资源简介

(共18张PPT)
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第九章　办公室参谋咨询
学习目标
知识点：
1、了解办公室参谋咨询工作的特征
2、掌握参谋咨询的内容和要求
能力点：
1、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法
2、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领
3、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力
素质点：
1、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识
2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
3、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯
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第三节 办公室参谋咨询的方法
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情景案例
2006年以来，宏利公司以开展优质服务竞赛活动为主线，创新工作机制，大兴调查研究之风，取得了丰硕的调研成果，并进入领导决策视野，部分调研转化成决策成果为推动公司各项事业的发展起到了重要作用。
一、立足公司大局，合理设置调研内容
　　 公司科学选择和确定调查研究的课题。这不仅决定着调查研究的方向和水平，也是科学决策和民主决策的基础。因此，我们立足公司大局，根据不同时期的工作需求，合理设置调研的主题和内容，为实施正确决策提供及时、高效的服务。第一，着眼公司的长远发展，确定年度调研计划。全年紧扣公司发展重点，制定年度调研计划，明确思路、目标和阶段重点，并提出具体实施要求和保证措施，大大增强了调研工作的系统性和超前性。年初，结合公司调研工作实际，制定下发了《2007年宏利公司调查研究工作计划》，确定今年公司调研工作“围绕需求，紧贴中心、突破陈规，提高质量、服务决策”的思路，以经营结构调整、员工职业生涯发展、企业绩效挖潜等方面为重点展开调研，形成调研报告和调研文章不少于20篇的工作目标。第二，紧紧把握住公司各项工作重点，合理确定季度调研主题。如今年第二季度以“文化管理促发展”为主题，下达调研课题6个，在各部门大力配合下，按要求完成了调研任务，形成调研文章6篇。其中关于下岗再就业员工生活现状、安全生产的调研报告对现状认识深刻，对问题分析透彻，提出的对策建议针对性较强，很有操作性，并在6月5日经理会议上印发讨论，转化成了决策成果。第三，依据各部门职能，分层次确定调研内容。调研工作必须从实
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情景案例
际出发，找准调研课题与承担部门之间的结合点，我们在下达调研课题时，注重根据各部门工作特色和各部门职能分工的不同，并充分考虑各单位调研人员的理论水平，逐级分解内容。如向综合部门下达的调研任务侧重于对经营结构调整和司情实际的分析研究；向营销部下达的调研任务侧重于企业绩效的调查研究；对各卖场和二级批发商则要求搞一些短、平、快的调查研究，侧重于挖掘工作上的典型，树立榜样、抓点示范，藉以推动面上工作。
二、围绕重大问题，精心组织调研活动（略）
　　 三、强化工作措施，形成调查研究合力
　　 目前，决策所涉及的领域越来越广，特别是综合性课题需要多家部门联合攻关。因此，我们不断强化措施，形成了部门之间优势互补、共同协作的调研工作格局，促进了全公司调研工作水平的提高。第一，加强组织领导。公司主要领导在全区性的重要会议上强调，各级管理干部都要树立不经调查研究不作决定的思想，做到了对调研工作定期部署、定期督促检查，并多次召集有关职能部门负责人研究调研工作，出题目、教方法。由于领导重视，并身体力行，今年1—6月份，已形成各类调研材料10余篇，其中8项调研成果已转化为领导决策或转化到实际工作中去，对推动公司发展产生了积极作用。第二，建立上下联动机制，既注重发挥总经办抓调研工作的主导作用，又及时给其他部门和单位下达调研任务。我们把分公司办公室秘书确定为调研联系人，加强了上下之间的沟通和交流，发挥群体优势，实行合力攻关。第三，强化调研考核。为了把调研工作制度坚持不懈地执行下去，我们制定了目标管理考核方案，建立了调研任务完成情况定期通报制度，健全了调研成果质量系数综合积分考核制度和调研工作奖励制度，总经办负责对全公司调研工作统一安排、统一检查、统一考核，年终按积分情况进行通报和奖励，极大调动了公司各级各部门开展调研工作的积极性。
