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(共61张PPT)
项目七 信息工作
能够做好秘书信息工作，增强信息处理能力
能够树立正确的秘书信息意识
能力目标
学习目标
了解秘书信息工作的内容、特点
了解企业信息工作的作用
知识目标
素养目标
秘书要做好每一件平凡的小事
任务一 秘书信息工作
任务描述
小张是一个刚刚走上工作岗位的大学毕业生，在一家大型食品企业任产品开发部门 秘书。他所学的专业是信息管理，对信息有着天然的敏感性。从上班第一天起，他就开始注意学习和收集与本企业产品相关的国内外最新、最快的信息。他从公文、网络、书籍、刊物等多种媒体上抄录信息，与同行交流时一有机会就会索取信息。
小张的这些信息应该如何处理才能更好发挥信息的作用？
认识企业管理中的信息工作
秘书信息工作的主要内容
一
二
理论知识
树立秘书人员的信息意识
三
一、 认识企业管理中的信息工作
1.企业信息与企业信息工作的概念
企业信息：指与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。
企业信息工作：指为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。
一、 认识企业管理中的信息工作
2.企业信息工作的内容
信息工作
的内容
企业信息化建设
企业信息开放与保护
企业信息开发与利用
一、 认识企业管理中的信息工作
3.企业信息工作的作用
信息工作
的作用
开发利用新产品、新技术、新工艺的前提
企业走向市场的关键
提高企业员工素质的阶梯
企业管理的基础
树立企业良好形象的途径
生产过程控制的手段
二、 秘书信息工作的主要内容
1.秘书信息工作的内容
信息工作
的内容
信息收集
信息整理
信息存储
信息传递
信息反馈
信息开发和利用
三、 树立秘书人员的信息意识
信息意识 提升方法
多看
多思
多练
信息意识：信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。
任务实施
小张可以对收集到的大量信息进行加工处理，将重要的信息做成信息简报，提供给部门
经理，为经理的工作提供方便。如果对本行业的市场情况有相当的了解，小张可以再接再厉，
除了保持原来通过各种途径积极广泛地收集信息，还可以尝试选择若干题目进行深入研究，
写成调查报告提供给部门经理。
掌握信息收集的主要渠道
能够正确地选择收集信息的方法
能够完成上司交代的信息收集任务
能力目标
学习目标
了解信息收集的范围
掌握企业信息收集的方法
明确信息的形式
知识目标
素养目标
秘书应遵守国家的法律法规，热爱本职工作，具有良好的职业素养
任务二 信息的收集
任务描述
公司打算在城市新区建住宅小区，老总得到消息说在将要建成的住宅小区一带三年后可能规划建一家化工厂，这显然会影响到这个小区的房价和销售情况。秘书王洁奉命调查这件事是否有根据。
怎样才能更好完成这一任务呢？请帮助王洁完成这一任务。
信息收集的原则
信息收集的主要渠道
获取信息的范围
一
二
三
理论知识
四
获取信息的方法
收集信息的注意事项
五
一、 信息收集的原则
收集原则
准确
及时
完整
适用
选优
信息收集的原则
二、 收集信息的主要渠道
1. 正式收集渠道
收集渠道
公共传播载体
向有关单位索取资料
专利文献
竞争对手的公开资料
各种社会活动
二、 收集信息的主要渠道
2. 其他收集渠道
收集渠道
通过第三方获取信息
建立人际网络收集人际信息
通过反求工程
通过参观或学习获取情报
三、 收集信息的范围
1.企业信息
企业信息
企业基础资料
企业概括
企业财务状况
企业信誉与信用等级情况
企业背景
三、 获取信息的范围
2.合作伙伴信息
合作伙伴 信息
提供原材料、技术、能源、生产设备的供应商
从事公司产品或服务代理、批发、零售业务的销售商
提供物流、金融、咨询、市场 推广、研发等各项服务的服务商
三、 获取信息的范围
3.市场信息
市场 信息
行业信息
本公司产品信息
客户及消费者信息
竞争对手信息
四、 信息的形式
信息形式
文字形态信息
音像形态信息
记忆形态信息
五、 获取信息的方法
六、 收集信息的注意事项
注意事项
收集各种形态的信息
建立通信联系索引卡
信息收集要有超前性
文字、声像、记忆
单位名称：
地址：
工作人员姓名：
电话号码： 传真号码：
备注：
任务实施
王浩通过分析认为以下三种方法可行；第一种是网络查询法，到网上查询是否已经有相关报道；第二种是观察法，到实地去看看那个地点有没有可能建化工厂；第三种是调查法和沟通交流法，向相关专家和化工企业人士咨询消息的可靠性。
