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第3章 账务处理与总账子系统
内容提要
账务处理概述
账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。
账务处理概述
数据采集主要是从经济业务流程中采集数据,这些数据包括:
采购/支付流程的数据
生产等转换流程的数据
销售/收款流程的数据
总账子系统从业务流程采集数据,其数据的载体主要为原始凭证(采购发票、销售发票、出入库单等)。
账务处理概述
数据加工与存储
加工与存储是遵循“有借必有贷,借贷必相等”的记账方法，以审核无误的原始凭证为依据编制记账凭证,审核记账凭证,再按照账户对记账凭证信息进行分类与计算,并将结果保存在各类账簿中。
报告信息
报告信息是以账簿、记账凭证为依据,编制内部报表和外部报表,并提交给投资者、债权人、管理者、政府部门等利益相关者。
账务处理概述
账务处理具有以下基本特征：
规范性强
综合性强
集成性要求强
正确性要求高
账务处理流程
账务处理流程
手工环境下账务处理流程的缺陷
数据大量重复
信息提供不及时
准确性差
工作强度大
账务处理流程
账务处理流程
账务处理流程中的主要角色
业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）
凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证的人员
凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥
记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；
查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）
账务处理流程
it环境下和手工环境下账务处理流程的异同
数据处理的起点与终点不同
数据处理方式不同
数据存储方式不同
对账的方式不同
会计资料的查询统计方式不同
内容提要
总账子系统的总体设计
目标及功能结构
会计科目编码及体系设计
数据文件设计
总账子系统的总体设计-目标
总账子系统的目标包括:
及时、准确地采集和输入各种凭证,保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。
高效、正确地完成记账等数据处理过程。
随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务,随时输出各个会计期间的各种账表,为企业管理提供信息。
建立总账子系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据的及时传递和数据共享。
总账子系统的总体设计-功能结构
总账子系统的总体设计
目标及功能结构
会计科目编码及体系设计
数据文件设计
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。
会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置,按照一个系统的方案确定各级科目唯一数字编码的方法。
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
手工账务处理时，会计科目以汉字表示
计算机处理文字科目的缺点
存储空间的浪费
文字科目具有二义性
不利于提高录入速度
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
为什么采用会计科目编码？
采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系
保证会计科目的唯一性
便于计算机处理和分类
节省存储空间
提高处理速度
科目编码 科目名称
1403 原材料
140301 化工原料
14030101 A材料
14030102 B材料
140302 非化工原料
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
科目编码方法
顺序编码：按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。
位数编码：将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。
分组编码：是按数字顺序进行分组,由某一特定号码至另一特定号码代表某一类项目的一定类别名称的一种编码方法。
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
位数编码
第一段：一级科目
第二段：二级科目
……
科目编码结构：4-2-2
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
科目编码原则
规定性原则
层次性原则
一致性原则
简短性原则
扩展性原则
科目编码 科目名称
6602 管理费用
660201 管理费用-办公室
66020101 管理费用-办公室-办公费
66020102 管理费用-办公室-差旅费
66020103 管理费用-办公室-工资
660202 管理费用-财务部
66020201 管理费用-财务部-办公费
66020202 管理费用-财务部-差旅费
66020203 管理费用-财务部-工资
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目编码体系的设计
