资源简介

(共30张PPT)
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第四章　会议组织
学习目标
知识点：
1、了解会议组织的基本程序
2、熟悉会议组织的各项内容
能力点：
1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧
2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作
3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功
素质点：
1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养
2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
3、具备保密意识和奉献精神
会说 会写 会做事 会做人
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第三节 会间工作
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情景案例
宏利公司某新产品推介会刚刚开始，李秘书却在会议大厅外急得团团转，他已拨了好几次电话，公司赵副总的手机总是处在关机状态，前几天他出差在外，今天乘飞机赶回公司参加推介会，按理说现在应该到了。赵副总的发言在会议程序中被安排在第二位，现在离他发言的时间不到十几分钟，但他还未赶到会场，这时李秘书的手机响了，是赵副总的电话，他说刚下飞机，飞机晚点了，现在正赶往会场，估计要半个小时……。
负责会议签到和资料发放的小张向李秘书反映，参加推介会的单位和来宾人数大大超过预计，有些来宾还没有领到推介会的宣传折页和相关资料，事先准备的宣传折页和相关资料已经发完……。
李秘书发现，安排会议记录的小胡或许是经验不足，在记录时有些手忙脚乱，明显不能跟上会议发言者的速度，记录的格式和内容也不符合规范和要求……。
推介会现场人声嘈杂，手机声此起彼伏，坐在后排的来宾反映听不清主席台上的发言……。
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项目任务
如果你是李秘书，应如何处理公司新产品推介会进行当中出现的问题？
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任务分析
只有经过充分准备的会议，才会是开得有序而有效的会议。案例中会议的情况，显然是问题重重、危机四伏的，弄不好，此次会议的效果就会大打折扣，会议的目标也不能完全实现。
就案例中陈述的情况，会议开始以后，至少出现了四个问题：（1）公司赵副总因飞机晚点而影响会议议程；（2）会前准备的宣传折页和相关资料因来宾超过预计而不够用；（3）会议记录员未能做好会议记录；（4）会场秩序较乱，影响发言与倾听。
会中工作不仅仅是一些程序性的工作，它是会前准备工作的延伸，是对它的检验。准备工作做得好，会中出现的麻烦就少，准备不足，麻烦就大。当然，也有一些问题是在会议召开中发生的，与会前准备关系不大。但无论那种情况，秘书都应当有魄力、有能力及时去解决。尤其重要的是，要与各方面协调好，不能专断行事，议程该调整的要临时调整，材料该补办的要补办，人员该调换的要调换。总之，要保证会议的顺利进行。
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会议的接站、报到及签到
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1、接站工作
接站是跨地区、全国性和国际性会议重要的接待工作，也是会议开始的第一个环节。秘书首先应统计好与会者的名单和人数，掌握好每位与会者抵达的时间和方式，并准备好接待标识、手提式扩音器、其他器材和车辆等。迎接重要宾客，要事先确定迎接的规格，并派相应身份的人员前去。如有必要，应布置好安全保卫工作，并与新闻单位联系，准备采访和作新闻报道。
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会议的接站、报到及签到
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会议的接站、报到及签到
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2、报到工作
报到是指与会者在到达会议所在地时所进行的登记注册手续。秘书人员应做的工作包括：
（1）查验有效证件
查验会议通知、介绍信、身份证等有效证件。
（2）在登记表上登录与会者的个人信息
