资源简介

(共37张PPT)
项目三 办公室时间管理
能制定各类时间表
能合理分配精力，能积极、建设性地进行时间管理，有效利用时间，提高工作效率
能力目标
学习目标
掌握有效管理时间的方法
知识目标
素养目标
体会老一辈科学家勇于创新、不断进取、无私的精神
任务一 时间管理
任务描述
刘一大学毕业后应聘到一家小型私企，她一向勤奋也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙脚乱，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永远也做不完。这令她 感到前所未有的疲惫。
周末加班后，她在MSN上向自己的一个在外企同样做秘书的同学赵玉诉说自己这一段时期的状态。赵玉说:“其实主要是时间没利用好。这样吧，你把你下一周要做的事都列出来，我们一块儿安排一下。”
刘一决心要把自己的整个状态扭转过来。回到家中，便把堆积着的事情全部列出，并做了一个安排发给了赵玉。下一周的5天中她要做的事情如下。
(1)有两张订货单上还有细节问题，须要沟通后厂子才能继续生产。
(2)下周该发员工的工资了，95个工人的工资单还没核对，大概需要4个小时。
(3)眼镜框不小心压歪，还勉强能戴，但看东西很别扭。
(4)一直没回家，有一个多月没和父母联系了。
(5)明天上午9点到11点是公司例会。
(6)周三晚上恋人出差回来，定好晚上在住所为其接风，但吃的用的东西都还没有准备。
(7)每月一期的公司简报还差一点儿，要在周五之前完成，大概需要2个小时。
(8)朋友推荐了一份兼职，需要在周三或周四晚上七点之前去面试，估计要花1个小时。
任务描述
(9)上司负责的一个工地项目要在明天下午6点钟开一个临时会议，需要参加。
(10)一位很久没联系的朋友正好得了两张音乐会的票，周二或周三晚上的，邀 请自己一起去听，7点开始，全场需要一个半小时。
(11)下周六要参加会计考试，至少需要用13个小时突击一下，只能利用业余时间。
(12)上司留下一张便条，要自己尽快与他见面。
(13)明晚有个公司聚餐。
(14)有个广州客户周一下午4点钟到，须要去机场迎接，并为其安排食宿。
(15)明晚有个自己特别想看的电视节目，8点到9点半。
(16)上司周五出差，须要为其买好飞机票。
(17)住所的一个房间里的顶灯坏了。
(18)身上的钱不多了，须要取钱。
(19)上司出差须要随身携带一份发言稿，完成这份发言稿大概需要2个小时。
(20)会计周三前要到银行办理一笔支付款项。因工作需要，要求本人陪同前去，最近的银行来去也要1小时。
注:每天上班时间为8—12点,13—18点(含往来交通时间，中午有1小时休息）。
时间管理概述
秘书时间管理方法
一
二
理论知识
一、 时间管理概述
1.时间管理的概念
在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。
1）决定时间的耗费标准，选定目标，制定规划。
2）用分割与集中的方法来增加自由时间，使时间耗费日趋合理。
3）诊断自己时间的耗费情况，找出非工作性时间和浪费的时间，并尽量消除之。
4）应用现代系统论、控制论的方法定量使用时间，以提高工作时间的有效性。
5）对工作时间的不合理安排进行控制。
二、 秘书时间管理方法
2.时间管理与管理者的成败
成功者的特点
精于安排时间，时间浪费少到
善于限定自身的工作范围
二、 秘书时间管理方法
3.时间的分类
时间的分类
可控性
不可控性
二、 秘书时间管理方法
4.时间管理的一般原则
1）用精力最佳时间干最重要的工作
2）消费时间要计划化、标准化、定量化
3）保持时间上的弹性
4）反省浪费的时间
5）保持时间利用的相对连续性
6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”
7）严禁事必亲躬
8）坚持从现在做起的信念
9）保留自我时间管理的最低批量时间
二、 秘书时间管理方法
1.ABC时间管理分类法
做法：先依据系统原理，把自己的工作组成一个有机的整体，然后分析每项工作在系统中的作用。
ABC时间管理分类特点
分 类 比 例 特 征 管 理 要 点 时 间 分 配
A类 占总工作数量的20%～30%；每天1～3件 （1）最重要：具有本质上的重要性 （2）最迫切：具有时间上的迫切性 （3）有后果 重点管理： （1）必须做好。 （2）现在必须做好。（3）亲自去做好 占总工作时间的60%～80%
