资源简介

(共27张PPT)
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第七章　办公室信息工作
学习目标
知识点：
1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。
2、掌握信息收集的要求和方法。
3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。
能力点：
1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。
2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。
素质点：
1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。
2、培养并逐步具备良好的信息意识。
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第四节 信息的开发与利用工作
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情景案例
宏利公司总经理肖强近日心里颇不平静，来宏利公司作总经理3年了，企业在他的带领下成为了本市名副其实的领头羊，公司的发展让他感到欣慰。但最近的一件事却让他如梗在喉，难以下咽----公司的一个大客户因为发送货物周转时间过长，延误了交货期而承担了巨额的违约金，该客户找到宏利公司理论，虽然公司给予了耐心的解释，但该客户仍然表示以后可能不再通过宏利公司周转业务，而转向80公里外另一家公司。损失一个客户固然可以通过其他途径弥补，但是如果引起多米诺骨牌效应，那后果就不堪设想了。肖强进行了原因调查：宏利公司的主要竞争对手----万和公司最近进行了信息系统集成改造，大大加快了货物的周转速度，为客户赢得了宝贵的时间，许多企业都表示如果宏利公司不能提供同样的服务，他们就将成为万和公司的客户。为解决这件事情，他今天召集公司行政助理和电脑专家来共同商量一个对策……。
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项目任务
　 如果你是宏利公司行政助理，为帮助公司走出困境，对于公司即将进行的信息系统的开发以及信息的利用工作你将会提出哪些有益的建议？
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任务分析
宏利公司因为没有重视信息系统的建设管理而造成了巨大的损失，而它的竞争对手因对信息系统的集成改造而赢得了大量的顾客，由此可见，信息系统的开发是实现信息资源价值和提升其价值的重要环节，每一个企业都应该注重信息系统的开发建设。
广义的信息系统包括专业信息机构以及计算机信息系统。专业的信息机构开发与建设主要通过优化机构设置、人员组织、管理制度、加强培训等手段提高系统反应速度和管理水平，从而提高信息产品的质量。计算机系统则是以计算机为基础平台的、软件和硬件相结合的系统，分为作业支持系统和管理支持系统，宏利公司如果要进行信息系统的开发，相关人员特别是秘书就要掌握二者相关的管理知识和信息技术。
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任务分析
信息利用是信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。领导和有关部门利用秘书提供的信息辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。信息的利用还包括采取恰当的传输形式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用，采取恰当的存储形保存，形成信息中心、信息库，供有关组织和人员浏览查阅。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用，秘书要学会对多种信息的综合处理，提炼出“高层次信息”。
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信息开发的类型
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根据不同的分类标准可以将信息开发分为多种类型。
按开发所需时间的长短，可分为长期信息开发和短期信息开发；
按信息开发对象的形式不同可以分为网络信息开发、文献信息开发等；
根据对信息资源的加工深度与层次，信息开发可以分为一次信息开发、二次信息开发、三次信息开发。一次信息即原始的信息，如企业技术文献、信件等，一次信息主要形式有剪报、外文编译等；二次信息是对一次信息加工整理后形成的新的文献，主要形式有目录、索引、文摘等；三次信息是在一二次信息开发的基础上综合概括形成的深层次信息，主要形式有简讯、综述、调查报告等。
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信息开发的形式
信息开发形式一览表
　
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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开发形式 特性 优缺点
剪报 是根据不同的时间周期和选题对有用的报刊信息进行组合、编辑，将报刊资料专题化、集中化的信息产品。 优点是信息成本低、信息量大、使用方便，缺点是信息零散、缺乏时效性。
