负责财务方面的工作，除非你的上司直接负责这个部门，作为秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让上司在企业经营过程中，掌握企业的经营动态，通过财务报表了解企业经营状况，因此，作为秘书对财务知识多少要有些了解。上司通过财务报表知道企业的实际状况，预测企业的未来，如发现企业经营不景气，就可以采取措施降低费用，从这个意义上来讲，秘书具备一定的财务知识大有好处。
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财会知识
一、现金管理
所谓现金管理，就是对现金的收、付、存等各环节进行的管理。国务院颁布的《现金管理暂行条例》对现金收支管理的基本规定如下：
1、开户单位库存现金一律实行限额管理。
2、不准擅自坐支现金。坐支现金容易打乱现金收支渠道，不利于开户银行对企业的现金进行有效地监督和管理。
3、企业收入的现金不准作为储蓄存款存储。
4、收入现金应及时送存银行，企业的现金收入应于当天送存开户银行，确有困难的，应由开户银行确定送存时间。
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5、严格按照国家规定的开支范围使用现金，结算金额超过起点的，不得使用现金。
6、不准编造用途套取现金。企业在国家规定的现金使用范围和限额内需要现金，应从开户银行提取，提取时应写明用途，不得编造用途套取现金。
7、企业之间不得相互借用现金。
二、现金保管
现金保管制度一般应包括如下内容。
1、超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。
2、为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的抽屉内，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放。
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3、限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌内过夜。
4、单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公款私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库。银行一旦发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现金支付。
5、库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。各单位的出纳员对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数（即大数）和零数（即小数）分类保管。
三、支票结算
1、支票 支票是由出票人签发的委托银行在见票时无条件支付确定金额给收款人或持票人的票据。出票人是签发支票的单位和个人，付款人是出票人的开户银行。支票为即期票据，分为以下几种：现金支票，印有“现金”字样，只用于支取现金；转帐支票，印有“转帐”字样，只用于转帐；普通支票未印有“现金”或“转账”字样，可用于支取现金，也可用于转账。
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2、支票结算基本知识 签发支票必须使用规定的笔，支票上各项内容应填写齐全，并加盖与预留银行相符的印鉴，不得涂改、添注；支票付款期为5天；转账支票可以根据需要在票据交换区域内背书转让，支票的提示付款期为10天；出票人签发支票，必须控制在其存款账户余额范围内，禁止签发空头支票，违者银行将按支票面额处以5%，但不低于1000元的罚款。
支票是我国长期广泛使用的票据，也是最基本的同城结算方式。
四、银行汇票结算方式
1、银行汇票 是指银行向客户收妥款项后签发的无条件支付给收款人或持票人的票据。
2、银行汇票结算基本知识 单位和个人都可以使用银行汇票，银行汇票可以用于转帐，
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填明“现金”字样的银行汇票也可以支取现金，但公司客户只能用于转帐结算。银行汇票可在全国范围内使用，特别适用于到异地采购的交易。银行汇票一律记名，汇票经收款人背书以后可以转让，付款期限自出票日起1个月。
银行汇票使用方便，票随人到、凭票购货、余款退回，适用于先收款后发货或钱货两清的商品交易。银行汇票一律记名，允许背书转让，且背书转让以不超过出票金额的实际结算金额为限，但未填写实际结算金额或实际结算金额超过出票金额的银行汇票不得背书转让。银行汇票的付款期限为自出票日1个月内。
银行汇票可用于转账，填明“现金”字样的银行汇票也可用于支取现金，适用于异地之间各种款项的结算。
五、信用卡结算方式
1、信用卡 是商业银行向个人和单位发行的，凭以向特约单位购物、消费和向银行存取现金，且具有消费信用的特制载体卡片。按使用对象不同，信用卡分为单位卡和个人卡；按信誉等级分为金卡和普通卡。
2、信用卡结算基本知识 信用卡透支以日利率万分之五，按月计收单利，透支期限最长为60天。
个人卡单笔透支以2万元为上限，月透支金额不得超过5万元；单位卡单笔透支额以5万元为上限，月透支余额不得超过10万元或其综合授信额度的3%；外币卡的透支额不得超过持卡人保证金的80%；180天以上的月均透支余额不得超过总透支的余额的15%。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、企业办公室为何要预留零用现金？有何用途？
2、办公室零用现金如何管理？
3、上司出差的费用如何去财务部门报销结算？
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（二）案例分析
××公司零用金管理细则
1、有关零用金之设置划分如下：
⑴ 公司本部由财务部负责各单位之零星支付。
⑵ 工地总务组负责设置零用金管理人员，尽可能由原有办理总务人员兼办，必要时再行研讨设置专人办理。
2、零用金额暂定，工地每月经常保持5万元，将来视实际状况或减或增，再行研办。
3、零用金借支程序
⑴ 各单位零星费用开支，如需预备现金，应填具零用金借（还）款通知单，交零用金管理人员，即凭单支给现金。
⑵ 零用金之暂支，不得超过1000元，特别事故者应由企业部经理核准。
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实践训练
⑶ 零用金之借支，经手人应予一星期内取得正式发票加盖经手人与主管之费用章后，交零用金管理人冲转借支，如超过一星期尚未办理冲转手续时得将该款转入经手人私人借支户，并于当月发薪时一次扣还。
4、零用金保管及作业程序
⑴ 零用金之收支应设立零用金账户，并编制收支日报送呈经理核阅。
⑵ 零用金每星期应将收到之发票，编制零用支出传票结报一次，送交财务部。
⑶ 财务部收到零用金支出传票后，应于当天即行付款，以期保持零用金总额与周转。
⑷ 财务部收到零用金支付传票，补足零用金后，如发现所附单据有疑问，可直接通知各部经手人办理补正手续，如经手人延搁不办的照第3条第3款办理。
⑸ 零用金账户应逐月清结。
5、零用金应由保管人出具保管收据，存财务部，如有短少概由保管人员负责赔偿。
6、本细则经批准后实施。
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　分析与讨论：
1、许多企业为了实现对零用金的管理，都制定了一系列切实可行的制度或措施，上述《××公司零用金管理细则》（以下简称《细则》）具体规定了该公司在这方面的制度，这个制度的施行有何作用？
2、上述《细则》在公司零用金的管理上采取了哪些切实可行的方法？
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实务训练
谢秘书正在办公室工作，公司前台秘书小李进来，说接待用的茶叶不够，要求购买三听“铁观音”。谢秘书按正常程序为她办理支借手续。小李刚走，公司王经理进来，要求谢秘书为他办理出差费用报销手续。谢秘书整理其出差相关票据并及时到财务部办理完结。
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2、 实训说明：
⑴ 本部分实训在学校实训室进行。
⑵ 实训时，全班可分为若干个实训小组，每组4人，分别扮演谢秘书、王经理、前台秘书小李、会计老赵。
⑶ 在模拟的秘书办公室、财务室中轮流演示谢秘书借支办公室零用现金、整理票据及报销出差费用的全过程。
⑷ 其他学生对演示过程及结果进行评议。
⑸ 实训材料的准备：零用现金账簿、零用现金凭单、旅差费报销单、若干张发票等。相关实训材料学生可自己制作。
⑹ 教师总结。
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