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(共47张PPT)
第4章 采购与付款核算与管理
内容提要
需求与流程
采购与付款业务基本流程
需求与流程
采购与付款管理困惑
由于人工数据处理和数据传递的局限性,会计部门成为瓶颈:
当质检部门不及时提供验收报告、采购部门不及时提供采购订单时,会计部门就不得不因单据的传递效率低下,延误采购结算和付款;
当采购订单或者验收报告因两个部门分别编制而出现数据不一致时,会计部门又要把大量时间花费在处理这三单是否吻合上,从而造成人员、资金和时间的浪费。
采购与付款子系统的目标
it环境下
采购与付款子系统
流程分析
it环境下与手工环境下采购与付款流程的区别
it环境下实现数据的高度共享和及时传递
it环境下保证数据一致性和工作高效性
it环境下加强了统计分析能力
实现对采购与付款业务的有效控制
内容提要
数据编码设计
制定编码原则
一致性原则
层次性原则
易用性原则
选择编码方法
顺序编码
位数编码
分组编码
数据编码设计
　供应商编码举例：××××—××××××××
第1~4位表示供应商所在城市或地区的区号,可以采用国家统一规定的区号,如北京010 ,石家庄0311,不足四位补0
第8~12位表示供应商编号,可以用电话号码等作为编号。
数据文件设计
供应商档案文件
采购订单文件
采购发票文件
付款单文件
功能结构
内容提要
基础设置
存货档案设置（详见第6章）
供应商档案设置
采购类型设置
付款条件设置
期初余额处理
基础设置-供应商档案设置
基础设置-采购类型
编码 名称 说明
01 普通采购 采购原材料、商品等通常为普通采购
02 期初采购 启用系统之前采购流程未完全结束（在执行过程中）的采购业务
03 直运采购 适用于直运业务，由供应商直接将商品发给企业的客户; 商品不需要入库即可完成购销业务
04 固定资产采购 适用于采购非存货类的固定资产
基础设置-付款条件
基础设置-期初余额
期初在途物资，即已经取得采购发票但所购存货还没有入库，需要在系统中录入期初采购发票；
期初暂估存货，即还没有取得采购发票但所购存货已经入库，需要在系统中录入期初入库单;
期初应付账款，录入期初尚未支付的应付账款明细信息。
录入期初余额后，需要执行记账，确认期初余额已经录入完毕。
记账前:录入采购发票、入库单表头标题带“期初”字样
记账后：录入采购发票、入库单，无“期初”字样
采购管理
请购单管理
采购订单管理
采购发票管理
采购入库管理
采购结算
采购管理-请购单管理
采购管理-采购订单管理
采购管理-采购发票管理
采购管理-采购入库管理（存货核算）
采购管理-采购结算
付款管理
应付处理
付款申请
付款处理
核销处理
付款管理-应付处理
其他应付款对应业务单据
付款管理-付款申请
付款管理-付款处理
付款管理-核销处理
一体化策略
定义凭证模板
生成记账凭证
一体化策略-定义凭证模板
以采购发票为原始凭证的凭证模板
以付款单为原始凭证的凭证模板
一体化策略-定义凭证模板
一体化策略-定义凭证模板
一体化策略-生成记账凭证
管理分析
采购分析
应付款分析
管理分析-采购分析
管理分析-采购分析
管理分析-采购分析
管理分析-应付款分析
业务账是指以业务单据为依据，输出应付账款、预付账款、其他应付款等的总账、余额表以及不同供应商往来款项的明细账。
数据来源于采购发票文件、应付单文件、付款单文件以及入库单文件的未结算的暂估入库单。
查询业务账：总账、余额表、明细账
管理分析-应付款分析
管理分析-应付款分析
管理分析-应付款分析
q & a

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