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(共59张PPT)
秘书写作与文书处理
项目7
目
录
Contents
任务7
撰写决定
任务8
撰写商务谈判备忘录
撰写新闻稿
任务6
任务5
撰写请示
任务3
撰写开幕词
任务4
撰写通报
撰写会议通知
任务2
任务9
撰写述职报告
撰写电子邮件
任务1
项目描述
公文是一个机构信息传递的重要手段，写作能力是秘书人员工作的基本能力，也是文秘工作者综合素质的重要体现。提高秘书人员写作能力是做好秘书工作的关键。
项目二
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务一
撰写电子邮件
Part 01
职场故事之初现锋芒1
公司最近新招来一批新文员，公司决定让余安妮为她们做岗前培训，余安妮明白这是公司给予的又一次重要任务，在准备培训课程前，也专门向何雨竹请教。想来想去，还是觉得首先应该从拟写电子邮件入手……
思考
电子邮件不算是正式公文，所以不需要写作规范吗？
你一般的电子邮件格式是怎么样的？
有人电子邮件的标题很简单，甚至只有RE，你怎么看？
Part 02
必备知识
一、电子邮件的定义
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
电子邮件，英文是Electronic Mail，缩写为E-mail，它是目前互联网中应用最广泛的服务，指通过一定的通信网络，用电子手段提供电子文本信息传输与交换的通信方式。随着互联网的飞速发展，电子邮件在商务活动中的重要性日益凸显，成为商务活动必须掌握的沟通手段。
Part 02
必备知识
01
02
04
03
05
06
邮件头
结尾
前言
信体
落款
正文
二、电子邮件的结构
（1）称谓
（2）问候语
（3）主体
Part 02
必备知识
应注重电子邮件标题拟写。
切忌别在邮件正文中把收件人的姓名、职位以及单位名称弄错
注意有无附件方面的细节
切忌轻视邮件正文内容
1
2
3
4
三、秘书人员拟写电子邮件的注意事项
5
应对收件人的性别、种族以及习俗有一定了解
6
7
应注重使用项目符号对正文内容进行条理化、有序化的分解
有争议话题需要发给多人时，要特别慎重
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
第一次培训结束，朱槿来电话求助，“我现在也有一份电子邮件拟写方面的烦恼，您要帮帮我啊。我已经把我遇到的难题发电子邮件到您邮箱啦，您帮忙看看吧，我真的没辙了，我都已经心力交瘁了。”
余安妮立刻打开自己的邮箱，发现了朱槿给自己发来的邮件。
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务二
撰写会议通知
Part 01
职场故事之初现锋芒2
第二次培训课，余安妮把上课的地点进行了更改，改在会议室，并编辑成手机短信用电脑手机软件进行群发，此外，她又拟写了一份通知放在了原来上课培训室的公告栏里。接下来，她就在更改的会议室等待着同学们前来，结果本来安排八点钟进行的培训课，直到九点钟学员们才来齐。
思考
用手机短信发会议通知可靠吗？
怎么样才能保证参会的人都收到会议通知？
会议通知一般要包括哪几个要素，各有什么要求？
Part 02
必备知识
一、会议通知的定义
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的公文，它是秘书人员经常要起草的，拟写会议通知看似不难，其实如果没有掌握写作方法，或者轻率行文，就不可能拟写出符合实际需要的会议通知，而影响正常工作。
Part 02
必备知识
01
03
02
04
署名和日期
受文对象
正文
标题
二、会议通知的结构
1.发文机关+事由+文种 2.事由+文种 3.会议通知
参会者
Part 02
必备知识
秘书人员应注重拟写的会议通知内容要全面。
秘书人员切忌对会议通知中要交待的事项表述不清楚。
秘书人员应注意拟写的会议通知文字要简洁。
1
2
3
三、秘书人员拟写会议通知的注意事项
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
明天要开一个公司职工会议，各部门把开会集中时间一再提前，朱槿不知道应该怎么处理，又来求救于余安妮。
