资源简介

(共16张PPT)
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第九章　办公室参谋咨询
学习目标
知识点：
1、了解办公室参谋咨询工作的特征
2、掌握参谋咨询的内容和要求
能力点：
1、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法
2、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领
3、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力
素质点：
1、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识
2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
3、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯
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第一节 办公室参谋咨询的特征
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情景案例
宏利公司进入今年第二季度以后，第二、第三分公司连续两个月亏损，直接影响到公司整体经济效益。公司肖总经理分别找分公司陈、叶两位经理谈话，要求限期完成扭亏增盈目标，但总也不见起色。吴总一气之下，撤换了第二分公司陈经理的职务，起用身边得力助手——总公司营销部关部长去第二分公司担任经理职务。
三个月过去了，这两个分公司仍然没有完成扭亏增盈目标。肖总经理心急如焚，心烦意乱，动辄发火。在总公司季度业务总结会上，他质问关、叶二位经理为什么会越搞越糟？关、叶解释时，肖总经理很不耐烦地吼了起来：“我不管是什么原因，我要的是扭亏、扭亏，明白吗？这是董事会的决定，你们懂不懂？废物！废物！”
关、叶两位经理一激动，也大声地顶撞起肖总经理来。肖总一气之下，命令人力资源部立刻起草罢免文件，他要免除关、叶两位经理的职务。会议不欢而散。
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情景案例
肖总平时很喜欢打高尔夫球。晚上7点左右，估计肖总吃过了晚饭，行政助理李路明开始给肖总打电话：“肖总，近来工作太紧张，我陪你去打一场高尔夫球散散心好不好？”肖总欣然同意。那一晚他们玩得很开心。在回来的路上，肖总请李路明谈谈对公司最近有关情况的看法。
李路明说：“肖总，我谈一点自己的看法啊，这个看法不一定对。您上次撤换陈经理的决定是很有道理的，但换上年轻有为的关部长也没有完成扭亏增盈的预期目标，我想这中间一定有些特殊的原因，应该仔细听听关、叶两位经理的意见，看看有些什么具体原因，他们有没有相应措施来应对，才是办法。”
听了小李秘书的话，肖总沉默不语了。接着，李秘书讲了一些自己平时了解到的情况：由于竞争对手采用新的手段，抢走了两个分公司的批发货源，才造成了两个分公司的亏损。同时，关、叶两位经理也准备好了相应的促销方案。最后，小他分析说，在目前情况下，撤换经理人好像不是解决问题的关键，反而可能成为公司的不稳定因素，影响公司正常运转。
听完李助理的话，肖总高兴地说：“你分析的有道理，我静一静想想，看怎样处理更恰当一些。你通知一下关经理和叶经理，明天请他们一起吃饭，我们一起商量应对危机的办法。”
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项目任务
1．面对领导的错误决定，秘书怎样确定自己的行为策略？
2．秘书建言献策具有什么特点？
3．你赞成李路明的处理方法吗？若赞成，这样处理的动机是什么？若不赞成，请说说你的想法。
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任务分析
生活中，我们常说“三个臭皮匠，顶个诸葛亮”。的确，要把一件事情做好，就应该注意与周围的人相互借鉴、学习，取长补短。
秘书和领导之间当然也存在相互取长补短、相互学习的必要性。不能否认，领导职位比秘书高，经验比秘书丰富，秘书应该多从领导身上学习工作方法、工作策略。但这并不等于说秘书永远只需要亦步亦趋、任何时候都只能在领导思维的影子里讨生活，事实上，秘书的思维方式、思维能力可以也应该保持一定的个性色彩。这样，才能在必要的时候与领导的思维方式与思维成果相互补充。
办公室工作以事务性工作居多，琐碎繁杂，常常让秘书觉得没有成就感。要弥补这一职业缺陷，秘书在思维能力方面要有所准备，成就感就有可能产生，进而更好地爱岗敬业。所以在新中国第一次秘书长工作会议上，国家领导人将“参与政务、管理事务”确定为秘书部门和秘书工作的基本职责，高瞻远瞩地规定了秘书充当“智囊”角色的必要性、重要性。
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任务分析
领导与秘书、主管与助理职责不同。决策是领导、主管的职责，秘书、助理则通过进言献策影响其决策。但秘书或助理没有理由要求领导非采纳自己的建议不可。即使领导决策错误，需要承担责任的也不是秘书和助理，秘书与助理可以保持一种超然、超脱的态度。
自然，从有利于组织利益最大化的立场出发，优秀秘书往往会在恰当的时机以恰当的策略正面影响领导形成合理的决策。
由于领导个性不同、习惯不一，有的领导习惯于调研、习惯于从善如流，有的领导更喜欢“独擅朝纲”、习惯于搞“一言堂”；有的领导喜欢手下人直率一点，有的领导更喜欢听到温和委婉的话语。这样，同样的话在不同领导身上完全可能产生不同的反应，给实际工作带来不同的效果。
