资源简介

(共23张PPT)
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第九章　办公室参谋咨询
学习目标
知识点：
1、了解办公室参谋咨询工作的特征
2、掌握参谋咨询的内容和要求
能力点：
1、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法
2、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领
3、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力
素质点：
1、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识
2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
3、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯
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第四节 不同决策阶段的参谋咨询
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情景案例
宏利公司近年来发展速度非常快，凭借国内经济高速增长的宏观形势，5年来，公司从一个50多人的小企业发展到了300多员工，销售收入从5000万元增加到了近10个亿。
但在公司业务、效益快速成长的同时，肖总经理却开始已经意识到问题的严重性。危机的集中体现是企业员工执行力太弱，按肖总的原话就是公司决策层“沟通成本太高，决策效率低下”。
为此，总经办行政经理刘子文拟组织办公系统一班人开展决策调研。通过调查他们发现，公司执行力度的弱化，是由于公司决策层没有在公司发展的同时建立与员工的互信机制。经验化管理、制度化管理在产生效益的同时，也加剧了员工的焦虑情绪，因此，急需引入文化管理理念，落实以人为本的管理思想。
在刘子文的推动下，宏利公司一场建立信任的文化变革、战略宣传和行为训练开展了起来。半年后，公司执行力发生了天翻地覆的变化。肖总经理说，“相互信任的确是企业行政管理的根本大法。”
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项目任务
请你以行政经理刘子文的身份，完成此次管理转型决策的参谋咨询工作，为科学制订决策方案、组织实施该方案、总结方案实施经验提供智力支持。
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任务分析
高明的职业秘书在提供参谋咨询服务时往往着眼于本组织长远的战略目标，而不会囿于眼前的具体事项。
办公室工作业务中，许多工作似乎并没有可以量化的具体指标，但这并不等于干多干少一个样。聪明的秘书能从他人习以为常的事项中发现新机遇。
其实这里所说的“习以为常”并非真正是“习以为常”。在普通员工看来“习以为常”的事项中间，可能蕴含着影响本组织发展的深层次的根本性的问题。秘书如果能和领导同时看到这一点，当然就成了领导“高参”了。
上述案例中的事项，普通人是尚未感觉到具体危机的。事实上，这个问题处理得好，公司就能人尽其才，减少内耗；处理得不好，则人心思散，公司管理成本将大大提高，甚至还有破产和垮台的危险。
要完成这一工作任务，就要求秘书养成想大事的习惯。见微知著、管中窥豹，从日常小事中感受局部细微变化对于整体和全局的意义。
同时，要对管理学思想以及各个阶段的演变有所了解，如经验化管理的特点是什么，有何利弊？为什么被制度化管理取代？制度化管理阶段呈现出什么优势？存在什么弊端？当代管理学的发展趋势是什么？等等。
秘书号称“内当家”，在处理事务性工作的同时，留心左邻右舍动静，既做“千里眼”，又做“顺风耳”，尤其是先进单位管理模式等方面的新动向、新动作，要及时收集和掌握。
掌握好这些动态并适时地借鉴将使秘书自己与本组织立于不败之地。
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决策准备阶段的参谋咨询
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（一）工作事项
1、与领导工作思路保持同步，做好辅助决策的思想准备
2、深入调研，全面收集相关信息，做好决策前的资料准备
3、必要的专业知识、专业技术准备
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小技法
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拟订备选方案的参谋咨询
备选方案是提供给领导作最终抉择时的参考方案，一般要准备3个左右备选方案。
拟订备选方案是一个复杂的创造性思维过程，办公部门在拟订过程中要广泛征求各方面意见，尤其要征求相关专家意见。
拟订备选方案是领导作出决定之前的工作。若事关全局，则主要由办公部门完成；若涉及某一专门问题，一般由办公部门会同相关职能部门共同完成。
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决策准备阶段的参谋咨询