需登记的信息如姓名、性别、年龄、单位、职务（称）、通讯地址（方式）等。会议报到登记表可用于统计与会者人数，也便于做好各项会议服务工作，又可据此编制通讯录。
（3）接收和发放材料
由会议接待人员统一接收与会者携带的需要在会议上分发的材料，经审查后再统一分发。在会前要分发的文件也应提前装订、分装好，在与会者报到时一并发给。保密文件和需要清退的文件必须履行签收手续，并发给清退目录，告知与会者妥善保管，会后退回。
（4）预收费用和安排住宿
需要收取会务费、住宿费、材料费的会议，应在报到现场安排有关人员收取费用，并开据收据。接待人员还应根据与会者的身份和要求安排住宿，并在会议登记表上标明相应的房间号码，以便会议期间的联系。
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会议的接站、报到及签到
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3、签到工作
会期较短、无须集中接待的会议，一般只需办理签到手续。会议签到有重要的作用，一是签到可统计会议实到的人数，会议实到人数是确定法定性会议有效性的必要条件，因而，在这些会议上，签到是一种法律行为；二是签到能够准确反映缺席情况，便于采取弥补措施；三是有些庆典性、纪念性会议的签到簿可留作纪念；四是与会者的亲笔签名可为日后查考提供历史凭证。
（1）秘书点名
即由秘书在预先拟好的与会人员名单上点名、做记号。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对与会人员比较熟悉。
（2）本人签到
即由与会者本人签名报到，签名应用毛笔或钢笔，签在专用的签到本上。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义。本人签到还分薄式和表单式两种。人数较多时，可事先多准备些签到单，会后应装订成册，与会议文书一起立卷归档。
（3）电子签到
根据与会者的信息，在会前制作的电子签到卡通常与代表证组合起来。与会者用磁卡出席证，在进入会场时插入（接触式）专用机，或靠近（非接触式）签到机，与此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的姓名、性别、单位、代表性质，组别、代表证编号等信息，在签到结束后能立即统计出出席人数和缺席人数。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。
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会议的接站、报到及签到
会议签到单
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会议名称 主办单位 时间 会议地点
出席单位 签名 出席单位 签名
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会议记录工作
1、会议记录的制作要求
会议记录应该严格遵守事实求是、客观真实、完整准确、清楚规范的原则。会议记录如果可以使用摄影、录音设备，也需书面记录作为辅助手段。会议的目的、类型、规模不同，对会议记录的要求也不同。主要有：
⑴ 详细记录。有些重要的会议记录必须有专门的速记人员逐字逐句详细记录，包括发言中的插话等，记录时不能变更原意。也可用录音机记录后整理。
⑵ 摘要记录。一般会议只需简要地记录会议经过情形或会议结果即可。主要记要点、结论、讨论的问题和通过的决定、决议等。要求记录人员边听发言边判断，分析哪些该记，哪些不该记。摘要记录不是归纳记录，不能以自己的话概括归纳，以至歪曲、篡改发言者原意造成失实。
⑶ 简易记录。经常召开的或内部会议，如例会的会议记录，只记录各人发言中的实质性意见即可，主持人根据大家讨论、会谈而得出的结论性意见，则要比较详细地记录下来。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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会议记录工作
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会议记录要有条理性，每一记录要素都宜单独成行。发言记录应以一个发言者为一个记录单元换行分隔。有时会场的笑声、掌声，与会者迟到、早退情况也应记录在案。现场的会议记录必须用墨水笔记录，因会议记录是立卷归档的重要材料。如用录音机记录，秘书在会后应迅速根据会议的录音带和备忘录整理成书面记录，并把草稿交给领导或上司过目，草稿获准后就成为了定稿。有些企业可根据需要，把完稿后的会议记录印刷若干份，分发给有关人员。
2、会议记录的写作内容
