资源简介

(共23张PPT)
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第七章　办公室信息工作
学习目标
知识点：
1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。
2、掌握信息收集的要求和方法。
3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。
能力点：
1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。
2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。
素质点：
1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。
2、培养并逐步具备良好的信息意识。
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第三节 信息的整理与存储工作
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情景案例
宏利公司秘书思璐平时非常注意信息的收集和保存，日积月累，她的抽屉里面已经是堆积如山，各种表格、文件、材料、广告、参考书、宣传单、手册、计划塞满了几个抽屉。一天市场部经理找到思璐，要她找一份某产品在深圳的市场调查报告，她找了几个抽屉都没有找到，急得不知如何是好，经理对思璐说：“你平时注意信息的收集，这是很好的，但是要注意信息的筛选，有价值的信息才保存下来，没有保存价值的信息就要处理掉。”事后，秘书思璐对抽屉里信息材料进行了全面的清理和分类，并且以后十分重视信息的整理存储工作。
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项目任务
　 如果你是宏利公司秘书思璐，你将如何做好信息的整理存储工作？
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任务分析
秘书思璐在平时的工作中由于不注重信息的整理与存储，将不同的资料都放在一起，结果给工作带来了很大的不便，在以后她应该要重视信息的整理存储工作，并要掌握一定的工作方法。
秘书思璐应该认识到：信息的整理存储是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。此外，信息的整理好坏直接影响到信息的价值，如果将有保存价值的信息丢失将会造成重大的损失。
信息整理工作包括对原始信息进行分类、筛选、校核等工作，秘书要掌握信息分类的原则、步骤、分类的方法；信息筛选与校对的目的是为了达到去粗取精、去伪存真的目的，秘书要掌握信息筛选、校对的方法步骤。信息存储工作的好坏直接决定了整个信息管理工作的好坏，秘书要了解信息存储的载体，信息存储的步骤，特别是信息存储的技术尤为重要，磁性载体存储技术，光盘存储技术，网络存储技术是目前应用性最广、重要性最高的技术，随着信息数量的快速增长以及存储空间有限性之间的矛盾加大，信息存储及保密工作显得更为重要，作为秘书人员，要不断的充实自己的信息专业技术知识，才能做好信息管理工作。
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信息整理的程序与方法
编制
分类
筛选
校核
加工
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信息整理的程序与方法
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⑴ 分类
①字母分类法。
②主题分类法。
③时间分类法。
④地区分类法。
（2）筛选
即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。力求选出的每条信息都符合"实、新、精、准"的要求。
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信息整理的程序与方法
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（3）校核
即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。
① 分析法
② 核对法
③ 调查法
（4）加工
加工是更具创造性的整理阶段
①充实内容。
②综合分析
③提出意见
④修饰润色
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信息整理的程序与方法
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（5）编制
编制是对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤。
①转换法。
②对比法。
③图表法。
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信息存储的步骤与方法
登记
编码
存放排列
保管
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信息存储的步骤与方法
1、 信息存储的步骤
（1）登记
信息工作人员(或机构)在获得各种形式和内容的信息资料后，首先要进行登记，以建立存入的信息资料的完整记录。信息资料的登记可分为总括登记和个别登记两类。
(2) 编码
信息资料编码的步骤为：分析编码的信息资料，选择最佳的编码方法，确定数码的位数，以保证代码能包含较多的内容，为扩展信息资料提供余地，并使代码的含义直观明确。在信息工作实践中，人们创造了信息资料编码的多种方法，运用最广泛的是分类编码法。
为了便于管理和利用，特别是为了适应电子计算机处理信息的要求，需要对各类信息资料进行统一编码。信息资料的编码结构一般由字符(可以是字母，如26个英文字母；也可以是数字，如0~9阿拉伯数字)组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。它应表现出信息资料的组成方式及其相互关系。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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小技法
信息存储的保密技术
在通讯技术日益发达的今天，保密工作对于秘书来说显得尤为重要，保密范围包括文件保密、涉外保密、出版保密、计算机设备保密等。就电子文档信息保密而言，有如下方法可以利用。
1、防泄密滤镜和安全智能卡：防泄密滤镜是暗色的塑料屏幕，可以粘贴在显示屏上，这样只有电脑正前方的人才能看到内容，电脑旁边的人只能看到黑屏。安全智能卡先要进行相应的软件安装，它可以对文件乃至硬盘加密，使用时插入安全智能卡，电脑中数据才完全对用户开放。