定长定位
科目体系结构：4－2－2
三级科目最多设计99个
二级科目最多设计99个
一级科目最多设计9999个
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目编码体系的设计
不定长定位方式
确定最大长度位数
缺点？
如何解决？
指定上级科目
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目编码体系的设计-立体科目
例1-1 某公司下设10个部门，管理费用下设10个明细费用科目。
想了解每个部门各项明细费用发生情况
科目体系该如何设计？
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
一级科目 二级科目 三级科目
管理费用 行政部 办公费
差旅费
…
其他费用（第10个）
采购部 办公费
差旅费
…
其他费用（第10个）
… …
财务部（第10个） 办公费
差旅费
…
其他费用（第10个）
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目编码体系的设计-立体科目
例1-2 某公司下设10个部门，管理费用下设10个明细费用科目。
想了解每项明细费用各个部门发生情况
科目体系该如何设计？
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
一级科目 二级科目 三级科目
管理费用 办公费 行政部
采购部
…
财务部（第10个）
差旅费 行政部
采购部
…
财务部（第10个）
… …
其他费用（第10个） 行政部
采购部
…
财务部（第10个）
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目编码体系的设计-立体科目
例1-3 某公司下设10个部门，管理费用下设10个明细费用科目。
想了解
每项明细费用各个部门发生情况
每个部门各项明细费用发生情况
科目体系该如何设计？
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
科目编码 科目名称 辅助核算
6602 管理费用 部门核算
660201 办公费用 部门核算
… … …
660210 其他费用 部门核算
部门编码 部门名称
001 行政部
002 采购部
… …
010 财务部
立体科目：一个部门链接多个科目、一个科目链接多个部门
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目编码体系的设计-立体科目
效果
按科目查询
按部门查询
按科目-部门查询
按部门-科目查询
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
会计科目编码体系的设计-立体科目
例2 某公司分10个销售地区，每个销售地区大概有20家客户，而且客户在不断增减变化
为了了解应收账款情况，科目体系该如何设计？
总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计
客户编码 客户名称 所属地区
0001 双安 北京
… … …
0101 浦发 上海
… … …
0201 本田 广州
… … …
科目编码 科目名称 辅助核算
1122 应收账款 客户
应收账款科目动态链接客户档案，客户增减在客户档案中更新
总账子系统的总体设计
目标及功能结构
会计科目编码及体系设计
数据文件设计
总账子系统的总体设计-数据文件设计
财务会计体系中，常用会计信息展现形式有哪些？
总账子系统的总体设计-数据文件设计
三个关键文件
科目文件
凭证文件
科目汇总文件
数据文件为账、表的查询提供数据源
总账子系统的总体设计-数据文件设计
科目文件
用于反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性
为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持。
序号 字段名称 说明
1 科目编码 如1001,1002
2 科目名称 如现金、银行存款
3 科目类型 如资产、负债
4 科目级别 如一级、二级、三级等
5 上级科目 上级科目编码
6 是否末级科目 如“T”为末级科目,“F”为非末级科目
7 辅助核算 可以定义“部门核算”、“项目核算”等,使得科目与部门档案、项目档案建立动态链接;可以增加核算内容
8 余额方向 如借/贷
总账子系统的总体设计-数据文件设计
凭证文件
用于存储所有记账凭证，记录在一定时间内所发生的各项经济业务。
序号 项目 说明
1 凭证类别 如“收款”
2 凭证编号 如“10005”,要求连续编号
3 日期 如“02/28/2019”
4 摘要 通常凭证的每行都有一个摘要
5 科目编码 如“100201”
6 借贷标志 如“借”或“贷”
7 金额
8 附件 附原始凭证张数
9 录入 录入人员名字
10 审核 审核人员名字,未审核为空
11 记账 记账人员名字,未记账为空
总账子系统的总体设计-数据文件设计
科目汇总文件
记账时系统自动按科目进行借贷方发生额汇总,并将汇总结果存入该文件;
输出账簿时,系统自动从该文件和凭证文件中提取数据,并进行加工,生成所需要的账簿;
进行编制报表、财务分析等工作时,仍然从该文件中提取数据,生成所需的结果。
序号 项目 说明
1 科目编码 如1001,1002
2 方向 如借/贷
3 年初余额
4 1月借方合计
5 1月贷方合计
