资源简介

(共21张PPT)
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第七章　办公室信息工作
学习目标
知识点：
1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。
2、掌握信息收集的要求和方法。
3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。
能力点：
1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。
2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。
素质点：
1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。
2、培养并逐步具备良好的信息意识。
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第一节 秘书与信息工作
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情景案例
信息产业己经成为日本第一大产业，日本1984年开始实施“综合业务数字网”（ISDN)建设计划。1991年日本加大在电子和通信业方而的投入，1995年出台了“推进发达的信息社会的基本方针”等指导方针。1996年，实现电子和通信业产值超过建筑业。在进入21世纪的第一年，日本政府提出了响亮的口号“IT立国”。2001年通过了“IT基本法”和“e一Japan”战略发展计划，并开始实施。决心在5年内，建成世界最高水平的信息通信网。
日本著名学者小山森归纳了信息化社会4个标志:家庭信息化、企业信息化、政府信息化、公共领域信息化和信息产业化。截止到2000年底，日本90%的企业建了自己的局域网，40%的企业建了企业内部互联网(Intranet),73%的企业平均5人1台电脑或更多的人拥有1台电脑。近几年，利用CRM等构成或建立信息系统的企业在增加，企业利用互联网开展商务活动也在逐步增加，企业数已达到41.6%。日本企业的市场电子交易率(电子交易与总交易额的比率)达到3. 8%(关国为4. 9%),日本电子商务有两大特色，移动上网发展迅猛，占总上网人数的1/4，为1000万人左右。5万家便利店建成为网络商店，它们是推动电子商务，解决资金流与物资流的主要实践者。
日本企业非常注重信息的收集与研究，大企业在世界各地都有自己的外派机构用于信息收集，如三井物产株式会社建立了覆盖全球的信息网，每天获取信息5万件以上，可以说信息产业已成为日本经济复苏的引擎。　　　
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项目任务
　 作为新世纪的秘书,你对信息有什么认识 你将在自己所在的公司如何开展信息工作？　　
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任务分析
在信息化社会里，信息与能源、材料一起并列为社会发展的三大支柱。信息是决策的基础，又是控制决策实施的依据，秘书通过广泛、周密、经常地收集情况和信息，能起领导的耳目作用，是保证决策科学化的必要条件，有利于单位组织提高核心竞争力，因此秘书要充分认识到信息处理能力的重要性。秘书要在自己所在单位开展信息工作，首先要熟悉信息工作流程，并从以下几个方面着手开展工作：
1)要广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息)，起领导的耳目作用。除了通过下级的各种书面材料、口头汇报、统计报表等掌握工作的情况外，还要深入实际，调查研究，帮助领导随时掌握工作的进展情况。
(2)要协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起到领导的参谋作用。在制定政策的过程中，秘书机构要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。
(3)要协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起到领导的喉舌作用和信息反馈作用。决策作出后，要协助领导召开会议，及时发出文件。决策传达之后 ，要组织检查，督促下属单位执行决策，并把执行情况反映给领导。
(4)协助领导与各方面取得工作联系，起到信息桥梁作用。秘书机构必须与各个部门取得联系，把各部门团结在领导班子的周围，使各方面工作都协调一致地运转。
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信息概述
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　 信息最早作为科学研究的对象是在通讯领域，信息是事物变化和状态的客观反映，其特征具有时效性、共享性、传递性、存储性。 　　
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信息概述
根据不同的标准和角度，有多种分类的方法
信息分类一览表
　
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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划分依据 分 类 表 现 形 态
信息内容 文字信息 报纸、期刊、图书、专著 、百科全书和专门词典，法律法规汇编；企业名录、电话号码薄等
声像信息 录音带、录像带、幻灯片、新闻影片、科教影片、唱片等
计算机语言信息 电子文本、照片等
信息产生加工的程度 一次信息 图书、期刊、论文、研究报告等
二次信息 文摘、汇编、题录、目录、索引等
三次信息 调研报告、进度报告、百科全书、年鉴、字典等
信息范围 宏观信息 政策法规信息、财政金融信息、计划统计信息、预算决算信息、决策规划信息等
微观信息 企业背景、概况、资讯、生产、经营、管理信息
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秘书的信息意识
