资源简介

(共24张PPT)
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　办公室文书管理
学习目标
知识点
1、了解文书管理的内容和要求
2、了解公文的行文制度
3、掌握公文处理的程序与方法
4、掌握文书的立卷归档的方法
能力点
1、具备办公室文书处理的能力
2、掌握文书的立卷归档的工作技能
素质点
1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养
2、养成严谨、规范的文书处理工作习惯
3、培养求真、务实的职业素养
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办公室
收文工作
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情景案例
舒美服饰有限公司的张秘书收到了一份市政府的文件通知，通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都要参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到了如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看，认为不过是常规性的工作安排，跟总经理直接言语一声就可以了，因此他没有把文件给总经理过目，而是直接放进档案盒。
12月7号，张秘书给总经理汇报说：“钱总，明天下午2:30你有个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。”
钱总经理一听就说：“这么急啊，我明天还有个重要的客户要谈呢，这样吧，你让赵副总去一下。”
张秘书说：“那也行，我这就去通知赵副总。”
赵副总一听是冬季防火工作会议，就随口问了句，“需要汇报吗？”
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情景案例
张秘书一听愣住了，“汇，汇报啊，这个，我想想，哎呀，好像是有提到过什么汇报计划什么的，我也没太在意，以为又是常规例会呢。”
“那赶紧找来看清楚。”赵副总果断的说。
“好，好，这就去”张秘书边说边擦了擦额头冷汗，他飞快的冲进办公室，一阵翻箱倒柜后，终于找到那份文件，仔细阅读完后，半天没回过神来，心里说：“坏了，坏了，这下要倒霉了，竟然把这么重要的内容给忽略了，怎么办？怎么办？自己受处分不要紧，关键不能影响公司声誉啊，赶紧补救吧。”他马上把这份文件复印了几份，给钱总和赵副总人手一份，并主动承认自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和赵总虽然很震惊、生气，但想想现在不是发脾气的时候，先应付难题才是上策，马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材料的内容，经过大家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作，及时的弥补了过失。
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项目任务
1、张秘书为什么会出现这样的失误？
2、如果你是张秘书，应该按怎样的程序处理市政府的来文？
3、从这件事中，我们要吸取怎样的教训？
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任务分析
收文工作是办公室秘书的日常性工作，做好收文工作的关键就是要注意区分来文的单位和文件的内容，一般而言，上级单位的文件，公司重要客户、合作伙伴的来电来函、下级部门的请示报告等这类文件应该及时送交领导审阅，对于常规性的文件应把重点圈阅出来送领导过目。张秘书的失误就是没有仔细阅读文件的内容，仅凭文件的标题就判断来文的内容，造成判断失误。其次就是没有按照收文的处理程序进行，既没有登记，也没有传阅，更没有存档，而是随手一放，以致领导需要这份文件时，他还得到处去找，延误了时间，造成整个工作被动的局面。不过他后来能够及时把文件复印几份送给公司几位领导一起研究，这样避免了来回折腾时间，还算反应及时。
通过这件事，张秘书应进行深刻的反思，吸取教训，对于文书的收发一定要按程序办事，要注意每个细节的处理，任何环节都不能疏忽大意，否则就会造成难以弥补的过错。
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收文处理程序
④承办
①签收
②登记
③初审
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⑤传阅
归卷
⑥催办
⑦答复
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收文处理程序
④承办
①签收
清点、检查、签字
②登记
③初审
批办性公文先拟办再
批办或转办
不是一次完成，边
办边登，多环节登记
下级上报公文要审核
不合规定要退回
阅知性公文要确定
分送范围并分送
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⑤传阅
归卷
阅知类公文正传
请示类公文倒传
⑥催办
适时催办、跟踪催办
重点催办、定期催办
⑦答复
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收文处理内容
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→
签收
登记
初审
承办
收文处理的第一个环节，对收到的文件进行清点确认的过程
包括清点、检查、签字三个环节
对拆封的文件进行的记录
登记的形式有：簿册式、联单式、卡片式
登记不是一次完成，边办边登，多环节登记
要确定登记与不登记的范围
收到下级机关上报的需要办理的公文
审核的重点（详见教材内容）
初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由
承办阅知性公文，阅件应合理确定分送范围并分送
承办批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示（批办）或者转有关部门办理 （转办）。承办要及时
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收文处理内容
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→
拟办
批办
传阅
正传
倒传
是领导者对来文如何办理、由
谁负责办理做出决定
是文件经过主要领导批办后需要其他领导及有关人员传阅，以掌握批示意见
对于抄送文件只要求有关单位、部门人员了解即可，这时需传阅
只有一份文件且需多人阅批的公文传阅可以采用按顺序传批。按顺序传批包括正传与倒传
