资源简介

(共30张PPT)
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第二章　办公室日常事务
学习目标
知识点：
了解办公室日常事务性工作的内容
掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点：
掌握在具体办公环境下的工作方法
能准确领会本级和上级组织领导的工作意图
了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点：
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养
培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第一节 办公环境的管理
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情景案例
宏利公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式和半开放式办公空间，大厅大门左边用作产品展厅，大门右边作为公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、行政部、销售部、财务部。办公会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备，并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，以便下次办公会议专题讨论。
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项目任务
办公室行政经理刘子文将全面负责公司新办公室室内平面布局图的设计和文本方案撰写的工作，如果你是参会的公司办公室的行政助理孙梅，会后你将在设计图和方案中针对办公室的整体布局和室内布置提出哪些可行性的建议？
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任务分析
作为公司领导，如此重要的新办公场所的平面设计和布局的任务或许不会单独交给办公室秘书孙梅来完成，但孙梅可以参与其中，也可以利用自己所掌握的专业知识和经验主动献言献策，积极提出建议，这正是办公室秘书做好辅助管理、当好参谋助手的职责之所在。
如何做好新办公环境的整体平面设计和室内布局，孙秘书不妨从如下方面考虑，提出自己的建议：
办公空间是一个单位开展经营活动所必需的，也是一种必须支付的资源，费用通常是按平方米来计算的。如何在适当面积的空间中获取单位的最大效益是在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的，因此首先必须要有成本意识，也要考虑单位经营的性质和内容、空间需要多少个部室等，从宏利公司目前的实际情况来看，新办公环境采用大的开放式或半开放式的设计是比较理想的选择，各办公区域用站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。但大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的的交流和保管极为重要，因而公司财务部应该设置为安全和保密的封闭式办公室为宜，经理的办公室也应该相对独立、不受干扰为好。
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任务分析
新办公环境室内布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外，室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每样事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。
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办公空间的整体布局
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办公空间的整体布局
办公室环境的管理是指对办公室自然环境进行科学合理的设计、布置和组织，使其符合秘书工作的需要，从而提高工作效率和质量。它主要指的是对上司办公环境、秘书个人办公环境以及公共办公环境的管理。秘书应协助上司做好相关服务性工作，努力营造一个和谐、美观、有序、方便和安全的办公环境。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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办公空间的整体布局
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1、设计和布局需要考虑的主要因素
⑴ 空间利用的成本。
⑵ 办公室的主要职能。
⑶ 办公室工作流程。
⑷ 机构的建制和员工的人数。
⑸ 办公室随单位组织发展变化的变更，空间布局应具有灵活性
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办公空间的整体布局
2、办公空间设计模式
⑴ 封闭式空间设计
这是一种传统的常规式的部门办公空间设计。它是按照办公室的主要职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。适合于专业性、机要性强的办公工作。
⑵ 开放式空间设计
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体（如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单元里有独立使用的办公设备。
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办公空间的整体布局效果图
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办公空间的整体布局效果图
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办公空间设计模式
办公空间模式 优点 缺点
封闭式设计 1、安全、保密 2、工作不受干扰，适合专业性工作 3、保证员工隐私 1、空间利用成本高
2、工作流程不通畅，难于交流
3、难于监督员工的活动
开放式设计 1、打破地位、级别障碍，增加平等感 2、工作单元灵活机动，随需要而变 3、既独立又便于联系，工作流程通畅 4、易于监督员工的工作活动 5、降低能源、设备、建筑成本，减少占地面积 1、不适合机密性工作
2、易受干扰，很难集中注意力
3、工作中噪音太大易影响他人
4、难于做到保障公共空间和私人空间的独立
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办公空间设计的程序和要求
灵活设计，多种设
计模式相结合
综合分析影响因素，
协助上司设计
做好调研，了解要求
征询意见，修改设计
提交方案或设计图
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小技法
