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7.2 报表结构设置
第7章 财务报表编制
学习要求
1.掌握报表格式的设置方式
2.熟练掌握报表取数公式的设置方式和途径
3.掌握报表审核公式和舍位平衡公式的定义方式
4.掌握报表模板的使用和自定义报表模板的方法
教学内容
7.2.1 报表系统启动
7.2.2 报表格式定义
7.2.3 定义报表取数公式
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
7.2.5 报表模板
7.2 报表结构设置
报表结构设置实际上就是定义报表的基本格式、报表公式、设置关键字等
7.2.1 报表系统启动
在使用报表系统处理报表之前，应首先启动报表系统，并建立一张空白的报表，然后在这张空白报表的基础上设计报表格式。
[例7-1] 以操作员“李哲”的身份登录UFO报表系统。
7.2.1 报表系统启动
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份登录企业应用平台。
②在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【UFO报表】双击，进入【UFO报表】窗口。
③单击【文件】菜单中的【新建】菜单项，或单击工具栏上的新建命令图标，进入新建UFO报表窗口。
7.2.2 报表格式定义
报表格式设计总地来说，其设计内容主要包括：设置报表尺寸、表标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目、画表格线、设置单元属性、单元风格等。
7.2.2 报表格式定义
1.设置报表表样
（1）设置报表表尺寸
设置报表表尺寸是指设置报表的行数和列数。
[例7-2] 将报表设置为7行4列。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①在新建UFO报表窗口，单击【格式】菜单中的【表尺寸】菜单项，打开【表尺寸】对话框，如图所示。
②直接输入或单击对话框上中微调按钮输入行数“7”、列数“4”。
③单击【确认】按钮完成表尺寸设置。
7.2.2 报表格式定义
（2）定义报表行高或列宽
如果报表某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的行高或列宽。
[例7-3] 定义报表第1行的行高为12mm，第2~7行的行高为8mm。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①选定第1行中的任意单元。
②单击【格式】菜单中的【行高】菜单项，系统弹出【行高】对话框，如图所示。
③输入行高值“12”，单击【确认】按钮，完成第1 行的行高设置。
④将光标定位在A2单元上，按住鼠标左键不放，拖动鼠标选中A2：A7区域，单击【格式】菜单中的【行高】菜单项，弹出【行高】对话框，录入行高值“8”，然后单击【确认】按钮，完成报表行高的调整处理。
7.2.2 报表格式定义
（3）划表格线
报表尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表没有任何表格线，为了满足报表查询与打印的需要，还应为报表划上表格线。
[例7-4] 为报表A3:D6区域划上网格线。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①选定报表要划线的区域“A3:D6”。
②单击【格式】菜单中的【区域画线】菜单项，系统弹出【区域画线】对话框，如图所示。
③选择【网线】，同时选择线条样式，然后单击【确认】按钮完成报表划线处理。
7.2.2 报表格式定义
（4）定义组合单元
有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要进行单元的组合。
[例7-5] 将单元A1：D1组合成一个单元。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①选定欲组合的单元区域A1：D1。
②单击【格式】菜单中的【组合单元】菜单项，弹出【组合单元】对话框，如图所示。
③单击【整体组合】按钮，完成所选单元的组合操作。
7.2.2 报表格式定义
（5）输入表间项目
报表项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。
