资源简介

(共40张PPT)
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第四章　会议组织
学习目标
知识点：
1、了解会议组织的基本程序
2、熟悉会议组织的各项内容
能力点：
1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧
2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作
3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功
素质点：
1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养
2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
3、具备保密意识和奉献精神
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第二节 会前准备工作
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情景案例
案例1：宏利公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理助理李强。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。李强打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
9日上午，会议开幕前，宏利公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。李强一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘远马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，李强心急如焚……
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情景案例
案例2：在一次宏利公司党代会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，会务人员因此受到公司领导的批评。
事情发生的过程是：会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项程序放在大会闭幕式时进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此当大会宣布“奏国际歌”时却无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后公司领导说，这一事故应该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。
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项目任务
1、如果你是宏利公司的秘书李强，对接下来一步可能发生的各种情况，应该如何处理？假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？
2、在上述案例中，宏利公司在会务准备方面存在哪些方面的问题？如果你是宏利公司的秘书，应该从哪些方面来做好会议的准备工作？
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任务分析
从案例可以看出，会议的准备工作是多么重要，一点点的疏忽，都会对会议的召开带来很大的被动。一个有经验的会议组织者，对会议的任何一项准备工作都是一丝不苟、认真落实到位的。
对案例一租借放映机一事，在开会时间快到而设备不到位的情况，秘书应当立马做如下处理：(1)请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2)如果联系不上送货员，应及时向总经理汇报，请示该如何办；(3)马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；(4)得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时；(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台)。
一般而言，召开大型会议，各种准备工作包括音响、电子类装置应至少提前一天安排。对于案例中出现的租赁问题秘书还应注意：（1）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等， (2)不能仅凭电话联系，应实地查看； (3)重要设备应考虑多准备一套备用(或两套方案)。
对案例二宏利公司党代会开幕式出现的问题，暴露了会务组织工作中存在的不足，会议组织者在会前各部门之间应及时做好沟通交流，会前各项准备工作（包括对开幕式程序的最后核定）在会前必须要检查落实一遍，这样，就能避免开幕式上国际歌没有按程序播放的事故发生。
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拟定会议预案
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会议预案就是会议的筹备方案。预案拟定的是否合理与可行，直接关系到会议能否取得预期效果。大中型会议必须在会前制定周密的会议预案。会议预案除了标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会议筹备人员和职责分工，会议经费来源及成本等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报请领导批准后，应及时组织实施。
小型会议的准备虽然没有那么复杂，但也必须制定会议计划，确定会议的基本要素，如会议议题、主持人、时间、地点、与会者等，使组织成员做到心中有数，早作安排，定出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有所选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。
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会议目标、议题的确定