索引 是将文献中具有检索意义的事项（人名、地名、词语、 概念或其他）按照一定方式有序编排起来，以供检索。 属于二次信息开发，查找迅速，编制简便。
目录编制 指将一系列相关文献，按照一定次序编排而成的揭示与报道文献的工具。根据需要可以编制分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等。 属于二次信息开发，信息量
大，便于查阅
文摘 是对信息摘要其重要内容以便全面展示信息的方法，分为指示性文摘与报道性文摘。 篇幅短小精要，内容客观陈述，不加评论和补充注释。
信息资 料册 包括产品资料信息、供应商资料信息、产品销售信息、 求购信息等，通过它可以对有关行业、产品历史与现状有所了解。 可以对相关行业历史、现状有所了解，
简讯 是一种用最简洁最概括的言语报道最新动态信息的三次信息产品。简讯要求文字精炼、篇幅宜短。 优点是信息报道有较大的宽度。
调研报告 是在实地考察的基础上经分析研究得出的能真实反映有关信息事件本质特征的信息产品。 属于三次信息开发，综合性大。
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信息开发方法
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1、汇集法
2、归纳法
3、纵深法
4、浓缩法
5、图表法
6、对比法
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小技法
　 我国企业需要哪些信息
企业的信息机构包括：信息中心、图书资料室、企业档案室等，另外，企业中还有一些组织机构也兼有重要的信息资源管理任务如：计划、统计部门、产品技术的研究与开发部门、市场营销部门、生产与物资部门、标准化与质量管理部门、人力资源管理部门、项目管理部门、政策研究与法律咨询部门等。目前我国企业所需要的信息主要有以下方面的内容：① 新科技新工艺 ② 新产品开发 ③ 市场信息 ④ 技术及设备引进 ⑤ 经营管理 ⑥ 企业改进和建设信息 ⑦ 政策法规 ⑧ 对外贸易 ⑨ 同行信息 ⑩ 金融信息 ⑧ 安全环保等。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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信息利用途径
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1、信息检索服务
2、信息加工服务
3、专题、查询利用服务
4、信息咨询服务
5、网络信息服务
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信息利用途径
信息检索服务跟踪卡
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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借出日期 借阅人 信息标题 部 门 归还日期 签 名
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相关链接
经济信息资源的获取
1、虚拟图书馆：如中国国家图书馆（www.）,WWW虚拟图书馆(vlib.org), 美国国会图书馆（www.loc.gov）等获取。
2、经济类报刊:美国《商业周刊》（www.），《华尔街报》（www.wsj.com），《市场观察》(http://cbs.)，《福布斯》（www.）.
3、经济信息网站：SF Gate商务和金融（www./business）, D&B百万企业数据库（www./mddi），中国经济信息网（www.cei.），中国财经网（www.fec.），中国国家企业网（www.chinabbc.com），中华商务网（www.）等。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、企业中有哪一些组织机构也兼有重要的信息资源管理任务？
2、作为涉外秘书，开发国外的经济信息有哪些途径？
3、20世纪60年代，上海市某保温瓶厂开始研究硅镍保温技术，直到20世纪70年代中期，该厂从海外某杂志上偶然发现这种技术早在20世纪50年代就已经在美国成功使用，这意味着该厂历时十余年、耗资几十万元的这项研究工作是在开发国外落后的工业技术，毫无意义和价值。请结合秘书信息工作的基本要求，谈谈上海某保温瓶厂的信息开发工作存在哪些不足
4、假如你是某保险公司办公室秘书，当中国人民银行关于降低存款利率的信息发布后，公司领导决定利用这个时机使各分公司扩大业务，请你从信息工作的角度谈谈应该做哪些工作
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实践训练
（二）案例分析
深圳环球化工有限公司是以生产医用化学品为主的多元化企业，在激烈的市场竞争中，化工企业面临对信息化和电子商务的迫切需求，公司决定努力开发网络信息资源。秘书王强建议公司使用化工网站数据，经理采纳了他的意见，公司于2006年加入了中国化工网。网站提供的化工信息服务、化工搜索服务、电子商务服务有效的整合了企业及行业的信息资源，大大提高化工人员获取化工信息的效率，中国化工网站拥有很大的专业化工客户和产品数据量，在专业化工领域形成了一个巨大的商贸平台，为化工企业的交流提供了很好的桥梁。它简单的界面也让大家的使用变得非常方便．同时chemindex的推出改革了原搜索引擎综合性的网络现状，使专业搜索引擎在化工领域实现了很好的模式，可以通过产品名称和ＣＡＳ号进行检索，检索结果精确匹配，真正体现了专业化。
