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计算机会计学 Accounting Information System
第三章 帐务处理与总帐子系统
第一节 帐务子系统的概念与特征
第二节手工与IT环境下帐务处理的异同
第三节 总账子系统的总体设计
第四节 总账子系统的初始设置
第五节 凭证管理
第六节 期末处理与账表输出
第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
主要内容
账务处理的基本概念
账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。
从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统的基本功能是通过采集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和控制，保证会计信息的真实、准确和有效。
投资人
债权人
管理者
政府
会计数据（账簿、凭证）
经济业务流程
数据采集
数据加工与存储
报告信息
原始凭证
1．数据采集
数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。这些数据包括:
获取/支付流程的数据
转换流程的数据
销售/收款流程的数据
总账子系统从业务流程采集数据
数据加工与存储
加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和“有借必有贷，借贷必相对”的原则编制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。
报告信息
报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。
账务处理的基本特征
规范性强
综合性强
集成性要求高
正确性要求高
帐务处理的风险分析
案例1：风险警示录
顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始，就已经瞄准了科龙。他先是利用从科龙电器划拨的1.87亿元资金，采取反复对倒的方式注册顺德格林柯尔，并使其从表面上符合《公司法》的相关出资规定。打造好了顺德格林科尔这一购并平台后，科龙电器的梦魇也开始了。
科龙电器有太多的故事，从顾雏军当初颇具些技术含量的财务运作，到最终赤裸裸的数字造假，以及其身陷囹圄。科隆电器财务会计循环的失控，不仅给企业带来灾难，也给资本市场带来了巨大损失。学者、监管者、财会人员都值得去探究、去深思。
第一节 帐务子系统的概念与特征
第二节手工与IT环境下帐务处理的异同
第三节 总账子系统的总体设计
第四节 总账子系统的初始设置
第五节 凭证管理
第六节 期末处理与账表输出
第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
主要内容
手工环境下帐务处理的流程分析
手工环境下账务处理流程的缺陷
数据大量重复
信息提供不及时
准确性差
工作强度大
IT环境下账务处理的流程分析
账务处理流程中的主要角色
业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）
凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证的人员
凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥
记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；
查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）
IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同
数据处理的起点与终点不同
数据处理方式不同
数据存储方式不同
对账的方式不同
会计资料的查询统计方式不同
第一节 帐务子系统的概念与特征
第二节手工与IT环境下帐务处理的异同
第三节 总账子系统的总体设计
第四节 总账子系统的初始设置
第五节 凭证管理
第六节 期末处理与账表输出
第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
主要内容
总账子系统的目标
总账子系统的基本功能
总账子系统
初始
设置
凭证
管理
期末
处理
会计
报表
辅助
管理
其他
出纳
管理
系统
服务
账簿
输出
第一节 帐务子系统的概念与特征
第二节手工与IT环境下帐务处理的异同
第三节 总账子系统的总体设计
第四节 总账子系统的初始设置
第五节 凭证管理
第六节 期末处理与账表输出
第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
主要内容
为什么需要进行会计科目的编码？
会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。
1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系
2.保证会计科目的唯一性
3.便于计算机处理和分类
4.节省存储空间
5.提高处理速度
科目编码方法与编码原则
方法：.
顺序编码
位数编码
分组编码
原则：
.规定性原则
层次性原则
1501 固定资产
150101 固定资产——甲车间
150101001 固定资产——甲车间——A型机床
150101002 固定资产——甲车间——B型机床
一致性原则
简短性原则
扩展性原则
科目体系结构
科目体系结构：4－2－2
三级科目最多设计99个
二级科目最多设计99个
一级科目最多设计9999个
定长定位方法
科目体系结构
立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。
总账子系统主要数据文件设计
计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？
实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路有关，还与数据管理系统等多种因素有关。
三个关键文件
科目文件
汇总文件
凭证文件
什么是初始设置？
总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。
参加流程
初始设置－－设置账套
设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。
账套参数定义的内容
账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。
案例
单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂）
启用日期：2012年4月1日
会计期间：1月25日——12月25日
记账本位币：人民币（RMB）
企业类型： 商 业
行业性质：股份制
会计科目编码结构：4－2－2－2－2
客户分类编码级次：2－2－3
