资源简介

(共23张PPT)
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第七章　办公室信息工作
学习目标
知识点：
1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。
2、掌握信息收集的要求和方法。
3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。
能力点：
1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。
2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。
素质点：
1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。
2、培养并逐步具备良好的信息意识。
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第二节 信息的收集工作
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情景案例
逸昕是宏利公司的秘书，她每天的工作虽然平淡无奇、波澜不惊，但她做得井然有序。
平时，逸昕非常注意信息的收集与整理工作。她在办公室书柜里备有常用的工具书，如《世界经济信息统计汇编》、《中国企业监督》、《中国经济百科全书》，电脑里安装了《中国大百科全书》，并整理了本市大型企业的名录。她每天要抽出部分时间阅读整理《市场报》、《经济日报》、《国际金融报》、《环球时报》等，在信息的海洋中搜集相关信息并随时将对公司有用的信息记录，便于以后随时查阅，同时为老总起了很好的信息过滤作用。
她收集信息另一个重要的途径就是网络，中国经济信息网、中国资讯行、中国产品贸易网、中国企业网等是她经常浏览的中文网站。一天，老总急需获取美国的经济贸易信息，她马上进入美国ABI商业信息数据库、The D&B Million Dollar Database、Thomasregister 等网站，获取到了老总所需的资料。
逸昕具有的开阔的思维和良好的信息收集处理能力为老总的工作带来了极大的便利，老总常夸她是自己的得力助手。
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项目任务
　 如果你是宏利公司秘书，你将如何为公司收集和处理相关信息？如何提高信息工作和调研工作的能力？
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任务分析
宏利公司秘书逸昕的信息工作意识非常强，在平时的工作中，她能有效的收集有关信息，使领导作出正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中具有重要地位和作用。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。
信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。秘书逸昕就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手，她平时就养成了收集信息的习惯，能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。
秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋咨询作用的最有效途径。宏利公司秘书逸昕就是利用自己检索的国外信息为领导的决策提供了参考，有效地发挥了参谋咨询的作用。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。
信息收集是信息工作初步整理的阶段。对于秘书来说，这一阶段的基本要求就是收集面要广，这就要求秘书的分辨力要强。只要判断准确，广泛收集的信息中“含金量”就大大提高。　
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信息收集的方法
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1.观察法
观察法是指通过现场的观察来搜集信息的方法。
2.询问法
询问法是指信息搜集者通过提问请对方作答来获取信息。询问法按其所采用的方式与手段，可分为面谈询问、电话询问、书面询问等；询问法还可以根据访谈的人数多寡分为个体询问法和集体询问法。
3.问卷法
问卷法是指由搜集者向被搜集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而搜集相关信息的一种方法。问卷是信息搜集的一种重要工具，它的形式是一份精心设计的问题表格。
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小技法
信息收集常用的工具书有：1、目录，2、索引，3、文摘，4、百科全书5、字典、词典6、经济年鉴，7、手册，8、统计资料，9、名录、指南。
网上工具书有：《中国大百科全书》www..cn.，《世界百科全书》网络版www.countryreports.org ，中国工具书集锦在线http://，网上牛津英语辞典http://www./，吕氏网上辞典：http://www./，大不列颠百科全书 http://www./，大英百科全书：中华博物文字库http://www./，http://www.gg-/article/tools.php 等。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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信息收集的方法