事实证明，采用第二种和第三种方法都没有收获，而通过第一种方法——网络查询法，查到了一些相关内容的报道。一个多星期后，结果终于出来了，在公司原定建设住宅小区的地方的确规划建一家化工厂。
能掌握信息鉴别的方法；按照信息筛选的要求正确进行信息分类
能够对信息进行整理，并在实际工作中加以运用
能力目标
学习目标
了解信息分类的程序和方法
明确信息分类的原则
了解信息筛选 的程序
知识目标
素养目标
秘书应服从领导，以大局为重
任务三 信息的整理、传递
任务描述
北京某食品加工有限公司销售部的秘书小李，每天帮助领导整理和处理很多的信息，
以下是他一天接触到的信息：
上午 8 点半，小李准时上班。按照习惯，他先打开计算机，查看电子邮件，一封是本市一家小超市的订货意向书；另一封是一位顾客发来的，对公司生产的食品味道表示不满。
9 点多的时候，销售部经理叫小李到他的办公室取一份关于人事调动的文件送到人事部经理
办公室。上午 10 点半，小李陪同销售部经理与一家大型供货商见面商谈，达成合作意向。
下午 2 点，小李收到了办公室送来的产品宣传活动挂图。
请明确小李在这一天工作中收到的信息的传递方法。
信息的分类
信息的筛选
信息的综合分析
一
二
三
理论知识
四
信息的传递
一、 信息的分类
分类的环节
辨类：即对信息类别的分辨
归类： 辨类后进行归类
1.分类的程序
一、 信息的分类
方法
按对象
按主题
按形式
按通用分类表
按来源
按信息内容
2.分类方法
利用颜色、标签区分
建立交叉参照卡
一、 信息的分类
分类原则
适用性原则
综合性原则
渐进性原则
相斥性原则
并置性原则
3.分类原则
二、 信息的筛选
1.阅读筛选信息资料的方法
筛选方法
摘记
留意标题
复印、剪裁
标记说明
二、 信息的筛选
2.信息筛选的程序
筛选程序
看来源
看标题
看正文
决定取舍
二、 信息的筛选
3.筛选时需注意的问题
注意的问题
认真选择信息材料
要突出主题思想
要注重典型性
修正、增补
要富有新意
三、 信息的综合分析
分析的意义
1.分析的意义
增加信息的广度、深度
发现规律性的变化或倾向性的问题
提高工作效率
三、 信息的综合分析
2. 综合分析的方式
分析的方式
兼容组合
序列叠加
扬弃引申
推导升华
三、 信息的综合分析
3. 综合分析的方法
分析的方法
点、面结合法
定性与定量分析综合法
反映现状与预测未来结合法
推导升华
三、 信息的综合分析
4. 综合分析的要求
分析的要求
信息要有广度
有一定的覆盖面
信息要有深度
照顾到不同战线
不同行业
有恰如其分的结论
有必要的事实和数据
有分析和建议
四、 信息的传递
1. 信息传递的要求
传递要求
按不同需要把握信息传递的 对象、方式、时间
及时将信息传递给接收者
保密信息按照保密范围进行传递
传递中保证内容不失真
四、 信息的传递
1. 信息传递的要求
传递要求
按不同需要把握信息传递的 对象、方式、时间
及时将信息传递给接收者
保密信息按照保密范围进行传递
传递中保证内容不失真
四、 信息的传递
传阅单
新闻发布会
声明
直接邮件
企业内部刊物
传递形式
信件
备忘录
报告
通知
指示
新闻稿
2. 信息传递的形式
四、 信息的传递
3. 信息传递的方法
传递方法
文字传递
电信传递
可视化辅助物传递
语言传递
布告和告示
投影仪
展示架
白板和活动挂图
产品展示和示范
录像
任务实施
上午 8 点半，小李收到的电子邮件信息传递方法是电信传递。9 点多，小李取的关于人事调动的文件信息传递方法是文字传递。上午 10 点半，小李陪同销售部经理与一家大型供货商见面商谈，达成合作意向的信息传递方法是语言传递。下午 2 点，小李收到的办公室送来的产品宣传活动挂图的信息传递方法是可视化辅助物传递。
能够对信息进行开发利用
能够采用正确方法进行信息储存
能力目标
学习目标
了解信息校核的方法
了解信息开发的程序
知识目标
素养目标
秘书应做好每一个小事，为成就大事打牢基础
任务四 信息的校核、开发、利用、储存
任务描述
小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源、是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张作记录，他才对信息工作有了切身的理解。
会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。