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（二）注意事项
1、时时更新观念
2、严守机密
3、保持平常心
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决策形成阶段的参谋咨询
（一）工作事项
1、将领导的意图完善化
2、把领导的思路细化、具体化
3、物化领导决策的智力成果
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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小技法
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方案优选时的参谋咨询
领导最后决策一般是从各种备选方案中选择一个最合理的方案。
这一过程不是简单的举手表决，领导除了认真分析、研究各种备选方案外，还会听取方案起草人的详细汇报，或者责成办公部门组织专家讨论定夺，有时也会对方案作进一步的补充修改。
领导研读方案的过程中经常会有一些具体细节问题向秘书咨询，此时秘书应该积极提供相应服务。
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决策形成阶段的参谋咨询
（二）注意事项
1、不要干扰领导决策
2、把握好“度”
3、保密
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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决策实施阶段的参谋咨询
（一）工作事项
1、跟进督办
2、反馈信息
3、协调
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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决策实施阶段的参谋咨询
（二）注意事项
1、与人为善
2、深入基层
3、实事求是
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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相关链接
秘书工作四误区
1.把秘书为领导服务，扭曲成对领导的人身依附和人身服务。有人把秘书视为领导的侍从，而秘书圈内个别人也把围着领导转、伺候好领导作为他的主要工作内容,这就误读了秘书的社会属性。
2.把秘书为领导服务理解为行政权力意义上的“领导工作”服务。“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前。
3.轻易抛出“夹生”观点,强加于领导,于公于己都不好。
4.尽出“馊主意”,热心帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。
要避免以上误区,秘书人员就要用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好本职工作,不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
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实践训练
（一）案例分析
1、魏王曹操得悉大将夏侯渊被黄忠所杀后，亲率大军20万为夏侯渊报仇，不想屡遭失败。这天，曹操看到厨房送来的是鸡汤，联想得目前战局感觉就像啃鸡肋骨，丢掉舍不得，要吃没什么肉，心中无限感慨。这时，正好大将夏侯敦前来请示夜间口令，曹操随口而答：“鸡肋！鸡肋！”行军主簿杨修听到这一口令后，随即吩咐随行军士秘密收拾行装，准备归程。夏侯敦惊问何故，杨修说：“从今夜口令便知魏王将要退兵。鸡肋，是要吃无肉，丢掉可惜。现在的战局也正是这样。进不能胜，退恐人笑。我料定魏王不日一定班师回朝，所以预先收拾行装，以免得到时慌乱。”夏侯敦听了，也觉得有道理，于是也收拾起来。曹操知道后大怒，以“乱我军心”之罪将杨修处斩了。
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实践训练
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　分析与讨论：
阅读以上案例，说明在决策形成阶段杨修犯了什么错误？
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实践训练
2、1961年１月20日，毛泽东给田家英写了一封信，要他与胡乔木、陈伯达３人，在３天之内组成３个调查组，每组７人，分赴浙江、湖南、广东调查。每个调查组再分为两个组，一个小组调查一个最坏的生产队，另一个小组调查最好的生产队。时间10到15天。遵照毛主席的指示，田家英领导的调查组迅速组成，第二天就离开了北京。１月22日到达杭州以后，田家英立即向省委领导人传达了毛泽东给他的信，经过商量，决定省里也派人参加调查组，在富阳选一个好的生产队、在嘉善找一个差的生产队作为调查对象，由田家英统一领导调查工作。这两个组随即迅速行动，于１月24日到达两个生产队。