B类 占总工作数量的30%～40%；每天5件以内 （1）重要 （2）一般迫切 （3）无大的后果 一般管理：最好自己去做，也可授权别人去办理。 占总工作时间的20%～40%
C类 占总工作数量的40%～50%；每天8件以内 （1）无关紧要 （2）不迫切 （3）影响小或无后果 不管理：可以忘掉 不占用工作时间
二、 秘书时间管理方法
2.时间表编制法
1）根据需求确定编制时间的周期
2）收集并列出该阶段所有工作、活动或任务
3）发现活动有矛盾，主动与负责人协商，调整
4）按照时间顺序将任务排列清晰
5）绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目
6）用简明文字将信息填入表格，包括内容、地点
二、 秘书时间管理方法
2.时间表分类
时间表分类
年度时间表
季度时间表
月时间表
周时间表
二、 秘书时间管理方法
3.编制时间表注意事项
注意事项
一目了然
留有余地
跟踪标注处理结果
对实施者进行指导
任务实施
时间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五
8：00
9：00
10：00
11：00
……
任务实施
能为上司和自己一天的活动作出合理安排，能合理编制工作日志，提高工作效率
能力目标
学习目标
掌握工作日志的填写方法和填写内容，以及工作日志的变化与调整了解秘书工作的内容
知识目标
素养目标
明确秘书要善于接受别人的批评，并在今后的工作中加以改进
任务二 编制工作日志
任务描述
某公司CEO2009年3月12日有以下工作：同规划总监、技术部讨论网站的特色设计问题；接受新闻记者采访；与国外风险投资基金谈判（具体时间由我方订）；与XP公司总经理洽谈（具体时间由我方订）；召开公司高层会议，分析竞争对手情况并制定网站的下一步规划；批复文件。该CEO每天一上班首先习惯上网浏览国内外新闻，午餐在12:30进行，然后午休半小时，13:30开始工作，一般在18:00下班。张红是该公司CEO秘书，刚参加工作不久，她为上司编制好工作日志后送交给CEO。其编制的工作日志内容如下： CEO工作日志
2009年3月12日 星期四
公司CEO看过之后，皱着眉头说：“这就是你编制的工作日志？”张红很不安，意识到自己的工作可能出了差错。请帮助张红为上司编制一份工作日志。
时 间 工 作 内 容
8:00～9:30 与国外风险投资基金谈判
9:30～10:50 与XP公司总经理洽谈项目合作事宜
11:50～12:20 接受新闻记者采访
12:30～13:00 午餐
13:00～14:10 召开公司高层会议，分析竞争对手情况并制定网站的下一步规划
14:10～15:10 批复文件
15:10～16:00 在网上简单浏览国内外重大新闻
16:00～17:30 同规划总监、技术部讨论网站的特色设计问题
18:00～ 下班
工作日志的填写方法
工作日志填写内容
工作日志变化与调整
一
二
三
理论知识
四
工作日志编制总体要求
日志管理注意事项
五
一、 工作日志填写方法
1.手工填写的工作日志
填写方法
了解上司工作和活动的信息，填入两本日志中
提前在自己日志上标出当日应完成的工作
填写的信息要清楚、整洁
填写的信息要完整
一、 工作日志填写方法
1.手工填写的工作日志
填写方法
上司日志变时应更改自己的日志
填写的信息要准确
清楚标出为上司有关活动应做的
各项准备
协助或提醒上司执行日志计划
一、工作日志填写方法
2.电子工作日志
填写内容与手工填写的工作日志内容相同
二、 工作日志填写内容
1.上司工作日志填写内容
填写内容
单位内部参加的会议、活动
在单位内部接待的来访者
在单位外部参加的会议、活动、约会等
上司个人的安排
上司私人的信息
二、 工作日志填写内容
2.秘书工作日志填写内容
填写内容
上司的各项活动需要秘书
协助准备的事宜
上司交办的工作
自己职责中应做的工作、活动等
三、 处理工作日志变化与调整
变化与调整
注意事项
活动之间留有10分钟左右的间隔
调整项目遵循轻重缓急的原则
变更后做好善后工作
再次检查工作日志是否更新
四、 工作日志编制的总体要求
总体要求
统筹兼顾
规范合理
效率原则
分清轻重
酌留余地
征得同意
五、 日志管理注意事项
注意事项
了解上司工作作风和生活习惯
及时更新日志
妥善保管上司日志
保持日志整洁
养成早晚核对信息的习惯
合理安排时间
任务实施
熟练把握约会安排的技巧和注意事项
能够把约会工作安排妥当，完成领导的基本意图和工作目标
能力目标
学习目标
能够了解和掌握约会安排的原则、方法
