资源简介

(共44张PPT)
项目一 秘书职业认知
教学目标
能力要素 实作标准 知识要求
认识秘书职业 能够认识秘书职业的形成和秘书职业的内涵； 能够熟悉秘书的分类； 能够掌握商务秘书的知识、能力素养，职业性格和职业道德 秘书的概念及其分类；
秘书职衔的划分；
商务秘书知识素养；
商务秘书能力素养；
商务秘书职业性格；
商务秘书的职业道德；
认识秘书工作 能够掌握秘书工作的内容； 能够理解秘书工作的原则和秘书工作的特点 商务秘书工作的内容；
商务秘书工作的分类；
商务秘书工作的原则；
商务秘书工作的特点；
认识秘书机构 能够正确判定一个单位的秘书机构，分析秘书机构的设置 秘书工作机构的名称和组织形式；秘书工作机构的层次；
公司企业秘书部门的设置；
股份制企业集团中秘书部门的设置
任务一 秘书职业认知
任务二 秘书工作认知
任务三 秘书机构认知
教学内容
任务一 秘书职业认知
情景任务
活动指导
任务执行
思考练习
知识讲解
技能实训
重庆中钢投资（集团）有限公司是一家集投资、能源、矿产、金融、房地产、建筑装饰等为一体的大型综合性现代化联合企业。集团总部位于重庆市高新区，下设的多个生产、经营机构，遍布全国各大省、市以及包括中东地区在内的境外城市。拥有西南地区最大的能源、矿产、冶金炉料、金属加工基地； 自成立以来，集团坚持“以人为本、诚信立业”的经营宗旨；秉承“敬业、务实”的企业精神，“严格要求自己，真诚回馈社会”，通过不断的改革和创新，已成为西部地区乃至全国最具发展潜力的联合化集团企业。中钢投资集团重视人才的培养与团队建设，机制灵活、管理高效，拥有一支团结实干、锐意进取的高素质人才队伍。重庆**公司要招聘总经理助理1名，办公室文员3名。
情景任务
职位要求
1、具有良好的职业道德，良好的亲和力，做事认真，沟通能力强；
2、熟练使用office办公软件；
3、写作能力强，有一定的文字功底；
4、形象气质佳，身高1.6m以上
[工作任务]
分组模拟招聘与面试
1.商务秘书的兴起
1）秘书的概念及其分类
秘书的概念：秘书是以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，直接为领导（上司）提供辅助管理、综合服务的职业人员，是领导（上司）的参谋和助手。
知识讲解
秘书的分类：
根据秘书的来源与服务对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两类。
根据秘书工作的性质划分，有党政秘书、企业秘书、商务秘书等。
根据秘书的业务内容划分，可将秘书分为行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书等。
2）秘书职业
秘书是一种社会职业
秘书职业是现代社会中前景广阔的现代服务业
3）商务秘书的含义
商务秘书是指在工商企业中以商务文书工作、商务会议管理、日常事务管理和商务活动管理为主要工作内容，为管理者提供辅助决策和智能服务的专业人员。
2.秘书职衔的划分
传统秘书的职衔 现代秘书的职衔
行政助理（Administrative Assistant）； 助理秘书 (Assistant Secretary)； 秘书(Secretary)； 资深秘书(Senior Secretary)； 执行秘书(Executive Secretary)； 主任秘书(Secretary General)。 行政助理(Administrative Assistant)；
协调员(Coordinator)；
行政专员(Specialist)；
信息专员(Information Officer)；
行政处长(Administrative Director)；
行政经理(Administrative Manager)；
行政总监(Chief Administrative Officer)。
3.商务秘书知识素养
秘书学理论
商务专业知识
秘书实务知识
人文社会科学知识
自然科学常识
社会学
管理学
传播学
领导科学
运筹学
基础知识
专业知识
相关知识
4.商务秘书能力素养
沟通能力
观察能力
表达能力
管理能力
执行能力
操作能力
Text
5.商务秘书职业性格
豁达
坚强
敏捷
缜密
热忱
宽容
6. 商务秘书的职业道德
1）忠于职守，自觉履行各项职责
2）办事公道，热情服务
3）兢兢业业，甘当无名英雄
4）服从领导，当好参谋
5）实事求是，讲究实效
6）奉公守法，不假借领导名义以权谋私
7）遵守纪律，保守国家机密
8）谦虚谨慎，文明礼貌
9）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质
10）钻研业务，掌握秘书工作各项技能
活动指导
活动1.1 完成情景任务1.1
活动目的： 熟悉秘书职业的内容、特点和要求
活动步骤： 第一步：仔细阅读情景材料
第二步：做好模拟招聘的现场环境、资料和物品准备
第三步：学生分组练习，分别模拟招聘方和应聘方进
行应聘现场问答
活动建议： 采用分组进行
完成情景任务1.1
注意：
1.招聘方在提问设计时要注意兼顾对应聘者知识、能力和职业道德等素质要求；应聘方要注意在面试回答时能够对秘书职衔和相关要求有清晰的认识；
2.教师要对各组任务执行情况做记录和分析，并适时反馈任务执行效果；
3.各组要分别完成任务，不要同步进行，便于其他各组同学观摩学习和交流。
任务执行
演讲训练
