资源简介

(共21张PPT)
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　办公室文书管理
学习目标
知识点
1、了解文书管理的内容和要求
2、了解公文的行文制度
3、掌握公文处理的程序与方法
4、掌握文书整理归档的方法
能力点
1、具备办公室文书处理的能力
2、掌握文书的整理归档的工作技能
素质点
1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养
2、养成严谨、规范的文书处理工作作风
3、培养求真、务实的职业素养
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文书管理的内容
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文书管理概述
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情景案例
宏利纸品印刷有限公司是一家专门从事瓦楞纸板、纸箱、纸盒和彩盒生产的公司，公司经常有大量的订单、询问函、协议书、意向书、合同等业务往来文书，也有很多与相关政府职能部门的往来文书。为了更好的整理公司文件，防止文件的流失和遗漏，公司特意招聘了一位新秘书小陈，让他专门负责文书的管理工作。上岗不久的小陈工作了一段时间后就感到了压力很大，公司每天的收发文的工作量大，公司领导对文件的立卷归档、保管利用也有很高的要求，小陈有点不太适应，他向原来负责文书管理工作的邓大姐请教，希望能讨得一些作好文书管理工作的速成的技巧和方法，邓大姐说：“做秘书可不能偷懒啊，尤其是从事文书管理工作的秘书，更是要踏踏实实的做事，来不得半点浮躁，速成的技巧和方法是没有的，但文书管理工作也不是很难，只要你具备一定的工作方法，掌握好常规的工作程序，文书工作还是有规律可寻的，比如收发文工作，你可以去看看我们办公室墙上那张收文和发文处理程序的流程图就很清楚了。”
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项目任务
作为公司从事文书管理工作的秘书新人小陈，如何才能最快的适应工作？
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任务分析
正如宏利纸品印刷有限公司的邓秘书所言，文书管理工作没有速成的方法和技巧，这项工作对办公室文书管理者要求很高，除了业务上的要求以外，更重要的是作为从事这项工作的秘书人员首先要有正确的思想认识，较高的职业素养，要热爱并重视这项工作，要甘于平凡，耐得住寂寞，品行端正，做事严谨，只有这样，才能真正做到细致、耐心、准确、保密。对宏利公司从事文书管理工作的秘书新人小陈而言，首先要上好的就是思想认识上的第一课，这是他尽快进入职业角色、适应文书管理工作的关键。至于具体的业务工作,是没有速成的捷径的，能否尽快上手，小陈可以从以下几个方面入手：
1、熟悉公司的工作流程和业务范围，尽快掌握行业知识，这是做好文书工作的基础。
2、熟悉公司文书管理相关的规章制度，了解文书管理工作的内容。
3、积极向前辈学习有关文书管理的专业知识，多请教，勤动手，会大大缩短适应工作的时间。
4、在工作中学会工作，逐步积累经验，摸索工作规律，业务能力一定会逐步得到提高。
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文书的概念
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对外交流的文书，如邀请函、贺信、报价函等
单位内部管理的文书，如讲话稿、计划、工作总结等
文书是单位组织在内部管理和对外交往过程中形成并使用的具有一定惯用格式的应用文体。
是以纸张书写、记录的材料。
上级来文，如决定、
批复、通知等
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文书管理的概念
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是单位组织行政管理的组成部分，是提高行政效率和工作质量的重要内容
收文处理
发文处理
文书存档
文书管理，指单位组织管理部门与外界来往的文书自收（发）文至归档全部过程的办理与控制。是按照一定程序处理文书的全部活动
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文书管理的要求
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“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”
----《国家行政机关公文处理办法》第1章第4条
