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(共15张PPT)
第五章 检查督办
第三节 秘书工作中检查
督办的特点和方法
成功
优雅
社交
奋斗
人生
《秘书基础》
01
学习目标
掌握秘书工作中检查督办工作的特点和方法。
秘书工作中检查督办的特点和方法
课程导入
在日常的工作流程中，检查督办是确保各项任务得以顺利完成的关键步骤，它涉及到对工作进度的跟踪、问题的及时发现和有效解决。
首先，让我们来了解一下检查督办的特点。这项工作不仅需要我们具备细致入微的观察力，还要求我们有条不紊地组织和管理信息。此外，检查督办还要求我们具备一定的沟通协调能力，以便在必要时与相关人员进行有效的沟通和协作。
接下来，我们将学习一些实用的检查督办方法。这些方法包括制定合理的工作计划、建立有效的信息反馈机制以及运用合适的督办手段等。通过掌握这些方法，我们可以更加高效地开展检查督办工作，确保各项任务按时按质完成。
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．目的明确
秘书部门检查督办工作的特点
秘书在检查督办时，目的的明确性有利于秘书部门确定检查督办的对象、内容和范围，以便集中精力，及时准确地完成检查督办任务。
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．内容系统
秘书部门检查督办工作的特点
秘书部门检查督办工作的内容是执行上级决策指令的系统情况，包括决策指令“是否在办理”、“在怎样办理”、“办理的效果怎样”等等，形成层次分明紧密联系的检查督办内容体系。
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．态度谦和
秘书部门检查督办工作的特点
秘书代表上级机关到下级单位检查督办，不能以钦差大臣自居，做气十足，否则不仅难以完成任务，而且会影响上下级关系，起消极作用。就秘书检查督办的本质而言，旨在收集决策指令实施过程中的反馈信息，促进决策指令的实施，并不具有指挥的权力和责任。
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
所以，一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体地了解情况；另一方面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点，既要追根问底，了解情况，又要虚心求知，待人以礼。不能乱发议论，指手画脚，也不能随意表态，自作主张。
秘书部门检查督办工作的特点
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．程序法
这是秘书部门检查督办工作最基本的方法。通常由确定项目、检查催办、结果反馈三个环节构成，哪些事项该查，哪些事项不该查，秘书只能提出意见供领导裁决，而不能擅作主张。项目确定以后，就进入检查催办的阶段，方式可灵活多样，可以面对面地进行，也可以用发文件、打电话的方式进行。
秘书部门检查督办工作的一般方法
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
大多数情况下，是先向承办单位寄发“催办卡片”，以明确任务、要求及时限，然后综合运用多种方式进行查办。对一次检查催办不能奏效的，还要进行多次查办。
秘书部门检查督办工作的一般方法
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．授权法
在检查督办某些重大问题时，秘书人员往往被领导授予一些较大的权力，可以代表上一级领导机关，检查了解下属机关的工作。
秘书部门检查督办工作的一般方法
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．授权法
他们的工作是受命于上而行权于下，因此，可以列席下属机关除讨论人事任免外的最高会议及其他重要会议，看密级较高的文件等，以直接了解下属机关处理重大问题的过程和结果。
秘书部门检查督办工作的一般方法
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．授权法
需要注意的是，此处“行权于下”的权限，也只能是听和看的权限，目的仍是了解情况，以便及时反馈。
秘书部门检查督办工作的一般方法
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．分层负责法
这也是秘书部门检查督办工作的常用方法。秘书部门检查督办工作，要充分依靠和尊重下属机关和部门。涉及下属机关和部门的工作，首先要由下属机关和部门进行检查督办。
秘书部门检查督办工作的一般方法
秘书工作中检查督办的特点和方法
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．分层负责法
领导机关的秘书部门只做情况汇总工作，以了解情况为主，不直接处理问题，不代替下属机关和部门工作。
秘书部门检查督办工作的一般方法
谢谢欣赏
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