资源简介

(共26张PPT)
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　办公室文书管理
学习目标
知识点
1、了解文书管理的内容和要求
2、了解公文的行文制度
3、掌握公文处理的程序与方法
4、掌握文书的立卷归档的方法
能力点
1、具备办公室文书处理的能力
2、掌握文书的立卷归档的工作技能
素质点
1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养
2、养成严谨、规范的文书处理工作习惯
3、培养求真、务实的职业素养
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办公室
发文工作
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情景案例
宏利公司南昌分公司刚成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整当中。这天，公司销售部萧经理代拟了一份以公司的名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。办公室的秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，萧经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理看了觉得有某些地方还不太满意，于是又用笔在文稿上修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。
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项目任务
1、你觉得上述人员的发文处理是否正确，为什么
2、你认为发文工作正确的程序是怎样的？
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任务分析
文件是制定政策、发布法规、下达指示、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力，因此文件的制发一定要按照规范的程序进行，决不能草率行事。案例中宏利公司南昌分公司的发文处理程序是极不规范的，首先部门经理的文稿不能打印在复印纸上，而应该打印在公司的专用文件纸上；其次秘书在接到这份待发出的文件后应立即请领导审阅，待领导同意签发后方可盖章，而不是未经审核擅自盖章；其三，这位公司的总经理在已经盖章的文书中再次进行了修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应要重新打印一份盖章后发出。
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发文处理程序
校对
拟稿
审核
签发
登记
核发
复核
印制
用印
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归卷
邮局寄达
专人投送
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发文处理内容
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→
拟稿
审核
签发
复核
起草文件的初稿或草稿，是整个发文处理工作的第一个环节。其作用是供修改，讨论和审阅用
包括交拟、起草两个环节
签发前，秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查，以避免草拟过程中有不必要的错误出现。主要有三关：行文关，政策关和文字关
单位的领导人对秘书部门负责人审核过的文稿进行最后的审查，审查无误后在发文稿纸的相应栏目里签署意见并注明签发人的姓名及年月日。例如：“印发”，“请xx同志阅后发”等等
发文过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。包括：手续完备否、流程合规定否、附件齐全否、格式统一规范否
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小技法
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退回的公文该如何处理
当收到退回公文时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理。如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件作废处理。
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发文处理内容（补充）
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签发（或会签）
《办法》第二十八条规定： 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
复核
复核主要检查内容项目有：文稿查阅、审批、签发的手续是否完备，流程是否合乎规定；文稿所附带的文件材料是否齐全，是否存在错漏；文稿的格式是否统一规范
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发文处理内容
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→
登记
印制
校对
用印
是指根据领导签发文件定稿进行印制。印制的文件一般通过打印，铅印，胶印或者复印的方式进行。印制一要确保质量；二要确保时效；三要确保安全保密，涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制
对印制出来的文本需要进行全面的对照检查
印制成正式文本的公文，需要统一加盖单位或者机关的印章，表示公文正式生效
公文印成发出前，应当对所发公文的份数、序号及发往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记。是在编制发文字号后、印制前进行，以便计算公文份数，做好发放准备。
常采用账簿登记形式。
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发文处理内容（补充）
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登记
发文登记工作应该在编制发文字号之后，印制之前进行，以便准确的计算好公文份数和做好发放的准备工作。
发文登记，有卡片，活页和帐簿等多种形式，从便于保存和查找的角度出发，采用簿记式的为好。
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发文处理内容（补充）
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印制
⑴ 印制文件以负责人签发的原稿为依据，从文字到格式，都不得改动。
⑵ 印制的版面、格式符合规定，要严格按照规定的公文格式印制。
⑶ 字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订。
⑷ 需要在规定的时间内完成，并做好保密工作。
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发文处理内容（补充）
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校对
校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容的改动须征得签发人同意。
