资源简介

(共24张PPT)
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第四章　会议组织
学习目标
知识点：
1、了解会议组织的基本程序
2、熟悉会议组织的各项内容
能力点：
1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧
2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作
3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功
素质点：
1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养
2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
3、具备保密意识和奉献精神
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第一节 会议概述
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情景案例
宏利公司行政部今年上半年组织了公司几次大型的会议活动，但效果不尽如人意，会务组织工作出现了许多问题，公司总经理很不满意。为此，行政经理高明在提交的本部门上半年工作总结中对前段时间的会务工作作了反思，指出出现问题最大的原因在于行政部工作人员在会务组织工作上经验的缺乏，因为前段时间行政部工作人员的人员结构作了很大的调整，新进员工中，有部分员工并不是秘书专业的科班出身，是从其它职业岗位转岗而来，因此，行政部要加强对新进员工的培训工作。
行政部第一期新员工培训班定于下周一开课。行政办公室资深秘书老李是主讲教师之一，他的授课内容是会议的组织与筹划。在备课的时候，老李觉得第一堂课很重要，应该要从最基本的内容讲起，只有把会议的基本知识讲清了，会议组织与筹划的具体方法和技巧才能真正让学员理解和掌握。
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项目任务
如果你是李秘书，你将向新员工讲授哪些会议的基本知识？
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任务分析
出席会议与组织会议是完全不同的两码事。会议开得是否成功，不仅取决于与会人员的态度与智慧，更取决于会议的组织情况。会议组织得法，准备充分，就等于成功了一半。但一些秘书，要么因为并非科班出身，要么就是经验欠缺，往往导致组织的会议成效不大。
经验是慢慢积累的，但组织会议的知识却是一个秘书人员必不可少的，是其组织会议的基础。一般而言，一个会议组织者，必须要懂得会议的基本要素。大中型的会议，只要会议的一个要素没有处理好，都常会出现顾此失彼、全盘混乱的现象，从而影响会议的质量与成功。会议的分类也是应当加以注意的，因为不同的会议其组织方式常有不同。另外，秘书人员必须具备高度的会议意识，只有对会议功能有清醒的认识，才会尽心尽力地把会议的组织工作做好。
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会议的概念、分类及功能
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1.会议的概念
会议是指三个人以上聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决的一种多向沟通方式。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈。会议必须是三个人以上，按一定的组织原则聚合在一起，遵循一定的程序进行。
2.会议的种类
按照不同的标准，会议有以下的分类：
（1）根据会议的性质，可以分为正式会议、非正式会议。
（2）根据会议的内容，可以分为传达动员会、汇报检查会、座谈讨论会和工作决策会等。
（3）根据会议的人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议。
（4）根据会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议。
此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。
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会议的概念、分类及功能
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3.会议的功能
会议功能即会议所发挥的作用，会议具有其他沟通形式不可替代的功能。主要有决策、执行、监督、协调、、资讯等功能。
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会议的要素
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要使会议能够成功，取得理想的效果，秘书必须了解组织会议的基本规律，掌握会议的六个要素，即与会者、主办者、会议议题、会议名称、会议时间和会议地点。
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会议的要素
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1.与会者
与会者就是参加和参与会议的成员，包括主持人，也包括秘书。与会者的数量决定了会议的规模。
与会者一般可分为以下几种，每一种的身份不同，在会议中的权利和义务也不同。
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会议的要素
（1）主持人
会议主持人是负责控制和推进会议进程的人员，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。主持人有两种：
① 当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。
② 临时主持人。如各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，由代表们选举或协商产生临时的主持人。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。
主持人的职责有：宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进程、允诺与会者发言和制止超时及违反规定的发言、维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准确性、督促会议决议和决定的执行。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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会议的要素
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（2）出席人
会议的出席人有四种，其在会议中的作用各有不同。
① 正式成员。指具有正式资格，有表决权、选举权和发言权的会议成员。
② 列席成员。指不具有正式资格，有一定发言权，但无表决权和选举权的会议成员。
③ 特邀成员。即根据会议需要而专门邀请的成员，如上级机关的领导人，友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视台的记者等。这类成员的地位特殊，其在会议中的权利和义务可由会议主办者来决定。
④ 旁听成员。即受邀请参加会议，但不具有正式资格，即无表决权，也无发言权的会议成员。旁听成员一般坐在规定的旁听席上。
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小技法
