资源简介

(共31张PPT)
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第二章　办公室日常事务
学习目标
知识点：
了解办公室日常事务性工作的内容
掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点：
掌握在具体办公环境下的工作方法
能准确领会本级和上级组织领导的工作意图
了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点：
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养
培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第四节 办公室的时间管理
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情景案例
周四下班前一小时，宏利公司肖总把经理助理李强叫进办公室，对他说明了自己下周（3月7日至3月11日）的工作内容，吩咐李助理做好一份计划表，务必明天下午三点交由自己审阅。李强一边听一边认真做着记录，末了肖总要求李强在拟定计划时多与相关部门沟通协调。李助理所做的肖总下周工作内容记录如下：
1、公司部门经理例行的碰头会；
2、出席营销部的季度工作动员会；
3、迎接周三上午市工商局、环保局的检查；
4、组织各部门负责人学习新的《企业法》；
5、安排与新世纪公司黄总进行商务谈判；
6、参加公司女员工的“三．八”节纪念活动（庆祝晚宴）；
7、去两个不同省份的分公司进行基层调查，参加其中某分公司举行的客户联谊会；
8、主持召开上一年度公司工作总结大会。
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项目任务
　　 如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将如何拟制这份工作时间表，作好办公室时间的管理工作？
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任务分析
　　为上司安排工作日程是要花费秘书很大一部分的精力的，它不是把上司的诸多工作仅仅作个简单的排列，或者想当然的自作主张地安排，它需要秘书动脑筋，想办法，这就需要有很强的协调能力、沟通能力和制作表格的工作技能。从上述情景案例中不难看出，肖总一周的工作内容是繁杂的：既有单位内部必须要出席的各类会议，也有与客户的商务谈判、迎接政府相关部门的工作检查，还有奔波在外的工作差旅等等，作为经理助理的李秘书应该如何为上司拟定一份科学可行的一周工作日程安排呢？
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任务分析
首先要明确目标。一个单位在某个时间段（年、季度、月或周、日）都会有明确的工作目标，工作目标明确工作效率才会高，工作成果才会大，否则就会浪费宝贵的时间。肖总在这一周工作中也会有一个具体的工作目标，李秘书应该围绕这个工作目标合理分配时间，注意工作的轻重缓急。
其次要作好协调。肖总在本周的工作安排会牵涉到公司的相关部门，为使各部门的工作不发生“撞车”现象，李秘书应提前与相关部门及时沟通，作好协调工作。
再次是弹性安排。李秘书必须考虑到在本周可能发生的特殊情况和偶然因素，因此在安排时间时要有弹性，要给肖总一定的机动时间以处理和应付突发事件。在时间上留有充分的余地也有利于肖总的的身体健康，充分做到劳逸结合。
另外要充分利用时间。要把时间看成一个多层次、整体化、综合化的开放系统，利用一切可以利用的时间以延长上司可利用的工作时间，只有这样，李秘书才能在一周的工作时间中科学合理地安排好肖总所有的工作内容。
每个人都有不同的生物钟，脑力活动都有不同的最佳工作时间，李秘书还要根据人的生物钟规律安排好工作时间以达到最佳的工作效率。　　
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什么是办公室时间管理
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办公室的时间管理是指秘书对自己和领导的时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内提高工作效益。对秘书而言，科学地规划时间是办公室管理能力的重要体现，作为好的时间管理者，不仅可以使自己的工作忙碌而不忙乱，而且可以保证领导的工作更有计划、更有效率，为领导节省大量的时间与精力。
秘书进行时间管理的方法有很多，如利用墙上计划板、“在不在”布告板、效率手册、时间表、智能手机等。其中，编制时间表是管理时间的一种重要而有效的手段。
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小技法
每日行事 事先计划
为需要解决的每个问题预先准备解决之道，提前对要做的事情和工作制定详细计划，其结果一定会令人满意，甚至比预想的还要好。每个人都是一天24小时，在工作日程表中要列一张工作清单，按照重要程度用数字排成次序，然后，按顺序把一天的工作做完，就能收到很好的效果。所以，提前制订计划对合理利用时间极其重要。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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工作时间表的概念和类型