会议记录应包括如下事项：会议名称；会议记录人的姓名；时间（开始时间、结束时间）；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议的经过情形及结论；相关的资料；下次会议预定日期。
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会间调度和服务工作
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在会议进行过程中，会议秘书处担负着承上启下，联系左右，照应内外的任务，必须做好各方面的调度指挥工作。如在召开各分组会议时，安排会议地点，并通知有关人员准时出席；召开大会时，安排车辆的调度，维护好会场的秩序；大会发言时，协助领导安排发言顺序等。
会场服务包括引导与会者入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要等等。
如果是组织内部的会议，秘书会场服务还包括接听会场外打来的电话、接待来访的客人。要尽可能排除场外因素对会议的干扰。
会议期间还要做好与会者回程车船机票的预订工作，预订飞机票除时间和座舱要求外，一定还要报上客人的姓名和身份证号码，预定才算有效。
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小技法
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如何打破会议的僵局
在许多情况下，会议的车轮似乎只在原地打转。与会者不是倦了、心烦意乱、精力不集中、毫无热情，就是缺乏创造性，犹豫不决。此时不妨尝试下列建议，以帮助与会者解放自己，将会议的车轮重新向前转动起来：1、休息一下；2、与会者相互交换座位；3、将与会者分成对子讨论；4、写下各自的看法；5、关掉或关暗照明；6、站立式讨论；7对与会者的观点与看法进行民意测验；8、对讨论的问题设定时间限制；9、转换话题；10、将某个问题分配给某个小组来处理。
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会议文件的编写
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会前准备的文件主要有开幕词、工作报告等，但在会议过程中，即会议开始之后至结束之前所形成的文件，主要有“会议简报”、“闭幕词”、“会议决定”、“会议纪要”等等。
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活跃的会议中10个节约时间的秘诀
活跃的会议是要耗费时间的。因此，确保会议分分秒秒不浪费是很关键的。以下是一些节约时间的秘诀。
1、准时开始。这一要求实际上就向那些迟到者发出了这样的信息：您是严肃的。如果出现有人迟到的情况，那也要准时开始会议，如果您愿意，可以举行一些不必全员出席的讨论或者一些替代性的活动。
2、发出明确指令。不要出现在会议已经开始的情况下，与会者还丈二和尚摸不着头脑，不知要做些什么。如果要讨论的事情比较复杂，那就采用书面形式以做到人人心中有数。
3、事先分发会议材料。在开会之前，把会议材料分装好。将分装好的材料放置在会场比较显眼的位置，这样比较便于别人协助分发，或者可以事先发放到每个座位上。
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4、事先准备全部视觉资料。要确定所有电子展示和活动挂图都准备妥当。另外，所记录的会议内容要抓住重点，避免逐字逐句流水帐式的记录。在新闻公告里，要用醒目的提要方式反映与会者的声音。
5、公布小组报告。要求各讨论小组在活动挂图上列出他们的意见，并将他们的清单陈列在会议室的墙上，这样所有的工作都能同时被大家观察到，讨论到。或者，一组一组去旁听，并请各小组一次只汇报一个议题，这样，每个人都可以听到，以避免交叉。各小组均不得重复讨论已经谈过的话题。
6、不要允许讨论拖延。有提醒大家向下一个环节继续的必要，但要记住，在下一次的讨论中点名请上一次没有轮到机会的成员发言。或者在一开始讨论的时候就要获得发言方对时间限制的认可，并大致估算一下，在规定时间内能容纳多少个人发言。
7、快速找到自愿发言者。不要花费时间等待与会者主动发言。您可以在会前预先物色好自愿发言者。如果一时没有人马上发言，则采用点名的方式。
8、要对困倦的人有所准备。提供一份列有各种建议和问题的清单，并让与会者从中选择他们感兴趣的话题；通常，您的清单会激发他们的思维，并令他们联想到其他的事件。
9、时时加快节奏。通常，为与会者设定发言时间限制，会令他们精力更旺盛，思维也更活跃。此外，可用的加快节奏的技巧还包括投票表决、轮番询问及组合对子。