余安妮说：“如果是这样的话，那就由公司总部办公室正式拟写一个会议通知，以正式文件形式发放下去即可。”
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务三
撰写开幕词
Part 01
职场故事之初现锋芒3
周桐希分管了公司的文体卫工作，接手后的第一件工作，就是为集团公司职工运功会“和谐家园”田径比赛致开幕词。周桐希非常重视此次开幕词的撰写。尽管余安妮有培训学员任务，但是他还是让朱槿叫她前来开会，商量开幕式工作，尤其是拟写开幕词工作。……
思考
开幕词在会议上起什么作用？
什么样的开幕词才是内容精彩的开幕词？
撰写开幕词应该考虑领导说话的方式和习惯吗？
Part 02
必备知识
一、开幕词的定义
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
开幕词是在会议或活动的开幕式上，由领导人或主持人宣布会议开幕，并简要说明会议的背景、意义及其他需要说明的情况，最后预祝会议成功的一种常用公文，开幕词对活动或会议起到指导作用。秘书人员在公司重大活动或重要会议开始之前，常常会为公司主要领导或主持人准备开幕词，或者协助领导完成开幕词。
Part 02
必备知识
标题
署名和日期
称谓
正文
01
02
03
04
二、开幕词的结构
Part 02
必备知识
拟写开幕词要篇幅应简短，快速切入正题内容。
拟写开幕词要主旨集中，突出会议或活动的中心内容，把握会议或活动的主要特点。
拟写开幕词文字要简洁明了，条理清晰，多用祈使句，切忌出现重复和啰嗦的现象。
1
2
3
三、秘书人员拟写开幕词的注意事项
4
拟写开幕词态度要热情洋溢，语言要坚定有力，热情友好，富有一定的鼓动性和号召性。
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
余安妮提醒朱槿：“开幕词确实还是比较难以把握，这也难怪副总要实行三审制，对了，除了何雨竹所说的注意周副总读稿速度之外，我觉得还要注意他的语音面貌，副总的方言音还是很重的。”
“谢谢安妮姐的提点，还有什么指导的？”朱槿边听边记，表情认真……
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务四
撰写通报
Part 01
职场故事之初现锋芒4
早上公司研发部电路起火，当班的小李在第一时间发现了火情，并在关闭电闸同时，拿起附近的灭火器灭火，在扑灭火后，又及时接通电路线，避免了一次火灾事故的发生
周桐希要求朱槿，周末加班，写份表彰通报出来。
思考
一份表彰通报也会很紧急吗？
在公司里有哪些情况才能用通报这种文件？
平行单位能够使用通报来传递信息吗？
Part 02
必备知识
一、通报的定义和种类
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
通报主要是用来“表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况”的公文文种。通报的使用范围很广，各级党政机关和公司都可以使用。
01
02
03
表彰性通报
批评性通报
情况通报
04
指导性通报
Part 02
必备知识
标题
主送机关
正文
署名和日期
01
02
03
04
二、通报的结构
Part 02
必备知识
秘书人员要注意把握通报内容典型性。
秘书人员要注意把握通报内容的真实性。
秘书人员要注意把握通报内容的及时性。
1
2
3
三、秘书人员拟写通报的注意事项
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
朱槿上次那份表彰通报拟写得很成功，周桐希很满意，他在公司除了分管负责研发部工作，还负责公司的文体宣传工作。
前段时间，公司举办了“讲同心故事 圆中国梦想”的征文活动，专家阅卷后，评比的结果已经出来，周桐希想想这份表彰通报也还是由朱槿来负责拟写吧。
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务五
撰写请示
Part 01
职场故事之初现锋芒5
邓路走到朱槿办公室，笑着对她说：“有事情求你，你看我一个研发部搞技术的，不会写作啊，副总非要我把研发部新产品推广进展情况暨请求增拨活动经费的请示拟写好，我本来也想试着写写，但是在电脑前发呆了一个小时都没有头绪啊，还是得麻烦一下你。”
思考
请示和报告有什么区别？
