资源简介

(共35张PPT)
项目九 会议工作
能力目标
学习目标
掌握拟订会议议程、日程，提供会议地点备选方案的要领
掌握布置会场、安排座次、发布会议信息、安排会议食宿、邀请嘉宾的程序与技巧
准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务
检查会议常用视听设备是否正常等的方法和技巧
知识目标
素养目标
明确秘书要有良好的职业操守，工作严谨、认真负责
明确建立秘书职业意识，细致周全、面面俱到
任务一 会前筹备
会拟定会议议程、日程，能提供会议地点备选方案
会布置会场、安排座次、发布会议信息、安排会议食宿、邀请嘉宾
能准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务
能检查会议常用视听设备
任务描述
一次，某企业举办十周年庆典活动，会务组会前起草的“大会开幕式（送审稿）”中列有 “合唱企业歌曲《××××》”一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把这个项目在开幕式的程序中删除了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的人员凭印象只记住了已删掉合唱企业歌曲的环节，而对后来又被圈了回来一事未加注意。当主持人在大会上宣布合唱企业歌曲时，没有人回应，一时形成冷场。幸好会务组组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。尽管这件事得到及时补救，但会后会议组织负责人仍然受到了领导的批评。
会议组织负责人受到批评的原因是什么
理论知识
拟订会议议程、日程
选择会议地点
布置会场和安排座次
一
二
三
五
四
六
邀请会议嘉宾
安排会议食宿
发布会议信息
八
七
九
检查会议常用视听设备是否正常
安排会议礼仪服务
准备会议资料、会议用品
一、拟订会议议程、日程
会议议程的涵义
会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。
会议议程、日程的内容和作用
会议议程的制定程序
日程的编制方法
会议议程和日程的区别
会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，可冠以序号或按时间顺序、逻辑顺序将其清晰地表达出来。会前发给与会者。
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者。
会议地点选择的要求
会议酒店的类型划分
会议地点选择的工作程序
会议类型与地点选择的关系
二、选择会议地点
1.交通便利
2.会场的大小应与会议规模相符
3.场地要有良好的设备配置
4.场地应不受外界干扰
5.选择会议地点应考虑有无停车场所
1.会议目的与形态
2.实质上的需求，与会者的期望
3.列出清单
4.对会议地点进行确认
5.签订书面合同
6.场地租借的成本必须合理
三、布置会场和安排座次
（一）会场整体布局
（二）主席台的座次和场内座次安排
四、发布会议信息
会议信息的内容和类型
会议信息工作程序-- 分发传递会议文件
发布会议信息注意事项
发布会议信息的程序和媒体的类型
会
议
信
息
收
集
会
议
信
息
筛
选
会
议
信
息
加
工
信
息
发
布
会
议
信
息
报
送
审
核
会
议
信
息
收
集
会
议
信
息
筛
选
会
议
信
息
加
工
信
息
发
布
会
议
信
息
报
送
审
核
登
记
附
清
退
目
录
准
备
装
封
发
出
登
记
附
清
退
目
录
准
备
装
封
发
出
五、安排会议食宿
六、邀请会议嘉宾
（一）会议嘉宾的类型和嘉宾邀请的要求
（二）邀请会议嘉宾的工作程序
（三）会议嘉宾的安全和保卫
（四）会议嘉宾的接待
七、准备会议资料、会议用品
（一）会议资料、会议用品的类型
（二）准备会议资料、会议用品工作程序
（三）选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题
八、安排会议礼仪服务
（一）会议礼仪服务的内容
（二）会议礼仪服务工作程序
（三）安排会议礼仪服务的要求
会议的通用礼仪
主持人的礼仪
会议发言人的礼仪
会议参加人礼仪
九、检查会议常用视听设备是否正常
（一）会议常用视听设备的选用
（二）检查会议常用视听设备是否正常的工作程序
（三）检查会议常用视听设备是否正常的注意事项
（四）远程会议视听设备的检查
能在使用办公设备时做好保密工作能安排会议值班，能接待新闻媒体
能进行会议记录，能收集与会人员对会议的意见和建议
能印发会议简报
能力目标
学习目标
了解会议值班要求，掌握接待新闻媒体技巧
掌握会议记录要领，有效收集与会人员对会议的意见和建议的方法
知识目标
思政目标
任务二 会中服务
具备良好的秘书职业素养，能有条不紊地安排好所有事务
秘书要善于听取不同的意见，要实事求是，敢讲话、讲实话
任务描述
××公司要召开股东代表大会，总公司办公室的人手不够，从业务部和分公司抽调一些人做会务工作。第二分公司的周秘书是“笔杆子”，颇想借此机会展露一下自己的才华，主动请求为大会写工作报告。然而会务组最后确定他的工作是做会议记录。周秘书认为自己大材小用了。
于是，在做这些“小事”时，周秘书并没有认真听取与会者发言，思想总是在开小差，一会儿回忆着昨晚电影的精彩片断，一会儿又想着会后约朋友一起吃饭、逛街。这样一来，与会者发言、会上决议，周秘书就听得零零散散，不成系统，自然会议记录也记得乱七八糟、错漏百出。