10、设立“停车场”。会前作好约定，如果在会议期间出现不在议程之内、但又值得探讨的话题时，要将它们放到“停车场”，即日后放在另一个清单里另行商议。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、如何做好会议的接站及报到工作？
2、会议记录的方法有哪些？
3、如何做好会间的调度和服务工作？
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实践训练
（二）案例分析
1、经过精心准备，各方人员如期到会，朝阳家电公司新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报告给王主任，王主任马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是其乐融融，热闹非凡，大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城，年轻人还进行了登长城比赛。公司王主任在长城上即兴演说，把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了生产公司的情况，了解了公司产品的特点。经销这种产品时就会有的放矢地进行介绍，这增加了他们销售的积极性。这次洽谈会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来后，很多单位立即同公司签订了合同。
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实践训练
（二）案例分析
2、 宏利公司原定于12月25日18：00借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝大会。为此，发了请柬请有关部门的领导光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，而且还通知了全体员工下班后赶往该娱乐总汇。可当12月25日16：00，部分公司员工提前赶到娱乐总汇时，却发现所预定的能容纳50人的大包房已为创远公司所用。
这是怎么一回事儿呢？明明一个月前就已预定的房间，怎么会被他人所占，宏利公司的员工很纳闷，经过询问才知道，原来该娱乐总汇只有一间能容纳50人的大包房，宏利公司秘书刘远预定包房时，发现创远公司已经预定，刘秘书与娱乐总汇联系欲变更原先预定的时间，当时大堂负责人对刘秘书承诺，“如果创远公司更换了房间，则包房由宏利公司使用，不再通知，如果创远公司活动的时间与宏利公司活动的时间相冲突，会及时通知公宏利司。”事后，由于娱乐总汇工作人员的疏忽，忘了将创远公司活动的时间与宏利公司活动的时间相冲突的情况告知宏利公司。
结果公宏利司秘书与部分员工与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生了争执和冲突，造成被邀来参加活动的50人滞留于大堂2个多小时，最后交涉未果，不得不再包车前往附近的一宾馆进行活动。
虽然宏利公司成立两周年的庆祝活动还是在当天21：00举办了，但员工们的兴致普遍大打折扣，最后活动早早收场，大家扫兴而归。
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　分析与讨论：
1、朝阳家电公司的会务工作人员是如何做好会间服务和协调工作的？
2、为什么宏利公司成立两周年的庆祝活动没能取得预期的效果？如果你是宏利公司的秘书刘远，你会如何预订包房？作为秘书，如果你在活动当天发现所预订的包房已为他人所用，你会如何处理？
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（三）实务训练
1、实训背景：
重庆华通消费电子有限公司显示器厂是华通设于中国的显示器制造基地，是华通显示器在全球的六大生产基地之一。1998年其营业额为17亿人民币，产品50%出口海外，其生产的华通显示器在中国市场占有率连年第一，深受广大消费者喜爱。重庆华通消费电子有限公司显示器厂成立于1995年5月，是荷兰华通与重庆电视机厂继合资生产彩色电视机之后的增资项目，总投资3000万美元。高起点的规划以及凭借知名品牌的卓越品质，使产品投产之初即行销海内外市场，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到世界先进水平，连续3年被评为最受消费者喜爱的显示器品牌，同时保持市场销量第一的佳绩。1997年1月通过ISO9002国际质量体系认证，1998年3月通过ISO14001企业环境管理系统认证，1999年底更是通过了代表着华通荣誉的最重要奖项——华通质量奖PQA，成为中国内地首家获此殊荣的行业。独特的华通质量之路全面提升管理水平，确保每一台显示器产品在精益求精中总更完美的体现华通精神。