手头有三件事情需要领导批准，可以合写成一份请示吗？
平行单位之间有事需要协助可以使用请示吗？
Part 02
必备知识
一、请示的定义
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
请示是党政机关和企事业单位常用的一种公文，请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的呈请性的上行公文。请示的使用范围较广，凡涉及有关工作中的重大问题，下级机关无权决定、无力解决而需要上级机关予以审核批准的事项（如财政支出、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，都应该以请示行文。
Part 04
项目驱动
01
02
03
标题
主送机关
正文
04
落款
二、请示的结构
Part 02
必备知识
撰写请示应注意克服标题中的语意重赘
请示应按照隶属关系行文，要逐级请示，一般不得越级行文
请示应一文一事
请示只能有一个主送机关
1
2
3
4
三、秘书人员拟写请示的注意事项
5
请示要以组织为行文对象，而不能针对个人
6
7
请示要注意特定格式项目的完整性
请示语气要平实恳切，切忌语言生硬
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
经研究，公司决定租用离公司300米左右的文秀路附近的一块面积为1000平方米的空地，用作生产需要；为此，公司要向当地国土资源管理局请示，请求租用这块地，租期为5年。这份请示该怎么写呢？
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务六
撰写新闻稿
Part 01
职场故事之初现锋芒6
公司能成功地租用空地，意味着公司发展又向前迈进了一大步。公司未来发展一定会更美。周希桐觉得有必要对此进行新闻报道，这样一来写新闻稿的任务交给谁呢？换做平时，他可能想到的余安妮，此次他想到的是朱槿。
思考
新闻稿只能由记者来写吗？
新闻稿跟正式的公文有什么不同，写作要点是什么？
你有观察过新闻导语吗，想一下导语的作用是什么？
Part 02
必备知识
一、新闻和新闻稿
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
新闻，是指通过报纸、电台、广播、电视台、互联网等媒体途径所传播信息的一种称谓。秘书人员撰写新闻对自身素质与能力的提高有着促进作用，秘书人员在撰写新闻稿时，会时刻注意有关的政策动向，并与这种动向保持一致性。此外，撰写新闻稿能提高秘书人员的观察能力，秘书人员需要在日常工作中发现问解决问题，以确保工作的顺利开展秘书。
Part 04
项目驱动
01
02
03
导语
新闻事件的具体叙述
背景材料交代
04
评论
二、新闻稿的结构
1.新闻稿的基本内容
Part 04
项目驱动
1
2
3
4
5
何时
何地
何人
何因
何事
2.新闻稿的六要素
二、会议邀请函的写作礼仪
6
何果
Part 02
必备知识
三、秘书人员拟写新闻稿的注意事项
应注重新闻标题的拟写。
要学会写导语。新闻的核心在导语。
要掌握新闻写作基本方法是用事实说话。
1
2
3
拟写的新闻内容要保持简短。
4
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
朱槿虽然接了这个任务，但是她不知道该怎么去做。不过她知道这次还是得靠自己去独立解决，摆脱这种依赖心理。她上网查找了很多资料，明白执行路径还是要一步步来……
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务七
撰写决定
Part 01
职场故事之初现锋芒7
公司高层决定成立培训部，培训部的负责人由行政部何雨竹经理负责，余安妮则作为她的助手 。于是何雨竹叫来余安妮，“你要做的第一件事情，就是拟写好这个人事聘任决定。记住是决定文种，而不是报告文种。”
秘书有时最幸福的事情就是自己拟写与自己有关的文书，余安妮心情当然好。
思考
哪些情况需要用到决定？
决定与通报相比在文字和语气上有什么不同？
平行单位之间可以使用决定这一文种吗？
Part 02
必备知识
一、决定的定义和种类
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