6 2月借方合计
7 2月贷方合计

26 12月借方合计
27 12月贷方合计
内容提要
总账子系统的基本功能
基础设置-账套与权限
在系统中，为单位（会计主体）建立一个账套
增加操作员（相关财务和业务人员）
根据岗位职责，赋予操作员权限
说明：应用子系统【系统管理】
基础设置-账套与权限-登录角色
登录【系统管理】的人员分为两类
系统管理员（用户名：admin，默认密码为空）
从技术角度管理服务器里所有账套
账套主管（建立账套时，系统管理员将设置账套主管）
从应用角度维护账套内成员的权限、账套不同年度账数据、相应账套所有功能权限
基础设置-账套与权限-系统管理员（admin)
建立账套，主要定义账套的以下参数
账套：账套号、账套名称、单位名称、企业性质等
会计科目编码方案
账套启用日期
记账本位币
会计主管姓名等
基础设置-账套与权限-系统管理员（admin)
账套管理
账套的维护
账套数据的输出（备份）与引入（恢复）
用户与权限
用户的建立
授权
基础设置-账套与权限-系统管理员(admin)
主要职责之一：建立、输出（备份）、引入（恢复）账套
基础设置-账套与权限-系统管理员(admin)
主要职责之二：管理操作员（增加、修改、删除）
基础设置-账套与权限-账套主管
人员权限设置
根据财务人员岗位分工，分配与设置人员权限
在会计信息系统中，财务主管具有最高权限，可以为其他财务人员设置权限，如：
李红，有凭证录入权、记账权、账簿查询权
杨柳，有凭证审核权、账簿查询权
基础设置-账套与权限-账套主管
基础设置-启用子系统
admin建立账套后，系统会提示选择需要启用的子系统
账套主管可以进入“u8企业应用平台”启用子系统
基础设置-科目设置
会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿和编制会计报表的基础。
科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的会计科目逐一按要求描述给系统,并将科目设置的结果保存在科目文件中,实现对会计科目体系的管理。
除账套与权限外的其他基础设置功能，使用子系统【u8企业应用平台】
基础设置-科目设置
余额方向：影响余额查询
日记账：勾选才能查询日记账
银行账：勾选才能执行【银行对账】
辅助核算：根据管理需求，选择是否需要进行辅助核算
增加、删除科目的合规性和正确性检查
基础设置-科目设置
增加科目的合规性检查
是否符合编码规则？
是否重复编码？
是否为一级科目？
否,上级科目编码必须存在
科目是否已经使用？
是,只能增加平级科目,不能增加下级科目
基础设置-科目设置
删除科目的合规性检查
科目是否已经使用？
录入余额或凭证后，不能删除
是否为末级科目
如有上级科目，不能删除下级科目
基础设置-凭证类别
凭证可以不分类，使用“记账凭证”一个类别。
最常见的分类方式分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三个类别。
收款凭证、付款凭证和转账凭证的限制类型和限制科目
基础设置-结算方式
结算方式是指在企业经营过程中使用的收款及付款方式。
结算方式被运用于总账、销售与应收、采购与应付等系统中
基础设置-结算方式
结算方式在总账的应用:
【科目设置】时，需要进行银行对账的银行存款类科目设置为“银行账”
【凭证管理】，录入记账凭证时，如使用银行账科目，系统提示录入结算方式、结算日期和结算票号
【银行对账】时，系统利用银企双方各自记录的结算方式、结算票号、结算金额、结算日期等信息自动进行银行对账
基础设置-录入期初余额
方法一：录入账套启用月份的期初余额
方法二：录入账套启用月份的期初余额和截至启用月份期初的累计借方发生额和累计贷方发生额
余额录入完毕，试算平衡
资产=负债+所有者权益+（收入-费用）
总账=下属明细科目之和
借方合计=贷方合计
基础设置-录入期初余额
上级科目余额由下级科目余额系统自动汇总生成
科目进行辅助核算时，需要录入辅助核算明细数据，总账科目余额系统自动汇总生成
总账子系统的基本功能
凭证管理-凭证录入
凭证管理-凭证录入
记账凭证正确性检查
凭证号是否连续
凭证日期是否序时
科目编码检查
在科目文件中是否存在
是否是明细记账科目
是否符合凭证类别的限制
借贷金额是否平衡
凭证管理-凭证录入
辅助核算和管理数据的输入
科目性质为数量，录入发生额的同时录入数量
科目性质为外币，录入本币发生额的同时录入原币发生额
科目性质为单位往来，录入供应商或者客户信息
科目性质为部门往来，录入部门信息
科目性质为个人往来，录入职员信息
科目性质为项目，录入项目信息
凭证管理-凭证录入
科目联机查询功能
调出科目编码与科目名称对照表,当会计人员选择其中某一科目编码时,该科目编码便自动填入凭证中
常用摘要输入功能
通过基础设置定义常用摘要档案,录入凭证时，调用常用摘要档案
常用凭证
常用凭证就是要将这类凭证设置为凭证模板，填制凭证时随时调用常用凭证
凭证管理-凭证录入
凭证修改
错误凭证的“无痕迹”修改
凭证输入后,还未审核或审核未通过的凭证，可直接修改
已通过审核但还未记账的凭证, 使用审核凭证功能取消审核后, 使用凭证录入模块修改凭证。
凭证管理-凭证录入
凭证修改
错误凭证的“有痕迹”修改
凭证已录入但未审核时，如果发现错误，可以使用“作废”凭证，凭证打上“作废”标记，再增加一张新的正确凭证。
凭证已录入且已审核时，如果发现错误，可以“冲销”凭证，系统将增加一张与错误凭证对应的红字凭证，再根据业务情况填制一张正确凭证。
凭证管理_凭证审核
凭证审核的目的
发现凭证输入时出现的错误
