资源简介

(共39张PPT)
第三章 信息与秘书
第四节 信息的处理
成功
优雅
社交
奋斗
人生
《秘书基础》
01
学习目标
掌握信息的整理加工，了解信息的储存和传递。
信息的处理
课程导入
在当今这个信息爆炸的时代，我们每天都被大量的信息所包围。如何从这些纷繁复杂的信息中提取有价值的内容，并加以利用，成为了一个关键的技能。信息的处理不仅涉及到对信息的初步筛选和分类，更包括深入的分析、整合和创新。这一过程要求我们具备批判性思维，能够识别信息的真伪和相关性，并将其转化为可操作的知识。
本课程将引导大家走进信息处理的世界，深入了解信息整理加工、信息储存和信息传递这三个核心环节。我们将学习如何运用现代信息技术和管理工具，高效地对信息进行筛选、分类和整合。同时，我们还将探讨如何建立和维护一个有效的信息系统，确保信息的安全存储和快速传递。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
信息的整理加工，是整个信息工作的核心。它是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和传递，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作的过程。信息成为信息资料，有四道程序，即筛选、校核、加工、编制。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．筛选
即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。概括地说，力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。完全做到这一点不大可能，但剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这不仅可能而且应该做到，这就是筛选的基本任务，例如，某市府办公室收到一份反映某县重视教育的信息，文中分五条陈述搞好中等教育结构改革等问题，内容一般化。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．筛选
但该文最后谈到县乡村三级自筹资金修建灾区危险校舍的情况，是为教育办实事的具体事例，于是他们只选用了这一部分，其余的都删除了。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．校核
即对经过初步甄别的信息做深一步的校验核实。任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实反映了客观事物发展变化的状况，即是否具有真实性。由于信息的来源、信息传播的渠道中难免有不客观的杂质和主观的因素干扰，因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度，有的含有虚假成分，有的可能完全是假象。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
信息中的不真实因素，一般表现为以下几种情况：偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影、孤证等。如果说筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，而上述各种不真实的信息则很可能因表面“有用”而漏网。这就需要校核，好比是再过一遍细筛子，把各种“有用”的水分挤干，泥沙除尽，确保信息的真实、准确。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
进行校核有多种方法，最常用的有以下三种：
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（1）分析法 即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。例如，同一材料中前后矛盾，既是这样，又是那样，依据逻辑学中的矛盾规律，就可以判定其中一个有错，或者两个都错。分析法的长处在于一般不需要借助于其他手段，仅从原始信息本身就能发现某些差错。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（3）调查法 即对原始信息中所表达的事物的运动变化情况，通过现场的调查来验证它的真实性和准确性。这种方法需花费较多的人力和时间，因此一般只对重要的原始信息进行现场调查鉴别。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．加工
加工是对信息的创造性整理阶段。加工的范围广泛，涉及信息的内容和形式的各个方面。下面是加工中应注意的几个问题：
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（1）充实内容 对零碎、肤浅、杂乱而又有价值的信息，要弄清它的性质、范围、意义和发展趋向，充实、丰富它的内容。常用纵深法对信息进行此类加工，所谓纵深法，即“打破沙锅纹（问）到底”的方法。从纵的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程开发下去，以搞清问题的来龙去脉。这种方法既需要利用各种最新的信息资料，也需要充分利用早已储存的信息资料，进行对比分析，以揭示某一事物发展变化的特征。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（2）综合分析 即对一段时间内获得的信息，从整体上进行系统的归纳、分类，做出定性、定量的分析和判断，通过对同类或相关的信息进行综合分析，可以发现带有规律性的变化和倾向性的问题，这对领导掌握全局情况，预测未来，指导工作，有着重要的参考价值。常用归纳法对信息进行加工。所谓归纳法，是将反映某一主题的原始信息资料集中在一起，加以系统地综合、归纳，以便完整地、明晰地说明某一方面的工作状态。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
