资源简介

(共16张PPT)
项目五　群体沟通与会议沟通
本项目知识结构图
任务二 会议沟通的技巧
学习目标
知识目标
了解会议沟通的概念和适用情境。
掌握会议沟通的核心要素。
掌握会议沟通的具体技巧。
能力目标
能分析和定位出会议沟通案例中所涉及的要素。
能熟练运用会议沟通的具体技巧。
素质目标
培养学生自主学习的能力。
培养学生团队合作的精神。
提升学生在商务沟通中的文化自信和民族自豪感。
01
能分析和定位出会议沟通案例中所涉及的要素。
02
能熟练运用会议沟通的具体技巧。
重点、难点
CONTENTS
案 例 导 入
会议沟通的智慧
利谷歌公司全球副总裁兼中国区总裁李开复在一封信中讲述到：
我记得当我在苹果公司开始我的第一份工作时，公司里有一位名叫西恩的经理。每个人都知道他是一个非常有才华的人。特别是在会上，他得体的言辞完美地展示了他卓越的才华、情商和口才，这足以让在场的所有人钦佩。
有一天，我鼓起勇气向西恩请教有效沟通的秘诀。他说：“我的秘密其实很简单。我并不总是急于抢答发言；当我不明白或不确定时，我会紧闭嘴巴；但当我有好的意见时，我永远不会错过这个机会。如果我不让我发言，我就不会让会议结束。”
案 例 导 入
我问他：“如果其他人都争先恐后地发言，你怎么发言呢？”他说，“我会先用肢体语言告诉别人该轮到我说话啦！例如，我会举手发出一个特殊的声音（比如清嗓子），或者用目光告诉主人请允许我说话；如果其他人霸占了所有发言的机会，我会等到发言人在调整呼吸时，迅速街上话头。”肖恩说
我又问他：“如果你知道的不多，但别人向你请教呢？”西恩说：“我会先看看是否有比我了解更多的人来帮我回答。如果有，我会巧妙地‘让’给他回答；如果没有，我会说，‘我不知道，但我会查清楚的。’会后，我定会把问题查清楚。”
资料来源：张秋筠,《商务沟通技巧》,2018
课堂讨论：通过以上案例内容，你是否赞同西恩的做法，为什么？
一、会议沟通的概述
（一）会议沟通的概念
会议沟通是一种有效的沟通手段，它耗时较长，常用于较重大且复杂问题的解决。相关调查表明，大部分商务人士有三分之一的时间是在开会中度过，三分之一的时间则用于商务旅途的奔波。万科总裁也曾经这样描述自己的工作“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上”。可见，会议沟通在商务界充当了无可替代的重要角色，协助着组织各部门的良好运作。
（二）会议沟通的适用情境
1.需要统一的思想或者行动时。例如，企业新项目的计划与筹备、建设的讨论。
2.需要被当事人所知、认可和接受时。例如，企业绩效制度、考核制度、考勤制度正式实施前的讨论。
3.重要信息的传达时。例如，企业项目实施后的总结。
4.当某些负面信息对团队或组织造成较大影响，需要进行辟谣时。
5.当讨论较复杂的问题解决方案时。例如，企业某产品出现质量问题，需要针对产品技术及生产链收集问题的解决方案，对汇总的方案进行讨论。
二、会议沟通的核心要素
（一）会议沟通的主题
会议沟通的主题要与会议参会人员有关联，即会议内容是建立在与会者的知识经验基础上进行的，否则会出现与会者听不懂或认为议题在自身责权范围以外，难以从其中获取参与感的情况，大大降低会议的效率。
（二）会议沟通的出席成员
会议沟通的出席成员应当具备与会能力，即有会议决策力和会后影响力。在职位上具备一定的权力，且有义务执行会议的最终决定。
（三）会议主持人
会议沟通的主持人是会议进程的动力与导向，是会议的灵魂人物。一场顺利的会议必然离不开优秀主持人的引导发言、会场秩序控制、会议时间管理和会议总结。因此，会议沟通要想成功进行，挑选一名合适的主持人能为会议的完成起到事半功倍的效果。
二、会议沟通的核心要素
（四）会议沟通前的充分准备
会议沟通前的准备工作环节，一般通过制定会议准备检查表来呈现。检查表内容应当包含会议沟通准备的检查（准备工作是否已经到位）、议题导入阶段的检查（议题是否能恰当导入）、会议沟通过程的检查（发言人是否跑题、超时、冲突出现等）、会议沟通结论的检查（如何恰当引导大家进入会议的共同总结）。
（五）会议沟通成员的态度
无论是什么会议，参会人员都应当树立正确的与会态度，做到准时参会；会前成分准备；会中纪要；尊重他人的发言权。
三、会议沟通的具体技巧
（一）会议室的布置技巧