“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料的产粮区今年都遭到严重的水灾；四是今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0.2至0.5元；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万！因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本、提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的利润投入技术改造，由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”
任务描述
卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……
过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”
大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。
后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿！
小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假！您是怎样获得这些信息的呢？”卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。”卢主任的话把小张引入了对信息工作的深层思索中。
这件事情对你的信息工作有哪些启发？
信息的校核
信息的开发
信息的利用
一
二
三
理论知识
四
信息的储存
一、 信息的校核
校核的方法
分析法
调查法
核对法
二、 信息的开发
1. 信息开发的程序
确定主题
分析信息材料
选择开发方法
选择开发形式
形成信息产品
开发的程序
汇集法
归纳法
纵深法
连横法
浓缩法
转换法
图表法
二、 信息的开发
2. 信息编写的类型
动态型信息
建议型信息
经验型信息
问题型信息
预测型信息
编写类型
二、 信息的开发
3. 一次、二次、三次信息开发
剪报
简报
一次开发
期号
简报名称
编发单位
发行日期
二、 信息的开发
3. 一次、二次、三次信息开发
文摘
索引
二次开发
目录编制
索引词
说明或注释语
出处
二、 信息的开发
3. 一次、二次、三次信息开发
调查报告
简讯
三次开发
三、 信息的利用
处理好五种情况
1. 合理利用信息
吃透“上情”
掌握“下情”
突出“内情”
了解“外情”
掌握“时情”
三、 信息的利用
特点
2. 信息利用的特点
周期性
经常性
广泛性
实效性
三、 信息的利用
利用方法
3. 信息的利用方法
与调研相结合
与督查相结合
与新闻相结合
发挥决策层信息的权威优势
把重要信息纳入文件传阅渠道
三、 信息的利用
注意问题
4. 信息利用注意的问题
新：反映客观现实中新近、正 在发生的或具有新意的信息
深：挖掘领导在决策和实施中具有见微知著高效能、超前预测引导作用的信息
真：练好“实”、“全”两字功。实即实事求是，全即全面
四、 信息的储存
登记作用
总括登记：反应信息库存入信息资料的全貌
等级分为
个别登记：对每份资料的详细记录
1. 登记
掌握存入信息资料的变化，发现缺漏，便于补充配套
为信息资料的报关提供凭证，便于对信息的加工整理
使存入的信息资料有据可查
四、 信息的储存
编码的原则
代码应具有逻辑性强、直观性好的特点
选择最小值的代码
尽量使用现有的编码与通用符号
编码的方法
2. 编码
编码要考虑到发展远景
分类编码法
四、 信息的储存
保存方式
3. 保存
案卷存储
音像存储
计算机存储
缩微胶片存储
四、 信息的储存
排列方法
4. 排列
时序排列
按来源部门排列
按信息资料的内容排列
按资料的形式排列
任务实施
秘书尽管不是领导者、决策者，但他要站在领导者、决策者的高度去观察问题、分析问题。秘书的助手作用更为重要地表现在帮助领导出谋划策，即充当领导的参谋。党政机关的领导秘书要参与政务，企事业单位的领导秘书要参与业务。当然，参谋不是主谋，参与不是决策。秘书要当好领导参谋，对信息漠然视之，不关心、不收集、不整理、不加工是断然不行的。
一个优秀或称职的秘书，应是处理信息的能手，处理信息就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。所以，秘书应把信息工作作为一项重要的日常事务来抓，保持信息处理的准确性、连续性、完整性、时效性。
谢谢观看，再见！

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