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4.量表法
量表法是指运用测量量表来搜集相关信息的一种方法。量表是适用于较精确地调查人们主观态度和潜在特征的工具，它由一组精心设计的问题构成，用以间接测量人们对某一事物的态度、观念或某一方面所具有的潜在特征。　
5.购买法
购买法是指花一定的代价，通过购买有关信息载体而搜集相关信息的方法。它是组织获得外部信息的常用方法之一。
6.检索法
检索法就是利用信息资料检索工具，从现成的信息资料文档中查检有关信息资料的方法。检索法根据检索工具的不同，可分为手工检索和计算机检索两种类型。
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信息收集的方法
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7.交换法
交换法是指信息部门以自己拥有的资料、样品等与有关对口单位进行相应的交换，从交换得来的资料、样品等信息载体中获得所需信息的一种方法。
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信息收集的渠道
信息收集的渠道是多种多样的，归结起来，主要有外部渠道和内部渠道两个方面。
信息收集渠道一览表
　
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渠 道 主 要 资 源 类 型
外 部 渠 道 政府信息网络 纵向(省、市、县)和横向(各厅局、部委)的信息网
大众传播媒介 报刊、广播、影视、广告、出版资料
专业信息机构 图书馆、情报机构、档案馆、信息中心、咨询机构
科研机构 各大专院校、各专业的学会、研究会、协会
各种会议 研讨会、报告会、技术鉴定会、新闻发布会、展览会等
文书 相关部门来文、指示、报告以及各种内参、快报、简报
国际组织机构 驻华使(领)馆、办事机构及外国驻华商社的新闻发布会、国际金融机构
内 部 渠 道 企业计划 年度计划与总结
企业经营活动信息 企业的经营策略和经营预测、决策资料
企业的经济活动分析资料 财务活动分析、生产情况分析、销售情况分析、业务活动分析等资料、企业刊物
统计材料 企业的各种数字记录、会计记录(资金来源、资金使用情况、财务情况、经济成果情况)、统计记录(生产情况，销售情况)、业务记录(各种业务活动，包括对外交流业务活动)
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信息收集的注意事项
1、信息收集要广泛。
2、收集原始性资料，是信息处理的基础性工作。
3、秘书的信息收集要有预见性、相关性，围绕一个问题或某项业务活动而收集到的所有信息材料都要与此问题或业务活动相关。
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常用搜索引擎介绍
1、Google搜索引擎
目前最优秀的支持多语种的搜索引擎之一,约搜索3,083,324,652 张网页。提供网站、图像、新闻组等多种资源的查询。包括中文简体、繁体、英语等35个国家和地区的语言的资源。
2、雅虎中国搜索引擎
Yahoo!是世界上最著名的目录搜索引擎。雅虎中国于1999年9月正式开通，是雅虎在全球的第20个网站。Yahoo！目录是一个Web资源的导航指南，包括14个主题大类的内容。
3、百度(baidu)中文搜索引擎
全球最大中文搜索引擎。提供网页快照、网页预览/预览全部网页、相关搜索词、错别字纠正提示、新闻搜索、Flash搜索、信息快递搜索、百度搜霸、搜索援助中心。
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4、Lycos中国搜索引擎
Lycos创建于1995年，是搜索引擎的元老，最早提供信息搜索服务的网站之一。Lycos中国成立于1999年。可以对网站，网页，新闻，电子图书，产品，FTP，MP3、多媒体等多种资源进行查询，并可以对上述资源做综合查询。具备多媒体和文学作品搜索引擎。
5、新浪搜索引擎
互联网上规模最大的中文搜索引擎之一。设大类目录18个，子目1万多个，收录网站20余万。提供网站、中文网页、英文网页、新闻、汉英辞典、软件、沪深行情、游戏等多种资源的查询。
6、搜狐搜索引擎
搜狐于1998年推出中国首家大型分类查询搜索引擎，到现在已经发展成为中国影响力最大的分类搜索引擎。每日页面浏览量超过800万，可以查找网站、网页、新闻、网址、软件、黄页等信息。
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7、网易搜索引擎
网易新一代开放式目录管理系统（ODP）。拥有近万名义务目录管理员。为广大网民创建了一个拥有超过一万个类目，超过25万条活跃站点信息，日增加新站点信息500-1000条，日访问量超过500万次的专业权威的目录查询体系。
8、3721网络实名/智能搜索
3721公司提供的中文上网服务――3721“网络实名”，使用户无须记忆复杂的网址，直接输入中文名称，即可直达网站。3721智能搜索系统不仅含有精确的网络实名搜索结果，同时集成多家搜索引擎。
9、北大天网中英文搜索引擎
由北京大学开发，简体中文、繁体中文和英文三个版本。提供全文检索、新闻组检索、FTP检索（北京大学、中科院等FTP站点）。目前大约收集了100万个WWW页面（国内）和14万篇Newsgroup（新闻组）文章。支持简体中文、繁体中文、英文关键词搜索，不支持数字关键词和URL名检索。