2、加密软件的使用：如 E-diamond加密大师是专为拥有大量商业秘密和个人隐私的用户订制的。可以加密任意的文件和文件夹，并且支持驱动器.采用三种原创加密技术多线程加密, 支持三种加密方式：“本机加密”、“移动加密”和“隐藏加密”。支持临时解密、浏览解密的功能，并且它不受系统影响，即使重装、Ghost还原，也依然可以照样使用。　
3、 Office2003办公软件自带的加密功能：打开word文档，选择工具、选项、安全性，或者选择文件、另存为、工具、安全措施选项，分别输入打开和输入文档时的密码，点击确定，文档就需解密打开了。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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信息存储的步骤与方法
(3) 存放排列
① 来源排列法。
② 内容排列法。
③ 形式排列法。
(4) 保管
保管关系到信息的安全与完整，信息保管工作包括信息的防损坏，信息的防泄密、盗窃，信息的定期不定期清理，信息的存储更新。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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信息存储的步骤与方法
2、信息存储的方法
信息存储的载体有纸质载体和磁性载体，磁性载体包括软盘、硬盘、优盘、磁带、光盘（包括一次写入式、可擦式等）、缩微胶卷、缩微胶片等。
（1）手工存储
（2）计算机存储
（3）缩微胶片存储
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信息存储的步骤与方法
3、信息存储的注意事项和要求
⑴ 存贮的信息要有价值　
⑵ 存贮的信息要方便利用
⑶ 存贮要逐步实现现代化
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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相关链接
我国的信息立法
信息法体系是指由各种信息法律、法规等构成的规范性文件系统，它是信息法的外在形式结构。从世界范围来看，目前还没有一个国家已经提出并构建了完善的信息法体系。我国已经建立了一些调整信息活动中社会关系的法律法规，但是，我国的信息法制建设仍然比较落后，无法满足日益深化的信息化建设。总的来说，我国现在的信息立法是国家立法较少，而行业主管部门和地方政府的法规、条例较多；针对某个领域的法律法规多，如对知识产权保护、电子商务法的研究较多，总体上对信息活动进行宏观规划和引导的法律法规少；相关的法律法规尽管为数不少，但还未形成一个完整的信息法体系，对现有法律的修改和扩充的速度也比较缓慢；人们的信息法制观念淡薄、政府行政干预严重等现象是制约我国信息立法步伐的因素。
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相关链接
随着中国的信息产业发展，信息法将发展成为一个独立的法律部门，其学科体系包括信息产权法、信息交易法、信息技术法、信息保护法、信息公开法、信息管理法和信息安全法、信息人才法等部分。我国现已颁布的相关法律有：《中华人民共和国电子签名法》、《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》、《中华人民共和国邮政法》、《 国家保密法》，《中华人民共和国个人信息保护法》即将出台 ，相关的行政法规有《互联网上网服务营业场所管理条例》、《外商投资电信企业管理规定》、《中华人民共和国电信条例》、《互联网信息服务管理办法》、《中华人民共和国无线电管理条例》、《中华人民共和国邮政法实施细则》。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、秘书的信息整理存储工作有何重要意义？
2、信息存储的载体有哪些？分别论述它们的保存与保密方法。
3、公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？
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实践训练
（二）案例分析
深圳金宏电子公司近年收益每况愈下，公司经过全面的调查分析，发现本公司的商业机密泄漏是造成公司困境的主要原因，经理让秘书制定一个公司商业信息保密的具体措施，秘书小王将拟好的文案交经理审阅，经理看后，觉得还可以补充。下面是秘书小王列出的商业信息保密措施：
1、加强门卫制度，对来访者，验明身份，问清来访事由，不让无关人员特别是竞争对手随便进入公司。
2、加强保密区域的管理。建立内部监控设施、防盗系统，把涉密人员控制在绝对范围内。
3、加强信息管理，信息是商业秘密的物质载体。对储存资料、电脑盘片，建立管理制度，专人保管资料，借用、复制必须登记批准。
4、建立内部保密制度，并把公司的保密制度写入《员工手册》，在新员工进入公司时就向其灌输保密观念，防止无意泄密。
5、订立守密协议。公司与直接涉密人员订立商业秘密守密协议，按《劳动法》规定，把脱密期、竞业限止期等条款直接写入守密协议，依法明确双方的权利和义务。
6、与合作方签订保守商业秘密合同。在合作过程中必须与合作方签订保守商业秘密合同，阻止其利用商务之便掌握商业秘密成为竞争对手；同时阻止其向第三方泄密。
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实践训练
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　分析与讨论：
1、你如何帮助小王补充信息的保密措施？比如对重要机密数据、文件等的保密，对电磁泄漏、网络安全采取的措施等。
2、如何在企业内加强保密宣传教育，增强企业员工的保密观念意识？
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实践训练
（三）实务训练
1、某公司办公室主任让小张将一堆没有整理的资料根据信息分类的要求进行整理，这些资料有书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等，小张进行分类时，按主题分成两大类。假如你是小张，请模拟其工作过程将上述资料准确分类。
2、这是行政经理张明写给钟秘书的一张便条，如果你是钟苗，将如何完成该任务？
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实践训练
便 条
钟苗：
公司刚刚招聘俩位秘书，将安排她们专门负责公司内外的信息工作。请你今天下午三点在二楼小会议室，向她们介绍一下信息整理与存储工作中应当注意的问题以及信息分类和存储的常用方法。请你将介绍内容以讲稿形式送交我一份。
谢谢。
行政经理 张明
ＸＸ年Ｘ月Ｘ日
实训说明：
1、本部分实训可在实训课堂和理论课上交叉进行，要营造一个真实的办公环境。课前准备相关的信息材料。
2、以任务文本的形式上交作业，老师进行集中评议。
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谢谢！
谢谢！

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