决定适用于对重要事项或重大行动做出决策安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
01
02
03
法规政策性的决定
部署指挥性的决定
宣告知照性的决定
04
表彰处分性的决定
Part 02
必备知识
1
2
3
4
5
标题
成文日期
主送机关
正文
生效标识
二、决定的结构
Part 02
必备知识
秘书人员要切实把握决定的多种形式。
秘书人员拟写决定的文字应详略得当。
秘书人员拟写决定应掌握恰当的表达方式。
1
2
3
三、秘书人员拟写决定的注意事项
决定
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
在培训部人员不足的情况下，公司决定聘任李飞为文案策划培训师，聘任王辉为公司企业文化培训师……
何雨竹将总部办公会议精神传达给了余安妮，并让她拟写一下这份决定……
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务八
撰写商务谈判备忘录
Part 01
职场故事之初现锋芒8
周希桐和朱槿去参加一次商务谈判，朱槿在商务谈判的准备工作方面做得很充分，事后朱槿主动提出应拟写一份备忘录，以便记录这次商务谈判事务。周希桐肯定了她，“不错，朱槿，这是谈判必须的一个文件……”
思考
谈判最终会签订合同或协议，为什么还需要备忘录？
备忘录可以对外行文吗？
如果双方谈判出现分歧，备忘录应如何记述？
Part 02
必备知识
一、商务谈判备忘录的定义
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
商务谈判备忘录是在商务谈判时，经过谈判双方初步讨论，把双方的意见、谅解和承诺记录下来，以便在进一步洽谈时作为参考的一种记事性文书。商务谈判备忘录不是一种正式文件，但可以在一定条件下起补充或证明作用，有时还可以作为某种调整的理由与依据。
Part 02
必备知识
1
2
3
引言
落款
二、商务谈判备忘录的结构
主体
Part 02
必备知识
三、秘书人员拟写商务谈判备忘录的注意事项
商务谈判备忘录的内容应真实、准确、具体。
商务谈判备忘录的语气应当平和而友好。
商务谈判备忘录一般应采取分条列项的方法，对具体事项逐条说明。
1
2
3
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
朱槿翻开自己那天的商务谈判笔记，只见自己记录的是：阳光公司与进行商务谈判的迈克公司于2016年2月11日在中国珠海市进行了商务谈判，关于举办屋顶太阳能合资项目进行了初步协商，双方交换了意见。……
案例导入
1
必备知识
2
实训任务
3
任务九
撰写述职报告
Part 01
职场故事之初现锋芒9
在年终的“培训班学习总结暨表彰大会”上，余安妮提出除了安排学员发言之外，还将对优秀团队、优秀学员进行表彰，然后自己和其他培训老师对自己任职一年来的表现也要述职。
当然这种要求进行述职报告的做法，刚开始其他培训老师也不理解……
思考
述职报告和年终总结有什么区别？
述职报告只有单位的领导才需要做吗？
述职报告的依据是什么，为此我们平时的工作应该做哪些准备？
Part 02
必备知识
一、述职报告的定义
首饰与服装相配
不要太贵重或太廉价
同色同质
小、少、精
述职报告是述职者把自己履行职责是否称职的情况写成的书面报告。就公司来说，即述职人就任职一定时间段内所做工作向公司同仁及领导进行汇报并接受审查和监督的陈述性报告。述职报告质量高低直接反映述职者的工作业绩、态度和基本素质。
Part 02
必备知识
语言要求：翔实、得体，有针对性
署名
称谓
正文
标题
落款
二、述职报告的结构
Part 02
必备知识
三、秘书人员拟写述职报告的注意事项
拟写述职报告要实事求是。
拟写述职报告要注重一分为二。
拟写述职报告要写出鲜明风格。
1
2
3
拟写述职报告要展现出态度诚恳。
4
Part 03
实训任务
点评
03
讨论
01
撰写
02
会议安排完了，余安妮就接到朱槿的电话：“安妮姐，您又出名了，公司很多人都说要去看看你们的表彰会，尤其是您的述职报告，我们周副总都说届时要去。”余安妮真的没有想到，消息会传播得这样快。周副都说要来，那真的是给足了自己面子。
谢谢
Thank you

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