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无论什么类型的会议，都必须有明确的目标和任务。会议的目标决定会议的议题。
会议议题应该在会前提出，有些会议的议题需要经过议案审查委员会审核，才能决定是否列入会议议程。临时提出的议题称为动议，动议的提出也必须符合会议的规则。秘书应根据领导意图，或从工作实践，或从反馈信息中综合提炼出每次会议的议题。
议题的形式可以有书面形式和口头形式。
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小技法
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安排会议议题应注意的问题
一、 下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；
二、 单位组织的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要有所区别；
三、 提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导审批后，发给有关负责人阅读，准备意见；
四、 临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；
五、 一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，
六、 尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；
七、 应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
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会议议程、日程的确定
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1．会议议程
会议活动有两类：一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动；另一类是非议题性的活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。会议议程是把会议的议题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员。
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会议议程、日程的确定
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会议议程表的样式
宏利公司××××会议议程表
一，公司总经理致欢迎词
二，王××经理宣读去年优秀销售商名单和奖项
三，总经理就资源状况和对客户政策的讲话
四, 宏利分公司领导就资源状况和对客户政策的讲话
五，公司张××经理宣读合作倡议书
六，与会贵宾发言与讨论
七，公司对贵宾发言的回答
八，签约与订购促销产品
九，散会
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会议议程、日程的确定
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2．会议日程
如果会期是一天或以上，就应该排定会议的日程表。会议的日程安排是把会议议程规定的各项活动按照单位时间具体落实，不仅包括会议议题内容，还包括其他活动如聚餐、参观、考察、娱乐等。会议日程表如下表所示：
宝山巴士公司会议日程安排
（11月7日—11月11日）
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会议议程、日程的确定
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日期 星期 时间 内容 出席对象 召开部门 地点
11月7日 一 上午 9：15 总经理办公会议 原定人员 总经理室 202室
下午 1：30 车辆更新工作协调会 业务部（全体）、人保部、票务中心、修理厂、郊区公司负责人 总经理室 202室
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会务工作分工
为保证会议的顺利进行，应挑选工作人员组成会务组，会务组下面还可以再分工作小组。一般大型会议设秘书处来负责会议的组织和协调工作，下设的工作小组可以是：
（1）秘书组。负责会议的日程和人员安排，以及文件、简报、档案等文字性工作。
（2）总务组。负责会场、接待、住宿、交通、卫生、文娱活动，以及车辆调度、设备保障、用品发放与管理，经费预算及筹措，财务管理等工作。
（3）宣传组。负责制定会议公关计划，组织、安排记者采访，提供新闻稿、承办记者招待会，录制会议音像资料等。
（4）保卫组。负责大会的安全保卫工作。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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会议成本核算
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显性成本
隐性成本
会议成本的计算公式是：
会议成本＝X﹢2J×N×T
其中，X表示显性性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的三倍；N表示人数；T表示时间（小时）。
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会场布置及文件准备
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1．会场的布置
会场的布置有以下要点：
⑴ 气氛、色调应与会议目标相称
⑵ 面积、设施应满足会议需要
⑶ 桌椅摆放应符合会议要求
⑷ 按照不同惯例排列主席台席位
(5) 根据需要安排与会人员的座次
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会场布置及文件准备
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会场布置及文件准备
