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4.3 薪资管理业务规则与初始设置
第4章 业务处理规则与初始设置
学习要求
1.掌握薪资管理应用方案的选择与初始设置的内容与方法。
2.能够根据企业薪资核算实际合理进行工资项目设置和工资计算公式设置。
教学内容
4.3.1应用基础准备工作
4.3.2建立薪资核算账套体系
4.3.3工资类别设置与管理
4.3.4薪资管理系统基础设置
4.3 薪资管理业务规则与初始设置
薪资管理系统业务处理规则是整个薪资管理系统的应用前提，是薪资管理系统初始设置的基础，主要包括企业员工工资发发放标准是否统一、存在不存在计件工资、个人所得税如何处理、工资发放形式如何，以及各类员工工资构成项目，各项目工资数据如何确定等。
4.3.1应用基础准备工作
薪资管理系统在应用之前必须按系统的要求进行数据的整理，使之既适合于系统应用，又满足企业对工资的核算管理。
应用基础准备工作包括数据准备、目录档案准备及工资核算规则选择等。
4.3.1应用基础准备工作
1）数据准备
在使用薪资管理系统前，应当规划设置企业内部所有部门的名称和简称规范、人员编码的编排方式、人员类别的划分形式，整理好准备设置的工资项目及核算方法，并准备好人员的档案数据、工资数据等基本信息。
4.3.1应用基础准备工作
2）目录档案准备
使用薪资管理系统前，如果未使用其它系统，则需按要求编辑基础信息有关内容，建立部门档案、工资项目档案，工资计算规则等；如进行的薪资管理中含有外币，则需进行外币设置。
4.3.1应用基础准备工作
3）设置工资业务规则
（1）工资核算规则
（2）计件工资核算规则
（3）个人所得税扣缴规则
（4）工资发放规则
4.3.2建立薪资核算账套体系
建立薪资核算账套工作是整个薪资管理系统正确运行的基础，伴随薪资核算账套体系的建立，部分薪资核算规则也将被确定下来，后续薪资管理系统的基础设置也将基于此种设置进行。
薪资账套的创建可根据系统建账向导来进行，系统提供的建账向导分为四步：即参数设置、扣税设置、扣零设置和人员编码。
4.3.2建立薪资核算账套体系
[例4-10] 为山东彬彬童车厂启用薪资管理系统，并建立薪资账套。该公司账套基本信息为工资类别多个、无外币核算、代扣个人所得税、不进行扣零处理、人员编码长度3位。
4.3.2建立薪资核算账套体系
操作步骤：
①注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】双击，弹出【请先设置工资类别】信息对话框。
②单击【确定】按钮，进入【建立工资套】向导第一步【参数设置】，如图所示。
4.3.2建立薪资核算账套体系
③选择【多个】工资类别，其他 保持默认，然后单击【下一步】 按钮，进入向导第二步【扣税设 置】，如图所示。
④根据要求选择【是否从工资中 代扣个人所得税】，然后单击【下一步】按钮，进入向导第三步【扣零设置】，如图所示。
4.3.2建立薪资核算账套体系
⑤山东彬彬童车厂，实行银行代发工资，不进行扣零设置。单击【下一步】按钮，进入向导第三步【人员编码】，如图所示。
⑥单击【完成】按钮，激活薪资管理各项功能，并返回【UFIDA ERP-U8】窗口。
4.3.3工资类别设置与管理
薪资管理系统提供处理多个工资类别功能，可为按周或一月多次发放工资，或者是有多种不同类别的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，为需要进行统一工资核算管理的单位提供解决方案。
工资类别是指一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。
一个单位只能建立一个薪资核算账套，而在一个薪资核算账套中，可以建立多个工资类别。
4.3.3工资类别设置与管理
1）新建工资类别
[例4-11] 山东彬彬童车厂将职工分为两类正式职工和临时职工，并分别为其建立工资类别“正式职工”和“临时职工”工资类别，临时工仅销售组存在。