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实践训练
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为适应生产规模的进一步扩大，1998年6月显示器厂落户重庆新区，厂房占地面积6万多平方米，拥有现代化标准厂房，一流工作环境，5条科技流水线，完备的设备及配套设施，国内最先进的自动插件设备，年生产能力300万台显示器，员工总数1500多人，雄厚的技术力量及完整的员工培训体系成为华通显示器品质保证。
“不断钻研、力求创新”是华通一贯坚持的信念，因此，华通努力开发新技术，务求领导显示器科技新潮流。为了使用户获得最全面和放心的服务，华通更是在全国建立了专业服务网络；华通显示器始终致力于呈现更好、更完美的画面，让用户更放心、更满意。
华通作为进入中国市场最早的显示器厂家，一直以来都是有三大代理商以华北、华东和华南地区进行分区代理。在长期的成长过程中，地域的局限难免造成彼此之间分庭竞争。因竞争而产生的矛盾，在某种程度上对市场的发展不利，甚至阻碍了各自的发展。在当前竞争日趋激烈的显示器市场上，华通作为一个成熟的领先品牌，各大代理商不应该只是简单的扩展自己的销售渠道，更不能单纯采用盲目降价的市场行为，只有完善渠道管理，建立一个和谐顺畅而稳定坚固的销售渠道，才能为经销商和最终消费者带来更多利益。
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为此，华通消费电子（中国）2002年度显示器总代理商会议，决定于阳光明媚的5月在重庆召开。华通与显示器三大总代理商共聚一堂，针对国内显示器市场的渠道管理达成共识：携手合作，共同建设维护统一的华通经销渠道。
如果此次合作成功，必将会给渠道管理带来正面的影响，通过总代理之间的沟通协作增加彼此之间的信任感。显示器在中国具有很大的市场潜力，只有在合作中共同发展才能占领更多的市场优势。在互谅、互让中形成一个健康发展的市场秩序，将消极的竞争变成相互之间的促进，可以给经销商充足的信心，给消费者带来更好的服务。显示器这样的高科技产品极需要一个通畅的渠道将信息及时传播给消费者。华通显示器事业部市场销售总监黄夏先生相信，此次合作的成功将会带来厂商、总代理、渠道和消费者的共赢，从而保证华通显示器在中国的健康发展和巩固多年的领先地位。
华北地区总代理：北京XX贸易公司 电话010-XXXXXXXX 传真 010-XXXXXXXX 地址 北京市海淀区中关村南路XX号 邮编 10080 总经理 刘XX
华南地区总代理： 广州XX数据实业有限公司 电话 020-XXXXXXXXX
传真 020-XXXXXXXX 地址 广州天河龙口东路XX号 邮编 510070 总经理：韩XX
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2、实训内容：
华通消费电子（中国）2002年度显示器总代理商会议，决定于5月10日至5月12日在重庆乐园度假村举行，重庆华通消费电子有限公司显示器厂办公室负责所有会议事宜。
本次会务工作实训分8个场景：
⑴ 2002年3月25日上午，总经理吴XX打电话将秘书李XX叫到办公室，告诉她这次代理商会议的主要内容、时间和地点，并向她强调此次会议的重要性，让她尽快写好会议计划，以便各部门早做准备。同时，吴总还让李秘书为他准备一分发言稿，用在正式开会时作为欢迎词，发言时间不超过3分钟。请拟制一份会议计划和一份总经理发言稿。
⑵ 3月29日，李秘书将写好的会议计划交给吴总，吴总看过后认为可行，在会议计划上签字批准。李秘书根据计划内容，写好了书面的会议通知，以快件邮寄的方式，将通知发送给三位代理商，并在发出后第二天，打电话与这三位总经理联系，得到的信息是他们将准时赴会。请拟写一份会议通知，并演示发送会议通知的过程。
⑶ 4月1日李秘书到重庆乐园度假村酒店去预定会场，与酒店张主管讨论会场布置情况。张主管让酒店技术助理小刘协助李秘书进行现场布置，李秘书向小刘提出布置会场的要求：本次会议为50人的中型会议，会场座位格局为半围式“出”字形，有投影仪和投影屏，安排好座次，要准备横幅、有鲜花装饰等。请演示讨论会场布置的过程。
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⑷ 4月15日，李秘书打电话到重庆乐园度假酒店，为三方面客人预订酒店房间，三位总经理将各带一名助理，6人均将在5月9日下午到达，重庆乐园度假酒店前台接待员为徐小姐。请演示秘书的电话预订过程。
⑸ 5月10日上午8：30，李秘书将三位代理商引至会场，总经理吴XX和副总经理郭XX到门口迎接，吴总与客人们都认识，郭副总与客人们是初次见面。请演示接待过程。