目的 ：通过组织一次“秘书风采”的演讲比赛，训练学生口头语文字综合表达能力，进一步提高学生对秘书优秀品质的认识。
要求：
（1）内容：歌颂和反映你心中最欣赏和敬佩的秘书；
（2）安排：将全班分成：评委组、演讲组、会务组。评委组主要负责制定评分标准，当好评委；演讲组主要负责参加演讲，当好选手；会务组主要负责布置场地，组织好演讲比赛，做好演讲结束后资料整理和总结工作。
技能实训
1.秘书应具有怎样的知识结构？
2.秘书应具有哪些能力？
3.秘书应具有哪些职业道德？
4.你认为秘书应具有哪些性格？
任务二 秘书工作认知
情景任务
活动指导
任务执行
思考练习
知识讲解
技能实训
重庆同声速记服务有限公司办公室，赵总和秘书小王。
赵总：“小王，我公司下周要来一位新秘书，很年轻，刚从大学毕业，请你就秘书工作的相关内容和要求准备一份培训材料，过两天给我看。”
情景任务
1.商务秘书工作的内容
1）拟写商务文书
2）文档管理
3）会议管理
4）事务管理
5）流程管理
6）辅助决策
7）关系协调
8）辅助商务
知识讲解
秘书实务的构成图
2.商务秘书工作的分类
1）直接辅助层
2）行政执行层
3）技术操作层
3.商务秘书工作的原则
1）准确规范
2）及时高效
3）细致周全
4）注意保密
4.商务秘书工作的特点
1）辅助性
2）综合性
3）事务性
4）商务性
活动指导
活动1.2 仔细阅读下面的材料后，做出选择
并说明原因。
活动目的： 理解商务秘书工作辅助性特点
活动步骤： 第一步：阅读讨论材料
第二步：交流并发言
活动建议： 采用小组讨论
活动材料： 见后
活动材料：美国辛辛那提大学秘书系教授乔治.华格纳曾提出过一个经典案例：某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无理信函，于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了，对此事我还打算公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么秘书应采取何种态度呢？这里有四个答案：A、“是的，遵命”说着立刻走出办公室去打字投邮。B、把这封信压下来。C、向董事长建议道：“董事长，何必为了一时之气，得罪往来以久的代理商呢？请您三思啊！”。D、当天傍晚或经过一段时间，董事长息怒后，将打好的信件送他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”
完成情景任务1.2
任务目的： 熟悉商务秘书实务的内容和要求
完成步骤： 第一步：阅读相关教材
第二步：分组讨论，书面 记录
第三步：交流并发言
活动建议： 采用小组讨论
任务执行
案例分析
内容与要求：阅读案例《女秘书工作———典型的一日》，归纳与分析秘书苏珊在一天当中做了哪些具体的秘书实务。
目的 ：通过对杂乱工作的细分整理，熟悉秘书实务的内容和要求。
问题讨论：通过阅读此案例，你对秘书工作有哪些感性认识？
技能实训
1.商务秘书实务有哪些具体内容？
2.商务秘书工作的基本原则是什么？
3.商务秘书工作有何特点？
4.下图是某企业设计的商务秘书实务内容与能力要求图（见下页），请联系所学内容作出评析。
任务三 秘书机构认知
情景任务
活动指导
任务执行
思考练习
知识讲解
技能实训
重庆同声速记服务有限公司赵总让秘书小王对国内同类型公司秘书机构的设置进行调查，形成调查报告并为该公司秘书机构的设置与调整提出建设性意见。
情景任务
1.秘书工作机构的名称和组织形式
秘书工作机构是指秘书工作人员集中办公的部门，又叫做秘书部门。
我国的秘书工作机构有广义与狭义两种：广义的是指是指党政机关、社会团体、企事业单位所设的综合办事机构；狭义的主要是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，以办文办会办事为主的秘书业务部门 。
组织形式分为分理制和综理制两种 。
知识讲解
2.秘书工作机构的层次
非正式的临时性秘书机构
秘书机关
秘书部门
秘书岗位
3.公司企业秘书部门的设置
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综合性的秘
书部门
秘书办公室
职能性的秘书部门
专业性的秘书部门
4.股份制企业集团中秘书部门的设置
活动指导
活动1.3 根据上海外高桥造船有限公司组织机构设置图，
判别其中的秘书部门
活动目的： 认识企业秘书机构设置
活动步骤： 第一步：观察该公司组织机构设置图
第二步：学生分组讨论
第三步：作出判断并说明原因
活动材料： 见下页
任务执行
完成情景任务1.3，秘书机构设置调查
任务目的： 认识企业秘书机构设置
完成步骤： 第一步：设置调查问卷，做好调查准备
第二步：学生分组调查企业秘书机构设置情况，
作好记录
活动建议： 在活动前先安排分组调查，在课内组织讨论。
观察北京紫光北美有限公司组织机构图，分析其秘书机构的特点。
目的 ：熟悉企业秘书机构的设置
要求：
（1）分析判断其秘书机构的层次
（2）提出改进意见
技能实训
1.什么是秘书机构？它有哪些组织形式？
2.秘书机构有哪些层次？
3.企业的秘书部门是怎样设置的？
4.股份制企业集团的秘书部门是怎样设置的

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