资源简介

(共27张PPT)
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第二章　办公室日常事务
学习目标
知识点：
了解办公室日常事务性工作的内容
掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点：
掌握在具体办公环境下的工作方法
能准确领会本级和上级组织领导的工作意图
了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点：
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养
培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第三节 办公室的邮件处理工作
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情景案例
　　　周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很多：
　　　1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样；
　　　2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；
　　　3、处理寄给人事部刘部长的包裹；
　　　4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”；
　　　5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；
　　　6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料；
　　　7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。
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项目任务
　　　如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？
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任务分析
宏利公司秘书贾珊在周三这天上班时工作很忙乱，临近下班也没有完成这一天的工作任务，主要是她没有按照正常的程序和规范的要求正确及时地处理今天的邮件收发工作，以致于影响了其它的工作，对于办公室里那一大堆需要处理的邮件，她应该如何来做呢？首先，要区别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。其次，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。再次，寄发函件要讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。　　　
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办公室的邮件类型
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　　　邮件处理工作是秘书的经常性工作。办公室的邮件主要包括两大类：一类是通过邮政系统传递的邮件，如各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等，另一类是电子邮件，如传真、电传、E-mail等。秘书能否做好邮件处理工作会影响工作的进程，因此，秘书需要掌握一定的程序和方法。
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邮件的接收
办公室接收邮件后
处理的基本程序
邮件的分类
邮件的拆封
邮件的登记
邮件的呈送
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邮件的接收
　邮件分类的原则
　对邮件可作如下分类：
　⑴ 将私人邮件与公务邮件分开；
　⑵ 将重要或紧急邮件和普通邮件分开；
　⑶ 把优先考虑的邮件放在一起。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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邮件的接收
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　邮件拆封
　拆封的步骤是：
　⑴ 开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损；
　⑵ 用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，不能用手撕；
　⑶ 开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、回形针等订在一起，以备查阅；
　⑷ 取出邮件后再次检查信封内部，以免遗漏；
　⑸ 核对邮件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。
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邮件的接收
　　　　　　　　　邮件登记表
　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日
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序号 收件时间 邮件名称 发件人及单位　　　　　　　　　　名称 邮件种类或主　　　　题 收件人 办理期限 备注
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邮件的接收
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　邮件呈送
　向领导呈交邮件时应注意：
　⑴ 呈送时，将重要的邮件放置在上面，一般处理要求的邮件放在下面；
　⑵ 可在一些信函上做些旁注或在重要的词句下画线，以便引起领导的注意和重视；
　⑶ 需要由其他部门答复的信件，应先请示领导，而不能擅自将其交给具体的承办人。
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小技法
　　　可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录，用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹放置私人事务信函。
　　　呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用黄色的笔，这样复印时就不会留有痕迹。如果有些办公室不允许在信上写字或做记号，可在信上贴一张能够移动的粘贴条。
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邮件的接收
顺序 传阅人 签名 简单意见 日期
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传阅顺序单
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邮件的寄发
办公室寄发邮件的
基本程序
邮件的签发
邮件的查核
邮件的封装、登记
选择寄发方式
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邮件的寄发
　邮件签发
　　除紧急信件外，秘书应把需领导过目签字的邮件集中在一起，请领导签字后才能寄发。
　查核邮件
　　查核附件是否准确和齐全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、邮编是否正确。
