资源简介

(共25张PPT)
项目四 办公室用品管理
能熟练正确地掌握各类设备的使用方法
能够对办公设备进行日常管理和维护
能力目标
学习目标
知识目标
素养目标
了解办公设备的类别与功能
掌握常用办公设备使用的注意事项
任务一 常用办公设备管理
培养秘书追求新知识、新技能的自学能力
任务描述
周辉是高职学院文秘专业毕业生，刚刚参加工作。他在校成绩良好，在办公自动化实习中成绩优秀，因此对办公设备的使用十分自信。今天是他第一天上班，经理让他打印两份公司的宣传材料。小周拿了一打A4纸，放进针式打印机的进口处，打印机动了几下后，突然发出奇怪刺耳的声音，然后纸就卡住了。小周十分不解，纸也拉不动，他只好去找经理求助。经理看了皱皱眉问道：“你在学校实习过吗？”
“实习过啊。”
“用的是这种机器吗？”
“是激光打印机！”
“那就是了！”
说说小周错在哪？他应该怎么做才合适？
理论知识
办公设备的管理
常用办公设备使用的注意事项
一
二
建立专人使用、专人负责保管的责任制
建立办公设备的档案登记制度，保证有关资料的完备
协助上司制订机器设备使用的操作规范
平时注意机器设备的保养环境，发现故障及时检修
一、办公设备的管理
开发现代办公设备的各种潜能，提高办公设备的利用率
开机流程：先开显示器，再开主机
关机流程：关闭计算机后，务必关闭电源插座后再离开
周边卫生要求：整洁、主机 / 显示器与墙壁之间的距离不得小于10cm、机箱正常散热，防止碎物或液体落入键盘等设备、环境温度需要在 10 ～ 35℃、定期清理机箱内的灰尘
使用过程要求：及时关闭不用的浏览器窗口、应用程序及保存好的文件，不安装与工作无关的、来路不明的软件，上网浏览页面时不随意单击超链接，定期使用杀毒软件进行安全维护，及时清理垃圾文件
二、常用办公设备使用的注意事项
（一）计算机使用注意事项
打印机的安放要合适，周围空间要充足
保持机器的清洁和环境清洁，不在机器上堆放重物
较长时间不用打印机时，应把电源线拔下来
针式打印机使用没有纸或色带时，不要打开机器； 不重复使用同一根针打印；使用时，不用手摸打印头
二、常用办公设备使用的注意事项
（二）打印机使用注意事项
激光打印机的感光鼓要注意保养，墨粉将用完时马上加粉或更换感光鼓
要匹配、标准的交流电源插头和插座，插头在插座钟不松动，不与其他设备共用电源，接地要好
避免阳光的直射和灰尘的侵害，远离火炉等热源
放置在水平平稳的工作台上
二、常用办公设备使用的注意事项
（三）传真机安装注意事项
除待传送的文稿之外，不要在传真机上放置任何东西
发送、接收或复印传真时，绝不可打开传真机的机盖
在打开机盖之前，一定要拔掉交流电源的插头
二、常用办公设备使用的注意事项
（三）传真机使用注意事项
使用前，开机预热半小时左右，使机内保持干燥
复印中一定要盖好盖板，以减少强光对眼睛的刺激
复印后，要及时洗手，清除残余粉尘对人体的伤害
复印书籍等装订物，应选用“分离扫描”的复印机
二、常用办公设备使用的注意事项
（四）复印机使用注意事项
保持复印机玻璃台清洁、无划痕
清洁机器外壳要切断电源，用中性清洗剂擦拭
碎纸机不可放入的物品：湿纸、胶纸、碳纸、塑胶袋、衣服、金属物品
碎纸机纸满后应及时清除，保证正常运行
避免在极限容量下长时间使用，避免纸张容量超过最高限制量
二、常用办公设备使用的注意事项
（五）碎纸机使用注意事项
不要忘记锁定扫描仪
注意扫描仪的清洁
不要带电接插扫描仪
注意更新扫描仪驱动程序
二、常用办公设备使用的注意事项
（六）扫描仪使用注意事项
不要使用太高的分辨率
不要让扫描仪工作在震动的环境中
不要频繁开关扫描仪
禁止摔落和撞击相机和摄像机
保持干燥
按照使用说明书操作
二、常用办公设备使用的注意事项
（七）数码相机、摄像机使用注意事项
开启机器电源前，确认连接机器的电缆是正确的
开机时有10s预热的过程，不频繁按压启动键
投影机镜头要干净，不同盖好镜头盖
使用时如需重启时，要等机器冷却5-10分钟后
二、常用办公设备使用的注意事项
（八）投影机使用注意事项
用遥控器关闭电源后，需等待数分钟才能拔掉电源插头
任务实施
针式打印机只能一张一张地放纸，不可塞上一沓。小周看到打印机型号不同时，应该
首先向领导说明自己没用过这种设备，然后虚心请教使用方法，而不应自以为是地把激光打
印机的用法用在针式打印机上，致使打印机故障。秘书每天都在和办公设备打交道，除正确
使用外，还应能对办公设备进行管理。针式打印机速度慢、清晰度不高，但成本低，比较
适合打印大型纸张的文件。纸张放入后，不可外抽。激光打印机的速度快、图片分辨率高，
但价格高。刚参加工作时，对不懂的事情要虚心请教，切记不能骄傲。
能采购、管理和发放办公用品
能制作并填写办公用品库存控制卡
能力目标
学习目标
了解办公用品类别和采购方式
掌握办公用品采购程序、管理办法和发放流程
知识目标
素养目标
任务二 办公资源采购与管理