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如何为上司外出参加会议做准备？
如果上司要参加外面的会议或聚会，秘书应做好以下准备工作：
1、收到通知后，马上向上司请示是否参会；
2、根据上司的意见，与举办方进行联系；
3、如果要求以书面形式答复，就以书面的方式答复；
4、如果上司参会，应马上记入上司的日程表，并办理配车手续；
5、在出席会议或聚会的时候，会前会后在时间上留有一定的富余，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈；
6、准备好参加会议或聚会所必带的材料。
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会议的要素
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（3）记录人
会议记录是一项技术性的工作，一般由训练有素的秘书担当。记录人应提前介入会议，了解议题和会议出席人员，还应该如实记录会议内容，不能根据自己的理解决定记录内容的取舍。会议结束后，应向主持人提交会议记录，供其审核。
（4）会议工作人员
通常是来自机构内部担当会务工作的秘书人员，或者是来自专业的会议（会展）机构的技术人员和经营管理人员。主要负责会议的筹备工作、会议材料工作和会间事务性工作。
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2.主办者
会议的主办者是会议的具体组织者。主要任务是确定会议目标和规则，制定会议方案，提供会议场所、设施和服务，以确保会议的顺利进行。会议的主办者可以有以下几种情况：
（1）由领导或管理机关主办
往往在需要做出决策、宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见等情形下，由领导或管理机关承担主办或召集会议的责任。
（2）由会议的发起者主办
一些协作性、学术性、交流性的会议，主办者通常是会议的发起者。可以是一个组织发起，也可以是多个组织共同发起主办。
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(3) 由一个组织的成员轮流主办
很多合作性和学术性组织有召开经常性会议（如年会）的制度，每一个成员（包括国家、地区或非政府组织）都有主办会议的权利和义务。如亚太经济合作组织每年召开的领导人非正式会议即是由成员国轮流主办。
(4) 通过一定申办程序确定由谁主办
一些跨国家、地区的会议，政治、经济影响比较大，涉及面广，为保证会议质量和显示公平竞争，采取申办竞争程序来确定主办者，申办的程序和条件在会议规则中明确规定。如奥运会、世界博览会。
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会议的要素
3.会议议题
会议议题是会议所要讨论、报告的主要内容，所反映的是会议的目的、主题、任务，以及为了完成任务而将要采取的措施。
会议的议题主要有三个来源：来自上级机关和领导人；来自下级部门提交的、需要以会议的形式研究和决定的问题；来自本层次的管理活动中需要研究和决定的事项。
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4.会议名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备，又用于会后的宣传，扩大会议的效果，更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和庄严感受。
大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。
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5.会议时间
会议的时间即会议的开始到结束时间，以及会议的时间跨度。会议时间有以下的相关术语。
（1）会期。会期有两方面的含义：一是指会议的时间跨度。从几点到几点，应在会议通知上注明。二是指周期性会议召开的固定时间，如我国的全国人民代表大会在每年三月份举行。
（2）会议周期。会议周期是指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。如中国共产党的全国代表大会每五年举行一次，会议周期即是五年。
（3）休会。休会一般是指会议过程的中止或会议期间的修整。休会可能有三种原因：一是指会议受到外界因素的影响而被迫中断；二是需要与会者在会外研究、沟通和磋商，以便使会议文件顺利通过；三是会议期间的正常休息，以便消除与会者的疲劳。
（4）复会。复会指会议在休会以后的继续，又称续会。
（5）闭会。闭会指在正常情况下完成各项议程后结束会议。同一性质和系列的两次会议之间的正常间隔称为“闭会期间”。
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6.会议地点
会议地点，又称“会址”。即指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址必须考虑多种因素。传统的会议形式是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。现代会议中出现了电话、电视、网络会议等，会议的地点可分成若干个会场，用电话机、电视机和计算机等通讯终端连接各分会场，从而使会议的形式更多样化，会议效率也有很大的提高。
理想的会址应具备的条件是：与会议的内容、规模、级别相称，自然条件适宜，交通方便，是政治（文化、经济等）相对中心。
小型的、经常性的会议可安排在单位的会议室，会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
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几种常见的会议
董事会会议：由公司董事会成员出席，定期召开。一般在董事会专用的会议室由董事长召集或由董事长授权委托的人召集，讨论涉及单位组织发展的重大事项和战略、政策等。
公司股东年会：每年召开一次，由公司的股东就重大问题进行讨论，表决通过董事会提交的事项，形成股东大会决议。
管理人员会议：由公司经营决策层人员参加，讨论解决企业经营管理的具体问题。
颁奖仪式：是为表彰和奖励在某项工作中业绩突出的单位或个人而举行的庆典性仪式。
洽谈会：又叫谈判会，是指有关各方代表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或做出某种让步，消除相互间距离，最后各方取得一致，达成协议。
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签字仪式：是组织与对方组织经过会谈、协商，形成了某项协议、协定互换正式文本的仪式。
新闻发布会：又称记者招待会。政府、社会团体或个人都可公开举行。邀请各新闻媒介的记者举行发布会，主要是为了把较为重要的成就以及信息通报给所有的新闻机构。所以，在发布会上发布的消息对于产品和产品形象、组织和组织形象，都有重要的价值。
展览会：是一种非常直观、形象、生动的传播方式。展览会通常以展出实物为主，并进行现场示范表演。这种直观、形象的活动，容易给参观者留下深刻的印象。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、两个人在一起交谈的沟通方式，是不是称为会议？
2、会议的要素有哪些？
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实践训练
（二）实务训练
组织一次主题班会，确定主持人、记录人、会议主题、会议程序与会标，并在会前拟写一则会议通知。
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谢谢！
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