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会场布置及文件准备
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国内： 2007年10月20日，中国共产党第十七次全国代表大会主席团在北京人民大会堂举行第三次会议，胡锦涛、吴邦国、温家宝等在主席台。
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会场布置及文件准备
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会场布置及文件准备
2. 会议文件的准备
除了上述会议议程和日程等程序性文件，对提交会议审议和参考的文件材料，应事先准备好，在会前数日送与会人员审阅、研究和准备意见。
(1) 会议文件的种类
会议文件有领导指导性文件，如开幕词、领导讲话、主题报告等；审议表决性文件，如工作报告、决定、决议等；成果性文件，如会议纪要、合同、条约、声明等；传达宣传性文件，如会议公报、会议简报；学习交流性文件，如经验介绍、学术论文等；以及会谈、会议记录、会议通知、议事规则等文件。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿、会议通知等必须在会前准备妥当，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。
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会场布置及文件准备
(2) 会议文件的准备
会议文件的准备工作包括起草和印发两个环节。起草会议文件有多种形式，有的由秘书负责起草，有的由秘书部门协助领导起草，有的由秘书部门配合业务部门起草。不管采用什么方式，秘书人员都必须领会会议主题和领导的意图，这是写好会议文件的首要条件，在这个基础上，深入调查研究，围绕主题收集素材，力争按时优先完成起草文件的任务。
会议文件初稿经过修订，必须报请领导审核签发。文稿一经签发，应及时印刷，并按规定范围分发。
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3. 会议通知的拟写和发送
(1) 会议通知的拟写
会议通知包括以下内容：会议召开的时间、需用时间或会期，地点（会址），会议名称和主要议题，参加对象，需作什么准备，或加注报到日期、地点、接站办法等，还应有召集单位署名、联系方式、通知发出日期，并加盖公章等。
邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，发放通知应提前三周以上并附加回执。回执中需有受邀请者姓名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称、是否参加会议、预订住房标准、提交论文题目或资料名称、回程车、船、机票登记等。
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（2）会议通知的发送
会议通知的发送有很多方法，单位内部重要会议通知应当面送达与会者，并请对方签收，其他人代为签收的，通知人应事后跟踪落实，确保通知到人。外部会议可邮寄通知，但要检查信封上与通知上的姓名是否一致，并把握好会议通知的提前时间，以便与会者早做准备。有些会议如学术性会议需要提前三个月发预备性通知，等收到回执后再发正式通知，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
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会场布置及文件准备
× × × × 会 议 通 知
＿＿先生（同志）：
兹定于200×年5月中旬在××省××市召开××××会议，特请您出席会议。
一、会议内容
1．　…………
…………
二、会期与时间
三天，自200×年5月10日至5月12日。
三、会议地点
××省××市×××
四、与会人员
…………
………
…………
五、报到时间、地点200×年5月9日；××市××路×××号××××酒店(宾馆)
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六、与会人员每人缴纳会务费××元。食宿由大会统一安排，住宿费每人每天××元。
七、与会人员请事先将抵达本市的车次、航班和时间通知会务秘书处，以便接站。
八、接到本通知后，请填妥回执，于4月10日前寄达会务组。
会务组地址：××市××路××号
联系人：××××
邮编：××××××
电话：××××－×××××××
特此通知
200× 年× 月× 日
×××× 公 司 （公章）
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回执表
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姓名 姓别 民族 年龄 职（称） 单位及电话号码 回程安排 交通工具及时间
此回执请务必于200×年4月10日前寄达会务组 www.themegallery.com
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会前检查
在会议正式开始前，应对会议的所有准备工作进行检查。主要包括：
1．检查会议文件准备情况
秘书必须对会议文件的准备情况进行仔细检查。会议文件如有差错，小则影响会议的进程，大则产生严重的政治后果。因此，要对文件的起草、校对、印刷、分装各个环节进行严格的检查。
2、检查会场的准备情况
秘书还必须对会议场馆的准备情况进行检查。场馆设施是会议得以正常和顺利进行的基本物质保证。检查范围包括主会场、分会场以及与会者的住地，检查内容主要是基本设施、安全保卫措施等，包括电力通讯设备、影像设备、茶点供应、警卫部署、票证检查、人员的定岗定位等。
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××集团公司职代会暨工会代表大会筹备方案
一、会议时间和规模
拟定于200×年3月25日（星期六）上午1０点至下午5点，会期一天。参会人员约170人，其中正式代表150人。
二、大会的主要任务
听取并审议集团公司200×年“十×五”发展战略和工作目标，总结第四届委员会以来取得的成绩和经验，讨论制定今后三年工会工作方针和任务，选举产生新一届工会委员会、主席、副主席。
三、会议主要内容和日程安排
（一）主要内容