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10、Search163搜索
Search163搜索引擎是面向全球华人的网上资源查询系统。拥有网站搜索、网页搜索、新闻搜索、人才搜索、职位搜索、交通搜索、个人网页搜索、餐厅搜索、食谱搜索、打折搜索、比价搜索等多项搜索功能，相应拥有网站库、网页库、人才库、职位库、交通信息库、个人网页库、餐厅库、食谱库、线下打折信息库、线上商品比价信息库。
11、搜星搜索引擎
元搜索引擎，它可以同时搜索7个大型搜索引擎，如中文Google，百度，中文雅虎，搜狐，新浪网，中华网和TOM等，其搜索出的结果可以过滤掉重复的网站，并将结果用同样的格式反馈在同一个页面上，非常方便、 实用。
12、北极星搜索引擎
万方数据(集团)公司开发的中文搜索引擎.具有内容丰富、分类准确、检索速度快、版面简洁等特色。其分类浏览、快速检索、高级检索、站点注册、新站推荐等功能与栏目一目了然，使用非常便捷。在2001年CNAZ（中文网站评估认证网）的网络专项功能排名调查中获得搜索引擎类排名第十位的成绩。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、秘书进行外部信息收集的渠道有哪些？
2、秘书常用的信息检索的工具书有哪些？
3、试比较用GOOGLE与百度搜索引擎搜索信息有何功能上的不同？
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实践训练
（二）案例分析
1、安徽安特酒集团是我国特级酒精行业的龙头企业，其中无水乙醇的销量占全国的50%以上。伏特加酒作为高附加值的主打产品，是安特集团利润的主要来源。但是，随着俄罗斯等前苏联国家的经济形势的日趋恶化，出口量逐年减少，安特集团审时度势，决定从1998年的下半年开始通过Internet进行网络营销，开辟广阔的欧美市场。集团确定了信息收集的三个方向： 价格信息；关税、贸易政策及国际贸易数据； 贸易对象，即潜在客户的详细信息。并制定了信息收集途径，安特集团利用半年左右时间，收集了以上三个方面的情报，对于世界上Vodka 酒的贸易状况有了基本的了解，掌握了世界Vodka交易的价格走势，认清了Vodka所处的档次水平，也联系了上百家进口商、经销商，基本上把握了国际Vodka 市场的脉搏，成功的开拓欧美市场。
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实践训练
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　分析与讨论：
假如你是安特集团的秘书，你将通过哪些途径收集价格信息、关税、贸易政策及国际贸易数据、潜在客户的详细信息？
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实践训练
（二）案例分析
2、上司下周要到上海出差，参加全国的医药产品展销会，吩咐秘书张鸣查询一下火车时刻表、当地的宾馆情况、上海市的地图以及参加展销的企业。张鸣打开电脑，进入中国铁路网，马上查询到了去上海的车次，并在网上预定了车票，他打开图行天下网，下载了上海的电子地图，进入上海酒店网，为上司预定了宾馆，最后通过百度搜索到了参展企业的详细资料，为老总的出差检索到了详尽的资料。得到了上司的赞赏。
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实践训练
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　分析与讨论：
⑴ 秘书要为老总出行做准备，在网上搜索火车时刻、飞机时刻表有哪些网站？
⑵ 除了利用网络，你还可以用什么途径获取其他城市地图、宾馆相关资料？
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实践训练
（三）实务训练
1、你的老板迈克先生即将访问英国，为了使这次访问成功，他要求秘书查询以下信息：英国的基本概况，在英国工艺品领域发展贸易的机会，英国的工艺品公司。为满足他的要求，请列出你可能使用的参考书和查询的网址。
2、利用互连网查询我国秘书职业资格鉴定工作的相关信息和今年的考证工作动态。
3、按照信息收集的要求和方法，选择一个世界五百强企业，整理一份背景材料，要求包括：企业名称、地址、电话、业务范围、企业历史、企业结构、企业发展概述、主要行政负责人及股东情况。
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实践训练
4、沃尔玛百货有限公司由美国零售业的传奇人物山姆．沃尔顿先生于1962年在阿肯色州成立。经过四十余年的发展,沃尔玛百货有限公司已经成为美国最大的私人雇主和世界上最大的连锁零售商。目前沃尔玛在全球十个国家开设了超过5000家的商场,员工总数160多万,分布在美国、墨西哥、加拿大、阿根廷、巴西、中国、韩国、德国和英国10个国家。每周光临沃尔玛的顾客近一亿四千万人次。沃尔玛在全球多个国家被评为“最受赞赏的企业”和“最适合工作的企业”之一，连续多年荣登《财富》杂志世界500强企业和“最受尊敬企业”排行榜。2004年沃尔玛被《中国经营报》评为中国市场优势企业品牌人气指数商贸旅游类第一名,并作为唯一一家上榜的零售企业；同年8月,在《财富》中文版“中国最受赞赏的公司”排名中名列第八。请你查询整理出沃尔玛的经营理念的相关材料。
实训说明：
⑴本部分实训在实训室进行，5人分成一组，每人负责相关项目。
⑵ 实训采取独立操作和相互协作的形式进行，首先个人上网查询出各部分信息，然后每一小组进行合作，整合成一份全面的背景材料，向教师汇报。
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