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文书管理的要求
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迅速、及时
准确、周密
求真、务实
安全、可靠
迅速强调速度，及时强调效率。办文做到不积压、不拖延、不误时、不误事。
准确、周密强调办文的质量。是文书工作基础。做到文案规范、程序完整，无差错、零失误。
求真、务实强调办文的作风。做到内容真实、言简意赅，不搞形式主义、文牍主义。
安全、可靠强调办文的纪律和管理要求。做到保证文件的信息安全和物质实体的安全，不失密、不遗漏、不损毁。
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文书管理的内容
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文书管理内容
文书存档
文件的管理
文书的利用
发文处理
收文处理
包括对登记、运转和暂存等诸环节上文书的管理，以及构成公文要素之一的机关印章的管理
包括对应归档文件材料的收集、整理、鉴定、保管等诸环节
包括对所有即将发出公文的复核、登记、印制和核发等诸环节
包括对所有收到公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等诸环节
是单位、领导和各有关人员在公文的运转和暂存等诸环节中对公文的利用。
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文书行文制度
除了这三种比较单一的行文方式外，还有一些特殊的行文方式，例如越级行文、联合行文、多级行文等。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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行文
关系
行文
方式
隶属
关系
非隶属关系
下行文
平行文
上行文
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文书行文制度
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对口行文
联合行文
横向行文
越级行文
公开行文
直达行文
多级行文
逐级行文
授权行文
转发行文
行文方式
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小技法
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文书管理须知
对于纸质文件，要注意防潮、防霉、防蛀、防火、防盗，要准备专门的文件柜或档案室，并派专人定期整理、维护。
如果有需要借阅文件的，应该严格履行登记、签收、借阅手续，明确责任，秘书人员不得将文件擅自携带回家，以免造成失密、泄密。
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什么是转发行文
转发行文是指一个单位转发其他单位的文件，可分为批转和转发两种情况。
上级机关转发下级机关的来文，称“批转”，重点在“批”字上。通常，上级机关是应下级机关的请示而批转文件。批转行文具有权威性，文件一经批转，就代表批转机关的权威和意见。
一个机关转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的来文，称为“转发”，重点在“转”字上，转发行文可以是应来文机关的要求而转发，也可以由转发机关根据需要而主动转发。
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古代文书制度
指中国古代朝廷或官署关于文书的发布、执行和管理的制度。文书在中国出现很早。甲骨卜辞证明，殷商时代就已开始运用公文来记录王室的活动和发布政令。周时有些钟鼎铭文载有官文书，《尚书》中的“诰”也是周代的文书。这时的文书制度还处在形成阶段。秦始皇统一中国，建立封建专制主义中央集权的政治体制以后，文书制度逐渐形成，愈到后来愈趋完备。
　　在封建时代，皇帝的诏令是国家最重要的公文形式。凡军国要事、法律命令、赏赐封赠、刑罚惩戒、田赋徭役、天文历法等一切有关国家的大政方针和重要事务，都以皇帝的名义颁发诏令一类的文书来进行处理。皇帝诏令类文书有：制、诏、策、敕、册、诰、旨、令、谕等。各种名称的文书在使用上各个朝代是不同的。唐代发布政令的常用文书是敕；宋代是御札和敕牒；元代是圣旨;明代是诏书和敕谕;清代是上谕和寄信。“寄信”是清代特有的一种机密文书，由军机处封发，内容涉及“诰诫臣工，指授方略，查核政事”，通称“廷寄”。