布置办公室时可先画一张设计草图，按比例尺标明办公空间的面积，门、窗等的固定位置。桌椅柜橱等可移动的物件，用彩色纸按比例尺缩小剪出样块，然后在设计草图上摆移，找出最佳设计方案。
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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办公室内的布置
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1、室内布置的要求和方法
⑴ 方便实用
⑵ 整齐有序
⑶ 安静舒适
⑷ 健康卫生
⑸ 安全保密
⑹ 美观和谐
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办公室内布置效果图
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办公室内布置效果图
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办公室内布置效果图
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小技法
办公室绿化要注意植物与花卉对人体健康的影响。因为植物在没有光照时吸入氧气，吐出二氧化碳，所以下班时最好将盆景搬出办公室，第二天上班再搬进来，或者一早开窗通风几分钟，排除隔夜植物呼吸的浑浊空气。有些对人体有伤害的花卉不宜摆放在办公室，如含羞草与郁金香有毒碱，接触过多易使毛发脱落；洋绣球花的微粒会使人的皮肤瘙痒。
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办公室内布置的注意事项
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⑴ 要有全局意识，主动精神，能协调各部门和员工合作完成。
⑵ 整体风格要与所在公司企业的文化相适应，突出单位的经营宗旨、企业精神等。
⑶ 办公环境不一定由秘书安排，但秘书一定要做有心人，适时提出自己的建议
⑷ 重在布置，更重在平时的维护和管理。
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办公空间设计4大趋势
1、生态化设计趋势
2、智能化设计趋势
3、人性化设计趋势
4、办公家具设计趋势
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没有墙的办公室
目前在西方，办公室的设计，已从开放式空间、独立性的短隔间，逐渐趋向“没有墙的办公室”这种新型结构。由于电脑已被引入一般办公室，今后设有电脑终端机的办公室，会大为增加，如果全体员工都利用电脑的话，那么“没有墙的办公室”会使工作效率大为提高。 如果办公桌不用抽屉而变成会议桌的话，那么每一张桌子都可以方便地移动。倘需要在办公桌上放置物品，例如电子计算器、三角板等，可以另外准备一个小贮藏库。 在办公室中可加设电话台架，使电话能够自由移动。只要墙壁没有贮藏柜，那么办公室内的布置设计随时都可以改变。这样，会使办公的人常有新鲜感而不觉得倦怠。
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虚拟办公室——时代新趋势
虚拟办公的时代即将到来，越来越多的企业拥有员工与客户，但没有实实在在的办公室。员工都在自己家里工作，每年最多只见几次面。讨论工作及开会都通过电话进行。
《克服高科技焦虑：在电子世界中茁壮成长》一书的作者Beverly Goldberg说：“未来将有更多公司以这种方式运转，摆在我们面前的将是个截然不同的世界。”
虽然有些专家说，随着科技进步，更多公司将完全虚拟化，以降低成本及在全球范围招聘员工，但它们也面临一些挑战，包括很难培养团队精神、为消费者提供售后服务，或者在无办公室的情况下建立商业信誉。
Performance Development是一家组织设计顾问公司，仅有8名员工，几年前该公司有一间办公室，后来关闭不再使用，完全走向虚拟。该公司合伙人Paul Tolchinsky说：“办公室虚拟化后，你可以学会如何适应虚拟环境，让人们对自己的行为负责。”
提供顾问及研究服务的SpencerHall是一家存在于网络上的公司，只有11名员工，他们都在家里工作。没有中央办公室或建筑，讨论工作在网络或电话上进行，同事可能在培训中见面，或在完成某些任务时碰头。专门开发管理软件的Cerebyte公司，1997年成立以来，6名员工均虚拟工作。上班日每天上午8时他们以电话开会，客户通过免费电话及电子邮件和Cerebyte联系，因此他们大都不知道Cerebyte没有办公室。若要与客户或投资者开会，Cerebyte的员工通常会向朋友借用办公室。
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？
2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？
3、办公室内布置的一般要求是什么？
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实践训练
（二）案例分析
1、 秘书肖娅随总经理去一家外资公司参观后，深感这家外资公司开放式的办公环境既有利于沟通，又节省空间和资源，他们的工作环境整齐、有序、宽敞、明亮。总经理要求肖娅回去后，参照外资公司的样式，为本公司的办公布局改造提出一个试行方案。
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实践训练
　2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到，孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。　　
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实践训练
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　分析与讨论：
⑴ 肖娅怎样才能做出一个合适的方案呢？她需要掌握哪些必备的知识呢？
⑵ 孙琴在办公环境的管理方面存在哪些不足？需要作哪些改进？
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实务训练
完成“项目任务”中公司新办公室平面布局图的设计，并简要说明设计的理由或依据。
实训说明：
1、本部分实训可在课堂上进行，也可在授课后集中实训。
2、实训时，全班可先分若干个设计小组，每组推选一名主设计人，组织讨论、设计。
3、在各组充分酝酿、练习的基础上，通过抽签方式，请1—3名学生（主设计者）代表各组上台在黑板上完成宏利公司新办公室的平面设计任务。
4、每个小组完成项目任务后须由主设计者向全班学生简要说明设计的理由或依据。
5、教师组织学生共同评议，找出各组在设计上的优势和不足，以期以点带面，触类旁通。
6、教师总结。
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实践训练（课后拓展）
　　　组织学生到当地某公司企业办公室参观访问，了解该办公室环境管理的相关内容，直观感受企业办公室的布局和室内布置的特色。
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