1、大会执行主席、工会副主席致开幕词；
2、董事长代表集团公司作工作报告；
3、工会主席作工会工作报告；
4、经审委员作工会经审委员会工作报告；
5、宣读集团公司创建优秀“职工之家”的意见；
6、宣读集团公司创建学习型企业的意见；
7、签订集体合同；
8、签订工资协商合同；
9、分组讨论
10、董事长对代表意见做表态性发言；
11、选举第五届工会委员会、工会经审委员会、工会主席、副主席；
12、通过有关决议；
13、党支部书记代表党支部致贺辞。
14、上级工会领导讲话；
15、工会副主席致闭幕词。
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（二）日程安排
（见附表：首届职代会暨工会代表大会日程安排）
四、会务筹备和分工
成立大会筹备工作领导小组，统一领导、指挥大会的各项筹备工作。
组 长：×××
副组长：×××、×××、×××
成 员：……
领导小组下设三个工作组, 负责大会前期的各项筹备工作。×××负责全面工作，×××负责组织组工作，×××负责会务组工作，×××负责材料组和宣传组工作。
（一）组织组
组长：×××
成员：……
主要工作职责：
（1）起草大会主席团名单，主席团常务主席名单；
（2）起草代表资格审查委员会名单；
（3）分配代表名额；
（4）指导基层选举参会代表、审查代表资格及编写代表名册;
（5）起草代表资格审查报告；
（6）印发代表证、特邀代表证。
（7）收集代表提案，征求职工意见和建议。
（8）起草第五届工会委员会、经审委员会组成人员和人事安排的原则意见；
（9）起草大会选举委员会名单；
（8）起草大会选举办法；
（9）起草大会选举记票人、监票人名单；
（10）印制选票；设立计票箱，负责大会选举、记票、公布选举结果；
（11）做关于追认增选第四届部分委员的决议及说明；
（12）组织召开预备会。
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（二）材料组、宣传组
　 组长：××× 成员：……
主要工作职责
（1）起草职代会暨工会代表大会筹备工作方案；
（2）起草《关于召开×××集团公司首届职代会暨工会代表大会的报告》，分别上报至××市总工会、××镇工会和公司党支部；
（3）起草大会主持词（将开幕词、闭幕词串在其中）；
（4）起草×××董事长工作报告；
（5）起草×××工会工作报告；
（6）起草×××经审工作报告；
（7）起草开幕词；
（8）起草闭幕词；
（9）草拟、修改分组讨论董事长工作报告和工会工作报告的汇总稿；
（10）起草×××董事长对代表意见和建议表态性发言稿；
（11）起草会议日程安排；
（12）会议材料的打印、校对、复印、装订（会议材料装订成册、装袋）；
（13）起草、下发会议通知；
（14）会议结束后，写出“两代会”报告，填写相关表格，一周内报上级工会；
（15）摄影，对外报道，公司网站、报纸、杂志、电子显示屏、手机短信平台等配合宣传。
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（三）会务组
组 长：××× 成 员：……
主要工作职责：
（1）会议场地的联系和落实，主会场和各代表组讨论地点的安排;
（2）主会场的设计，会标、主席团座席、报告席、会徽、盆花、音响、《国歌》、《国际歌》、票箱、封条、托盘、茶水的安排；
（3）会议经费的申请和经费预算、开支计划；
（4）纪念品的订制、发放；
（5）做好领导、嘉宾的邀请及接待；
（6）落实参会人员，签到（注意统一服装），发放会议材料；
（7）落实合影事宜；
（8）会议卫生、保卫等服务工作。
××集团公司办公室
×年×月×日
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实践训练
（一）课堂讨论
1、如何确定会议的议题？
2、会议预案应包括哪些主要内容？
3、会场布置要注意什么？
4、会议文件有哪些？如何作好会议文件的准备工作？
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（二）案例分析
朝阳家电公司是国内一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备推向市场。
九月，公司高层召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。在这次客户咨询洽谈会上，公司的新产品将隆重亮相，以此引起客户和消费者的关注。讨论会上，营销部主任提供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派办公室王主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。
王主任立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。
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　分析与讨论：
该公司做好了洽谈会前哪些准备工作？你对该公司会前组织工作满意吗？
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（三）实务训练
实训背景案例同上。
1、实训内容：
⑴ 假如你是会议筹备处的秘书，请你为新产品咨询洽谈会拟定一份会议计划和方案。
⑵ 准备会议所需文件。主要包括：起草会议通知、公司总经理的开幕词、有关领导的讲话稿、有关新产品的情况资料、与会议有关的背景材料等。
2、实训说明：
此实训在配有电脑的实训机房进行。要求学生在电脑上完成上述两份文案和相关会议文件，排版后打印出来上交。文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表达精确，编辑打印精美。
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3、实训提示：
此案例设置的主要目的是让学生对会务工作有一个全面、具体、清晰的认识。实训要注意：
⑴ 拟定会议计划，一般要制成会议活动安排表。会议时间、名称、与会单位及人员、议题、主持人、地点等均填入表中，提前分发给领导及有关部门。
⑵ 制定会议预案，即会议的筹备方案，主要包括：会议名称、会议主题、会期、出席人员、会务工作组及职责分工、会议会场布置、会议其他活动安排等。
⑶ 会议的相关文件的拟定要符合文种格式要求。
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