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臣工上奏皇帝的上行文书，无论种类、用途、规格、体裁，都有严格的规定。据《唐六典》卷8载：“凡下之通于上，其制有六：一曰奏抄，二曰奏弹，三曰露布，四曰议，五曰表，六曰状。”《明会典》通政使司条规定：“凡内外各衙门，一应公事用题本，其虽系公事而循例奏报、奏贺、若乞恩、认罪、缴敕、谢恩，并军民人等陈情、建言、伸诉等事，俱用奏本。”总括历代臣工上奏类文书有：奏、章、表、启、状、笺、议、揭贴、制对、题本、奏本、奏折等。大体上表、笺一类是臣下对皇帝歌功颂德的贺章，题、奏、揭贴是关于政务的请示报告。在清代，“大小公事，皆用题本，用印具题”，而对于“不便宣漏于本章者”即用奏折（《清会典事例》卷十三），所以奏折的重要程度在题本之上。但是在奏折中也有“请安折”之类毫无实际内容、只是向皇帝表示效忠的东西。
在国家机关之间，上行文书有牒、申、呈、详、禀；下行文书有符、帖、牌、票、 檄； 平行文书有关、刺、移、咨、牒、照会；此外还有具有专门性质的财政会计文书、户籍土地文书、会盟涉外文书等。
中国古代对于文书工作虽有专管、兼管之分，但都由政权机关的机要部门负责。以中央机关为例，秦和西汉由丞相府处理文书工作;东汉由尚书台主管;唐、宋由中书省、尚书省、门下省及枢密院分掌；明、清由内阁、通政使司、六科、六部执掌，清代还创设军机处、奏事处等机构，承办廷寄和接收奏折。
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中国古代文书工作制度的内容主要有拟制誊写、签押用印判署、票拟、贴黄（摘写提要）、登记立卷、移交和管理、投递驿传、照刷磨勘文卷（复核监督）、保密等。这一套制度保证了文书工作的质量，加强了文书工作的效率，从中也反映了中国封建专制主义中央集权的特色。《唐六典》、明清会典均列专门章节记述文书制度。如有违反，则要处刑。例如，文书传递稽程，唐律规定“诸稽缓制书者一日笞五十，一日加一等，十日徒一年”；缮写公文如贴改挖补，也要处刑，“诸制书有误，不即奏闻，辄改定者，杖八十”（《唐律疏议·职制》），“凡增减官文书者杖六十，若有所规避，杖罪以上各加本罪二等……因而失误军机者，无问故失，并斩”(《明律·公式·增减官文书》)，清律同。对于违反避讳制度“误犯宗庙讳者杖八十，口误及余文书误犯者笞五十”，“即为名字触犯者徒三年”(《唐律疏议·职制》)。 甚至有的官员因为在公文中“虚词繁文”也受到惩罚。朱元璋就曾经杖责上书一万七千字中只有五百字是正题的刑部主事茹太素，并下令“有以繁文出入人罪者，罪之”（《明实录》卷149）。历代统治者都特别重视保守公文的机密，采取许多防范措施，明代的“密旨”、“密疏”都要在御前封出或开拆；清代的奏折不许“与人参酌”或互相传看。如有泄密则属严重犯罪，处重刑。唐律对“诸漏泄大事应密者，绞”，“非大事应密者，徒一年半，漏泄于蕃国使者，加一等”（《唐律疏议·职制》）。对泄漏军机者特别严惩，明律规定：“凡闻知朝廷及总兵将军调兵讨袭外蕃，及收捕反逆贼徒机密大事，而辄漏泄于敌人者斩；若边将报到军情大事而漏泄者杖一百，徒三年”（《明律集解》卷3），清律也有相同条款。由此可见，中国古代的文书制度是以刑法为后盾的，表现了中国古代法律体系中行政法与刑法互相渗透的特点。
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实践训练
课堂讨论
1、文书管理的内容和要求是什么？
2、根据行文关系的不同，我们把行文方式大致分为哪几类？
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实践训练
案例分析
1、陈秘书在整理文件时，没有注意将机密文件和一般文件区分放置，随后将一份机密文件无意间借出，等到第二天上午才发现追回。
2、恒达公司沙市分公司销售部王经理吩咐秘书小谢起草一份文书请求解决销售人员外出交通费的问题，小谢将这份请示群发到公司各个部门的邮箱。
3、金刚铝业有限公司赵总明天要去北京出差，上午10点钟他有急事要出去，临走前他吩咐张秘书下班后把打印好的合同直接送到他家里。张秘书打印好合同后，正准备去赵总家，临走时接到一个老同学的电话说多年没见了，今天到这边开会顺道请她吃饭，车子已经在楼下等了，要她赶快去。于是张秘书就把合同书随手放进手提包里出去吃饭了，等到了家才想起合同没送过去，打开包一看，里面的合同不翼而飞了，这时已经是晚上十二点了。
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　分析与讨论：
⑴ 案例中三位秘书的做法有何不妥？
⑵ 他们在文书管理工作中要注意什么？
谢谢！
谢谢！

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