归纳法要求分类合理，线条清楚，综合准确，因而要求加工者有较强的逻辑思维能力和文字表达能力，防止信息在归纳中产生变异。西安市群众对“吃水难”反映强烈，市政府曾多次以限制工业用水来调剂民用水，但都没有从根本上解决问题。办公室的同志把市区各方面缺水严重的情况综合在一起，写出书面材料，促使市委、市政府和有关部门的领导，下决心开辟新水源，从而确定了将周至县境内的黑水河引进城区的计划，并列为西安市重点建设工程。这就是对信息进行综合分析的典型例子。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（3）提出意见 即对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见，供领导参考。提出意见，这既是信息整理中的重要一环，也是秘书信息工作与其他部门信息工作的显著区别之一，秘书在信息整理的过程中，要有的放矢地提出参考性建议、办法、观点、方案，才能发挥参谋助手的作用。例如，四川省双流县农村一度出现过生猪出栏数不断增加，屠宰税收却不断下降的倾向，该县县委办公室得知这一情况后，主动向领导建议，提出广泛宣传税法，实行“税奖挂钩”、直接征收、委托代征和清理补交等措施。这些措施实施后，迅速扭转了这一现象。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（4）修饰润色 即对信息材料的语言文字、篇章结构等方面进行整饬，使之臻于完善。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
信息的编写是公文写作的基础之一，也是领导决策的依据之一，把信息材料写得短些好些，至关重要。信息的文字叙述要注意主题集中，结构严谨，语言准确、鲜明、生动，常用浓缩法对信息进行此类加工。所谓浓缩法，即通过压缩信息资料的内容和文字篇幅，从而提炼主题，简洁行文，一篇信息资料只表达一个中心思想，阐明一个观点。《人民日报》曾刊载了一篇短文《鞍钢的文件短了少了》，文中说：鞍钢的文件，一般只有三四百字，最长的不过千字，鞍钢经理办公室主任写的一个文件，只有 180字，这是应该提倡的。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（1）转换法 原始信息资料中若有数据出现，则应把不易理解的数字转换成容易理解的数字。例如于光远同志在《请算算“烟屁股”这笔账》一文中，讲到一支“无嘴烟”抽掉 4/5，丢掉 1/5丢掉 1/5 到底有多大损失呢？我国现有 1000 万亩土地种植烟草，1/5则是 200 万亩，如果在这1/5 土地上种粮食，按亩产 200 千克计算，就是 4 亿千克粮食。这就是转换法。通俗、形象，给人的印象很深。使用转换法要注意两点：一是要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性；二是转换对象要通俗易懂，不能越转换越深奥，使人不得要领。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（2）对比法 即用比较的方法强烈地反映出事物变化的特征。纵的比较，就是将某一事物自身发展变化的今昔进行对比；横的比较，就是某一事物的某一阶段发展状况与同类事物同阶段发展状况进行比较，或将某一空间的某事物与另一空间的某事物进行比较。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（3）图表法 如果原始信息资料中的数据有一定的规律性，就可以将数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
为了使信息发挥最大效益，在编制中还要注意以下两点：
第一，要多样化。编制信息要根据不同需要者的不同要求而有所变化。能用电话、口头汇报的就不需要编成书面材料。书面材料有快讯、简报、摘报、调查报告等。还可以编制成声像信息资料，如影视片、录像、录音等，还可建立信息资料陈列室、阅览室，供需求者查阅或借阅。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
为了使信息发挥最大效益，在编制中还要注意以下两点：
第二，把好文印关。所谓文印，是指文字和印刷。首先，文字上不能出差错，编制者和审定者要层层把好文字关，要形成制度。其次，要把好印刷关，印刷的数量和质量，要有专人负责，质量不好，有不清楚的地方，就要坚决重印，这也要形成制度。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
二、信息的储存
秘书、秘书部门把已使用过或尚未使用的信息作为资料人库储存起来，叫信息资料的储存。储存的目的是供以后使用，为了查找方便，就要科学地储存。信息资料的科学储存主要应做好以下几项工作：