只有经过审核的凭证才能记账
凭证审核的方法
静态屏幕审核法
二次输入校验法
凭证审核的控制
审核与制单不能为同一人
凭证审核后不能修改、删除
取消审核只能由审核人完成
凭证管理_凭证记账
记账方式
按单
按天
多天记账
凭证管理_凭证记账
总账子系统的基本功能
出纳管理-银行对账
初始化余额调节表
启用银行对账前，最后一张余额调节表上的未达账项
出纳管理-银行对账
获取银行对账单，获取方式
手工录入银行对账单
软盘获取对账单
网络获取对账单
出纳管理-银行对账
自动对账
结算方式+结算号+金额
手工对账
出纳管理-银行对账_输出对账结果
出纳管理-银行对账
删除已达账项
删除银行对账单文件已达记录
删除单位银行对账文件已达记录
出纳管理_支票管理
领用支票
修改支票
统计
删除已报销支票
总账子系统的基本功能
期末处理-期末转账
期末转账的特点:
期末转账业务通常在会计期末进行，在多个会计期间需要重复处理此类业务。
期末转账业务通常以会计人员自制原始凭证为依据,不同于一般业务,无法从其他部门或外部获取原始凭证。
期末转账业务通常需要从会计账簿中提取数据,这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。
有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据,这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题。
期末处理-期末转账
期末转账业务举例:
“费用计提”的处理,如计提“五险一金“;
“间接成本分摊”的处理,如制造费用分摊给不同产品;
“税费计算”的结转,如计提城市维护建设税、教育费附加、所得税费用等;
“期末损益结转”的处理,如每月收入结转本年利润、每月费用结转本年利润。
期末处理-期末转账
期末处理-期末转账
以月末损益结转为例
步骤一：设置转账规则
期末处理-期末转账
以月末收入结转本年利润为例（费用结转同理，略）
步骤二：转账生成，选择结转月份、类型“收入”，全选收入类科目，每月生成收入结转凭证
期末处理-期末转账
以月末收入结转本年利润为例（费用结转同理，略）
步骤二：转账生成，选择结转月份、类型“收入”，全选收入类科目，每月生成收入结转凭证
期末处理-结账
月结
保护结账前状态
上月未结账,则本月不能结账。
本月还有未记账凭证时,则本月不能结账。
检查正确,计算本月各账户发生额合计,计算本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初。
如果启用了其他子系统，其他子系统先结账，总账子系统才能结账。
如果是结12月份的账,则必须产生下年度的空白账簿文件,并结转年度余额。
做结账标志。
期末处理-结账
各子系统结账顺序
销售与收款
子系统
采购与付款
子系统
库存管理
子系统
存货核算
子系统
总账
子系统
工资
子系统
固定资产
子系统
期末处理-账表输出
账表输出内容
日记账
明细账
总账
多栏账
余额表（试算平衡表）
期末处理-账表输出
常用查询条件
辅助核算与管理
内容提要
往来核算与管理
部门核算与管理
项目核算与管理
往来核算与管理
以应收账款为例，手工环境下往来科目设置
应收账款-华北地区-天津-天津糖果贸易公司
-天津日化厂
-……
-石家庄-a公司
-石家庄-……
应收账款-华东地区-……
往来核算与管理
明细科目核算方式
明细科目体系庞大
随客户增减需要同步调整科目体系
通过查询明细账了解客户往来款项情况，无法同时查询某客户的应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。
往来核算与管理
应收账款通过客户往来进行辅助核算（应付账款同理，通过供应商往来进行辅助核算）
科目设置：将应收账款、应收票据、预收账款等科目设置为“客户往来”核算
基础设置：将地区和客户单位信息在客户档案文件中进行管理
期初余额设置：录入客户往来期初余额
凭证管理：录入记账凭证时，系统要求录入客户单位信息
账簿查询：查询客户往来辅助账
内容提要
往来核算与管理
部门核算与管理
项目核算与管理
部门核算与管理
部门核算与管理的动因
简化核算体系
加强部门管理
部门核算方式
科目设置：将需要按部门管理的收入、费用等科目设置为“部门”核算
基础设置：管理部门档案
期初余额设置：录入部门辅助核算科目的期初余额
凭证管理：录入凭证时，如果科目需要进行“部门”核算，需要同时录入对应部门信息
账簿查询：查询部门辅助账
部门核算与管理
部门账簿
部门总账
部门明细账
部门管理报表
部门收支出分析表
部门损益表
内容提要
往来核算与管理
部门核算与管理
项目核算与管理
项目核算与管理
手工环境下的核算方式
根据项目设置明细科目
计算机环境下项目核算与管理的方法
科目设置：将与项目有关的科目设置为“项目”核算
基础设置：管理项目档案（项目大类+项目分类+项目目录）
期初余额设置：录入项目核算科目的期初余额
凭证管理：录入凭证时，如果科目需要进行“项目”核算，则需要录入相关项目信息
账簿查询：查询项目辅助账
项目账表输出
项目总账
反映项目对应各个科目的各期发生额和余额
科目的项目明细账
反映某科目下，各项目的明细数据
项目的明细账
反映某个项目对应各科目的明细数据
项目统计表
反映各个项目在各个科目下的期初余额、借贷方发射功能额及期末余额
项目执行计划报告
反映各项目的实际执行情况与预算数的对比报告
q & a

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