培养秘书认真细致、严谨负责的工作态度
任务描述
北京某电子设备有限公司成立于2002年初，主要经营项目有：个人电脑和服务器、笔记本电脑、打印机和其他外设产品、网络产品等相关IT产品，并代理销售IBM、康柏、联想等多家国际、国内知名产品。公司内部设有办公室、销售部、技术部、维修部、财务部、采购部、仓库等部门。
小朱原是哈尔滨某集团公司的秘书，因照顾家庭回到北京，应聘来到了高科电子设备有限公司担任秘书。工作期间，小朱发现公司办公用品管理非常混乱。由于公司本身经营办公设备，耗材自然消耗要大一些，但办公用品储藏室的钥匙虽在办公室，却是哪个部门需要耗材，都可以直接来拿钥匙提取，当领用人发现需领用的物品没了，才通知办公室采购。财务科的人昨天让买打印纸，销售部的人今天又来领用印刷信笺、信封，说储藏室连一张信笺、一个信封都没了。小朱到储藏室看了看，本想清点一下物品，搞个清单，但储藏室内堆得乱七八糟，不仅有本子、磁盘、圆珠笔、胶带纸等办公用品，还有拖把、扫把等清洁用品，甚至还存放着员工休息时用的篮球、排球，以及一些装潢材料。除此之外，储藏室通风也不好，照明条件又差，很不容易找到物品。当小朱买回东西，准备登记入库时，居然找不到入库单。她把发票拿到总经理处签字，总经理只是问了一下买了什么，然后看也没看就签上了大名，财务科也就把钱给了她。
为了公司的利益，小朱打算说服总经理对办公用品严格管理，提高工作效率。
（1）分析该公司办公用品管理存在哪些问题。
（2）帮助小朱设计办公用品申领表、办公用品库存统计表。
理论知识
办公用品采购
验收入库
一
二
三
保管
四
领用或发放
文 具
小工具
一、办公用品采购
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工具、各种刀具（剪刀、削笔刀、美工刀、裁纸刀、切纸刀）等
铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮擦、涂改修正液；墨水、胶水、印油；装订机、订书机、切纸机、计算器；订书针、图钉、回形针、纸夹；笔筒、印台、日历、台历、名片盒、桌牌、文件夹、文件袋、档案盒
1．办公用品类别
纸 张
常用耗材
信纸、相纸、复印纸、打印纸（白色和彩色）、复写纸、各种规格的白纸、备忘录纸、文件纸、稿纸、笔记本、会议记录本和便笺等
包括计算机用的光盘、U盘、移动硬盘，打印机、复印机用的色带、硒鼓、墨盒（单色和彩色）、油墨、墨粉等，各种型号电池等
招标采购
供货商订购
一、办公用品采购
对于采购量比较小的办公用品，可以直接去固定供货商进行订购，这种方式的前提是需确认该供货商能够提供所需物品。
一般适用于采购量比较大的办公用品，做好前期询价和调研，严格履行招标程序。
2.办公用品采购方式
线上采购
这是目前采用比较多的形式，可以在网上商店订购所需的办公用品和耗材，足不出户，送货上门，以节省人力、提高效率。
品 名
二、验收入库
登记用品入库单
规 格
等 级
产 地
牌 号
数 量
价 格
出厂日期
对采购回来的办公用品，秘书人员有责任仔细核对数量、检查质量。
采购人员要根据收到的货物填写入库单，库房人员要签字表示货物进库。
储藏间或物品柜要上锁，保证安全、避免丢失，储藏需要的面积取决于单位对所需物品储存量的大小。
三、保 管
库存保管注意事项
各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地，以便能迅速找到物品。
新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这样可保证物品不会因过期而不得不销毁。
体积大、分量重的物品放在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。
小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于看见和领取。
要经常检查库房的温湿度、通风隔热防火防水措施，防止霉、虫、鼠等各种有害因素的侵蚀。
储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。
审核物品领用申请表
四、领用或发放
物品领发流程
发 放 物 品
更新库存记录，备案清单
库 存 监 督
任务实施
（1）办公用品管理混乱：办公用品应由办公室来管理和控制，现在任何部门都可以随
便拿钥匙自取用品；储存室没有办公用品领取单、备品清单、入库单；办公用品的放置混乱，
找不到东西；办公用品未归类，球类物品不应出现在这里；没有办公用品监督者，领导不看
不问就签字。
（2）办公用品申领表、办公用品库存统计表分别见表 4-3、表 4-4。
谢谢观看，再见！

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