4.3.3工资类别设置与管理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】︱【工资类别】︱【新建工资类别】双击，进入【新建工资类别】向导一对话框，如图所示。
4.3.3工资类别设置与管理
②输入工资类别“正式职工”，然后单击【下一步】按钮，进入【新建工资类别】 向导二对话框，如图所示。
③在部门名称前方的文件 夹图标上逐一单击选择， 使其转化为选中状态，或 单击【选定全部部门】按 钮，选择所有部门，然后 单击【完成】按钮，弹出 工资类别启用日期确认信 息对话框。
④单击【是】按钮，完成该工资类别的建立，同时使该工资类别处于打开状态。
4.3.3工资类别设置与管理
2）删除工资类别
当某些工资类别因设置错误或其他原因不再需要时，可将其从系统中删除。
3）打开工资类别
在进行工资数据处理时，必须使操作的工资类别处于打开状态，也就是要将工资类别打开。
4）关闭工资类别
某一工资类别数据处理完毕，或要对工资类别进行基础信息设置，如定义系统可以使用的工资项目，则必须将工资类别关闭。
4.3.3工资类别设置与管理
新增工资类别、删除工资类别、定义系统工资项目、工资类别汇总等操作须在工资类别关闭状态下进行。
定义工资公式、录入职工档案、进行工资数据处理、修改账套参数等必须在工资类别打开状态下进行。
4.3.3工资类别设置与管理
5）设置工资类别业务参数
在建立新的工资套后，或由于业务的变更，发现一些工资参数与核算内容不符，此时需要对工资核算业务规则进行修改调整，以满足企业工资核算管理的需求。
工资业务参数调整主要包括扣零设置、扣税设置、工资类别参数设置和调整汇率等几方面。
4.3.3工资类别设置与管理
修改调整的操作途径：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】︱【设置】︱【选项】双击，打开选项参数设置对话框，如图所示。
②单击【编辑】按钮激活窗口， 根据管理需要对相关参数进行 修改调整。
③调整完毕，单击【确定】按 钮对修改调整结果进行保存。
4.3.4薪资管理系统基础设置
1）部门设置
薪资管理系统中所使用的部门与其他管理系统共用.
如果尚未建立部门档案，或要对部门档案进行修改、删除等处理，需要通过基础设置来进行；
如果要调整工资类别所包含的部门情况，则可在打开工资类别的情况，在薪资管理系统中进行。
4.3.4薪资管理系统基础设置
2）人员附加信息设置
在薪资管理系统中已预设了职工的基本信息项目，但这些项目有时并不能满足企业管理的需求。在薪资管理系统中设置了人员附加信息设置功能，通过此功能可以增加其他信息项目，丰富人员档案的内容，便于对人员进行更加有效的管理。
[例4-12] 增加设置人员的信息项目：职务等。
4.3.4薪资管理系统基础设置
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】︱【设置】︱【人员附加信息设置】双击，打开【人员附 加信息设置】对话框，如图所示。
②单击【增加】按钮，激活窗口。 单击参照下拉列表，从中选择项目 “职务”双击，将其添加到【信息名 称】框中，再单击【增加】按钮进 行保存。也可直接在【信息名称】 文本框输入项目名称，单击【增加】按钮进行保存。
③同样方式完成其他项目的添加处理。
4.3.4薪资管理系统基础设置
3）工资项目设置
工资项目定义的内容主要有：序号或栏目号、项目名称、数据类型和数据长度。
4.3.4薪资管理系统基础设置
定义工资项目时需要注意以下几点：
（1）工资项目定义的基本作用是定义存储工资数据的数据库文件的库结构，定义时应考虑各工资项目的先后顺序。
（2）工资项目中有些项目是所有单位必须有的，如部门编码、职工编码、姓名、签名等。这些项目一般薪资管理系统均要定义为字符型。
4.3.4薪资管理系统基础设置
（3）工资项目定义并输入数据后，如要修改、增加或删除这些工资项目时，一般会使已输入的数据丢失或出错。定义工资项目时应适当考虑一段时期的发展需要，以保证系统投入使用后保持较长时间的稳定。