校对时应当使用国家专业标准《校对符号及其用法》中规定的符号。改错用引线引到页面白边处再加批改，引线不要相互交叉；说明性的文字不可与原文中的文字相混淆。
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发文处理内容（补充）
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用印
用印时要先检查文稿上有无负责人签字，有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。
规范的用印方法是：“骑年压月”，上不压正文，印章字迹要清晰、端正。
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发文处理内容
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→
核发
归卷
认真检查成品文件质量，准确及时分发成品文件
凡有条件的，应尽量直接投递或者送达，以便加快文件的投递速度。特别急切，重要或绝密的文件，最好是派两个人专送。
直送和专送的文件，要严格履行签字手续。不要请别人代劳，以免出现不必要的意外情况，造成损失。
对已经办理完毕的发文，可按照某种标准进行分类，进而形成案卷进行保存
可以通过口头汇报、请示或者当面协商的，都不需要行文，尽量减少程序，提高工作效率
温馨
提示
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单位文件拟稿稿纸（签发单）示例
发文编号：[ ] 密级______
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上级签发： 部门审稿人：
主办单位和拟稿人：
发文标题： 会签部门签字：
附件：
主送单位： 抄送单位： 校对： 打印
本文共 铅印 份
打字： 本文于 年 月 日印发 www.themegallery.com
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发文登记表
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序号 发出日期 发文字号 文件标题 成文时间 密级 缓急 附件 份数 主送单位（机关） 抄送单位（机关） 签收人 归卷日期 存档号 备注
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实践训练
课堂讨论
1、发文的处理程序是什么？
2、拟稿过程一般包括哪两个环节？起草文稿要注意什么？
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实践训练
案例分析
1、 洪远贸易有限公司是一家集服饰、餐饮、住宿、美容于一体的大型综合性公司，随着公司经营范围的扩大，公司现有的职工宿舍出现了紧张现象，许多职工距离单位上班很远，因而迟到早退现象日益突出，严重影响了公司的正常运转。为了严肃考勤制度，规范公司运作流程，经公司经理会议研究决定，对没有单位住房的职工实行交通费补助，办公室秘书张慧负责起草相关文件。张秘书在电脑前飞快的打完了草稿，直接输出之后盖上公章，复印了二十份后就发给各个部门。结果整个公司人心浮动，许多部门员工打电话来问，究竟公司会补助多少交通费，有住房的员工是否也享有同等待遇，原来张秘书在起草文件时并没有写明具体的补助对象和数额，才造成了这种后果，事后老总严厉的批评了她。
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实践训练
会说 会写 会做事 会做人
　
　分析与讨论
⑴ 张秘书在发文处理的哪些环节出现了错误？
⑵ 张秘书在以后的发文工作中应作如何改进？
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实践训练
案例分析
2、下列各单位的发文处理工作有何问题，试作分析：
⑴ 某单位对外拟发公文，领导签发后交秘书部门审核修改。
⑵ 某单位将所有发文都抄送下级机关。
⑶ 某公司秘书起草文件后，直接加盖公章就分发给各部门。
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实践训练
实务训练一
1、完成“情景案例”中项目任务②，请将正确的发文程序模拟演示出来。
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实践训练
2、经理交给秘书高英一个任务，让她起草一份“公司产品展销会保卫工作意见”，并于两日内发出。高秘书接受任务后，遵照草拟文件的要求，很快的拟写好了文稿，她自己先检查了格式、字词、标点符号等，在确认无误后再交给经理审核，经理仔细的审查了几分钟，在文稿纸上修改了个别地方，让她回去重打一份，高秘书按照经理改动的地方重新进行修改，又在电脑里仔细核对后，用空白的A4纸输出一份并附上文件签发单一并交给经理审查，经理在确认没有错误后在签发单上签上了自己的名字，高秘书拿着签好的文件再次回到办公室按照现有的格式重新用公司的文件纸打印了二十份，小心的装订后盖上公司的公章，进行发文登记,再分发给各个部门，并要求他们在收文单上签字。
实训要求：
⑴ 本次实训可以在模拟实训室进行，最好配有电脑、打印机、文件纸。
⑵ 实训以小组形式进行，每组4人，轮流演示发文处理程序，注意每个环节的处理。
⑶ 指导老师实施监督评价，对实训学生进行相应的指点提示。
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实践训练
实务训练二
1、项目任务：阅读第二节“情景案例” ：⑴ 请演示市政府办公室的发文过程。⑵ 请演示舒美公司张秘书收到文件后的正确处理程序。
2、实训要求：
⑴ 实训以小组为单位，每组至少4人，选定两组分别为对应的收发文单位，一组分别扮演舒美公司的秘书、行政经理、钱总、赵副总。另一组分别扮演市府的秘书（拟稿和文件制作各一人），办公室主任及主管市领导。每个人都要轮流扮演秘书。两组完成对应的收文发文过程。
⑵ 实训小组要自行准备好各自的台词和情节，允许自己加入相应的情节，使内容更连贯。收发文程序正确、制作的文件合乎要求。
⑶ 参加实训的同学要注意把握人物角色身份，注意说话的语气。
⑷ 每组同学在表演时，其他各组同学要认真观摩，给出评价。
⑸ 教师负责监控全场进程，可以适当的根据情节临时增加内容。
⑹ 教师总结。
⑺ 实训材料的准备：收文登记表、文件传阅单、签发单、发文登记表、印章、信封等。
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实践训练
1、实训内容 ⑴ 请演示市政府办公室的发文过程。
⑵ 请演示宏达商城李助理收到文件后的正确处理程序。
2、实训要求：
⑴ 实训以小组为单位，每组至少4人，选定两组分别为对应的收发文单位，一组分别扮演宏达商城的秘书、行政经理、钱总、赵副总。另一组分别扮演市府的秘书（拟稿和文件制作各一人），办公室主任及主管市领导。每个人都要轮流扮演秘书。两组完成对应的收文发文过程。
⑵ 收发文程序正确、制作的文件合乎要求。
⑶ 实训小组要自行准备好各自的台词和情节，允许自己加入相应的情节，使内容更连贯。
⑷ 参加实训的同学要注意把握人物角色身份，注意说话的语气。
⑸ 每组同学在表演时，其他各组同学要认真观摩，给出评价。
⑹ 教师负责监控全场进程，可以适当的根据情节临时增加内容。
⑺ 教师总结。
⑻ 实训材料的准备：收文登记表、文件传阅单、签发单、发文登记表、印章、信封等。
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