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实践训练
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　分析与讨论：
1、公司信息开发有哪些具体的方法与途径？
2、如何使用中国化工网搜索产品报价？
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实践训练
（三）实务训练
1、 潘先生是上海一家纺织品贸易公司的行政助理，为了让公司的业务员保持与市场的同步信息更新，公司给每一名业务员都配备了具备无线上网功能的笔记本电脑，以便员工能第一时间掌握市场价格、供求关系等变化情况。但是，运行一段时间后，潘先生却发现业务员陷入了资讯的海洋，平均每个员工每天花在搜集信息上的时间就超过了2个小时，最重要的是由于搜集的信息相差不大，重复搜索现象普遍存在。在信息搜索同时，不少员工在网上游戏聊天，浪费了宝贵的时间。
假如你是潘先生，应该如何采取措施解决公司信息开发这一难题？请制定一个改革方案。
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实践训练
2、阅读下列文章，再收集相关资料，整理一份未来中国信息产业发展的材料，并探讨新世纪秘书信息工作趋势。
20世纪中期以来，信息技术持续创新，人类社会迎来了一次新的产业革命。信息技术在国民经济和社会各领域广泛应用、加速渗透，信息化水平不断提高，加快了经济结构调整的步伐，推动了人类生产方式、工作方式和生活方式的转变，促进了工业社会向信息社会的转型。无论发达国家还是发展中国家，都把发展信息产业、提高信息化水平作为国家整体战略的重要组成部分，纷纷推出计划、采取措施，加快信息产业发展和信息化建设，以进一步提高现代化水平和综合国力。
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一、我国信息产业发展和信息化建设情况
近年来，随着改革开放步伐加快，我国信息产业发展取得了长足的进步，已经成为我国国民经济的基础性、支柱性、先导性和战略性产业。2006年，信息产业增加值达到1.52万亿元，占GDP的比重达到7.5%。今年1—7月，电子信息产业实现销售收入2.58万亿元，增长19%；通信业务收入4529亿元，增长10.5%。信息网络实现跨越式发展，固定电话网和移动电话网规模持续保持世界第一位。全国电话用户总数已接近9亿户，其中固定电话3.72亿户，移动电话5.09亿户；互联网用户达到1.6亿。计算机、手机、彩电、程控交换机等主要电子产品产量位居世界前列。华为、中兴、海尔、联想等具有一定国际知名度的企业逐渐成长壮大。我国已步入信息产业大国的行列，在全球产业布局中的影响力不断增强。
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实践训练
与此同时，我国国民经济和社会信息化整体水平不断得到提高。农业信息化进展顺利。“村村通电话”工程稳步推进，全国通电话行政村比重达到99.13%，广东等省实现所有自然村通电话。互联网向农村发展步伐加快，全国96%以上的乡镇已具备上网接入条件，江苏等省实现所有行政村“村村通宽带”。各地相继建立农业综合信息服务体系，通过各种接入方式向广大农民提供各种农业信息；部分地区应用信息技术发展精准农业取得显著成效。应用信息技术改造传统制造业和服务业取得新的进展，能源、交通、冶金、机械和化工等行业信息化水平逐步提高。社会信息化水平不断提高。电子商务发展势头良好；电子政务稳步展开，成为转变政府职能、提高行政效率的有效手段；科技、教育、文化、医疗卫生、社会保障、环境保护等领域信息化步伐明显加快。信息资源开发利用成效显著。基础信息资源建设开始起步，互联网中文信息比重大幅上升。信息安全保障逐步加强，信息化政策法律环境不断改善。《电子签名法》顺利实施，信息化培训工作得到高度重视，信息化人才队伍不断壮大。
总体来看，中国信息产业发展和信息化建设已经奠定了坚实的基础，正在向更高的层次迈进。
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二、加快信息产业发展和信息化建设是构建社会主义和谐社会的必然要求
当前人类社会正在加速向信息社会转型。从某种程度上说，信息产业是信息社会最重要的支柱产业。计算机、通信等各类电子产品的生产和消费拉动了全球经济的增长，塑造着信息社会的全新经济结构。信息通信业发展带来信息基础设施和信息服务水平的进步，构成了信息社会强大的物质保障和网络支持。信息技术在各行业的应用，推动经济增长方式的转变。社会各领域信息化的持续推进，正在引起社会就业结构和人类生活方式的深刻变革。2005年，在突尼斯召开的世界信息社会峰会通过决议，提出要建设以人为本，具有包容性，人人可以创造、获取、使用和分享信息知识，促进经济和社会全面发展的信息社会。加快信息产业发展和信息化建设，构建以人为本的信息社会，已成为世界各国的广泛共识和实际行动。
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中国政府一直高度重视信息产业发展和信息化建设，明确提出要以信息化带动工业化、以工业化促进信息化、走新型工业化道路。去年年底，又做出了构建社会主义和谐社会的决定。决定虽然没有对信息化做出专门的要求，但信息技术具有广泛渗透性，构建和谐社会的各个方面都离不开信息技术应用，信息产业和信息化在构建和谐社会中大有用武之地。