秘书完成参谋咨询职责的前提之一就是对自己所服务的领导作深入了解，包括其个性禀赋、工作作风、工作习惯、事业追求以及生活细节等等。
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秘书参谋咨询的基本含义
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参谋咨询是秘书与办公部门一项常规性日常性工作。“秘书之职，要在参谋 。”秘书和办公部门的服务职能，是由非参谋性工作和参谋性工作所实现的。前者是操作性事务，主要是动手“做”；后者是智力性劳动，是用脑子“思考”。
秘书参谋活动，是以办公部门和秘书从业人员为主体，以所在组织管理系统领导者为主要对象，以辅助领导正确决策、科学合理实施管理行为为目标，以出谋献策为手段，影响领导者决策及管理行为的过程。同一般参谋活动一样，办公室参谋咨询活动也由参谋咨询主体、参谋咨询客体、参谋咨询内容、参谋咨询方法、参谋咨询环境等要素构成，是上述诸要素交互作用的动态过程。
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参谋咨询与事务性工作的关系
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1．参谋咨询活动渗透于办公室工作实务中
办公室工作千头万绪，归结起来有两大职能：办事职能与参谋职能。“办事职能”，不仅仅是指办文、办会和完成领导交办的具体事项，应是对完成办公室工作任务的统称。信息工作、调研工作、协调工作、督查工作、日常事务性工作都是办公室工作的重要内容。参谋咨询职能不是指办公部门和秘书人员单纯地为领导出谋划策，而是在完成办公室工作任务的过程中充分发挥参谋咨询作用。秘书的办事职能和参谋咨询职能是相互依存、相互作用的。办事职能是办公室工作的基础和本体，参谋咨询职能主要是在完成办公室工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，参谋咨询职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来的。
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参谋咨询与事务性工作的关系
2．参谋咨询功能提高办公室工作的劳动附加值
参谋咨询职能是提高办公室工作效能的根本保证，办事职能主要通过参谋咨询职能的有效发挥来提高劳动附加值。离开参谋职能，办公室部门就变成了一架简单的“办事机器”，秘书才能不可能正常的发挥。即使是完成领导交办的日常事务，仍然需要秘书发挥参谋咨询职能。办事与参谋是构成秘书工作有机整体的两大部件，办事好比秘书工作的“硬件”，具有客观实在性的特点；参谋好比秘书工作的“软件”，具有智力劳动的特点。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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小技法
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另一种职场危机
由于特殊的职业地位，有一些秘书由媳妇熬成婆之后就变得很专断，自以为工作能力突出、业务熟练，不自觉地滋生出许多傲气和不耐烦。
殊不知，这不是成就，而是一种职场危机——即如业务不熟技艺不精被淘汰出局一样存在同等程度的危险性。这时，如果身边没有人提醒或纠正，恐怕不久的将来她的工作就会被换掉，或者被炒鱿鱼。
这一现象，可用溜冰来比拟。开始学溜冰时，人们小心谨慎，即使滑倒了，一般也不会摔得很惨。倒是技术高手，因为娴熟而自信，因为处于麻痹大意状态，不出事则已，一出事则准是大事。所以技术高超又能保持虚怀若谷，才能有持久的杰出的表现。
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办公部门参谋咨询的特征
1．主动性
2．综合性
3．从属性
4．直接性
5．随机性
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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办公部门参谋咨询职能的注意事项
1．不可过于夸大秘书参谋咨询的作用
2．不能要求每位秘书都争当领导的参谋助手
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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相关链接
职业经理人常犯的11种错误
第一、拒绝承担个人责任；
第二、未能启发工作人员；
第三、只重结果忽视思想；
第四、在公司内部形成对立；
第五、一视同仁的管理方式；
第六、忘了公司的命脉：利润；
第七、只见问题不看目标；
第八、不当老板只做哥们；
第九、未能设定标准；
第十、纵容能力不足的人；
第十一、眼中只有超级巨星。
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实践训练
（一）课堂讨论
1．结合自己参与专业实践的经历，举一参谋咨询性质实例与全班同学分享。
2．以上事例中你最感满意的环节是什么？值得改进的环节是什么？
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谢谢！
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