资源简介

(共82张PPT)
项目4 总账管理
任务4.1 总账管理认知
任务4.2 总账初始化实务
任务4.3 总账日常业务处理实务
任务4.3 总账期末处理实务
任务4.1 总账管理认知
何为总账系统
如何使用总账管理？
何为总账管理？
手工环境下，总账是指总分类账簿，是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。
用友U8中，总账是U8中一个核心子系统，可以完成填制凭证-审核-记账-结账账务处理全过程。
总账系统的主要功能
初始设置
凭证管理
账簿管理
辅助核算管理
月末处理
总账日常业务处理
蓝色框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成
总账系统的应用流程
总账期末处理
总账初始化
总账系统的应用流程
开始下月业务
总账日常业务处理
总账系统的应用流程
任务4.2 总账初始化实务
选项设置
如何使用总账管理？
总账系统的选项设置-意义
通过参数设置定义总账系统的输入控制、处理方式、数据流程、输出格式等。总账系统中按控制内容将总账参数归并为凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他几类内容。
总账系统的参数设置-凭证
选项设置-凭证-制单控制
制单序时控制：选中该项意味着填制凭证时随凭证编号的递增凭证日期按由小到大的顺序排列。
支票控制：在启用了票据管理并选择此项的情况下，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。
资金及往来赤字控制：若选择了此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。
可以使用其他系统受控科目：某系统的受控科目其他系统是不能用来制单的，如客户往来科目一般为应收系统的受控科目，总账系统是不能使用此类科目进行制单的。
总账系统的参数设置-凭证
选项设置-凭证-凭证控制
现金流量科目必录现金流量项目
填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额
自动填补凭证断号
新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号
凭证录入时结算方式及票据号必录
在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。
总账系统的参数设置-凭证
选项设置-凭证-凭证编号方式
系统在填制凭证功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。
总账系统的参数设置-凭证
总账系统的参数设置-账簿
选项设置-账簿
打印位数宽度：定义正式账簿打印时摘要、金额、外币、数量、汇率、单价各栏目的宽度。
明细账打印方式：可以选择“按月排页”或“按年排页”。
凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司专门印制的带格线的各种凭证、账簿。选择套打纸打印，无需打印表格线，打印速度快且美观。
总账系统的参数设置-账簿
选项设置-凭证打印
打印凭证的制单、出纳、审核、记账等人员姓名：在打印凭证时是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。
凭证、正式账每页打印行数：双击表格项可对其中的明细账、日记账、多栏账、凭证的每页打印行数进行设置。
总账系统的参数设置-凭证打印
总账系统的参数设置-权限
制单权限控制到科目：系统允许设置有制单权限的操作员可以使用哪些特定科目制单。
凭证审核控制到操作员：有些时候，希望对审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，则应选择此选项。
出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过“出纳签字”功能对其核对签字后才能记账。
允许修改、作废他人填制的凭证：选择该项，当前操作员可以修改或作废非本人填制的凭证。
明细账查询权限控制到科目：有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细。这种情况下，则应选择此选项，然后再到系统菜单“设置”|“明细账权限”中去设置明细账科目查询权限。
总账系统的参数设置-权限
选项设置-会计日历
在会计日历选项卡中，可以查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。
数量、单价小数位设置：决定在制单或查账时系统对于数量、单价小数位的显示形式。
总账系统的参数设置-会计日历
总账系统的参数设置-其他
选项设置-其他
企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式：固定汇率或浮动汇率。选择固定汇率，日常业务按月初汇率处理，月末进行汇兑损益调整。选用浮动汇率，日常业务按当日汇率折算本位币金额，月末无需进行调整。
部门/个人/项目排序方式：决定在查询相关账目时，是按编码排序还是按名称排序。
总账系统的参数设置-其他
为了保证业务处理的连续性，初次使用总账管理系统时，应将经过整理的总账启用日期前一个月的手工账余额数据录入计算机，以此为起点继续未来的业务处理。
很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。
期初余额录入-意义
年初建账
准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2020年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2019年12月末各账户的期末余额作为2020年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2020年年初余额。
年中建账
准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2020年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2020年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。
期初余额录入-准备期初数据
准备辅助账各科目的期初数据
如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。
如何准备？
应收账款按客户整理
应付账款按供应商整理
个人往来按职员整理
期初余额录入-准备期初数据
末级科目的余额可以直接输入。
非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。
科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。
科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。
期初余额录入-输入
总账与辅助账的关系-客户往来期初
期初余额录入-总账与辅助账
期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。
凭证一经记账，期初数据便不能再修改。
期初余额录入-期初试算平衡
任务4.3 总账日常业务处理实务
凭证管理
账簿管理
出纳管理
总账日常业务处理-凭证管理
填制凭证
凭证复核
凭证记帐
修改凭证
作废凭证
冲销凭证
凭证查询
凭证汇总
凭证管理-填制凭证
表头
凭证类别：满足设置凭证时的限制类型
凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号
凭证日期：默认登录系统时的业务日期
附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数
表体
摘要：每个记录行都要有摘要
会计科目：必须选择末级科目
金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数
业务特征：辅助核算-银行账
要求输入辅助核算：
结算方式
票号
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-银行账，票号登记