构建和谐社会，最根本的就是坚持以人为本。信息产业是高新技术产业，又是面向人民群众的服务业，信息产业在经济社会发展、维护信息安全、服务国防建设和满足人民物质文化需要等方面作用十分重要。信息产业经过多年快速发展，对经济增长的拉动作用十分明显，带来了数量庞大的就业岗位，增加了全民的福祉。信息产业在转变经济增长方式中具有重要的支撑作用，有力地推动了传统产业改造升级以及国民经济整体素质的提升，推动着经济社会的协调发展。信息技术渗透性强、覆盖面广，关系到社会的方方面面，加快信息化建设，有助于增进政府公共服务和社会管理能力，有助于缩小信息化在不同地区、领域和社会群体间的差距，有助于提高国民信息技能，使公民能更好的分享信息化成果。可以说，加快信息产业发展和信息化建设，已成为构建社会主义和谐社会的必然要求。在全面建设小康社会和构建和谐社会的进程中，信息产业要继续发挥积极的作用，做出应有的贡献。
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三、加快发展信息产业，促进和谐社会建设
作为行业主管部门，信息产业部将按照科学发展观和建设社会主义和谐社会的要求，按照国家信息化发展战略的总体部署，加快发展信息产业，全面推进信息化建设，促进经济社会全面、协调、可持续发展，让信息化惠及全民，为构建和谐社会做出积极贡献。
一是加快建设先进、适用的信息基础设施。信息网络是支撑经济社会发展的重要基础设施，也是“人人享有通信权”的物质保障。要继续推进通信网络建设，大力提升网络功能和业务提供能力。健全信息安全保障体系，提升网络品质，增强基础信息网络的安全防护能力和灾难恢复能力。进一步提高信息基础设施特别是宽带接入网络的覆盖率，大力推动互联网的应用普及。到2010年，全国电话用户总数将达到10亿，其中固定电话用户4亿，移动电话用户6亿。全国互联网用户突破2亿。
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二是努力推动电子信息产业科学和谐发展。从产业自身而言，也要实现科学发展、和谐发展，解决发展不均衡、不和谐的问题。要集中力量突破集成电路、软件、关键元器件、关键工艺装备等基础产业的发展瓶颈，提高我国信息产业在全球产业格局中的地位。加快推进电子信息产业结构调整步伐，实现从资源规模型向创新效益型的转变。加强电子信息产品污染防治，开展高能耗的电子材料生产的节能降耗和污染控制，做好废旧电子产品的回收处理工作，切实维护人民群众利益，促进产业健康和可持续发展。
三是加快信息服务业发展。结合国情，研究制定我国信息服务大行业的整体发展战略，进一步完善政策法规，构建从信息内容、信息处理到信息传输的完整的产业链，促进产业链各环节的协调互动发展，繁荣和发展信息服务业，加快经济结构优化升级。继续落实相关产业政策，促进软件产业上规模、上水平。引导电信运营企业树立信息服务业大行业观念，加快推进电信业战略转型，提高网络综合服务水平。坚持“监管为民”，做好电信监管工作，解决好群众关心的电信资费、手机质量等热点难点问题，让广大消费者充分享受发展改革的成果。
　　
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四是加大信息技术改造提升传统产业力度。充分发挥信息技术的特点和优势，促进信息技术在能源、交通运输、冶金、机械和化工等行业的普及应用，推进国民经济结构调整和增长方式的转变。积极推动应用信息技术对高能耗、高物耗和高污染行业的改造，降低物质资源的消耗水平，提高资源利用效率，缓解经济发展对资源环境的压力，促进人与自然关系的和谐。推动供应链管理和客户关系管理，大力推动企业信息化，提高经营效率和管理水平，引导发展电子商务等新业务。
五是大力推进农业农村信息化。农业农村信息化是缩小数字鸿沟、解决“三农”问题的重要手段，对农业生产、农民生活和农村发展具有重要的支撑服务作用。要加快农村通信基础设施建设。建立和完善以普遍服务基金为基础、相关优惠政策配套的补贴机制。到2010年，农村实现“村村通电话，乡乡能上网”。采用多种接入手段，以农民普遍能够承受的价格，提高农村网络普及率。整合涉农信息资源，完善农村信息化综合信息服务体系，为农民提供市场、科技、教育、卫生保健、劳动就业等信息服务。加强信息技术在“三农”的应用，逐步缩小城乡“数字鸿沟”。结合农村现代远程教育工程的实施，促进教育资源共享，提高农村教育水平。
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六是积极推进社会信息化。加强电子认证服务结构的管理，加强网络信息体系建设。配合有关方面，在城市社会管理领域广泛应用信息技术，改善城市服务功能，提高城市管理水平。推进社区信息化，整合各类信息系统和资源，改善社区服务。加快推进社会保障信息化，做好就业指导和就业服务信息系统建设，提高社保工作水平。加强信息技术在文化领域的应用，重视利用信息技术传播社会主义先进文化，用积极健康向上、形式多样的数字娱乐产品占领文化阵地。发展网络教育，扩大应用范围，构筑全民学习、终身学习的学习型社会，促进人的全面发展。
实训说明：
（1）本部分实训采取开放性形式，在课后进行。
（2）实训前将全班分成若干小组，每一个人完成自己单项的任务，再集体讨论，整合，教师进行评议。
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