会议室的开会的基本场所，会议室的安排通常需要根据会议的性质、规模和需求来确定，以满足不同会议的目的。良好的会议室布置，是会议成功的开始。
1.根据会议性质的不同，会议室的布置形式也不同。
（1）日常工作会议
日常工作会议的布置形式多以圆形、椭圆形、正方形、长方形、T型、一字形、马蹄形等形式呈现，体现会议的民主、团结的氛围。
（2）座谈会或讨论会
一般以半圆形、回字形、六角形、八角形为主，体现会议的和谐、放松状态。
（3）中型会议
中型会议一般以扇面形、而字形为主，体现会议的正式。
（4）大型会议
大型会议一般在礼堂召开，形式比较固定。如果是大型的茶话会和团拜会，则以星点式为佳。
三、会议沟通的具体技巧
2.会议室的选择及布置应遵循以下几点。
（1）会议室如需租赁，地点是首要考虑的问题。应当选择性价比高、出行方便的地方。假若会议所涉及的对外关系形象或者与会人数相对较多，则可以优先考虑酒店会堂或展览中心会议室的租用。
（2）注意会议室的室内环境，包括室内温度（是否有空调、窗户）、桌椅舒适度、室内光线、室内安全（疏散通道、消防等安全设施）等。
（3）根据会议的性质，决定桌椅安排的形式。例如，日常会议选择圆桌形；中型会议采用而字型。
三、会议沟通的具体技巧
（二）会议主持人的沟通技巧
良好的会议主持方式，其实是对与会人员进行提问，互动的过程能高效集中与会者的注意力，使他们快速参与到讨论的话题中，以提高会议的效率。会议涉及的问题通常有两种形式，分别为开放式问题和封闭式问题。开放式的问题通常需要花费更多的时间和精力来思考问题、搜集资料、组织语言。封闭式的问题回答较为简单明了。例如，“这位先生，请问您对此问题的看法如何”，很明显这是一道开放式题目，回答者需要一定的思考时间。而问题“请问您同意对方的观点吗”，这是封闭式问题，回答者能较快对问题做出回应。因此，作为会议沟通的主持人，应当善于运用不同的问题提问方式，提高与会者的注意力和兴趣。可以将会议沟通的问题类型及特征进行归纳：
三、会议沟通的具体技巧
问题类型 问题特征
棱镜型问题 指将他人想你提问的问题反馈给其他所有与会者。例如，一名与会成员提出“面对接下来的任务，我们如何做才好呢？”这时候你向其他人进行提问“大家一起来想想，接下来的任务应当如何来做才好”。
环形问题 指向全体与会成员提出问题，然后引导成员依此进行回答。例如，“接下来由大家对上个月的工作情况进行汇报。程琳，从你开始吧。”
广播型问题 指向全体与会成员抛出一个问题，等待成员思考后主动回答。例如，“屏幕上的三幅图存在什么差异，哪位可以找出答案来？”这种属于没有鼓励性提问方式，没有因制定成员回答问题而产生群体压力。
定向型问题 指抛出问题后，制定某位成员回答。例如，“你认为这种做法对企业的供应链是否造成一定的影响？王敏，你的看法是？”但这种提问方式需要给予回答者充分的时间进行思考。
图4-6 会议沟通问题类型及特征
三、会议沟通的具体技巧
（三）会议发言的沟通技巧
会议上发言是沟通的一种重要形式，一般需要做好以下三方面的工作。
1.避免歧义
由于口语表达在某些情况下无法像书面语一样，借助字形或专业术语区分一些容易混淆的确切词语、概念等。例如，某会议上，采购部门一员工说“产品的订金是500元”，有部分与会成员理解为“产品的定金的500元”，而字面上“订金”是指产品购买之前约定的价格，“定金”则是交易保证金的意思，所以此话引起了部分成员的误解。
2.防止跑题
会议发言大多数是即席发言，防止跑题的前提是要明确自己的观点，观点是与会者即席发言的核心，它起着纲领作用，应当贯穿在整个发言流程过程中。会议发言者要想在发言中做到观点鲜明、正确、深刻、集中，必须学会在发言中使用能支持观点的材料，选择恰当的词汇和句子，甚至发言时的整体姿态、表情和情绪控制等，都要考虑在内。
三、会议沟通的具体技巧
3.哲理名言的运用
伟人的哲理名言，是对实践经验的总结和概括，是酸甜苦辣生活的凝练，更是人不断前进的指南针。在会议沟通中，适当、准确地采用伟人的名言，既能增加发言人言语的理论分量，又能起到纲举目张的作用。
（四）组织会议讨论的技巧
会议讨论是会议的重要环节，需要掌握以下三大技巧。
1.会议讨论节奏的适当掌控
2.正反面意见或建议的接纳
3.问题解决的应变能力培养

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