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项目任务
如果你是宏利公司总经办行政助理李路明——
1．根据公司的指导性文件，你会怎样确定自己调研工作的内容与重点？
2．在工作中你发现公关部经理王丽所交调研报告是从网上下载的，而且一字未改就交上来了。但在公司中层管理干部例会上，这篇报告偏偏得到了肖总经理的表扬。肖总平时很欣赏王丽，你觉得应不应该让肖总了解事实真相为好？如果你觉得应该，你会怎么做？
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任务分析
“做一件正确的事远没有正确地做一件事重要。”职业秘书在为领导提供参谋咨询服务工作时，首先应该确立的基本方略就是避免莽撞误好事、好心办坏事。“每临大事有静气”，秘书需要冷静思考、反复权衡，寻求最恰当的方式方法、寻找最合适的渠道途径，才能有效完成辅助管理的职能任务。
在具体职能环境中，秘书要清楚一个阶段有一个阶段的中心工作。这一阶段的中心工作是什么？年初工作计划一般都已经列出。秘书要能起到参谋辅助作用，就需要打出一定的提前量，就是根据年初工作计划的具体安排提前做好有关准备工作。
“凡事预则立”，预先做一做资料、组织、思想上的准备，是参谋咨询的基础性工作。
要深入做好参谋咨询工作，调查研究是必不可少的。“没有调查就没有发言权”，秘书追求的不是发言机会，而是通过调查研究等信息准备工作，为参谋咨询工作打好基础，进而为领导行使发言权打下坚实的基础。
在调查阶段，秘书应该根据本组织管理目标、指导思想确立调研主题，根据不同任务目标、不同调查对象、不同环境条件采取不同的调查方法，准确核实每一个信息细节，进而掌握全面、真实的信息、数据。
在研究阶段，要运用正确的理论和方法，科学分析，广泛论证，进而得出科学可信的结论。
在反馈阶段，要从有利于大局的角度出发，及时、准确、巧妙沟通相关情况。
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办公部门提供参谋咨询服务的原则与前提
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1．提高素质，分析形势
2．与领导者决策特征和参谋咨询内容相适应，“曲”、 “直”结合
3.努力争取领导信任，不断优化参谋环境
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办公部门提供参谋咨询服务的具体方法
1．预测性参谋咨询
是指秘书运用预测科学的理论和方法，运用已知的信息，对未来各个领域、各个层面和各个阶段的需求情况、发展趋势以及变化规律进行分析和研究，得出相应的结论，并向领导提出的过程。
2．跟踪性参谋咨询
是指职业秘书随着决策、计划实施的过程，在各个实施环节和步骤中，通过跟进、追踪发现问题、分析问题、反馈问题所进行的参谋咨询活动。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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办公部门提供参谋咨询服务的具体方法
3．进谏性参谋咨询
指职业秘书就组织管理中存在的某些问题与不足，向领导人提出规劝或改进的建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供相应咨询服务。
4．提供资料性参谋咨询
当领导由于信息、资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难以决断时，秘书采取提供相关资料的方法为领导决策服务，让领导人根据充分准确的信息资料修改错误或早作决断。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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办公部门提供参谋咨询服务的策略
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1．先褒后贬
2．委婉谦虚
3．巧设比喻
4．援引实例
5．动之以情
6．把握时机
7．注意场合
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小技法
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善谋有为三法
首先,要有正确的角色定位。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。