后来，办公室吴主任检查会议记录情况，发现周秘书的会议记录字迹潦草、内容不完整，甚至有些内容是乱编乱写，极为不妥。于是，吴主任严厉批评了周秘书，并在讲评会上强调了会务工作要细致认真。这下，周秘书可有些受不了，借故调回到分公司了。
周秘书错在哪里？
理论知识
会议值班工作
接待采访会议的新闻媒体
一
二
三
五
反馈会议信息
做好会议的记录工作和简报工作
四
收集会议信息
（一）会议值班工作的内容和意义
一、会议值班工作
值班电话记录
值班接待记录
值班日志
内容
意义：值班工作起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、
会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时处理，保证会议顺利进行的作用。
（二）值班工作程序
一、会议值班工作
制定值班工作制度
明确值班工作任务
（三）编制会议值班表
（一）接待采访会议的新闻媒体的基本原则和工作内容
（二）接待新闻媒体的工作程序
（三）接待采访会议的新闻媒体的注意事项
二、接待采访会议的新闻媒体
妥善处理新闻媒体的负面报道
汇总新闻媒体的各种报道
媒体人员登记
为媒体人员提供简单的会议材料
安排拍照和新闻发布会等传统活动
安排媒体沟通会
三、做好会议的记录工作和简报工作
（一）会议记录工作
（二）会议记录和会议简报工作程序
（三）会议记录的注意事项
（四）会议记录及会议简报的要求
四、收集会议信息
（一）会议信息的作用
（二）会议信息的分类
（三）收集会议信息的要求
（四）提供会议信息服务
（五）会议信息工作程序
齐全
及时
准确
有效
五、反馈会议信息
（一）反馈会议信息的内容及要求
（二）反馈会议信息工作程序
（三）会议信息的反馈方式
（四）反馈会议信息的注意事项
口头反馈
书面反馈
会议反馈
任务实施
秘书错在工作态度不端正。在会议中，他认为自己大材小用了，对待工作敷衍随性、眼高手低，导致会议记录错漏百出，给后期工作带来了不必要的麻烦。
能收集、整理会议文件，做好立卷归档工作
能整理印发会议纪要、做好会议经费结算工作
能及时对会议决议事项进行检查催办
能力目标
学习目标
掌握会议文件的收集、整理、立卷归档程序与技巧
掌握会议纪要的整理印发、会议经费结算的要领
明确会议决议事项的检查催办的方法和技巧
知识目标
素养目标
任务三 会后落实
明确秘书要工作严谨，认真负责
具备秘书职业素养：具有文字写作能力、沟通协调能力与合作能力
任务描述
某公司日常管理比较混乱，张秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的情况。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署的意向书时，张秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。
合作方为什么中止了与该公司的合作？
理论知识
会议文件资料收集整理
会议纪要的内容和要求
一
二
三
五
传达落实会议决策
会议经费结算的方法
四
跟踪反馈落实会议精神
（一）会议文件资料收集的要求和内容
（二）会议文件立卷归档的意义、范围和分工、基本原则和方法、立卷工作程序
一、会议文件资料收集整理
（四）会议文件资料收集整理注意事项
（三）会议文件资料收集整理工作程序
二、会议纪要的内容和要求
（二）印制并分发给有关部门有关人员或归档保存
（三）会议纪要按印发范围和查看等级分发
（五）会议纪要工作注意事项
（四）会议纪要工作程序
（一）整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成文
会
议
信
息
收
集
会
议
信
息
筛
选
会
议
信
息
加
工
信
息
发
布
会
议
信
息
报
送
审
核
完
善
会
议
记
录
起
草
编
写
会
议
纪
要
确
定
印
发
范
围
领
导
签
字
接
收
者
确
认
信
息
发
布
会
议
信
息
报
送
审
核
印
制
分
发
或
归
档
保
存
打
印
成
文
（一）会议的收费与付费方法
（二）会议付费的要求
三、会议经费结算的方法
（四）会议经费结算工作注意事项
（三）会议经费结算工作程序
四、跟踪反馈落实会议精神
会议决定事项的传达
会议决定事项的催办与登记制度
会议决定事项的反馈
跟踪反馈落实会议精神工作程序
跟踪反馈落实会议精神注意事项
会议决定事项传达催办登记表
会议名称 时间 地点
参加人员 主持人 出席 列席 记录员
会议发文 记录本页 —本—页
会议决定事项摘要 承办部门 传达情况 办理情况
1．……
2．……
（一）会议决策传达落实的作用
（二）传达落实会议决策的要求
（三）传达落实会议决策的具体实施
五、传达落实会议决策
迅速果断，保证质量
忠实决策，不打折扣
解放思想，创造性地落实
任务实施
因为张秘书平时工作粗糙马虎，对文件不做细致有序归类，等用时就手忙脚乱，甚至把重要的合作意向书都弄丢了，这是原则性错误。合作方根据张秘书的工作作风就能想见其领导作风随意、企业文化不严谨，所以中止合作也是情理之中的。
谢谢观看，再见！

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