（4）在定义各个工资项目的数据宽度时，应以能容纳该项目下可能出现的最大数据的宽度为依据，以免出现数据溢出的错误。
（5）部分工资项目如应发工资、实发工资、个人所得税项目的数据是由其他项目的数据经过计算得出的，因此凡是参与这些工资项目计算的工资项目的数据类型必须设置成数值型。
4.3.4薪资管理系统基础设置
工资项目的设置分为两种情况：
一是在关闭工资类别的情况下定义工资项目，此时的定义是针对整个薪资管理系统的，在此称为薪资管理系统工资项目定义；
二是在打开工资类别的情况下定义工资项目，此时的定义是针对打开的工资类别的，所能定义的工资项目只能从第一种情况下定义的工资项目中选择使用，在此称为工资类别工资项目定义。
4.3.4薪资管理系统基础设置
（1）薪资管理系统工资项目的定义
[例4-13] 山东彬彬童车厂工资构成项目如表所示。
4.3.4薪资管理系统基础设置
操作步骤：
①如果工资类别处于打开状态，先关闭工资类别，然后在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】︱【设置】︱【工资项目设置】双击，打开【工资项目设置】对话框，如图所示。
4.3.4薪资管理系统基础设置
②在【工资项目设置】对话框中，单击【增加】按钮，追加一空记录，然后从【名称参照】下拉列表中选择系统已预设的工资项目并单击，如“基本工资”，将工资项目名称添加到【工资项目】列表的【工资项目名称】栏，再分别在【类型】、【长度】、【小数】和【增减项】上双击并选择合适的选项值；如果要添加的工资项目在【名称参照】下拉列表中不存在，可直接通过键盘录入工资项目名称，然后再设置其类型、长度、小数、增减项等内容。
③重复上述操作，完成其他工资项目的定义。
④最后单击【确定】按钮，系统弹出工资项目改变确认对话框。
⑤单击【确定】按钮，保存工资项目增加处理。
4.3.4薪资管理系统基础设置
（2）工资类别工资项目定义
[例4-14] 山东彬彬童车厂正式职工工资类别涉及到的工资项目如表所示。
4.3.4薪资管理系统基础设置
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】︱【工资类别】︱【打开工资类别】双击，打开【打开工资类别】对话框，选择“正式职工”后，单击【确定】按钮，将“正式职工”工资类别打开。
②在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】 ︱【设置】︱【工资项目设 置】双击，打开【工资项目 设置】对话框，如图所示。
4.3.4薪资管理系统基础设置
③单击【增加】按钮，追加一条空记录，然后从【名称参照】下拉列表中选择相关工资项目并单击，将其添加至【工资项目】列表框中。
④单击【移动】按钮，按构成“应发合计”的工资项在前，构成“扣款合计”的工资项在后，其他工资项排在最后的方式调整工资项目排列顺序。
⑤最后，单击【确定】按钮，保存设置。
4.3.4薪资管理系统基础设置
4）人员档案设置
人员档案用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息，处理员工的增减变动等。
人员档案信息除在职员档案中所设置的信息外，还包括是否停发工资、是否纳税人员、是外籍人员还是中方人员、调出、工资发放方式等内容。
4.3.4薪资管理系统基础设置
（1）增加人员
[例4-15] 增加正式职工
操作步骤：
①打开工资类别“正式职工”。
4.3.4薪资管理系统基础设置
②在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】︱【设置】︱【人员档案】双击，打开【人员档案】窗口。
4.3.4薪资管理系统基础设置
③单击工具栏上的【增加】按钮，打开【人员档案明细】设置对话框，如图所示。
4.3.4薪资管理系统基础设置
④在打开【人员档案明细】设置对话框，单击“人员姓名”右端的参照按钮，弹出【人员选入】对话框。