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1、时间表的概念
它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而保证完成任务的有效方法。
2、时间表的类型
从时间安排上可以分为：年度时间表、季度时间表、月时间表、周时间表、工作日志。另有会议时间表、旅行时间表、约见时间表等专用的工作时间表。
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工作时间表的编制步骤
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1、根据工作需要确定编制时间的周期；
2、将该阶段所有的工作、活动或任务收集汇总；
3、如果活动安排有矛盾，主动与相关部门或人员协调沟通，及时调整；
4、按照时间顺序将任务排列清晰；
5、绘制表格，标明日期、时间和适合的项目；
6、用简明的文字将信息填入工作表格；
7、将工作表交由领导审定。
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不同时间表的编制方法
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1、年度时间表
年度时间表是企业在新的一年中重要活动的时间安排计划，如一年中企业的例行会议、重要的经营活动、已确定的商务出访等。它给领导和各部门负责人提供一年中主要工作安排的一览表，以明确有哪些工作与自己或本部门有关，以便提前做好准备。
秘书可以参照上一年的时间表和新一年工作部署来编制该表，注意收集新一年工作部署中计划安排的主要活动，根据领导的意见确定一个适当的时间制成表格即可，年度时间表要求内容简明概括，一目了然。
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不同时间表的编制方法
　　　　　宏利公司2007年度工作安排表　
　　　　　　　　　　　　　　　　　
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月份 日期及工作内容 备注
一月 15日 召开职工代表大会 25日 董事会
二月 2日 科技人员座谈会
三月 10日 召开股东大会 15-----16新产品订货会 24—28 赴上海参加某博览会
……
十二月 20日 年终总结大会
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不同时间表的编制方法
2、月工作时间表
月工作时间表是领导在一个月内重要工作、活动的时间安排计划，如每月一两次的工作例会，预先通知的上级检查，商务洽谈，工作旅行等。月工作时间表的内容比年度时间表要详细。
秘书可利用单位专项工作会议收集月工作时间表的相关信息并制成表格，如主管领导召开会议，请其他领导提出下月计划，结合集体议定的事项，由秘书制表，经主要领导审定下发实施；秘书也可在月底请各位领导将下月的安排或活动口头或书面交给自己综合整理，有矛盾冲突的加以沟通调整，然后将编制的时间表交主要领导审定下发实施。
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不同时间表的编制方法
　　　　　 宏利公司四月份工作安排　
　　　　　　　　　　　　　　　　　
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日期 星期 工作内容 备注
1 二 某产品促销活动工作筹备会议 在5楼会议厅
2 三 肖总赴美国某公司考察
3 四 人力资源部工作会议 在3楼会议厅
4 五 下午 李副总约见星月商城罗副总商务洽谈 晚宴在福林大厦
……
30 四 迎接市质量监督局工作小组检查 秦主任负责
31 五 公司拨河比赛 行政办负责组织
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不同时间表的编制方法
3、周工作时间表
周工作时间表是领导一周之内经常性工作和业务等活动的时间安排计划，它是在月工作时间表的基础上制定的。其内容更加详细具体，时间要求更加精确，地点也要准确注明。
周工作时间表既是领导一周之内具体工作安排的基本依据，也是办公室提供相关服务的依据。表中内容常在上周五下班前或周一上午由主要领导提供相关信息或开会碰头协商活动安排，由秘书统一协调然后制成表格，经领导审阅确认后印发给相关人员。
　
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不同时间表的编制方法
周次 时间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五
上午 9：00 工作例会，小会议室 11：00 科达公司刘部长来访 出差广州，9：30南航某某次航班，刘助理随行 …
下午 3：30 与天玺公司签约，楚维宾馆八楼会议厅 …
晚上
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不同时间表的编制方法
4、工作日志
工作日志是根据周工作时间表编制的一天时间内公司领导和自己活动的具体工作安排，这种时间表内容应尽可能详细具体，有很大的可操作性，有利于处理一些经常性的日常事务。
