资源简介

(共36张PPT)
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第二章　办公室日常事务
学习目标
知识点：
了解办公室日常事务性工作的内容
掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点：
掌握在具体办公环境下的工作方法
能准确领会本级和上级组织领导的工作意图
了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点：
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养
培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第五节 办公室的印信管理
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情景案例
案例1：
李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。
那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决……事情到这里，李强还没有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相：
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情景案例
宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事……。公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。
祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。
后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。
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情景案例
案例2：
汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。
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项目任务
1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改进？
2、汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取什么样的教训？
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任务分析
经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进，如单位的公章应该要放置在保险柜里，这样比放在办公桌的抽屉里相对来说要安全些；对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。
认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。
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任务分析
科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。
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印章的管理和使用
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1、印章的概念
印章，向下代表着一种权力，是机关职能的合法代表，向上则要代表责任，凡是有公章或签章的文件，领导要负一定的责任，机关发文、发函、签署合同、订立协议、出具证明等，均要用印才合法有效。因此，印章是单位组织权力的象征和职责的标志。
2、印章的种类
印章按其性质和作用划分有多种，现列简表如下：
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印章的管理和使用
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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名称 释义 适用范围
公章 是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企业的标志和象征，具有法定的权威和效力 多用于正式文件和介绍信、证明信等
专用章 是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章，这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等 这类印章不代表整个企业，只代表企业下属某一专门部门的职权
法定代表人私章 又称为手章或领导人签名章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性 银行支票、财务预算或决算、签订合同或协议等，除盖公章和专用章外，还须盖法定代表人私章才能生效
套印章 是指按照正式印章的原样制版而成的印章 专门用于印制大批量文件，它与正式印章具有同等的法定效力。
钢印 不用印色，利用压力凹凸成形 一般用于证明性公文或证件
戳记 是为标志特定信息而使用的印章 如保密章、急件章、注销章等
缩印 是按照正常比例缩小用于印刷的专用公章。 只能用在小型票证上，如税务发票及其他专用票等。不能作为正式印章用于介绍信或出具证明等。
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印章的管理和使用
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印章的管理和使用---刻制与启用的步骤
正式行文通告公司
全体员工或有关
客户、机构、部门
准备刻章申请
开业通知等相关材料
到注册所在地公安局
办理手续
到其指定或授权的
刻字社刻制。
将印模交原审批的
公安部门备案
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印章的管理和使用
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4、印章的使用
⑴ 盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签；
⑵ 秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印
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印章的管理和使用
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编号 用印时间 用印部门 用印内容 份数 批准人 经办人签名 备注
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印章的管理和使用
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⑶ 对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档；
⑷ 企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益；
⑸ 用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。
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小技法
印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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印章的管理和使用
5、印章的管理
⑴ 印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。
⑵ 做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。
⑶ 如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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印章的管理和使用
　　　　　 用印申请单　
　　　　　　　　　　　　　　　　　
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文件标题 发往机关 份数
用印日期 用印申请人（签字）
批准人（签字） 备注
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介绍信的管理和使用
1、介绍信的概念
介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。
2、介绍信的种类
从文面格式来看，介绍信有两种：
⑴ 书信式
是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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介绍信的管理和使用
例文1
介绍信
××公司：