[例7-6] 根据表完成报表项目的录入操作。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①选择组合单元A1：D1，录入“货币资金表”。
②选择D3单元录入“单位：元”。
③选择A4单元录入“项目”。
④与上述操作一样，选择其他单元，录入单元项目内容。
7.2.2 报表格式定义
（6）设置单元风格
单元风格主要是指单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、背景图案等，设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
[例7-7] 将“货币资金表”设置字体为宋体14号、加粗、红色、水平方向和垂直方向居中。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①选择组合单元A1：D1，即选择“货币资金表”所在单元。
②单击【格式】菜单中的【单元属性】菜单项，进入【单元属性】对话框，如图所示。
③选择【字体图案】选项卡， 在【字体图案】选项卡中， 选择【字体】下拉列表中的“宋体”、 【字型】下拉列表中的“加粗”，在 【字号】下拉列表中选择“14”， 选择【前景色】中的红色。
④单击【对齐】选项卡，水平方向选择【居中】、垂直方向选择【居中】。
⑤单击【确定】按钮，对设置进行保存。
⑥同样方式完成其他项目单元风格的设置。
7.2.2 报表格式定义
2.关键字设置
在一个报表文件中，可能会有若干张表结构相同，而编制单位、编制时间不同的表页，只有依靠“关键字”，才能在若干张表页准确地找到所需要的表页及表格单元，进而对其进行相应操作。
在UFO报表系统中关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日
7.2.2 报表格式定义
（1）设置关键字
设置关键字就是选择用于报表区分的标识有哪些。每张报表可以定义多个关键字，在定义时要综合考虑编制报表的需要，又要考虑报表打印的需要。
[例7-8] 为货币资金表设置关键字“单位名称”、“年”、“月”。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①将报表状态选定在“格式”状态。
②选择欲放置关键字的单元A2， 单击【数据】︱【关键字】菜单 中的【设置】菜单项，进入 【设置关键字】对话框，如图所示。
③选择【单位名称】，单击【确定】按钮。
④选定B2单元，单击【数据】︱【关键字】菜单中的【设置】菜单项，进入【设置关键字】对话框，选择【年】，单击【确定】按钮。
⑤单击【数据】︱【关键字】菜单中的【设置】菜单项，进入【设置关键字】对话框，选择【月】，单击【确定】按钮，完成关键字设置。
7.2.2 报表格式定义
（2）调整关键字位置
关键字是游离于报表单元的特殊的单元，其位置需要通过关键字偏移功能来完成。
[例7-9] 在上例中所定义的关键字“年”和“月”处于重叠状态，通过关键字偏移调整其显示位置。
7.2.2 报表格式定义
操作步骤：
①将报表状态选定在“格式”状态。
②单击【数据】菜单中的【关键字】︱【偏移】，进入【定义关键字偏移】对话框，如图所示。
③输入月偏移量“40”，然后单击【确定】按钮，完成关键字偏移处理。
7.2.3 定义报表取数公式
根据报表中数据来源，报表取数公式主要分为四类：
①从报表内部取数
②从账务处理系统取数
③表表之间取数
④从其他报表文件取数
定义单元公式的方法主要有两种：一是直接输入，二是参照交互输入。
7.2.3 定义报表取数公式
1.表页内取数公式定义
表页内取数公式可以用表单元名称的加、减、乘、除等运算方式定义，也可以通过函数方式定义。
[例7-10] 在例7-6表的货币资金表中，期初数合计单元（C6）和期末数合计单元（D6）是通过表内单元数据计算获取，定义这两单元的单元公式。
7.2.3 定义报表取数公式
操作步骤（直接输入）
①选择C6单元。
②按键盘上的“=”键或单击工具栏上的【fx】按钮，弹出【定义公式】对话框，如图所示。
③在【定义公式】对话框中输入公式“C4+C5”或“PTOTAL（C4：C5）”。
④单击【确认】按钮，完成C6单元的公式定义，单元显示“单元公式”字样。
⑤重复①~④步，定义D6单元的取数公式“D4+D5”或“PTOTAL（D4：D5）”。
7.2.3 定义报表取数公式
2. 账务处理系统取数公式定义
（1）账务函数的基本格式