知识目标
素养目标
正确掌控自己的情绪，能换位思考，采取正确方式处理问题
任务三 约会安排
任务描述
小文刚毕业就在某家公司担任秘书。她工作勤奋，上进心强，可因为工作经验少，在处理某些问题时，难免显得不够老练。
星期一上午，上司告诉秘书小文，他想约请A公司的研发部主管B商谈关于联合开发研制某种新产品的问题，让秘书小文代他去约请对方。小文接到任务后，迅速去处理。约会的事情很顺利，时间定在本周五上午。
可第二天，对方的秘书突然打来了一个电话：“主管B最近要出差，不知会谈的时间能不能提前一点？定在明天上午可以吗？”听了这话后，小文心想：我可不能做主。搁下话筒就往经理办公室跑，可经理的回话是：“不行，因为明天上午有个重要会议要参加。问问他们，明天下午方便吗？”
接到经理指示后，小文给对方秘书去电话答复说：“对不起，明天上午不行。下午方便吗？”可对方秘书立即答复：“不行。因为经理已与别人约好了。”于是对方建议后天上午。不用说，小文不得不又往经理办公室跑一趟。就这样经过几回折腾， 最后终于将时间安排在后天的下午。
秘书小文为什么需要接二连三地向经理请示才能确认下来，而对方的秘书却连问经理也不问？
请帮助秘书小文做好约会安排。
约会安排的原则
约会安排的方法
约会变更
一
二
三
理论知识
一、 约会安排的原则
安排的原则
配合上司的时间表
要区分轻、重、缓、急
留有弹性，不太紧或太松
协助上司搜集有关信息
约会的内容要适当保密
注意提醒上司准时赴约
要做到内外兼顾
二、 约会安排的方法
1.约会时间安排的技巧
安排的技巧
不在上司出差回来当天安排约会
尽量不在星期一上午或星期五的下午，以及节假日前后的日子里安排约会
不在周末假日或对方休息日安排约会
不在临近下班时安排约会
如约见安排在上午，时间应在早上上班后半小时左右
二、 约会安排的方法
2. 细节问题考虑全
1）及早备妥约会所需资料，并请上司过目
2）安排约会时，要向对方说明约会的事宜得到上司的同意
3）为上司安排外面的约会，在他离开办公室前，应打电话再次确认
4）了解每一位与自己上司有约会的人的信息
5）通过电话联系的约会，在打电话当天，应写一封信证实电话联系内容，并留副本，永久性存档，事情办理情况应以便条形式写给上司留存备查
6）特别重要约会，在约会前，与对方联络。随时提醒上司准时赴约
7）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张交给司机，一张自己保存，以供提醒
二、 约会安排的方法
3. 约会日程表的妙用
约会日程表编制方法
1）上司告诉你，他安排了约会
2）如果是你通过电话或者亲自安排约会，须得到上司确认
3）与另一方约会的具体时间，如时间已定，须通知询问的人
4）当上司与某客户讨论时，如让你安排下一次与对方约会的时间，安排后确保对方收到书面或口头的通知
5）与上司通过信件暂定的约会，须用铅笔记入上司与个人的日程表
6）每天上班前要请上司核对他的日程表
三、 约会变更
1.己方变更约会
尽快通知对方
委婉说明变更的原因
致歉
约会前最好打电话和对方确认
2.对方变更约会
确定变更时间后，要将新约会时间表交给上司
任务实施
刘一大学毕业后应聘到一家小型私企，她一向勤奋也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙脚乱，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永远也做不完。这令她 感到前所未有的疲惫。
周末加班为上司安排约会是秘书的一项常规性工作。要想把约会工作安排好，需要秘书对上司的工作日程有一个全面的了解。当秘书小文接到对方秘书要变更约会安排的电话时，应及时拿出上司的工作日程安排表查看，然后结合上司的工作日程安排，向对方提出具体的建议，这样就不
至于手忙脚乱、几经折腾，也就能够像对方秘书一样不需要问经理，就可以把约会安排妥当。
通话片段可如下：
对方秘书：您好，我单位主管 B 最近要出差，不知会谈的时间能不能提前一点？定在明天上午可以吗？
小文：（查看上司工作日程安排表）您好，明天上午恐怕不行，我们经理有一个重要会议要参加。明天下午方便吗？
对方秘书：不行。明天下午我们经理与他人有约。那后天上午如何？
小文：（查看上司工作日程安排表）后天上午我们经理有约，后天下午会有一点空闲时间，除此之外其他时间安排很满。
谢谢观看，再见！

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