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秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，也就是指秘书人员对信息的敏感程度。
现代秘书强烈的信息意识，首先表现为能够敏锐地感受到社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息，这就需要秘书具备一定的信息能力。
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秘书的信息意识
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现代秘书的信息能力主要包括五个方面的内容
1、 信息的获取能力。
2、 信息选择的能力。
3、 信息预测的能力。
4、 信息处理能力。
5、 信息的运用能力。
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秘书的信息意识
秘书人员还应具备基本的信息知识，表现为以下两个方面：
　1、信息文化知识。
2、计算机和信息网络技术常识。
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秘书信息工作基本要求
1、准确
2、及时
3、全面
4、适用
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小技法
　 办公室应存放什么资料
办公室应存放的资料有： 一、公司公用资料，包括政府法律、公司各种规章制度，各种规定标准，业务手册，旅馆餐厅的介绍说明及交通图表，社会名人录，公司职员名录等。二、秘书个人资料，包括上司指示的记录，报告、业务资料，个人收集的杂志、剪报等信息资源。　　
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秘书信息工作的原则
1、追踪性原则
2、时效性原则
3、价值性原则
4、层次性原则　
　　
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相关链接
什么是企业信息管理师
企业信息管理师是指从事企业信息化建设，并承担信息技术应用和信息系统开发、维护、管理以及信息资源开发利用工作的复合型人员。该职业的基本特征是“既懂经营管理又懂信息技术，具备复合型、综合性的知识和能力”。按知识和技能水平的不同将该职业划分为助理企业信息管理师(国家职业资格三级)、企业信息管理师(国家职业资格二级)和高级企业信息管理师(国家职业资格一级)三个等级。根据该《标准》，符合申报条件，经过正规培训并且鉴定合格者，可获得相应等级的《中华人民共和国家职业资格证书》。《企业信息管理师国家职业标准》包括六大职业功能模块:信息化管理、信息系统开发、信息网络构建、信息系统维护、信息系统运作、信息资源开发利用。企业信息管理师全国统考由劳动保障部在全国范围内统一组织开展。
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实践训练
（一）课堂讨论
现代秘书的信息能力和信息知识应包括哪些方面的内容？
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实践训练
（二）案例分析
韩逸大学毕业，应聘到了一家外贸公司做秘书，刚参加工作的她踌躇满志，想轰轰烈烈干一番成绩，可是第一个月工作碰到的几件棘手的事让她心灰意冷，一筹莫展。首先是老总要她查询本公司开发的新产品的最新进展，她在图书馆泡了整天，复印了一大堆资料，结果老总看了说早就过时；公司设备急需更新，老总要她了解相关设备生产厂家的产品价格与性能规格，并将查询的资料列一个清单，对比一下再决定进货事宜，她仅找到两三家相关设备生产厂家，而且他们的设备与自己公司现有的相差无几，老总很不满意。
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实践训练
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　分析与讨论：
如果你是刚刚毕业的文秘专业大学生，你将在哪些方面培养自己的信息意识和信息检索能力？
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实践训练
（三）实务训练
1、信息综合处理训练：运用前面所学的有关信息工作的基本知识，综合分析下列所提供的信息资料，撰写一篇短文，谈谈你对新世纪秘书信息工作一些看法。短文题目自拟，字数在1000字左右。
⑴ 日裔美国人罗伯特·T·清崎在《富爸爸 穷爸爸》一书中描述了他的信息财富观：三百年前土地是一种财富，后来美国依靠工业成为世界强国，今天信息便是财富，新的财富形式不再像土地与工厂那样具有明确的范围与界限。
⑵ 资料显示，2002年全球因特网用户已经超过5亿，站点2000万个，至2005年全球因特网用户达9亿。2005年我国域名数达185万个，全国在线数据库30万个。
⑶ 到上世纪80年代初，日本八百人以上的工商企业都建立了信息处理中心和信息库，日本大小商社都很注重信息的搜集、反馈，而且处理极快，三菱商事公司不惜重金建立起世界一流的信息搜集和传递系统，上万名职工都是情报员。
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实践训练
2、信息调研训练：在本专业进行一次秘书专业毕业生就业情况调查，了解毕业生的就业心态、工作去向、就业率等。
实训说明：
本部分实训在课后进行，可将学生分成几个小组，采用不同的调研方式开展调查，最后每一个小组写出一份调研报告。　　
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实践训练（课后拓展）
学生利用寒暑假到企业实习，了解不同企业的信息部门以及信息系统的建设工作。
　　　
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