正传是按阅批人排序由前往后依次传阅，多用于阅知类公文
倒传是按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文
秘书人员或经授权的部门在
领导批办之前对文件的问题
提出如何办理的初步意见，
然后供领导人员批办参阅
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小技法
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传阅应注意的事项
1、传阅的文件，在呈送时要单独放置。便于领导阅读时能根据时间多少和文件的轻重缓急分别处理，进而保证及时领会上级文件精神。
2、传阅时注意保密。有密级要求的文件。要注意传阅的对象的控制。
3、设立《传阅文件登记簿》。《传阅文件登记簿》的格式，要依据文件、应阅人的多少和工作习惯而定。
4、传阅文件有时间限制，特别要对有办理时限的文件。要减少不必要的传阅，进而减少领导的时间。
5、如果文件少，阅者多，按“先办理、后阅知；先主办、后协办；先正职、后副职”的原则传阅。
6、办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
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小技法
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拟办应注意的事项
秘书在拟办时，为方便领导人查阅有关政策性文件，可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。
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收文处理内容
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催办
答复
归卷
是秘书人员按照承办期限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误
适时催办、跟踪催办、重点催办、定期催办
指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。答复也称办复
对已经办理完毕的收文，可按照某种标准进行分类，进而形成案卷进行保存
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技能训练
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课堂讨论：
结合具体工作事项，舒美公司的张秘书在收到市政府的文件后，应该怎样来处理这份文件？
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相关链接
收文登记表
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来文单位 来文编号 收文编号
文件内容 处理意见 上级批示 办理结果 收文日期
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文件传阅单
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来文单位 性质 份数
阅者姓名 时间 阅后意见 阅者姓名 时间 阅后意见
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×××××（机关名称） 收文催办单 密级 年 月 日 收文号 来文单位 日期 字号
内容摘要 附件 主办部门 催办记录 归卷日期 归卷号
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实践训练
课堂讨论
1、收文的处理程序是什么？
2、拟办和批办有何不同？
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实践训练
案例分析
1、恒达公司是一个新公司，很多部门都是刚刚设立，职权划分不是非常明确，为了保证工作不出错，办公室王秘书决定将所有来文一律以三天为单位，每三天分送一次。
2、兴盛服饰有限公司的张秘书这天早上收到了一封来信，拆开一看，原来是一个跨国公司发来的询问函，想了解天剑公司一员工的表现情况，张秘书一看了解的对象是自己的好友，马上提笔给对方回复了一封热情洋溢的信，极力表彰该员工在公司的表现，并大力推荐，信写好后她加盖了单位公章就立即寄出了。
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实践训练
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　分析与讨论
王秘书和张秘书的收文处理工作有何不妥？
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实践训练
案例分析
3、某市工业局的公文处理依照如下的基本程序进行：
⑴ 局办公室外收发人员将收到的文件拆封登记后再送内收发人员签收；
⑵ 内收发人员将文件清点登记后，加盖收文章，然后将文件全部送局办公室主任批阅；
⑶ 办公室主任对所有文件进行拟办，提出初步办理意见后送局长、副局长在文件上批办；
⑷ 局领导批办后，将文件直接交各业务处室的业务人员承办；
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实践训练
会说 会写 会做事 会做人
　
　分析与讨论
这几个工作步骤中各有哪些不当之处，为什么？
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实践训练
实务训练
1、完成“情景案例”中提出的项目任务②
2、请演示张秘书收到文件后的正确处理程序。
3、请演示市政府办公室的发文过程。（结合发文实训一起进行，实训设计详见本模块第三节实践训练中的实务训练二）
4、实训要求：
⑴ 实训以小组为单位，每组至少4人，分别扮演舒美公司的秘书、行政经理、钱总、赵副总。每个人都要轮流扮演秘书。
⑵ 实训小组要自行准备好各自的台词和情节，允许自己加入相应的情节，使内容更连贯。
⑶ 参加实训的同学要注意把握人物角色身份，注意说话的语气。
⑷ 每组同学在表演时，其他各组同学要认真观摩，给出评价。
⑸ 教师负责监控全场进程，可以适当的根据情节临时增加内容。
⑹ 教师总结。
⑺ 实训材料的准备：收文登记表、文件传阅单等。
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谢谢！
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