函数名（科目编码，会计期间，[方向]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2]）
说明：
科目编码也可以是科目名称，必须用双引号引起来
会计期间可以是“年”“季”“月”等变量
方向即“借”或“贷”，可以省略
账套号为数字，缺省时默认为第一账套
会计年度即数据取数的年度，可以省略
编码1、编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，无则省略
7.2.3 定义报表取数公式
（2）账务取数函数
7.2.3 定义报表取数公式
（3）账务函数的应用
[例7-11]定义表7-3货币资金表中“库存现金”、“银行存款”的“期初余额”和“期末余额”的取数公式。
7.2.3 定义报表取数公式
操作步骤（参照录入）
①选择C4单元，按键盘上的“=”键或单击工具栏上的【fx】按钮，进入【定义公式】对话框。
②在【定义公式】对话框中，单击【函数向导】按钮，进入【函数向导】第一步：选择函数，如图所示。
7.2.3 定义报表取数公式
③在【函数分类】中选择【用友账务函数】，在【函数名】中选择【期初（QC）】函数，单击【下一步】按钮，进入【函数向导】第二步【用友账务函数】对话框，如图所示。
7.2.3 定义报表取数公式
④单击【参照】按钮，进入【账务函数】参数设置对话框，如图所示。
⑤选择科目“1001”，期间“月”，方向“借”，其他保持默认设置，单击【确定】按钮，返回【用友账务函数】对话框。
7.2.3 定义报表取数公式
⑥在【用友账务函数】对话框中，单击【确定】按钮，返回【定义公式】对话框。
⑦在【定义公式】对话框中，单击【确认】按钮，完成公式定义。
⑧重复①~⑦步，定义C5单元的取数公式“QM("1001",月,"借",,,,,,,,)”、D4单元的取数公式“QC("1002",月,"借",,,,,,,,)”、D5单元的取数公式“QM("1002",月,"借",,,,,,,,)”。
7.2.3 定义报表取数公式
3.表页间取数公式定义
表页间取数也称为表表间取数，是指同一报表文件不同报表（表页）之间通过数据连接获取数据。
7.2.3 定义报表取数公式
7.2.3 定义报表取数公式
表页间取数可通过SELECT( )函数来完成，SELECT( )的基本格式为：
SELECT(<区域>,[<筛选条件>])
说明：
区域是用绝对地址表示的数据来源区域；
筛选条件是用以确定数据源所在的表页
筛选条件基本格式为：<目标页关键字 @︱目标页单元 @︱常量><关系运算符><数据源表页关键字︱目标页单元︱常量>，该项如缺省表示与目标页在同一表页。
7.2.3 定义报表取数公式
举例：
例1：C1单取自于上个月的C2单元的数据
C1=SELECT(C2，月@=月+1)
例2：C1单元取自上年同月的C1单元的数据
C1=SELECT(C1，年@=年+1 AND 月@=月)
7.2.3 定义报表取数公式
1月份的本年累计数只由本月数构成
D4=C4+SELECT（D4，月@ =月+1）
？？
7.2.3 定义报表取数公式
4.其他报表取数公式定义
在报表编制过程中有时会涉及到要从其他报表来获取数据，从其他报表取数可采用两种方式进行定义：
①通过建立报表文件之间的relation关联关系而获取
②通过select( )函数来获取
7.2.3 定义报表取数公式
①通过relation关联条件取数
通过relation关联条件从其他报表获取数据公式的基本格式为：
目标单元=“<他表表名>”-> <单元> RELATION <关键字 > WITH “<他表表名>”-> <关键字 >。
7.2.3 定义报表取数公式
根据数据源情况，其取数又分为两种情况：
①是取它表确定页号表页的数据，该种方式公式基本格式为：
<目标区域>=“<它表表名>”-><数据源区域>[@<页号>]
②是用关联条件从它表取数，该种方式取数公式基本格式为：
RELATION <单元|关键字> WITH "<他表表名>"-><单元|关键字>
7.2.3 定义报表取数公式
②通过select( )函数取数
通过select( )函数从其他报表取数，其取数公式基本格式为：
目标单元=SELECT（"他表表名"-> 单元 ，目标页关键字@="他表表名"->关键字）
7.2.3 定义报表取数公式
举例：
本表各页A4单元取“LRB”表上月各页B5单元的数值
A=”LRB”->B RELATION 月 WITH “LRB”->月+1