工作日志通常要准备两本，一本为领导使用，另一本为自己使用，应在前一天下班前制定，秘书可根据周工作时间表提前了解领导第二天的工作和活动的信息，在两份工作日志上填入，送领导本人审定，看是否需要再次调整和补充。领导一旦确定，即可印发相关人员和部门。
领导工作日志和秘书工作日志可单独编制，也可结合在一起，两者要注意互相协调配合，如领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时间内，秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间，或者单独活动的时间内，当领导工作日志内容发生变化，秘书应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。
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工作日志
秘书工作日志 经理工作日志
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9月，2006年 9月，2006年 15日 星期三 第25周 15日 星期三 第25周 时间 内容 地点 时间 内容 地点
9:10 部门主管会议 505室 9:10 部门主管会议
505室
…… ……
14:00 兑换支票 中信银行 14:00
14:30 与鸿景公司王经理商务洽谈 办公室 14:30 与鸿景公司王经理商务洽谈 办公室
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工作时间表的编制步骤
交由领导审定
确定编制时间的周期
收集汇总所有工作
协调沟通，及时调整
按照时间顺序将任务
排列清晰
绘制表格
填入信息
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小技法
小本随身的妙处
人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，单凭脑子是不行的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始，也是最可靠、最基本的工具就是小本子。它可以和工作时间表配合一起使用。办公室秘书上岗第一件事就是备个小本子，大小以能装在口袋里随身携带为宜。把工作事情记下来之后，经常翻一翻，急事马上办，一般的事列入计划办。记载的方法不必太正规，字迹自己能看得懂就行，文字上也不必仔细推敲，一事一记，办完一件可划掉一件。这样，工作之事就不易忘记了。　
　　
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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注意事项
1、办公室的时间管理要从企业的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。秘书要做好时间的协调工作，保证领导各项工作互不冲突，有条不紊。
2、分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，弄清哪些是必须做的，哪些是可以不做的，以便领导集中精力，提高工作效率。
3、安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，这样做一方面能使领导劳逸结合，另一方面留出一定的机动时间便于遇到临时变更时能对原定的时间表进行调整。最好在每项工作原订的时间之后，再加上10—15分钟的机动时间。
4、领导的时间表有许多内容涉及机密，因此，秘书要注意保守机密，控制时间表的发放对象和范围。
5、在安排领导的时间表时，要充分尊重领导本人的意见，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。　　
　　
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ABC时间管理分类法
美国企业管理专家艾伦·莱金对节约时间很有研究。他认为，一位管理者每天面临的事情很多，不可能件件都能完成。他把时间分成ABC三类：A类的事情最重要；B类的事次之；C类的事可以放一放。必要时C类亦可转为B类，B类亦可转为A类，但这只是特殊情况下的必要，一般不变。莱金把这种分类叫做“有计划的拖延”。
ABC时间管理的基本原理就是管理者在做任何事情时首先要分清主次，把主要时间花在最重要的事情上；要善于用灵活的方式处理好次要事情；要有勇气并机智地拒绝做不必要的事情。如：上级领导要来公司现场办公，办公室主任或秘书当日要参加这个会议，并于会后写出会议纪要，而此时你接到某个基层单位的通知，让你去参加他们举办的迎春茶话会，这时你就应巧妙地谢绝或委托有关部门代替参加。
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ABC时间管理表
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分类 A类 B类 C类
比例 占工作总量的20%—30%， 每天1—3件 占工作总量的30%—40%，每天5件以内 占工作总量的40%—50%，