⑹ 5月10日上午9：00，第一次会议开始，与会者进入会场签到，负责签到的工作人员是小陈，出席本次会议的主要有：吴总经理，副总经理，商务执行经理，人事执行经理，技术执行经理，李秘书，三位代理商及其助理；公司各主要部门成员也一同出席了会议。会议由吴总经理主持，他先把三位代理商介绍给大家，再发言致欢迎词，会议由李秘书负责记录，会场工作人员小陈负责发会议资料，同时负责倒茶等后勤服务。请演示会议开始过程。
⑺ 李秘书应北京客人王XX总经理和助理钱X 的要求，为他们预定5月13日的返程机票，民航机票预定处人员为沈先生。请演示秘书电话预订机票的过程。
⑻ 会议结束后，李秘书将本次代理商会议中形成的文件（包括：会议计划、会议通知、领导发言稿、会议记录等）收集齐全，整理后归档。请演示秘书收集文件归档的过程。
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3、实训说明
⑴ 学生每10人为一组，教师为10名学生编号，即1至10号。实训在实训室进行。
⑵ 学生可先制定文稿，每位学生都必须制作三分文稿：会议计划、总经理发言稿和会议通知，要求打印。完成时间不超过70分钟。
⑶ 文稿完成后，再按场景顺序进行演示。8个场景总过程不能超过80分钟。
① 第一个场景：由一号扮演李秘书，三号扮演吴总经理
② 第二个场景：由二号扮演李秘书。三号扮演吴总经理
③ 第三个场景：由三号扮演李秘书，四号扮演张主管，九号扮演小刘
④ 第四个场景：由四号扮演李秘书，五号扮演徐小姐
⑤ 第五个场景：由五号扮演李秘书，三号扮演吴总经理，六号扮演郭XX，七号扮演王XX，八号扮演刘XX，九号扮演韩XX
⑥ 第六个场景：由六号扮演李秘书，三号扮演吴总经理，一号扮演郭XX，二号扮演宋X，四号扮演刘X，五号扮演方X，七号扮演王X，八号扮演刘X 九号扮演韩XX，十号扮演小陈。
⑦ 第七个场景：由七号扮演李秘书，十号扮演沈先生
⑧ 第八个场景：由八号扮演李秘书
⑷ 每组在实训过程中必须制作一份会议签到单。
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⑸　会务工作的情景要逼真，演示时要真正从角色的角度考虑，角色的措辞既要认真斟酌，合乎会务工作的规范，又要可让学生有所发挥，有所创新。
⑹　每当一组演示时，其余各组认真观看；当小组演示完毕，其余小组同学就该组的演示时的优缺点予以点评。
⑺　各实训小组上交所有会务筹备文本资料，教师归纳总结，全班同学推选最佳实训小组。
⑻ 除实训室提供必要的设备、物品外，学生还须自备（制作）一些实训道具，如：横幅、名片、座签等。
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4、实训提示
⑴ 会议计划应包括：时间、地点、规格、规模、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务组织的组成人员和分工等。
⑵ 秘书要根据上司的指示，为其拟写欢迎词，并根据上司的要求修改、定稿、打印成文。欢迎词的结构包括标题、称谓、正文和结尾四部分。欢迎词必须写清召开此次会议的意义、作用，要表达出进一步发展友好合作关系的意愿和打算。
⑶ 会议通知要在会议召开之前发送给对方，让对方有从容做好赴会准备的时间。如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样寄送，以免延误。重要会议的通知发出后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。
⑷ 一般来说，应当在会议召开前一个月预定会场，会场布置总的要求是庄重、美观、舒适。秘书要按照出席人员的名单，安排好座位顺序，并准备好座位卡，放置在会议桌上，以便各人对号入座。座位安排原则是客方坐于主方的右侧，秘书和随行人员各以身份高低，坐于主方或主宾旁边。
⑸ 预订酒店房间，要根据客人的实际情况或要求安排住宿，尽量安排相邻房间。
⑹ 会议签到形式通常是单式签到（又称表格式签到），即与会者在会务工作人员事先准备好的表格上签名，以示到会。会议签到单格式见表（4—3）
⑺会议记录是会议情况的最真实反映，要详细记录。包括两部分内容：会议组织情况，写明会议时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人姓名、职务；会议内容，写明会议议题、讨论发言、形成的决议及主持人总结性发言记录。
⑻ 预订机票，除时间和座舱要求外，一定还要报上客人的姓名和身份证号码，预定才算有效。
⑼ 会议结束时，需收集的文件包括：会前准备分发的文件，会议期间产生的文件，会后产生的文件。收集会议文件要及时，确保文件在与会者离会之前全部收集齐全。
谢谢！
谢谢！

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