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-部门
输入部门信息
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-部门
输入部门信息
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-个人往来
输入个人信息
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-外币
系统自动带出汇率
输入外币金额
系统自动计算人民币
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-数量
输入数量和单价，系统自动计算金额
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-供应商往来
输入供应商相关信息
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-客户往来
输入客户相关信息
凭证管理-填制凭证
业务特征：辅助核算-项目核算
输入项目信息
凭证管理-填制凭证
出纳签字
取决于总账选项
主管签字
取决于总账选项
审核凭证
必须环节
凭证管理-复核凭证
前提
在总账选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”
在会计科目指定科目中指定了现金总账科目和银行总账科目
与审核的关系
出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后
凭证管理-复核凭证-出纳签字
凭证管理-复核凭证-出纳签字
出纳凭证=收款凭证和付款凭证
凭证管理-复核凭证-出纳签字
单张“签字”和“批处理”
审核凭证
是必须环节
制单人与审核人不能为同一人
可以单张审核也可以成批审核
标识错误
取消审核
只能由审核人自己取消
凭证管理-复核凭证-审核凭证
前提
期初余额试算平衡
凭证已审核
上月已经结账
过程
选择记账范围
显示记账报告
自动记账
记账过程一旦中断系统可自动恢复
凭证管理-记账
凭证管理-恢复记账
激活“恢复记账前状态”
在期末-对账界面〈Ctrl〉+〈H〉
凭证管理-记账
凭证管理-恢复记账
取消记账
“凭证”-“恢复记账前状态”
恢复最近一次记账前状态
恢复到月初状态（只有主管有权）
注意事项
己结账月份的数据不能取消记账
凭证管理-记账
修改方式
无痕迹修改
对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）
在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改
有痕迹修改
对象：已记账凭证
红字冲销法或补充更正法
修改内容
凭证类别和凭证号不能修改
能否能够修改他人填制的凭证取决于系统选项设置
凭证管理-修改凭证
凭证管理-作废/整理凭证
作废对象
未审核未签字凭证
作废凭证
不能审核，相当于一张空凭证
删除凭证
对作废凭证进行“整理”即可删除
凭证管理-删除凭证
凭证管理-冲销凭证
对象
已记账凭证
方式
手工编制
系统自动编制
凭证管理-冲销凭证
凭证管理-查询凭证
丰富的查询条件
凭证管理-查询凭证
账簿管理-基本账簿查询
总账
发生额余额表
采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账
明细账
序时账
日记账
现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询
多栏账
先定义，再查询
账簿查询-管理费用总账
账簿管理-基本账簿查询
账簿查询-发生额余额表
账簿管理-基本账簿查询
账簿查询-原材料明细账
账簿管理-基本账簿查询
账簿查询-管理费用多栏账
账簿管理-基本账簿查询
个人核算
个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。
部门核算
部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。
账簿管理-辅助核算账簿查询
账簿查询-个人往来两清
账簿管理-辅助核算账簿查询
账簿查询-部门收支分析
账簿管理-辅助核算账簿查询
出纳管理
出纳签字
现金/银行日记账查询
资金日报
支票登记簿
银行对账
出纳管理-银行日记账
出纳管理-资金日报
录入银行对账期初数据
录入银行对账单
银行对账
自动对账
手工对账
查询银行存款余额调节表
核销银行账
长期未达账审计
出纳管理-银行对账
银行对账-输入银行对账期初
出纳管理-银行对账
银行对账-输入银行对账单
出纳管理-银行对账
银行对账-自动对账
出纳管理-银行对账
前提
设置了银行账
将结算方式设置为票据管理
支票领用
支票报销
出纳管理-支票登记簿
出纳管理-支票登记簿
任务4.4 总账期末处理实务
转账定义
转账生成
对账
结账
总账期末处理-转账定义
外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证
工资：工资费用分配，相关费用计提
固定资产：固定资产增减变动、计提折旧
应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备
应付款管理：应付款发生、支付
存货核算：采购入库、销售出库
内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证
费用的分配、分摊和计提
税金的计算
成本费用的结转
期间损益的结转
定义转账凭证-内容
凭证类别
摘要
会计科目
金额来源公式
总账期末处理-转账定义
总账期末处理-转账定义-自定义转账
总账期末处理-转账定义-期间损益结转
生成转账凭证
自动转账凭证的生成顺序
相关凭证已经全部登记入账
自动转账生成的凭证仍需审核记账
总账期末处理-转账生成
自定义转账生成
总账期末处理-转账生成
期间损益结转生成
总账期末处理-转账生成
对账意义
对账内容
总账与明细账核对
总账与辅助账核对
总账期末处理-对账
结账前
检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。
检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。
核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。
对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。
损益类账户是否已结转至本年利润。
当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他系统结账后才能结账。
总账期末处理-结账
结账后
当月不能再填制凭证
将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额
总账期末处理-结账
思考题
1．解释凭证选项中“制单序时控制”的含义是什么？
2．如果企业2020年5月启用总账，需要准备哪些期初数据？
3．如果中行美元户设置了美元辅助核算，录入余额时应注意哪些问题？
4．如果在录入期初余额时发现会计科目错误，应该如何处理？
5．如果期初余额试算不平，可以开始录入1月份凭证吗？
6．如果凭证采用自动编号方式，举例说明凭证的编号规则？
7．如果凭证中用到设置了辅助核算的科目，不同的辅助核算需要录入哪些不同的辅助内容？
8．在填制凭证界面，能联查到哪些相关信息？
9．修改未记账凭证有什么条件吗？如何修改已记账凭证？
10．什么情况下会用到红字冲销法冲销凭证？
思考题
11．已审核凭证还能修改吗？
12．能否无痕迹删除凭证？如何删除？
13．如果你是出纳，在总账系统中你经常要使用哪些功能？
14．凭证审核有哪些要求？
15．每月只能记一次账吗？如果记账过程中异常断电，数据是否会丢失？
16．何时会用到反记账？如何进行反记账处理？
17．能查询到现金日记账的前提条件是什么？
18．如何进行自定义结转？
19．利用自动转账生成的凭证已经自动记账了吗？
20．结账是否必须逐月进行？是否可以反结账？

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