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邮件的寄发
　　邮件的封装和登记
　⑴ 为方便收件人拆阅，折叠信纸时宜将信纸的上下或左右纸边留出大约0．5厘米的距离；
　⑵ 若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出；
　⑶ 给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸干过量的水份，以免玷污信封。
　　秘书还应对发出的重要邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。
　
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邮件的寄发
　　
　　选择寄发方式
　　不同类型的邮件往往意味着不同的寄发要求，秘书应该根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。
　　可供选择的寄发方式有：平信（本市、国内、国外）、明信片、印刷品、挂号信、包裹、特快专递。如果时间紧迫，可以采取其他的快速传递方式，如：电子邮件、传真、电传、电报等。
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处理邮件的注意事项
　
1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；
　2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识，如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤回邮件等。
　3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐一阅读处理。
　　
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邮政业务知识
一、信函交寄的范围有哪些？
信函适用于交寄书面通信、各种公文、合同、各类事务性通知、各类单据、票据、证件、有价证券、各类稿件、报表等文字载体。符合信函规定的重量、尺寸限度和封装规格的印刷品、盲人读物，寄件人愿意按信函资费标准交付邮费，也可作信函交寄。
二、如何交寄印刷品？
印刷品交寄时，内部不可夹带信函、现金及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号费，邮局收寄后给出收据，妥善保存备查。
三、什么是保价邮件和非保价邮件
保价邮件是用户按照规定办理保价手续并交纳保价费的给据邮件。保价邮件每件最高的保价限额为十万元，保价费按保价额的1%计算收取，每件最低收取保价费1元。邮件发生丢失、损毁时，邮局按照保价额赔偿；非保价给据邮件按照国家规定的限额赔偿。
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四、如何封装包裹？
用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路程远近和运输情况，选用适当包装材料妥为包装。
（1）脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2cm的空间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。
对于流质及易融化物品，要将其先装入完全密封的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内；对油腻、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递。
（2）对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。
（3）贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。
用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、除了邮件封皮上注明的“机要”、“急件”外，还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或紧急的？
2、拆封邮件要注意什么？
3、向领导呈送邮件时要注意什么？
4、邮件的寄发方式有哪些？
5、领导不在公司，秘书如何处理邮件？
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实践训练
除了邮件封皮上注明的“机要”、“急件”外，还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或紧急的？
如果某封邮件是以不同于普通邮件的方法邮寄的，应该在这封邮件的信封上予以注明，有两种类型：一是邮件性质标记：如“私人(PERSONAL)”、“保密(CONFIDENTIAL)”，全用大写字母构成的特别邮件号，位于收信人姓名、地址第一行之上二至四行的位置，在所有体式的信封中，分类符号都应与左边对齐块状地打印；二是邮寄方式标记：如“特快专递(SPECIAL DELIVERY)”、“挂号信”等，打印在收信人姓名、地址第一行之上大约第二行位置。
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实践训练
（二）案例分析
星期二，刚过九点，前台就给公司秘书林璇送来一堆邮件（包括一个包裹）。林璇把它们放在一边，便开始忙昨天没完成的工作，直到临近中午，才腾出时间处理这些邮件。她把它们按公务邮件和私人邮件分开，把公务邮件一并放入文件夹中，送进经理办公室。然后，她把私人邮件按部门逐个递送，包裹收件人恰巧不在办公室，林璇把包裹放在收件人办公桌上，给同室的人打了个招呼，就走了。
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实践训练
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　分析与讨论：
分析林璇的邮件处理有什么问题，并给出规范的操作方法。
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实践训练
1、按照正常的程序和规范，完成“项目任务”中贾秘书的邮件收发工作。
　实训说明：
　⑴ 本部分实训在授课后集中进行。
　⑵ 实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2人，互相讨论。
　⑶ 在充分酝酿、讨论的基础上，各组向教师提交这批邮件收发的处理方案。
　⑷ 教师从中挑选较为典型的若干方案在课堂讨论。
　⑸ 师生共同评议，找出邮件处理方案中的规范操作和不足之处。
　⑹ 教师总结。
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实践训练
　　　2、在李秘书的办公室，邮递员送来一批邮件。李秘书对这些邮件予以分类、拆封、登记，并把经整理的公务函件呈送给肖总经理。肖总对其中一封急件作了处理：他向李秘书口述了回函的概要，并要求李秘书整理出来后，以最快速度发出。
　　　实训说明：
　　　⑴ 本部分实训在学校实训室进行。
　　　⑵ 实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2人，分别扮演肖经理和李秘书。
　　　⑶ 首先在模拟的李秘书办公室中演示收到邮件后对邮件分类、拆封、登记和呈送的全过程。然后，在模拟的肖总办公室中演示回函的口述、整理和发送的全过程。
　　　⑷ 其他学生对演示过程及结果进行评议。
　　　⑸ 实训材料的准备：信封、邮票、文件夹、开封刀、回形针、胶水等。
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实践训练（课后拓展）
　　　给自己的父母或其他亲属、朋友写一封信，汇报自己在学校的学习和生活，到邮局发出。
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