特征 1、最重要：具有本质上的重要性 2、最迫切：具有时间上的迫切性 3、有后果 1、重要 2、一般 3、无大后果 1、无关紧要
2、不迫切
3、影响小或无后果
管理 要点 重点管理 1、必须做好 2、现在必须做好 3、亲自去做好 一般管理，可以自己去做，亦可授权别人办理 附带管理，有时间可责成别人去完成，无时间可以不做
时间 分配 占总工作时间的60%—70% 占总工作时间的20%—30% 占总工作时间的10%
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实践训练
（一）课堂讨论
1、比较不同类型的时间计划表，分析它们在编制方法上的不同之处
2、工作时间表的编制步骤是什么？
3、工作日志为什么要准备两本？
4、编制工作时间表的注意事项是什么？
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实践训练
（二）案例分析
被炒鱿鱼的女秘书
年轻漂亮的小汤是某公司的部门经理的秘书。表面上看来，大家都会觉得她是一个十分勤奋的人，办事也十分卖力，总是风风火火。但一旦接近她的办公桌，人们就总会看到满目狼藉、手忙脚乱的景象。她总是会忘记把重要的文件放在什么地方，一找起来至少要花上半个小时。客户刚刚传过来的材料，一转眼就没有踪影；明明可以让对方再传一份过来，她却偏偏要花几个小时亲自去取。翻译国外来的文件时，她经常发现工具书忘了带在身边，以至于不得不回家去加班，第二天上班就开始打起瞌睡……
这个勤快但不懂得合理利用自己时间的女秘书，最终被炒了鱿鱼。
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实践训练
王晓的半个工作日
时间管理是渗透于企业日常运作中的。一个健康而有效率的企业，一定是在每个 看似简单的细节上都做得非常好的企业。办公室秘书王晓早上7：30来到办公室，打扫卫生，整理办公室，准备上班。8：20办公室主任电话指示：“小王，请你把上周述职工作总结写一下，10：30必须做完。”小王表示同意。9：10人力资源李总监说：“小王，请你帮我搬一下演讲会所需要的椅子。”小王非常有礼貌地说：“对不起，我得先请示一下王主任。”11：00总经理打电话给王晓：“小王，后天上午10点以后，我有没有1个小时的空闲时间？我要约见一位重要客商。”王晓查了查时间计划表后，对总经理说：“星期四（即总经理所说的后天，这是经理的习惯，他平常不喜欢用星期几的说法，王晓对经理的习惯早就摸准了，能迅速反映出经理所问的是星期几。）上午9点至10点钟要召开业务汇报会，您以后没有其它安排。但是，会议在10点钟能否准时结束呢？”电话中总经理沉吟片刻，便决定约请客人于星期四10点30分来公司会谈。
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实践训练
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　分析与讨论：
1、在这半个工作日中，秘书王晓是如何进行办公室时间管理的？
2、结合小汤被炒鱿鱼一例，简要谈谈办公室时间管理的重要性
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实践训练
1、按照办公室时间管理的要求，完成“项目任务”中工作时间表的编制。
实训说明：
⑴ 本部分实训在授课后集中进行。
⑵ 实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组4人，互相讨论。
⑶ 在充分酝酿、讨论的基础上，通过抽签方式，请1—2名学生代表各组上台在黑板上完成宏利公司肖总经理的工作时间表的编制任务。
⑷ 每个小组完成项目任务后须由小组代表向全班学生简要说明时间表的编制依据。
⑸ 教师组织学生共同评议，找出各组在编制上合乎规范或不足之处。
⑹ 教师总结。
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实践训练
2、龚书南先生是某公司的CEO。请把2007年5月5日的活动安排有关内容分别填写在龚书南先生和他秘书的工作日志上：
上午10：30在办公室与副总裁一起听市场部经理汇报“金融街”市场推介情况；安排时间去银行取现金；12：30龚书南与证券部员工吃饭，了解新员工适应新工作的情况；为《金融时报》的记者安排下午3：00见龚书南；在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排龚书南与自己商谈下一次营销工作会议的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的时间，因为龚总想在这段时间里处理他的信件以及在网上浏览国内外重大经济新闻；龚书南和夫人晚上7：30出发去正清大酒店出席晚上8：00的俱乐部聚餐会；秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会议。
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实践训练（课后拓展）
　　 针对自己未来一段时期的学习计划，编制个人下月、下周或每日的学习时间安排表。　
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谢谢！
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