⑤根据该工资类别人员构成情况，选择人员后，单击【确定】按钮或直接双击选入，并返回【人员档案明细】设置对话框。
⑥单击【确定】按钮，保存设置，并进入下一人员档案录入界面。
⑦重复上述操作，录入所有职工个人档案信息资料。
4.3.4薪资管理系统基础设置
（2）人员调离与停发工资
操作步骤：
①在【人员档案】窗口选择要修改的职工，然后单击【修改】按钮，进入【人员档案明细】设置对话框。
4.3.4薪资管理系统基础设置
②在【人员档案明细】设置对话框中，在【调出】或【停发工资】选项上打上“√”标志。
③单击【确定】按钮，弹出【写入该人员档案信息吗】信息提示对话框。
④单击【确定】按钮，对修改处理进行保存。
4.3.4薪资管理系统基础设置
5）设置工资项目计算公式
设置工资核算公式是指设置工资项目之间的计算等式或运算关系，以便于系统根据计算公式进行数据处理。
运用公式可直观表达各工资项目的实际含义以及显示与该项目有关的各参数信息。
定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。
4.3.4薪资管理系统基础设置
全勤奖计算公式可设置为：IFF（人员类别=“管理人员”，300，200）
岗位工资的计算工资可定义为：IFF（人员类别=“经理”，800，IFF（人员类别=“工程师”，700，IFF（人员类别=“会计”，600，500）））
4.3.4薪资管理系统基础设置
[例4-16] 定义山东彬彬童车厂的工资计算公式，该公司部分工资项目处理情况如下：
（1）基本工资=IFF(人员.职务="总经理" ,1500,IFF(人员.职务="主任" ,1100, 900))
（2）岗位工资=IFF(人员类别="企业管理",500,300)
（3）基础津贴= IFF(人员.职务="总经理" ,800,IFF(人员.职务="主任" ,600, 500))
（4）基础工资=基本工资+岗位工资+基础津贴
（5）日工资=基础工资/21
（6）住房补助= IFF(人员.职务="总经理" ,200,IFF(人员.职务="主任" ,150, 100))
4.3.4薪资管理系统基础设置
工资项目公式定义操作步骤如下：
①打开工资类别“正式职工”。
②在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【人力资源】︱【薪资管理】︱【设置】︱【工资项目设置】双击，打开【工资项目设置】对话框。
③选择【公式设置】选项卡，如图所示。
4.3.4薪资管理系统基础设置
④单击【增加】按钮，增加一空工资项目，从下拉列表中选择“岗位工资”并单击添加此项目。
⑤在公式定义窗口为“岗位工资”项目定义计算公式，计算公式可直接录入，也可通过单击【公式输入参照】中的运算符、函数、项目等构成计算公式。在此以参照方式说明定义方式：单击【函数参照】选择“IFF”函数，将光标定位在IFF函数的第一个参数位置上，依次单击【工资项目】列表框中的“人员.职务”项、【公式输入参照】中的“=”，在“=”后输入值“总经理”，然后将光标定位在IFF函数的第二个参数位置上，录入参数值“1500”，再定位在第三个参数位置上，单击【函数参照】中“IFF”将第三个参数设置为嵌套的IFF函数，按上述方式定义嵌套的第二个嵌套的IFF函数的三个参数：人员.职务=“主任”、1100、900。
4.3.4薪资管理系统基础设置
⑥单击【公式确认】按钮，对设置的计算公式进行保存。保存时，系统自动对计算公式进行合规性检验。
⑦同样方式完成其他计算公式定义。
⑧调整计算公式排列顺序，最后单击【确定】按钮。
练习思考题
1、薪资管理系统中设置工资核算类别有何的意义？
2、结合企业实际，从财务软件角度阐述如何设置工资项目？
3、薪资管理系统中部门设置与基础档案中部门设置有何区别？
4、薪资管理系统中人员档案与基础档案中的职员档案有何区别？

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