A= SELECT（"LRB"-> 单元 ，月@="LRB"->月）
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
1.审核公式定义
在财会报表中，数据间往往存在着勾稽关系，通过勾稽关系，可以查找报表在编制过程中的错误。
在财务软件系统中，提供了数据审核功能，通过定义审核公式而实现对数据间勾稽关系的比对。
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
例如：资产负债表中的，“资产总计”期初数应等于“负债及所有者权益总计”期初数；“资产总计”期末数应等于“负债及所有者权益总计”期末数。则可为其定义审核公式如下：
C42=G42 MESS “资产总计期初不等于负债及所有者权益总计期初”
D42=H42 MESS “资产总计期末不等于负债及所有者权益总计期末”
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
操作步骤：
①登录UFO报表系统，创建或打开资产负债表文件。
②在“格式”状态下，单击【数据】菜单中的【编辑公式】︱【审核公式】菜单项，进入【审核公式】设置对话框，如图所示。
③在【审核公式】设置对话框审核关系栏直接录入审核公式，或通过导入文件功能引入审核公式，可导入的文件类型为文本文件（.TXT）文件。
④定义完毕后，单击【确定】按钮，保存审核公式定义。
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
2.舍位平衡公式
在实际工作中常常需要将原报表中的单位由“元”转换为“千元”或“万元”等，原来的数据平衡关系保持不变。这种问题称之为舍位平衡问题。
举例说明舍位处理机制：
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
以下例说明财务软件系统中舍位平衡公式的设置方法：
定义利润表的舍位平衡公式，使其转换为千元报表。
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
操作步骤：
①登录UFO报表系统，创建或打开利润表文件。
②在“格式”状态下，单击【数据】菜单中的【编辑公式】︱【舍位公式】菜单项，进入【舍位平衡核公式】设置对话框，如图所示。
③在【舍位平衡核公式】设置对话框中，录入舍位表名“利润表舍位表”、录入舍位范围“C5：D21”、录入舍位位数“3”。
7.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义
④在平衡公式栏录入舍位平衡公式：
C21=C19-C20，
D21=D19-D20，
C19=C15+C16-C17，
D19=D15+D16-D17，
C15=C5-C6-C7-C8-C9-C10-C11+C12+C13，
D15=D5-D6-D7-D8-D9-D10-D11+D12+D13
⑤录入完毕后，单击【完成】按钮保存设置。
7.2.5 报表模板
财务软件系统提供了常用报表的模式模板，利用报表模板可以迅速建立一张符合需要的财务报表。
对于一些本企业经常使用但报表模板没有提供标准格式的报表，可以将其定制为报表模板，以后使用时可以直接调用这个模板。
7.2.5 报表模板
以下例说明报表模板的调用方法：调用报表模板建立所有者权益变动表。
7.2.5 报表模板
操作步骤：
①注册登录UFO报表系统。
②单击【文件】菜单中的【新建】菜单项，或单击工具栏上的新建命令图标，创建一张新报表。
③单击【格式】菜单中的【报表模板】菜单项，进入【报表模板】选择对话框。
④通过单击下拉列表框按钮，选择所在行业“2007年新会计制度科目”，选择财务报表类型“所有者权益变动表”，然而单击【确认】按钮，弹出报表覆盖信息提示对话框。
7.2.5 报表模板
⑤单击【确定】按钮，系统自动完成报表格式的设置。
⑥在此基础上对报表进行修改，重点是定义取数公式或对已有公式进行修改，使之满足本企业的实际情况。
⑦单击【文件】菜单中的【保存】菜单项或单击工具栏上的保存命令图标，系统弹出【另存为】对话框。
⑧选择报表存放位置，录入报表文件名“所有者权益变动表”后，单击【另存为】按钮完成报表定义。
练习思考题
1.报表格式设置的内容有哪些？
2.如何设置关键字？
3.以利润表“本年累计数” 项为例说明报表取数公式的设置。

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