其次,要有领会领导意图的聪明才智。要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明。以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。
第三,要有进言献策的艺术技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。
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相关链接
一定程度上与领导唱唱“对台戏”
办公室主任是个双重性角色，他既是秘书班子的“大班长”，又是协助领导决策的“参谋长”。
作为“大班长”他以贯彻和领会领导意图为使命，以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标。
作为“参谋长”，则要依靠独立的精神和智慧的头脑为领导服务，以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导兼听而明。
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实践训练
（一）案例分析
请阅读以下案例，并回答相关问题：
孟尝君门客冯谖，为人机智，工于心计。他早年丧父，与母亲相依为命，虽贫寒而志不移，为人孤傲。后为生计寄食于孟尝君门下。他们第一次见面时，孟尝君询问冯谖有什么爱好及特长，与多数夸夸其谈的门客不同，冯谖淡然地说他没有什么喜好，也没有什么才能。孟尝君大笑之余还是留下了他。
做门客的时间长了，冯谖觉得孟尝君给自己的伙食标准太低，便靠着柱子弹击着自己的长剑唱道：“长铗（剑）归来乎!食无鱼。”有人将这事报告孟尝君，孟尝君说：“给他吃鱼，待遇按中等门客标准。”不久，冯谖又弹铗而歌：“长铗归来乎!出无车。”门客都嘲笑他不知足，并报告了孟尝君。孟尝君说：“那就给他配车，享受上等门客待遇。”过了一段时间，冯谖再次敲起他的长铗：“长铗归来乎!无以为家。”周围的人都认为他是个贪得无厌、不知自重的人，可孟尝君却颇有度量，派专人为冯谖老母送去衣食。这样，冯谖不再发牢骚了。
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实践训练
到年底时，孟尝君想挑选懂会计的门客中代他到薛邑(孟尝君封土)收债，冯谖主动申请前往。孟尝君很高兴地同意了。冯谖收拾停当之后，向孟尝君辞行，并请示“收完债，您需要买些什么东西吗” 孟尝君顺口答到：“先生看我家里缺什么，就买什么吧!”
冯谖驱车来到薛邑，派人把所有负债之人都召集到一起，核对完账目后，他便假传孟尝君命令，当面烧掉了所有债券，所有债款赏给负债诸人，百姓感激，皆呼万岁。
冯谖返回求见孟尝君，孟尝君没料到他回来得这么快，半信半疑地问：“债都收完了吗 ”
冯谖答：“收完了。”
“那你给我买了些什么回来呢 ”孟尝君又问。
冯谖不慌不忙地回答：“您让我看家里缺什么就买什么，我考虑到您有用不完的珍宝，数不清的牛马牲畜，美女也站满庭院，缺少的只有‘义’，因此我为您买回了‘义’。”
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实践训练
孟尝君不知所云，忙问“买义”是什么意思。冯谖就把以债款赏赐老百姓的事说了，并说：“您以薛为封邑，却对那里的百姓像商人一样盘剥刻薄，我假传您的命令，免除了他们的所有欠债，并把债券都烧了。”孟尝君听罢，心里很不高兴，但也只得悻悻地说：“算了吧!”
一年后，孟尝君失宠，被新即位的齐王赶出国都，只好回到薛邑。往日的门客大多各奔东西，只有冯谖还跟着他。当车子距薛邑还有上百里远时，薛邑百姓便已扶老携幼，夹道相迎。
孟尝君好生感慨，回头对冯谖说：“先生您为我所买的‘义’，今天终于看见了!”
冯谖说：“狡兔有三窟才能高枕无忧，您现在还只有一条退路，让我再为您凿两窟吧。”
经过冯谖努力，秦、魏等国虚位以待，以重金厚礼聘孟尝君作相国。齐王听说后，追悔不已，连忙赐物谢罪，恢复了孟尝君相位。冯谖让孟尝君乘机请求齐王赐先王礼器并在薛地建立宗庙。等一切就绪后，冯谖向孟尝君回报道：“三个洞穴都已凿成，您姑且高枕而卧，过安乐的日子吧”。孟尝君后来又做了几十年相国，没有丝毫的过失，全仗了冯谖的计谋。 “狡兔三窟”、“高枕无忧”等成语，正是从此而来。
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　分析与讨论：
（1）冯谖使用了哪些参谋咨询的方法？
（2）在孟尝君的事业发展中，冯谖的参谋作用体现在哪些方面？
（3）这一案例对你的启示是什么？
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（二）实务训练
　 完成项目任务2。　
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