今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。
此致
敬礼
（印章）
×年×月×日
（有效期×天）
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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介绍信的管理和使用
⑵ 印刷式
是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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介绍信的管理和使用
No．×××××× ××公司介绍信（存根）
××介字第××号
：
兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系
事宜。
××××年×月×日
(有效期×天)
No．××××××
××公司
介绍信
：
兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系
事宜，请予接洽。
此致
敬礼
（印章）
××××年×月×日
(有效期×天)
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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介绍信的管理和使用
3、介绍信的使用
⑴ 凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放；
⑵ 开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；
⑶ 介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效；
⑷ 秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要负责任；
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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小技法
介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位一看便知派出人员前去的目的。不要含糊笼统地仅仅写上“前去联系工作”、“商洽有关事项”等等。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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介绍信的管理和使用
4、介绍信的管理
⑴ 介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失；
⑵ 发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字
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介绍信的管理和使用
介绍信发放登记表
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编号 发放时间 用途 前往单位 有效期限 使用人 批准人 领取人 备注
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注意事项
⑶ 介绍信开出后，如因故没有使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。
⑷ 介绍信不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。
（三）办公室印信管理注意事项
1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情；
2、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事；
3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失。
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印章小知识
印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。涉外单位和“三资”企业也一样。所以从某种意义上来说，印章是权力的象征和职能的标志。
我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成，帝王则用珍贵的玉质，象征其地位。现代印章则多用橡胶和塑料刻制。我国机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有圆形和椭圆形或方形之分。椭圆形或方形为国际公章。公章的印文按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。一般用全称，如法定名称字数太多，为印文清晰可见，也可用简称。
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国际公章印文应用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且须有繁体字。民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关的公章，直径为5厘米；县市一级政府机关的公章，直径为4﹒5厘米；其他企事业单位公章，直径一律为4﹒2厘米。国家行政机关和企事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、单位专用公章能代替公章使用吗？为什么？
2、印章使用的规范过程中有何要求？
3、带存根的介绍信上要盖几次章方为有效？
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（二）案例分析
1、某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第一件事就使她不能听命。原来是公司总经理要她马上到街上去刻一枚公司改换名称后的新印章，并要求她把原来这枚旧印章立即就地销毁。
2、新达公司巩秘书因公出差，临走时把印章交给了分管业务的熊科长代为保管。第二天，新达公司与一外商就联合开发的项目达成协议，熊科长为提高工作效率，在双方意见基本一致的情况下，就在合同上盖了章。五天后，巩秘书回到公司，看完合同大吃一惊，该合同让新达公司损失了50多万元。面对这样的后果，巩秘书瘫在椅子上，半天没回过神来。。
3、小李因公出差，需开具介绍信，找到办公室秘书小贺办理此事。小李要求小贺为其多开几份空白介绍信并在事先准备好的空白信笺上盖上单位公章，说是外出方便一些，以备急用。为此，小贺感到有些为难，但经不起小李的再三恳求与保证，还是按小李的要求做了。
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4、 金芬是公司的总经理秘书，平时工作积极认真，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小金正在做事，一个久违的老朋友打电话过来了。小金知道总经理不在，就放心地跟朋友聊起来。正聊得开心，一位部门经理秘书小柳拿着文件来找她盖章。她舍不得放下电话，就随手从抽屉里拿出公章，让小柳自己盖章。小柳走到旁边的沙发旁，在茶几上盖上了公章；见她用完了，小金随口说，你先放在那儿吧。于是小柳把公章放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小张让他把箱子放在茶几上……
下午，总经理回来了，让小金给一份合同盖章。小金才发现公章不在抽屉里了。她想起来是上午小柳在茶几上用过，赶忙过来找，却没有看见；忽然又想起有工人进来过，她心里一着急，冲进去对总经理说：经理，不好了，公章被人偷走了！总经理大吃一惊，连忙问清楚事情的来龙去脉。他让小金先别着急，自己走到茶几旁一找，原来公章正躺在沙发下面呢。
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实践训练
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　分析与讨论：
1、小徐为什么不能听命？
2、请谈谈你对新达公司案例的看法
3、小贺的做法是否正确，为什么？
4、秘书小金犯了哪些错误？
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实践训练
张秘书正在办公室工作，人事部经理进来，要求为一份文件盖章。经理刚走，销售部业务员小刘进来，要求为其出外联系业务开具一份公司介绍信。
实训说明：
⑴ 本部分实训在学校实训室进行。
⑵ 实训时，全班可分为若干个实训小组，每组3人，分别扮演人事部经理、张秘书、业务员小刘。
⑶ 在模拟的秘书办公室中轮流演示张秘书盖章、开具介绍信的全过程。
⑷ 其他学生对演示过程及结果进行评议。
⑸ 实训材料的准备：模拟印章、印泥、登记表、空白信笺等。
⑹ 注意印章加盖时的技术要求，要求学生现场拟写介绍信的内容。
⑺ 教师总结。
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实践训练（课后拓展）
　　 如果条件允许，教师可组织学生到相关部门观摩印章管理专业人员的规范操作及程序。
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谢谢！
谢谢！

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