调查组进村之前，田家英向全体调查人员提出要求，必须实事求是。他说，调查研究有两种，一种是科学态度的调查研究，一种是主观主义的调查研究，我们主张科学态度的调查研究，这就是要了解真实情况，并且如实反映；而主观主义的调查研究，比不调查更可恶，因为它是摘取片断的材料来证明自己的观点，或者是迎合上级，不敢讲真话。他针对当时基层干部和部分群众还有些顾虑的情况，提出要“打开脑筋，打破思想框框，敢于和善于发现问题。”他要求调查组的同志在生活上和群众同吃同住，打成一片，集中精力做好调查，而不搞那些流于形式的劳动；同时，在调查组内部提倡“敢想敢说”，“敢于提出问题和不同意见”，但是这些意见应该通过组织向当地领导提出，
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实践训练
向外乱说，不准对基层干部指手画脚，以免干扰地方工作。他非常注意同基层干部搞好关系，强调要耐心地教育他们，办事同他们商量，体谅他们的困难，不能有任何居高临下的态度，这样才能增强调查组和基层干部的团结，“同心同德，忧国忧民”。两个调查组在田家英的正确指导下，工作进行得非常顺利。
田家英先在嘉善县魏塘公社和合生产队调查了一个星期之后，接着又到富阳县东洲公社五星生产队进行了同样的调查，经过一段工作，这两个队的基本情况、特别是“五风”造成的严重危害基本上搞清楚了。和合生产队地处杭嘉湖平原东部，土地肥沃，灌溉便利，历来是鱼米之乡。解放后头几年，农村经济迅速恢复发展，每年为国家提供大量的商品粮。1958年“大跃进”中，上面的高指标逼出了“浮夸风”，这个生产队的早稻亩产从200公斤报到300公斤、400公斤、500公斤，实收只有219.5公斤。1959年，“反右倾”一来，包产指标订到489.5公斤，实收只有218公斤。1960年，公社党员干部宣誓大会上订的粮食生产指标是保证900公斤、争取1200公斤，而实际只收了145.5公斤。由于高指标带来了高征购，挖空了农民的口粮。1961年春天，该公社每人每天只有半斤米，只能吃三餐稀粥；有的小队甚至断粮，出现了饿、病、逃荒和非正常死亡。一天黄昏，调查组的同志闻到一阵烟味，“农村已经食堂化了，谁家还在烧饭，难道老百姓家里还有余粮吗”？田家英循着烟味进入几户农家，揭开锅盖一看，锅子里是羊头草、胡萝卜加上从食堂打回来的稀粥。事实说明这里的农民已经无米下锅。从调查中还了解到近三年来，这里的生产力遭到了严重破坏，猪、牛、羊大批死亡，农具大量损坏，土地肥力下降，劳动者
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实践训练
体质变弱；社员一年收入只有21.27元，辛勤劳动一年，到头还成了“倒挂户”。对于出现这些严重问题的原因何在？许多基层干部讲不清楚。田家英在同嘉善地县委负责人谈话时指出：“从和合生产队来看，生产破坏是严重的，为什么生产年年下降呢？怪天，没有灾害，怪人，老百姓是好的”，“不能怨天尤人，也不是什么民主革命不彻底，病根子是‘五风’问题。”田家英一语道破了当时农村问题的症结所在。其实，长期在基层工作的同志，对此并非一无所知，只是因为怕反“右倾”、“拔白旗”，闷在心里不说而已。田家英说出了他们不敢说的真话。这不仅是尊重事实、坚持实事求是的科学态度，也是他对党的事业和人民利益高度负责的表现。
经过10天的调查研究，２月６日在杭州，毛泽东听取了田家英的汇报，在场的还有当时浙江省委的江华、霍士廉、林乎加、李丰平和薛驹等。田家英如实地汇报了所见所闻，恳切地陈述了自己的意见，建议中央搞一个人民公社条例。田家英的汇报震动了毛泽东，他当即就纠正“五风”问题、退赔问题、生产队规模和体制问题、自留地问题、食堂问题、干部问题提出许多重要意见，并且采纳田家英的建议，准备起草一个人民公社工作条例，由３月在广州召开的中央工作会议研究制定。
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实践训练
党的八届九中全会以后，大批领导同志深入基层，大兴调查研究之风。这不仅促进了干部作风的转变，而且集中了群众干部的智慧，制定了一系列切合实际的政策办法。《人民公社工作条例》（简称“六十条”），就是调查研究的一个主要成果。这是广州会议的最大收获。
田家英在浙江的调查，从1961年１月23日开始到５月５日结束，历时整100天。他在调查研究和制订“六十条”中所作的贡献，对党中央纠正1958年以来农村工作中的错误，扭转农村以至整个国民经济的局势起到重要的作用。尽管“六十条”还有不少缺陷，没有突破政社合一、一大二公的公社体制，但它的历史作用仍然应当充分肯定。田家英功不可没。
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分析与讨论：
阅读以上案例，说说对你有何启示。
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（二）实务训练
今天下午公司经理例会讨论的中心议题是公司管理战略的转型问题。经过讨论和横向对比，特别是与“谷歌”、惠普等500强企业新型工作模式和人力资源管理策略比较，大家觉得公司制度化管理现状缺少人文关怀、人性考量等基本元素，为落实“以人为本”、“和谐发展”新型发展观，公司决定寻求管理思想、管理模式上的转型。
如果你是公司肖总经办行政经理，你将怎样与公司肖总配合开展相关工作？试列出你的整体解决方案。
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