资源简介

(共22张PPT)
项目六 安全管理
能掌握值班工作事务处理的方法与技巧
能将值班内容准确记录，能分清事情的轻重缓急，找到合理的处理方法
能力目标
学习目标
了解值班任务与要求
明确值班工作规范与程序
了解值班工作事务处理方法与技巧
知识目标
素养目标
明确秘书要工作严谨，认真负责
明确建立秘书职业意识，有良好的职业操守，不落事、不误事，严谨行事
任务一 值班工作
任务描述
某公司职员小吴第一次周末在办公室值班，他的主要任务是接听电话以及接待临时客户。请问办公室王主任应从哪些方面着手进行培训呢？
值班任务与要求
值班工作规范
值班工作程序
一
二
三
理论知识
五
四
六
值班内容的记录
值班安排表的制作
值班工作事务处理的方法与技巧
一、值班任务与要求
值班的涵义
值班是指各类企事业单位，在一段时间内，由专人担负处理全部工作的方式和制度。值班工作是正常工作时间以及正常工作时间以外的延伸。
值班任务与要求
办理上司交办的事项
上传下达沟通内外
认真处理来函、来电
负责接待工作
掌握上司的外出活动情况
协调处理安全保卫工作
二、 值班工作规范
坚守值班岗位
认真处理事务
做好值班记录
热情接待来访者
加强安全保卫
三、值班工作程序
1.制定值班制度与值班规定
6.值班结束交接班
5.重大事件做值班报告
2.编制值班安排表
3.通知并给领导班子发放值班表
4.值班人员做值班记录
（一）做好公务接洽工作
（二）掌握汇报情况的技巧
（三）处置突发事件、紧急情况
四、值班工作事务处理的方法与技巧
尽快作出合理的反应
准确了解具体情况
积极主动做好预测
问明情况，做好记录
重要情况，及时报告
谨防“假冒”，避免失误
公务接洽的职责范围
按照接洽事项的性质采取适当的办法处理
建立健全公务接洽制度
值班表一般包括值班的具体时间、地点、内容，领班人及电话，值班人，值班任务，注意事项等。值班安排好以后，要事先通知有关部门及人员，并将值班表发到每位领班人及值班人员手中，让其做好准备。
五、值班安排表的制作
六、值班内容的记录
（一）值班日志
时间 日 时 分— 日 时 分 值班人
记事 代办事项内容
承办事项 接班人签字
处理结果
六、值班内容的记录
（二）值班报告
（三）来人登记与接待记录
外来人员登记表样式
序号 姓名 性别 单位 乘坐 车辆 携带 物品 办理 事项 进入 时间 出门 时间 备注
（四）电话记录
（五）处理值班电话
（六）交接班
六、值班内容的记录
（一）值班日志
时间 日 时 分— 日 时 分 值班人
记事 代办事项内容
承办事项 接班人签字
处理结果
任务实施
办公室王主任应着手培训以下内容：值班任务与要求，值班工作规范与程序，值班时事务处理的方法与技巧，及时接打电话，认真填写值班记录表。
能够做好文件保密、会议保密、通讯保密
能够使用办公设备时做好保密工作
能力目标
学习目标
了解秘密的等级、保密工作的要求
掌握文件保密、会议保密、通讯保密
掌握使用办公设备保密的环节
知识目标
素养目标
任务二 保密工作
明确秘书要建立保密意识，能根据要求做好办公室保密工作
明确秘书要不畏磨难，勇于进取
明确秘书要践行社会主义核心价值观，热爱祖国、热忱职业、忠于职守、爱岗敬业
任务描述
某测绘局郝秘书在撰写一份涉外绝密文件时，接到了朋友电话，请他赴宴。他说自己正在起草一份边境地理信息系统规划批复文件，婉言谢绝了朋友。文件打印好后，外事办王秘书来领取，结果在骑自行车返回机关的途中不慎将公文包丢失。第二天下午，一位外商根据公文包中的名片找到了王秘书，予以归还。王秘书立即将文件交给正在和外宾会谈的主任阅批，然后通过移动电话通知有关部门办理。
请分析案例中的秘书人员违反了哪些保密制度，秘书人员应认真学习保密制度。
保密工作的含义和内容
秘密的种类
一
二
理论知识
三
四
秘书部门的保密工作
保密工作的要求
一、保密工作的含义和内容
保密工作的含义
秘密是指在一定的时间内只限一定范围的人员知悉的事项。将秘密控制在一定时间和范围内称为保密。保密工作是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。
保密工作的内容
保密工作是一项系统工程，从宏观角度来看，其内容包括制定保密法律、法规以及组织内部相应的保密规章，建立保密机构，开展保密宣传教育，研制开发和应用保密技术，进行保密检查督促，查处泄密事件，开展保密理论研究等方面。
（一）按秘密的性质分
（二）按秘密等级分
（三）按秘密存在的方式分
二、秘密的种类
有形秘密
无形秘密
绝密级
机密级
秘密级
国家秘密
商业秘密
企业内部秘密
内部级
三、保密工作的要求
加强领导，健全机构
依法管理，完善制度
积极防范，突出重点
既确保秘密，又便利工作
应用技术，严防窃密
确定秘密范围要准确
确定秘密等级要合适
确定保密期限要合理
变更密级和保密期限要及时
四、秘书部门的保密工作
Contents
3.器材保密
2.会议文件保密
1.场馆保密
会议保密
6.传达和宣传保密
5.人员保密
4.时间保密
9.销毁
Contents
3.标识
2.审核与签批
1. 定密
文件保密
Contents
Contents
5.传递
4.缮校
Contents
6.转运
8.清退
7.保管与翻印
保密环节
4.社交媒体保密
3.电子邮件通信保密
2.传真通信保密
1.电话通信保密
通信保密
3.使用计算机保密
2.使用电子设备的录音拍照和录制视频等功能时要保密
1.使用复印机保密
办公设备保密
任务实施
作为秘书人员一定要有保密意识
第一，郝秘书不应向好友透露自己正在做的具体工作内容；
第二，王秘书粗心大意将保密文件丢失应立即采取措施，第一时间向领导汇报情况，并积极主动寻找；
第三，过了一天才被一位外商捡到，那么这份文件已经存在泄密可能，所以应该主动积极地向领导汇报具体情况，寻求解决方案，而不应该再使用了；
第四，主任正在与外宾会谈，这种涉外绝密文件不应在此情况下请领导审阅；第五，不应该用保密性差的移动电话来通知保密工作。
谢谢观看，再见！

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