供应商分类编码级次：2－2－3
部门编码级次：1－2－2
结算方式编码级次：1－2
初始设置
科目设置
录入余额
人员权限设置
结算方式设置
案例
第一节 帐务子系统的概念与特征
第二节手工与IT环境下帐务处理的异同
第三节 总账子系统的总体设计
第四节 总账子系统的初始设置
第五节 凭证管理
第六节 期末处理与账表输出
第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
主要内容
凭证管理模块的功能
主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账等功能模块。
凭证录入与控制机制
凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。
因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：
系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。
凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。
因此，其控制机制为：
凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期
附单据数。即本凭证的附件张数。
摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。
凭证录入与控制机制－科目
科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：
存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。
是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。
凭证录入与控制机制－科目
与凭证类型是否相符的检查： 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。
凭证录入与控制机制－科目
凭证录入与控制机制－金额
任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为：
自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。
只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。
审核与记账
临时凭证文件
科目编码
借贷 金额 ，，，
科目文件
科目编码
科目性质 父科目，，，
历史凭证文件
科目编码
借贷 金额 ，，，
汇总文件
科目编码
余额 发生额，，，，，
企业银行账文件
科目编码
借贷 金额 ，，，
第一节 帐务子系统的概念与特征
第二节手工与IT环境下帐务处理的异同
第三节 总账子系统的总体设计
第四节 总账子系统的初始设置
第五节 凭证管理
第六节 期末处理与账表输出
第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
主要内容
期末转账
借：本年利润
贷：产品销售成本
管理费用
财务费用
产品销售费用
产品销售税金及附加
其他业务支出
营业外支出
期末自动转账的基本原理
科目文件
自动转账分录模板文件
临时凭证文件
1定义自动转账
分录
部门编码文件
2．生成转账凭证
汇总文件
帐表输出
历史凭证文件
汇总文件
打印输出
账簿和会计报告
查询输出
磁盘输出
综合查询
综合查询
日期： 年 月 日 到 年 月 日
科目： 凭证号：
摘要：
金额： 到
客户： 供应商：
部门： 个 人：
项目：
票号： 结算方式：
制单人： 审 核 人：
网络财务报告的模式－XBRL
网络财务报告的需求
传统网络报告的主要模式与问题
第一节 帐务子系统的概念与特征
第二节手工与IT环境下帐务处理的异同
第三节 总账子系统的总体设计
第四节 总账子系统的初始设置
第五节 凭证管理
第六节 期末处理与账表输出
第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
主要内容
从价值链管理的视角剖析传统会计核算模式的缺陷
会计流程是基于落后的劳动力分工论思想，导致会计系统以信息“孤岛”存在。
会计流程远离业务流程和管理流程，导致会计信息的实时性、相关性、有用性受到极大的影响，无法满足管理的需要。
传统会计流程限制了财会人员的工作视野，制约了会计实时控制职能的发挥
参考《会计研究》2004.12
解决业务问题需要了解企业的战略、业务过程、组织结构、计量标准和IT环境的使用情况，当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于“会计问题”，而不是“业务问题”。
这种隔阂可能导致业务过程管理与财会工作之间不必要的紧张，而且无法有效地起到会计控制作用。例如，当财会人员远离业务过程时，他们不知道物料的作用、质量、以及物料的真正实际价格。当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时，只能根据发票付款起到一个记录员而非控制员的作用。
从价值链管理的视角看：传统会计核算模式的设计建立在劳动力分工的理论基础之上，会计流程远离业务流程，客观上降低了会计信息的相关性和可靠性！
从价值链管理的视角剖析传统会计核算模式的缺陷
“编制记账凭证”环节从客观上影响会计信息的可靠性
“编制记账凭证”的环节降低了会计信息的相关性
消除“编制记账凭证”的策略：财务业务一体化核算模式的思考
建立IT环境
打破传统财务会计流程建立起财务业务一体化流程
将实时信息处理嵌入业务处理过程中
从会计信息处理到帮助管理者制定业务处理规则
美国一些会计权威人士分析
“自20世纪80年代以来，公司的财务和会计工作正在发生一场静悄悄的变革。公司越来越希望他们的财务专家与经营管理业务活动的经理合作，大幅度地降低财务和会计工作的成本。然而，与起源于20世纪80年代并迅速发展的经营管理革命相比，在财务和会计工作领域所发生的革新落后了一代。”`1`
[1] Thomas Walther, Henry Johansson, John Dunleavy, and Elizabeth Hjelm, Reinventing the CFO: Moving from Financial Management to Strategic Management (New York: McGraw-Hill,1997),P.3
财务业务一体化的模型
动态会计平台IT模型的设计
采购
入库
付款
销售
出库
收款
生产
资产
供应商
业务与财会人员
银行
客户
业务与财会人员
银行
事件接受器
凭证
模板
生成器
总账系统
实时凭证
案例分析－赊销业务
客户
A单位
销售部门1-5
开具销售发票
销售发票
应收帐款管理部门
开具销售发票
应收单
账务处理
编制
记账凭证
借：应收帐款－销售1部－A单位
贷：销项税额
主营业务收入
定义凭证模板：
*
自动生成记帐凭证
Q&A

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