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．分类
分类是对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。通常，公文和准公文按作者、问题、名称等特征划分大类，在大类下再分若干小类；报刊信息资料则按上海图书馆编的《全国报刊资料分类表》分类，有的参照新华社、人民日报、中央人民广播电台等编制的分类表，采用大类加小标题的形式；图书一般按中国图书资料分类法》的17个大类来划分。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．著录
著录是对具体的信息资料进行如实的记载。一般按照一定的格式制成分类卡片，用简明扼要的语言填写，通常著录的项目有以下七项：
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（1）名称项 即信息资料的名称，包括正副标题、译文原名等。
（2）著者项 即信息资料的制作者，包括合著者、翻译者、注释者、绘制者等。（3）出版项 包括出版者、出版地点、出版时间、版次等。
（4）稽核项 包括页数、成册数、图表、开本、字数、价格等。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（5）附注项 包括附录、附注、补充说明等。
（6）提要项 简介信息资料的内容、科学价值、作者概况、主要用途等。
（7）业务注记 指信息资料人员根据业务工作需要所作的特别记载，包括排架号、登记号等
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
学科分类法与主题分类法的著录项目基本相同。如果只建立主题储存检索系统，则可省去分类号码的著录。如果兼有两种分类方法的储存检索系统，则只需在著录卡片上方再标出主题词及其汉语拼音就可以了。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．建立储存检索系统
建立储存检索系统，可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。
学科分类法可按照著作者、名称、问题、出版年月等多种方式排列，主题分类法可按照主题词的汉语拼音字母音序、汉字部首顺序等排列。
信息的处理
信息的整理加工
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
4．保管
这是指信息资料人库的存放和维护。应注意防止信息资料的污损和丢失，载体为非纸质的信息资料，更要科学保管。及时剔除失去保存价值的信息资料和卡片，建立查阅、保管制度等。
信息的处理
信息的传递
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．信息资料传递的基本要求
将信息资料送达需要者手中，就是信息资料的传递。一般来说，信息资料的传递基本要求是“多、快、好、省”。多，是指数量而言，要求在一定条件下传递的信息资料数量尽可能大，或者说在一定渠道中通过的信息尽可能的多；
信息的处理
信息的传递
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．信息资料传递的基本要求
快，即对速度而言，指信息资料的传递特别要注意时限，能够在尽可能短的时间内，使信息送达指定目标；好，是对质量而言，要求信息资料的传递准确可靠，防止失真：省，是对经济而言，要求信息资料的传递中讲求经济效益，以最少的费用传递尽可能多的信息。
信息的处理
信息的传递
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．信息资料传递的基本方式
（1）单向传递 即由信息资料的发出者把信息直接传递给需要者，这种传递是单向进行的，如广播、电视、报刊、广告、新闻发布会，以及各单位发出的简报、报表等。
信息的处理
信息的传递
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．信息资料传递的基本方式
（2）相向传递 即双方在信息资料的传递过程中都向对方发出信息，共同参与传递过程。如各种讨论会、交流会，以及资料交换活动等。
信息的处理
信息的传递
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．信息资料传递的基本方式
（3）反馈传递 即信息资料的发出者根据接收者提出的要求，有针对性地选择信息内容进行传递。如上级主管部门向下属单位下达了本年度利润指标后，要求把各阶段指标完成情况和存在问题及时汇报上来，各基层单位按要求传递信息资料，就形成了反馈传递。其特点在于：所传递的信息内容具有较强的针对性，利用率高。
信息的处理
信息的传递
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
信息的处理
信息的传递
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．我国具体的信息传递途径
（1）邮路传递 即由邮电部门采用邮件形式传递。
（2）电信传递 即通过电话、电报、电传、计算机网络等方式传递。
（3）新闻传递 即通过报刊、广播、新闻发布会等方式进行传递。
（4）面授或直接送达 如召开各类讨论会、交流会、派专人送达等，重要信息资料或距离较近者可采用此方式。
谢谢欣赏
成功
优雅
社交
奋斗
人生

展开更多......

收起↑